Vertriebskosten verstehen und berechnen: So geht’s

Laut einer Studie von Roland Berger schätzten mehr als zwei Drittel der Händler, dass ihre Konkurrenten das Vertriebsbudget effizienter einsetzen als sie selbst. Hier gibt es also Nachholbedarf, den Sie auch als Optimierungspotential begreifen dürfen. Um damit zu beginnen, müssen Sie zunächst wissen, wie Sie eigentlich Ihre Vertriebskosten berechnen. Das erfahren Sie hier.

Was sind Vertriebskosten: Definition und Kostenarten

Vertriebskosten per Definition sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit Vertriebsaktivitäten anfallen. Sie sind also direkt mit den Aktivitätsphasen im Vertrieb verknüpft:

1. Vorbereitung und Organisation

2. Förderung

3. Durchführung

4. Controlling
   

Dazu gehören zum Beispiel Personalkosten und Reisekosten, Frachtgebühren, Verpackungskosten, Materialkosten, Messekosten und auch produktspezifische Werbung. Dieser kurze Überblick zeigt schon, dass die Vertriebskosten eng mit dem Marketingbudget verknüpft sind. Eine eindeutige Trennung ist nicht immer möglich.

Die Vertriebskosten sind ein unverzichtbarer Teil der Handelskalkulation. Nur, wenn Sie für ein Produkt die genauen Vertriebskosten berechnen, können Sie den Limitpreis ermitteln, über dem Sie Gewinn machen.

Gemeinkosten und Sondereinzelkosten des Vertriebs

Die Vertriebskosten haben zwei Anteile: Die Sondereinzelkosten und die Gemeinkosten des Vertriebs.

Die Sondereinzelkosten des Vertriebs lassen sich Kostenträgern direkt zuordnen. Dazu gehören Verpackungskosten, Versandgebühren, Zölle und Steuern und weitere Kostenarten, die sich eindeutig dem bestimmten Produkt zuordnen lassen, aber auch Provisionen.

Die Gemeinkosten entstehen, damit die Vertriebsarbeit im Allgemeinen stattfinden kann. Sie haben in der Regel den größeren Anteil. Die größte Position sind die Personalkosten.

Ein Teil der Vertriebskosten wiederholt sich regelmäßig und lässt sich zuverlässig kalkulieren. Ein anderer Teil ist unregelmäßig und lässt sich nur als Schätzwert voraussagen. Das sind vor allem Kosten für einmalige Akquiseprojekte, Management- und Controllingprojekte oder Vertriebsförderungsmaßnahmen.

Vertriebskosten dürfen nicht zu den Herstellungskosten gerechnet werden. Wenn Sie das Umsatzkostenverfahren anwenden, weisen Sie die Vertriebskosten in der Gewinn- und Verlustrechnung gesondert aus.

Die wichtigsten Arten von Vertriebskosten im Überblick

Wenn Sie die Vertriebskosten berechnen, müssen Sie alle Ausgaben berücksichtigen, die bei der Vertriebsarbeit entstehen. Dabei ist nicht jede Ausgabe sofort offensichtlich. Schnell gehen einzelne Positionen unter und das Ergebnis wird verfälscht.

Diese Kostenarten sollten Sie beachten:

• Lohnkosten für Vertriebsinnendienst, Außendienst, Kundendienst

• Controlling, Verwaltungskosten und Kosten der Vertriebsleitung

• Kosten für Fahrzeuge einschließlich Kraftstoff, Reparatur und Leasinggebühren

• Raumkosten für Lager-, Präsentations- und Verkaufsflächen

• Provisionen, Bonuszahlungen

• Kosten für Partnerverträge (z. B. im Affiliate Marketing)

• Kommunikationskosten

• Werbekosten, Verkaufsförderung und absatzfördernde Maßnahmen

• Kundenbindungsmaßnahmen

• Bewirtungskosten im Vertrieb

• Frachtkosten, Versandkosten, Verpackungskosten und Transportkosten

• Zollgebühren

Im weitesten Sinne lassen sich auch Reklamationen, Retouren und Rückführungskosten als Vertriebskosten ansehen. Sie dürfen aber nicht als Kosten im Vertriebsbereich gebucht werden.

Eine Sonderrolle als Kostenfaktor spielen auch Rabatte und Skonti. Sie sind wichtige Instrumente bei der Absatzförderung und entstehen eindeutig im Rahmen des Vertriebs. Aber es handelt sich nicht um Kosten, sondern um Erlösschmälerungen. Sie sind also keine Vertriebskosten im eigentlichen Sinn, müssen aber trotzdem in die Kalkulation aufgenommen werden.

So berechnen Sie Ihre Vertriebskosten

Zu den Vertriebskosten zählen alle Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Vorbereitung, Förderung, Durchführung und Kontrolle des Absatzes entstehen.

Um die gesamten Vertriebskosten für eine Periode zu berechnen, ermitteln Sie zunächst alle angefallenen Vertriebseinzelkosten und Gemeinkosten des Zeitraums. Diese Summen addieren Sie zu den Gesamtkosten des Vertriebs.

Gesamte Vertriebskosten = Vertriebseinzelkosten + Vertriebsgemeinkosten

Mit diesem Wert können Sie auch die Vertriebskostenquote aus den Vertriebskosten berechnen:

Vertriebskostenquote (in Prozent) = (Vertriebskosten / Umsatz) x 100

Der Vergleich dieser Quote mit dem Branchendurchschnitt zeigt, ob Ihr Vertrieb im Vergleich effizient arbeitet oder ob Sie mit einigen Optimierungsmaßnahmen Vertriebskosten sparen können.

Es ist also ganz einfach, die Verkaufskosten zu berechnen, wenn die einzelnen Kostenarten bekannt sind. Um hier den Überblick zu behalten, können Sie Kostenstellen definieren und die genau überwachen.

Eine mögliche Aufteilung könnte so aussehen:

• Marketing

• Verkaufsleitung

• Innendienst

• Außendienst

• Onlineshop

• Onlinemarketing

• Lager

• Versand und Distribution

Nach Bedarf können Sie weitere Kostenstellen bestimmen oder einzelne Stellen zusammenlegen. Wichtig ist, dass Sie im Rechnungswesen die gesuchten Kostenarten auf einen Blick finden können.

Vertriebskosten in Beispielen

Die Vertriebskostenstruktur kann von Fall zu Fall völlig unterschiedlich sein, weshalb wir hier einige Beispiele für Sie zusammengetragen haben.

Szenario 1: Dienstleister mit regionalen Kundenstamm

Ein Anbieter von B2B-Dienstleistungen beschäftigt mehrere freie Handelsvertreter und zwei Gebietsverkaufsleiter. Die Vertriebsmitarbeiter halten regelmäßig Kundenkontakt und fahren die Kunden mindestens einmal im Quartal an. Dafür steht ihnen jeweils ein Firmenwagen zur Verfügung. Eine wichtige Rolle bei der Akquise neuer Vertriebsaufträge spielen Fachmessen, Netzwerkveranstaltungen und Sponsorings von Events und Sportveranstaltungen in der Region.

Die Hauptkostenarten entfallen hier auf die Personalkosten, Reise- und Fahrzeugkosten und Provisionen. Messen, Events und Sponsorings machen ebenfalls einen nennenswerten Teil aus. Kosten für Versand und Lagerung, Marktingmaßnahmen wie Prospekte, Ads und Onlinemarketing bleiben dagegen überschaubar.

Szenario 2: Onlinehändler mit Fokus auf SEO und SEA

Ein Onlinehändler beschäftigt ein kleines Vertriebsteam aus Onlinemarketing-Experten. Die schalten Ads auf verschiedenen Plattformen und betreiben über externe Dienstleister intensives Content Marketing zum Markenaufbau. Auch Service und Fulfillment sind an Dienstleister ausgelagert.

Die größte Teil der Vertriebskosten sind in diesem Fall die Kosten für Ads, die Honorare für die Content-Erstellung und die Gebühren für die Servicepartner. Demgegenüber machen die Kosten für das interne Team der Marketingabteilung einen geringeren Anteil aus.

Im Vertrieb Personalkosten berechnen und Formel richtig anwenden

Die Personalkosten sind in fast jedem Unternehmen die wichtigste Kostenart innerhalb der Vertriebskosten. Sie verdienen daher besondere Aufmerksamkeit. Wenn Sie im Vertrieb die Personalkosten berechnen, müssen Sie drei Arten von Personalkosten berücksichtigen: Direkte, indirekte und sonstige Personalkosten.

Direkte Personalkosten: Das sind Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeiter. Beachten Sie, dass Sie die Honorare freier Mitarbeiterinnen gesondert buchen. In der Kalkulation spielen sie aber eine vergleichbare Rolle.

Indirekte Personalkosten: Den größten Teil der Lohnnebenkosten machen die Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung aus. Auch Ausgaben für Berufsgenossenschaften, Elternzeit, Urlaubs- und Weihnachtsgeld und Kosten für Fort- und Weiterbildung zählen in diese Kategorie. Die Reisekosten von Handelsvertretern sind auch indirekte Personalkosten.

Sonstige Personalkosten: Dazu kommen weitere Kosten, die Sie tragen, damit Ihre Angestellten ihre Arbeit machen können. Die Leasinggebühr des Firmenwagens, die anteilige Büromiete, die Ausstattung des Arbeitsplatzes, Gebühren für Softwarelizenzen und auch Kosten für die Anwerbung neuer Mitarbeiter gehören in diese Kategorie.

Mit diesen drei Anteilen können Sie für Ihr Vertriebsteam die tatsächlichen Personalkosten berechnen. Wenn Sie diesen Betrag auf Arbeitsstunden, Kundenbesuche, bearbeitete Aufträge oder abgeschlossene Deals anwenden, ermitteln Sie wertvolle Daten zur Produktivität Ihres Teams.

Fazit: Mit dem vollen Kostenüberblick können Sie die Effizienz Ihres Teams bewerten

Die Vertriebskosten sind komplex und setzen sich aus sehr vielen unterschiedlichen Kostenarten zusammen. Um die Vertriebskosten korrekt berechnen zu können, können Sie eindeutige Kostenstellen definieren. In der Regel machen die Personalkosten den größten Anteil aus. Mit der Vertriebskostenquote überprüfen Sie, ob Sie das Budget im Branchenvergleich effizient einsetzen.