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Pipeline de vente Excel : modèle gratuit et son guide détaillé

Un pipeline de vente offre aux équipes commerciales une vue d'ensemble sur l'avancée de leurs prospects dans le parcours d'achat. Toutefois, un pipeline ne peut être pleinement efficace que s'il est géré comme il se doit.

Dans cet article, vous découvrirez pourquoi vous avez besoin d’un pipeline de vente fait sur Excel. Vous verrez que l'utilisation d'une feuille de calcul est un bon moyen pour démarrer (mais qu'il faudra passer à une autre solution sur le long terme). Enfin, vous apprendrez quels éléments constituent un pipeline de vente efficace.

Table des matières

Qu'est ce qu'un pipeline de vente ?

Pourquoi il vous faut un pipeline de vente Excel?

Quand utiliser une feuille de calcul ?

Quand changer pour un CRM ?

Quoi mettre dans un pipeline fait sur Excel ?

Avant d’aller plus loin, notre équipe a créé un modèle de pipeline de vente sur Excel pour vous aider à démarrer. Téléchargez-le et essayez cet exemple de pipeline dès maintenant, et vous pourrez vous y référer tout en lisant la suite de notre guide.

Cette feuille de calcul est conçue sur mesure par notre équipe d'experts, mais vous pourrez la personnaliser et la modifier en fonction de vos besoins. Il vous suffit de la télécharger et de renseigner vos contacts et vos affaires pour bénéficier de toutes ses fonctionnalités.

Organisez-vous avec ce modèle de pipeline sur Excel

Vous cherchez un moyen simple et efficace pour gérer vos ventes ? Téléchargez ce modèle gratuit de pipeline commercial et testez-le dès maintenant.


Qu'est-ce qu'un pipeline de vente ?

Un pipeline de vente est un moyen de visualiser et de suivre les leads et les prospects à mesure qu'ils progressent dans leur parcours d'achat.

Depuis la génération de leads jusqu'à la conclusion des affaires, chaque étape dans le pipeline est délimitée et cartographiée précisément. Grâce à cette visibilité accrue sur votre activité commerciale, vous pourrez maximiser vos conversions et réduire votre taux d'attrition (ou churn en anglais).

Par exemple, si l'une de vos commerciales est beaucoup plus efficace que le reste de l'équipe, vous pouvez étudier ses actions et en tirer de bonnes pratiques généralisables. Il en est de même pour ce qui est d'éliminer des actions inefficaces.

De nombreuses personnes visualisent leur pipeline sous forme d'entonnoir, ce qui peut faire penser à tort qu'un pipeline de vente et un entonnoir de vente sont un seul et même concept. Si ces deux outils vous donnent un aperçu du processus commercial et de ses étapes, leur approche et leur objectif sont différents.

Un pipeline de vente indique l'importance des affaires et les actions à mener pour faire avancer un prospect précis à travers le parcours d'achat. Un entonnoir de vente, quant à lui, montre le nombre de leads qui avancent à travers votre processus ou qui en sortent aux différents stades, ce qui permet de fournir un taux de conversion pour chaque étape. De plus, un pipeline présente le point de vue du vendeur, tandis qu'un entonnoir se concentre sur le point de vue de l'acheteur.

Ces deux outils sont utiles pour mieux comprendre et améliorer votre processus commercial. Cependant, le pipeline de vente est idéal pour obtenir un aperçu de l'état actuel des affaires dans votre processus et des prochaines actions à mener par votre équipe commerciale.


Pourquoi il vous faut un pipeline de vente Excel ?

Si vous vendez des produits ou services, vous avez déjà un pipeline, même si vous n'en êtes pas forcément conscient(e). Votre équipe suit très certainement un processus similaire pour chaque interaction avec les leads et les clients potentiels.

En documentant votre cycle de vente et vos processus, vos représentants peuvent mieux organiser l'arrivée de nouveaux leads qui entrent dans l'entonnoir et assurer le suivi des actions. Par exemple, une commerciale peut identifier à quel moment un lead devient qualifié, ou encore à quelle fréquence et par quels canaux elle a contacté ses prospects.

Le fait de détailler ces activités de vente permet de travailler de façon plus structurée et moins aléatoire tout au long du processus. Un pipeline constitue un moyen de refléter ces activités afin de pouvoir les suivre. Cela motive votre équipe à entreprendre des actions pertinentes et mieux dosées.

En rassemblant des informations clés, les vendeurs peuvent facilement repérer les prospects qui ont le plus besoin d'être suivis. Ils peuvent également différencier plus facilement les prospects actifs des prospects « froids », ce qui évite de perdre du temps à essayer de vendre à un client qui ne correspond pas au profil d'acheteur idéal.

En définitive, le fait de disposer d'un pipeline bien géré vous permet d'optimiser et d'automatiser votre processus, améliorant ainsi vos ventes et augmentant votre chiffre d'affaires.


Quand utiliser une feuille de calcul ?

Les outils de vente sont de plus en plus nombreux, et il est facile de s'y perdre. Les solutions de CRM dédiées sont très puissantes, mais peuvent être surdimensionnées. Les responsables des ventes à la tête de petites équipes qui ne traitent que quelques affaires à la fois peuvent commencer par gérer leur pipeline avec un pipeline de vente Excel.

Si vous suiviez jusqu'ici votre pipeline sur papier (ou, pire encore, sans aucune trace écrite), le fait de passer à une feuille Excel constitue une réelle amélioration. Les feuilles Excel sont un outil de démarrage parfait pour gérer tous les aspects de vos affaires : importance, étape de vente, profitabilité, prévisions de ventes pondérées, informations clés sur les prospects et plus encore.

Dans votre pipeline de vente Excel, vous pouvez facilement disposer d'une vue d'ensemble de toutes vos affaires en cours afin de prendre des décisions basées sur des données factuelles. Cela vous permettra non seulement de suivre les actions de votre équipe, mais aussi de rationaliser votre travail quotidien, libérant ainsi du temps et de l'énergie que vous pourrez consacrer à la direction de votre équipe.

Une gestion commerciale efficace nécessite de se concentrer à la fois sur les aspects opérationnels, stratégiques et analytiques. Si vous êtes freiné(e) par la lenteur des processus dans l'un de ces domaines, vous ne pourrez pas consacrer suffisamment d'attention aux deux autres.

L'un des avantages les plus évidents d'un tel outil est qu'il réalise tous les calculs pour vous. Cela devient crucial à mesure que vous vous développez, surtout si votre équipe gère plusieurs affaires qui avancent à un rythme différent et qui n'ont pas toutes les mêmes probabilités de clôture.

Dans le même temps, l'outil vous permet aussi de suivre l'état général de votre processus commercial. D'un seul coup, vous pouvez suivre les activités et la progression des ventes de chaque représentant(e), la valeur de chaque affaire et vos prévisions de ventes mensuelles et trimestrielles.

Vous pouvez également adapter le pipeline de vente Excel selon vos besoins. Il est possible d'ajouter facilement des étapes et de modifier les formules en fonction de votre processus et du comportement de vos prospects.

Vous avez besoin d'enregistrer des informations supplémentaires ? Vous constatez que seulement 10 % des personnes qui acceptent une réunion finissent par acheter ? En quelques clics, vous pourrez optimiser votre pipeline de vente en y incluant des informations pertinentes qui s'alignent avec vos propres besoins et objectifs.

Et le mieux dans tout cela ? C'est gratuit. Même si vous n'avez pas Excel, il existe de nombreuses alternatives gratuites (comme Libre Office et Google Sheets) qui vous permettent d'utiliser facilement une feuille de calcul.


Quand changer pour un CRM ?

Si vous êtes à la tête d'une équipe qui gère de nombreuses affaires en parallèle, une feuille de calcul risque d'être trop limitée et vous devriez envisager d'opter pour un outil de suivi commercial dédié.

Lorsque vous vous heurterez aux limites de votre feuille Excel et que vous aurez besoin d'un moyen plus puissant pour gérer vos affaires, vous pourrez opter pour un CRM.

Un CRM vous donne accès à des rapports et à des analyses avancées, aide votre équipe à collaborer pour conclure des affaires et vous permet de mieux mesurer la progression de votre équipe vers ses objectifs grâce à des tableaux de bord.

Lorsque votre équipe se développe, il est indispensable que les leads et prospects soient enregistrés, documentés et faciles à trouver en temps réel. Les représentant(e)s doivent pouvoir facilement parcourir des données individuelles et d'équipe pour trouver les informations dont ils ou elles ont besoin.

Les CRM dans le cloud tels que Pipedrive vous permettent de vous assurer que les données sont saisies correctement. Ils s'intègrent également à votre plateforme de messagerie et d'agenda pour que tous vos systèmes soient automatiquement mis à jour à mesure que les prospects avancent dans le pipeline.

Même si vous êtes une startup ou une petite entreprise, le passage à un CRM peut présenter d'énormes avantages, même si cela semble initialement demander beaucoup de travail. AGT Engineering & Operations a connu une croissance de 161% dans les deux ans qui ont suivi sa migration vers un CRM, tandis que Mybanker a pu tripler la taille de son équipe commerciale grâce au développement de son activité. Quelle que soit votre situation, passer à un CRM comme Pipedrive peut être extrêmement bénéfique.

Disposer d'un CRM puissant comme Pipedrive dans notre boîte à outils a été un facteur de succès déterminant pour notre équipe commerciale. Avec son interface bien conçue et facile à utiliser, Pipedrive nous aide à nous organiser et à garder le cap !
Kristel Kruustük, fondatrice et Chief Testing Officer, Testlio


Quoi mettre dans un pipeline fait sur Excel ?

La composition de votre pipeline dépend de votre processus commercial, et elle peut donc différer selon les entreprises. Lorsque vous créez votre pipeline, vous devez documenter les étapes suivies par votre équipe pour chaque vente.

Il peut sembler difficile d’atteindre des objectifs annuels ou de conclure une affaire importante, mais décomposer les actions individuelles réalisées au quotidien par votre équipe peut vous aider à créer une feuille de route. Des guides clairs, étape-par-étape permettent à vos représentant(e)s de mieux visualiser et atteindre leurs objectifs. De plus, cela améliorera votre gestion du pipeline de vente, car vous pourrez surveiller des étapes précises pour évaluer les performances individuelles et globales de votre équipe.

Portez une attention particulière aux étapes clés ayant le plus grand impact. N'essayez pas de concevoir le pipeline parfait pour votre première itération. Votre pipeline est un document vivant qui va évoluer avec le temps et les changements de vos processus.

À ce stade, vous devez demander l'avis de toute l'équipe de vente, car ce sont ses membres qui utiliseront le pipeline et le maintiendront à jour. Cette implication les incitera à s'investir davantage dans la réussite du projet, à court et à long terme.

Bien que votre pipeline puisse être unique nous avons constaté qu'il existe plusieurs composants de base qui constituent un pipeline de vente efficace. Voici les informations dont vous aurez besoin.

Informations de base

Les premières colonnes de la feuille de calcul correspondent au nom de l'Affaire et au nom du Contact. Ne négligez pas ces éléments.

Qui s'occupe de l'affaire X ? Cette donnée peut changer à mesure que la vente progresse (par exemple lorsqu'elle passe d'un(e) représentant(e) à un(e) responsable de compte), alors assurez-vous de garder cette information à jour.

Étape de vente

De quelles étapes avez-vous besoin pour votre activité ? Vous avez passé en revue votre processus de vente avec votre équipe (comme expliqué précédemment) et vous connaissez parfaitement les étapes que vos représentant(e)s doivent suivre pour conclure une affaire.

Bon nombre de ces étapes sont évidentes, comme le fait de passer des appels ou d'envoyer une proposition. D'autres étapes peuvent être plus complexes et nécessiter des éclaircissements supplémentaires. Par exemple, le fait de contacter un lead peut nécessiter plusieurs actions sur différentes plateformes, et qualifier un lead peut demander d'évaluer plusieurs facteurs.

Pour éviter toute confusion, assurez-vous que toutes les étapes soient claires et précises afin que tou(te)s les représentant(e)s qui s'occupent de l'affaire sachent quand et comment la faire avancer dans le pipeline. Cela peut nécessiter de décomposer une étape complexe en plusieurs sous-étapes plus faciles à réaliser. Cela dit, il faut également éviter un découpage excessif, car votre équipe passerait alors plus de temps à mettre à jour le pipeline qu'à vendre.

Dans notre pipeline de vente Excel, nous avons intégré ces étapes par défaut.

  • Idée : Prospects potentiels dont le profil correspond parfaitement à votre produit ou service
  • Contactés : Prospects que vos commerciaux ont contactés
  • Proposition envoyée : Le prospect a manifesté son intérêt et a reçu une proposition
  • Conditions négociées : Les termes du contrat ont été négociés
  • Accord verbal : La proposition a été acceptée, il ne reste plus qu'à obtenir la signature

Vous pouvez modifier ces étapes en ouvrant l'onglet « Instructions » dans la feuille de calcul pour changer le nom de l'étape. Vous pouvez également ajouter des étapes supplémentaires via le Gestionnaire de noms. Cela rend chaque étape disponible via le menu déroulant correspondant, afin que votre équipe puisse toujours utiliser les noms qui conviennent.

Valeur des affaires

Dans le meilleur des cas, vous pourrez saisir un chiffre exact. Si vous ne connaissez pas exactement la valeur de l'affaire avant la signature du contrat, utilisez une moyenne en attendant.

Toutefois, assurez-vous que vos vendeurs pensent à mettre à jour ce chiffre lorsque de nouvelles informations font surface. Il est essentiel de le tenir à jour afin que vos prévisions de ventes soient aussi précises que possible.

Probabilité

Dans le monde de la vente, une affaire n'est pas conclue tant que le prospect n'a pas effectué l'achat. Dans le pipeline de vente Excel, chaque étape est associée à une probabilité de clôture. Plus une affaire est avancée dans le processus de vente, plus elle a de chances de se conclure.

Par exemple, les prospects qui ont été contactés ont une probabilité de conclusion de 25%, tandis que ceux qui ont donné leur accord verbal ont une probabilité de conclusion de 90 % La feuille de calcul remplit automatiquement la probabilité en fonction de l'étape.

Sachez que vous devrez probablement modifier les probabilités pour refléter votre activité. Par exemple, un article à bas prix a souvent plus de chances de se vendre qu'un logiciel de gestion d’entreprise très coûteux.

Il suffit de modifier la formule dans la cellule appropriée. Pour obtenir des résultats précis, basez votre formule sur vos données de vente passées.

Prévision pondérée

En ayant une idée du chiffre d'affaires attendu pour le prochain trimestre, vous pourrez prendre des décisions informées et concentrer votre attention sur ce qui compte vraiment.

Les prévisions d'opportunités par étape utilisent les données du pipeline que vous avez saisies précédemment afin de prévoir votre chiffre d'affaires total.

Les prévisions pour votre pipeline sont calculées automatiquement en tenant compte à la fois de la valeur de l'affaire et de la probabilité de conclusion de celle-ci. Cela vous évite d'avoir une vision faussée par des transactions à très forte valeur mais dont la probabilité de conclusion est faible, et vous permet de vous concentrer sur les opportunités de vente de qualité.

Date de conclusion attendue

La meilleure façon d'estimer la date de conclusion est de vous baser sur le temps qui a été nécessaire à la conclusion de vos affaires passées. Mais même en procédant ainsi, la date changera très probablement avec l'avancée de l'affaire. Néanmoins, il est important d'avoir une date cible à l'esprit, car cela encourage votre équipe à faire avancer l'affaire. Il existe en effet un vrai risque de perdre le fil et de négliger voire d'oublier une affaire « conclue d'avance ».

Prochaines étapes

Vous devez toujours savoir quelles sont les prochaines actions à mener. Comment pouvez-vous faire passer le prospect de son étape actuelle à la suivante ? Par exemple, un prospect potentiel qui se trouve à l'étape « Idée » devra être contacté. Un prospect « Contacté » devra probablement recevoir un message de suivi.

Tout comme les étapes de vente, les prochaines étapes dans le pipeline doivent être clairement définies, sans la moindre ambiguïté. Quiconque devrait pouvoir consulter la prochaine étape définie et savoir exactement ce qu'il faut faire pour avancer. Ces éléments ne doivent pas être compliqués, mais n'hésitez pas à rentrer dans les détails. « E-mail de suivi avant le 10/06 » est une description plus claire que de simplement indiquer qu'il faut « Assurer le suivi ».


Dernières réflexions

Une gestion efficace de votre pipeline de vente sur Excel est une étape clé pour améliorer votre processus de vente dans son ensemble et pour faire croître vos revenus. Et le mieux dans tout cela, c'est que cela n'a pas besoin d'être compliqué.

Une simple feuille de calcul peut vous fournir tout ce dont vous avez besoin pour vous organiser, identifier les points à améliorer et gérer plus efficacement votre équipe.

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