Tableau de suivi des ventes Excel gratuit : guide détaillé & modèle

Un tableau de suivi des ventes offre aux équipes commerciales une vue d'ensemble sur l'avancée de leurs prospects dans leur pipeline commercial.

Dans cet article, nous allons voir pourquoi un tableau de suivi des ventes Excel est important et ce qu’il vous permet d’accomplir en tant qu’outil pratique du quotidien, avant de nous pencher sur les éléments qui constituent un pipeline commercial efficace.

Avant d’aller plus loin, notre équipe a créé un template de tableau de suivi des ventes sur Excel pour vous aider à démarrer. N’hésitez pas à le télécharger dès maintenant et à le garder près de vous lors de la lecture de cet article afin de pouvoir y faire référence lorsque nécessaire.

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Qu'est-ce qu'un tableau de suivi des ventes ?

Un tableau de suivi des ventes est un outil qui permet de visualiser et suivre l’avancement des prospects dans un pipeline commercial. Il aide les équipes de vente à organiser leurs activités, prioriser les opportunités et améliorer leurs prévisions commerciales grâce à une vue d’ensemble du processus de vente.

Par exemple, si l'une de vos commerciales est beaucoup plus efficace que le reste de l'équipe, vous pouvez étudier son tableau de suivi des ventes afin d’avoir une meilleure idée des activités qui marchent : ces données commerciales en disent long sur la performance des ventes. Il en est de même pour ce qui est d'éliminer des actions inefficaces.

De nombreuses personnes visualisent leur tableau de suivi des ventes sous forme d'entonnoir : ce qui peut faire penser à tort qu’un tableau et un tunnel de vente sont un seul et même concept. Si ces deux outils vous donnent un aperçu du processus commercial et de ses étapes, leur approche et leur objectif sont différents.

Un tableau de suivi des ventes permet d’identifier et de prioriser les actions à mener pour faire avancer un prospect précis dans son parcours d'achat. Un entonnoir de vente, quant à lui, vous montre simplement à quelle étape se trouvent vos leads dans votre pipeline de vente et où ils en sortent.

Pourquoi vous faut-il un tableau de suivi des ventes ?

Si vous vendez des produits ou services, vous avez déjà un processus commercial en place, même si vous n'en êtes pas forcément conscient(e). En effet, votre équipe suit très certainement un processus similaire pour chaque interaction avec les prospects.

En documentant leurs processus, vos commerciaux peuvent organiser l'arrivée de nouveaux leads et assurer le suivi des actions, en s’appuyant sur un modèle de rapport hebdomadaire et un modèle de devis communs.

Par exemple, une commerciale peut identifier à quel moment un lead devient qualifié ou à quelle fréquence et par quels canaux elle a contacté ses prospects. Chaque canal de vente a sa logique, et comparer les canaux de vente entre eux aide à investir là où le retour est réel.

Aucune activité de vente ne devrait rester invisible. Le fait de détailler ces activités commerciales permet de travailler de façon plus structurée. Un tableau de suivi des ventes permet de renseigner ces activités afin de mieux pouvoir les suivre, ce qui incite vos équipes à entreprendre des actions pertinentes et mieux dosées.

En centralisant les informations clés, les commerciaux peuvent facilement repérer les prospects qui ont le plus besoin d'être suivis, tout comme ceux qui n’en valent pas la peine (prospect froid). Toute l’équipe commerciale apprend aussi des transactions perdues, souvent plus instructives que les ventes faciles.

Quand utiliser une feuille de calcul ?

Les outils commerciaux sont de plus en plus nombreux et il est facile de s'y perdre. Les solutions CRM dédiées sont très puissantes mais les responsables commerciaux à la tête de petites équipes de vente qui ne traitent que quelques affaires à la fois peuvent très bien commencer par gérer leur pipeline avec un tableau Excel. Pour eux, un simple outil Excel suffit à cadrer la saisie des ventes sans investir dans une solution lourde.

Si vous suiviez jusqu'ici votre pipeline sur papier (ou, pire encore, sans aucune trace écrite), le fait de passer à un fichier Excel constitue une réelle amélioration. Microsoft Excel (ou tout autre tableur) est en effet un outil de gestion commerciale parfait pour débuter et gérer les différents aspects de la vente (étapes commerciales, prévisions de ventes pondérées, performances commerciales, informations clés sur les prospects, etc.)

Suivre sa performance commerciale, taux de conversion en tête, devient alors beaucoup plus simple. En disposant d'une vue d'ensemble de toutes vos affaires en cours, vous pouvez prendre des décisions basées sur des données factuelles. Cela vous permettra non seulement de suivre les actions de votre équipe, mais aussi de rationaliser votre travail quotidien, vous faisant ainsi gagner du temps.

Une gestion commerciale efficace nécessite de se concentrer à la fois sur les aspects opérationnels, stratégiques et analytiques (trois dimensions qu’un bon tableau de bord commercial réunit). Si vous êtes freiné(e) par la lenteur des processus dans l'un de ces domaines, vous ne pourrez pas consacrer suffisamment d'attention aux deux autres.

L'un des avantages les plus évidents d'un tableau de suivi des ventes est qu'il réalise tous les calculs pour vous. Cela devient essentiel à mesure que vous vous développez, en particulier si votre équipe gère plusieurs prospects qui avancent à un rythme différent et qui n'ont pas tous la même probabilité de réussite. Le suivi de chiffre d’affaires en devient nettement plus fiable.

De plus, vous pouvez suivre les activités et la progression des ventes de chaque commercial(e), la valeur de chaque affaire en cours, son montant pondéré et obtenir des prévisions de ventes mensuelles, tout comme trimestrielles ; de quoi affiner vos prévisions commerciales tout au long de l’année. En adaptant le tableau à vos besoins, il est possible d'ajouter facilement des étapes et de modifier les formules en fonction de votre processus et du comportement de vos prospects. Rien ne vous empêche d’y rattacher des objectifs mensuels, voire des objectifs de revenus quotidiens pour rythmer l’activité.

Et le mieux dans tout ça ? C'est gratuit. Même si vous n'avez pas Excel, il existe de nombreuses alternatives gratuites (comme Libre Office et Google Sheets) qui vous permettent d'utiliser facilement une feuille de calcul. Nul besoin d’une formation complète Excel : vos représentants commerciaux prennent l’outil en main en quelques minutes.

Quand changer et adopter un outil CRM ?

Peu importe votre secteur d’activité, sivous êtes à la tête d'une équipe qui gère de nombreuses affaires en parallèle, une feuille de calcul risque d'être trop limitée et vous devriez envisager l’adoption d’un outil de suivi commercial dédié.

Un CRM vous donne accès à des rapports et des analyses avancés, bien au-delà d’un simple modèle de rapport hebdomadaire, tout en facilitant la collaboration de vos équipes, les relances, la gestion de la relation client et le suivi de la progression de votre équipe vers ses objectifs grâce aux tableaux de bord commerciaux intégrés. Beaucoup se connectent aussi à vos logiciels comptables pour éviter les doubles saisies.

Lorsque votre équipe se développe, il est indispensable que les leads et prospects soient enregistrés, documentés et faciles à retrouver en temps réel. Vos représentant(e)s doivent pouvoir facilement parcourir leur base de données pour trouver les informations dont ils ou elles ont besoin.

Les CRM dans le cloud tels que Pipedrive vous permettent de vous assurer que les données sont saisies correctement. Ils s'intègrent également à votre plateforme de messagerie et d'agenda pour que tous vos systèmes soient automatiquement mis à jour à mesure que les prospects avancent dans le pipeline.

Même si vous êtes une startup, une petite entreprise ou un chef d’entreprise qui ne dispose que de quelques employés, le passage à un CRM peut présenter d'énormes avantages, même si cela semble initialement demander beaucoup de travail (même si de nombreux tutoriels propres à chaque CRM existent). L’entreprise Shiptify a par exemple doublé la productivité de ses commerciaux depuis qu’elle utilise Pipedrive.

7 éléments à inclure dans votre tableau de suivi des ventes Excel

La composition de votre tableau dépend de votre processus commercial et peut donc différer selon les entreprises. Pensez-le comme un tableau de bord commercial, en choisissant les points d’analyse vraiment utiles à votre activité.

Pour vos représentants commerciaux, la moindre transaction journalière compte. Il peut sembler difficile d’atteindre des objectifs annuels ou de conclure une affaire importante, mais décomposer les actions individuelles réalisées au quotidien par votre équipe peut vous aider à créer une feuille de route. Des guides clairs permettent à vos représentant(e)s de mieux visualiser et atteindre leurs objectifs.

Portez une attention particulière aux étapes clés, c’est-à-dire celles qui ont le plus grand impact sur votre tableau de suivi mensuel des ventes. N'essayez cependant pas de concevoir le tableau parfait pour votre première itération : il s’agit là d’un document vivant, un tableau de suivi mensuel des ventes que l’on enrichit au fil de l’eau, qui va évoluer dans le temps à mesure que vos processus commerciaux changeront.

À ce stade, il est judicieux d’obtenir l’avis de vos commerciaux car ce sont eux qui utiliseront le tableau et le maintiendront à jour. Au passage, leur fournir un modèle de devis prêt à l’emploi et un modèle de rapport hebdomadaire standardisé leur fait gagner un temps précieux.

Bien que votre tableau de bord des ventes puisse être unique, nous avons constaté qu'il existe plusieurs composants communs qui constituent un tableau efficace, autant d’indicateurs clés de performance à garder sous les yeux. Voici les informations dont vous aurez besoin.

Informations de base

Les premières colonnes de la feuille de calcul correspondent au nom de l'Affaire et au nom du Contact. Ne négligez pas ces éléments.

Qui s'occupe de l'affaire X ? Cette donnée peut changer à mesure que la vente progresse (par exemple lorsqu'elle passe d'un(e) représentant(e) à un(e) responsable de compte), alors assurez-vous de garder cette information à jour. Identifier clairement le responsable du compte fluidifie la gestion de comptes sur toute la durée de la relation.

Étape de vente

Les étapes de votre tableau de vente peuvent varier selon votre activité, voire selon la zone géographique couverte. De quelles étapes du processus de vente avez-vous réellement besoin pour votre activité ? Vous avez passé en revue votre processus de vente avec votre équipe et vous connaissez parfaitement les étapes que vos commerciaux doivent suivre pour conclure une affaire.

Bon nombre de ces étapes sont évidentes, comme le fait de passer des appels ou d'envoyer une proposition commerciale à partir d’un modèle de devis réutilisable. D'autres étapes peuvent être plus complexes et nécessiter des éclaircissements supplémentaires. Par exemple, le fait de contacter un lead peut nécessiter plusieurs actions sur différentes plateformes, et qualifier un lead peut demander l’évaluation de plusieurs facteurs. Les négociations commerciales méritent parfois, elles aussi, une étape dédiée.

Pour éviter toute confusion, assurez-vous que toutes les étapes soient claires et précises afin que toutes les personnes qui s'occupent de l'affaire en question sachent quand et comment la faire avancer dans le pipeline.

Nous avons intégré ces étapes par défaut dans notre template de tableau de suivi des ventes Excel gratuit :

• Clients potentiels dont le profil correspond parfaitement à votre produit ou service (nom du client)
• Contactés : les prospects que vos commerciaux ont contactés
• Proposition envoyée : le prospect a manifesté son intérêt et a reçu une proposition
• Conditions négociées : les termes du contrat ont été négociés
• Accord verbal : la proposition a été acceptée, il ne reste plus qu'à obtenir la signature

Vous pouvez modifier ces étapes en ouvrant l'onglet « Instructions » dans le modèle Excel pour changer le nom de l'étape. Vous pouvez également ajouter des étapes supplémentaires via le gestionnaire de noms. Cela rend chaque étape disponible via le menu déroulant correspondant afin que votre équipe puisse utiliser les noms appropriés. Aucune formation Excel poussée n’est requise pour enregistrer les ventes réalisées avec le bon libellé.

Valeur des affaires

Dans le meilleur des cas, vous pourrez saisir un chiffre exact. Si vous ne connaissez pas exactement la valeur de l'affaire avant la signature du contrat, vous pouvez y renseigner une estimation. Rapprochée de vos coûts de production, cette valeur permet une première analyse de marge.

Assurez-vous cependant que vos commerciaux mettent à jour ce chiffre lorsque de nouvelles informations font surface : il est essentiel de tenir ce chiffre à jour afin que vos prévisions de ventes soient aussi précises que possible. En tenant compte de vos coûts de production et de vos coûts de commercialisation, vous obtenez en prime une estimation honnête de la marge nette.

Probabilité de clôture

Dans le monde de la vente, une affaire n'est pas conclue tant que le prospect n'a pas effectué l'achat. Dans un bon tableau de suivi des ventes, chaque étape est associée à une probabilité de clôture. Plus une affaire est avancée dans le processus de vente, plus elle a de chances de se conclure.

Par exemple, les prospects qui ont été contactés ont une probabilité de conclusion de 25%, tandis que ceux qui ont donné leur accord verbal ont une probabilité de conclusion de 90%. La feuille de calcul remplit automatiquement la probabilité en fonction de l'étape.

Vous devrez probablement modifier les probabilités pour refléter votre activité. Par exemple, un article à bas prix a souvent plus de chances de se vendre qu'un logiciel de gestion d’entreprise très coûteux. Vos coûts d’achat et vos charges fixes pèsent eux aussi dans cette probabilité.

Il suffit de modifier la formule dans la cellule appropriée. Pour obtenir des résultats précis, basez votre formule sur vos données de vente passées. Des tableaux croisés dynamiques aident à recouper ces chiffres selon plusieurs critères d’analyse.

Prévision pondérée

L’intérêt d’un pipeline pondéré est d’associer à chaque affaire un montant pondéré réaliste. En ayant une idée du chiffre d'affaires attendu pour le prochain trimestre, ainsi que des indicateurs de performance (KPIs) et objectifs de vente en place, vous pourrez prendre des décisions informées et concentrer votre attention sur ce qui compte vraiment. Ces projections nourrissent directement votre budget prévisionnel et facilitent vos prévisions budgétaires.

Couplée à un suivi de chiffre d’affaires régulier, cette projection rend votre budget prévisionnel bien plus fiable. Les prévisions d'opportunités par étape utilisent les données du pipeline que vous avez saisies précédemment afin de prévoir votre chiffre d'affaires total.

Les prévisions pour votre pipeline sont calculées automatiquement en tenant compte à la fois de la valeur de l'affaire et de la probabilité de conclusion de celle-ci. Cela vous évite d'avoir une vision faussée par des transactions à très forte valeur mais dont la probabilité de conclusion est faible, et vous permet de vous concentrer sur les opportunités de vente de qualité. En additionnant le montant pondéré de chaque affaire, vous obtenez des prévisions commerciales nettement plus fiables.

Date de conclusion attendue

La meilleure façon d'estimer la date de conclusion est de vous baser sur le temps qui a été nécessaire à la conclusion de vos affaires passées : c’est la base d’un prévisionnel de vente crédible. Mais même en procédant ainsi, la date changera très probablement à mesure que le prospect avance dans le parcours d’achat client.

Néanmoins, il est important d'avoir une date cible à l'esprit car cela encourage votre équipe à faire avancer le deal. Il existe en effet un vrai risque de perdre le fil et de négliger, voire d'oublier une affaire « conclue d'avance ». Une date cible aide aussi à tenir le budget prévisionnel et à analyser, le cas échéant, les transactions perdues faute de relance.

Prochaines étapes

Vous devez toujours savoir quelles sont les prochaines actions à mener. Comment pouvez-vous faire passer le prospect de son étape actuelle à la suivante ? Ces actions alimentent ensuite vos rapports de vente.

Tout comme les actions commerciales entreprises par vos commerciaux, les prochaines étapes doivent être clairement définies dans le tableau de suivi, sans la moindre ambiguïté. Quelqu’un qui n’est pas familier avec le prospect ou l’affaire en question devrait pouvoir consulter la prochaine étape et savoir exactement ce qu'il faut faire pour avancer. Archivé chaque mois, ce tableau de suivi mensuel des ventes facilite aussi la conservation de dossiers clairs et consultables.

Pour conclure

Une gestion efficace de votre tableau de suivi des ventes sur Excel est une étape clé pour améliorer votre processus commercial dans son ensemble, soutenir votre stratégie commerciale et mesurer votre performance commerciale et faire croître vos revenus. Et le mieux dans tout ça ? Votre tableau n’a pas besoin d’être compliqué ou de nécessiter des compétences en bureautique avancées pour avoir un impact positif sur votre gestion de projet.

Une simple feuille de calcul peut vous fournir tout ce dont vous avez besoin pour vous organiser, identifier les points à améliorer et gérer plus efficacement votre équipe. Quelques visuels innovants, comme des diagrammes à barres, suffisent à rendre lisible la répartition des ventes d’un coup d’œil.

FAQ sur le tableau de suivi des ventes