Vertriebskosten verstehen und berechnen: So geht’s

Steigen Ihre Vertriebskosten stetig an, ohne dass der Umsatz mitwächst? Oder haben Sie Schwierigkeiten, die Effektivität Ihrer Vertriebsausgaben zu messen und zu optimieren?

Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, die Balance zwischen Investitionen und Rentabilität zu finden. Ohne ein klares Verständnis der Vertriebskosten und ihrer Auswirkungen auf den Geschäftserfolg kann diese Aufgabe schnell zu einem großen Hindernis werden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Vertriebskosten verstehen, berechnen und optimieren können, um Ihre Rentabilität zu steigern und langfristigen Erfolg zu sichern.

Was sind Vertriebskosten? Definition und Kostenarten

Vertriebskosten per Definition sind alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit dem Absatz eines Produktes oder einer Dienstleistung anfallen. Sie sind also direkt mit den absatzpolitischen Entscheidungen des Unternehmens verknüpft.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Personalkosten und Reisekosten
• Frachtgebühren
• Verpackungskosten
• Materialkosten
• Messekosten
• produktspezifische Werbung

Dieser kurze Überblick zeigt schon, dass die Vertriebskosten auch eng mit dem Marketingbudget verknüpft sein können. Darauf gehen wir im Folgenden näher ein.

Bedeutung von Vertriebskosten und Beispiele

Vertriebskosten haben direkten Einfluss auf die Rentabilität, das Umsatzwachstum und die Kundenbindung von Unternehmen. Durch eine effiziente Kontrolle und Investition in Vertriebskosten können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken und langfristigen Geschäftserfolg sichern.

Wenn Sie die Vertriebskosten berechnen, müssen Sie alle Ausgaben berücksichtigen, die bei der Vertriebsarbeit entstehen. Dabei ist nicht jede Ausgabe sofort offensichtlich. Schnell gehen einzelne Positionen unter und das Ergebnis wird verfälscht. Obwohl Vertriebskosten den Vertrieb im Namen tragen, entstehen die Kosten in unterschiedlichen Bereichen. Zu den Vertriebskosten gehören nämlich auch solche Ausgaben, die bereits vor Markteinführung getätigt wurden.

Sie spielen eine bedeutende Rolle in:

• Vertrieb und Verkauf

• Finanzen und Controlling

• Marketing

• Logistik und Versand

• Personalwesen

• Produktentwicklung und Forschung

• Geschäftsführung und Unternehmensführung

Es geht also nicht ausschließlich um Verkaufskosten, sondern auch um absatzfördernde, werbetechnische und vorbereitende Investitionen.

Diese Kostenarten sollten Sie beachten:

• Lohnkosten für Vertriebsinnendienst, Außendienst, Kundendienst

• Controlling, Verwaltungskosten und Kosten der Vertriebsleitung

• Kosten für Fahrzeuge einschließlich Kraftstoff, Reparatur und Leasinggebühren

• Raumkosten für Lager-, Präsentations- und Verkaufsflächen

• Provisionen, Bonuszahlungen

• Kosten für Partnerverträge (z. B. im Affiliate Marketing)

• Kommunikationskosten

• Werbekosten, Verkaufsförderung und absatzfördernde Maßnahmen

• Kundenbindungsmaßnahmen

• Bewirtungskosten im Vertrieb

• Frachtkosten, Versandkosten, Verpackungskosten und Transportkosten

• Zollgebühren

Im weitesten Sinne lassen sich auch Reklamationen, Retouren und Rückführungskosten als Vertriebskosten ansehen. Sie dürfen aber nicht als Kosten im Vertriebsbereich gebucht werden.

Eine Sonderrolle als Kostenfaktor spielen auch Rabatte und Skonti. Sie sind wichtige Instrumente bei der Absatzförderung und entstehen eindeutig im Rahmen des Vertriebs. Aber es handelt sich nicht um Kosten, sondern um Erlösschmälerungen. Sie sind also keine Vertriebskosten im eigentlichen Sinn, müssen aber trotzdem in die Kalkulation aufgenommen werden.

Die Unterteilung in Vertriebsgemeinkosten und Sondereinzelkosten

Vertriebskosten werden in zwei Positionen unterteilt: Die Sondereinzelkosten und die Vertriebsgemeinkosten.

Die Sondereinzelkosten des Vertriebs lassen sich Kostenträgern direkt zuordnen. Dazu gehören Verpackungskosten, Versandgebühren, Zölle und Steuern und weitere Kostenarten, die sich eindeutig dem bestimmten Produkt zuordnen lassen, aber auch Provisionen.

Die Gemeinkosten entstehen, damit die Vertriebsarbeit im Allgemeinen stattfinden kann. Sie haben in der Regel den größeren Anteil. Beispielsweise gehören zu den Gemeinkosten Werbekosten, Büromiete sowie Logistikkosten. Die größte Position der Vertriebsgemeinkosten sind Personalausgaben.

Ein Teil der Vertriebskosten wiederholt sich regelmäßig und lässt sich zuverlässig kalkulieren. Ein anderer Teil ist unregelmäßig und lässt sich nur als Schätzwert voraussagen. Das sind vor allem Kosten für einmalige Akquise-, Management- und Controllingprojekte oder Vertriebsförderungsmaßnahmen.

Vertriebskosten dürfen laut § 255 Abs. 2 HGB nicht zu den Herstellungskosten gerechnet werden. Wenn Sie das Umsatzkostenverfahren anwenden, weisen Sie die Vertriebskosten in der Gewinn- und Verlustrechnung gesondert aus.

Die Zusammensetzung der Vertriebskosten

Vertriebskosten umfassen Ausgaben in allen Vertriebsphasen. Dazu gehören: Vorbereitung und Organisation, Förderung, Durchführung und Controlling.

1. Vertriebsvorbereitung

Die Vertriebsvorbereitung umfasst Ausgaben für die Planung und Organisation von Vertriebsaktivitäten. Dazu zählen Kosten für Marktforschung, Entwicklung von Vertriebsstrategien, Schulungen für Vertriebsmitarbeitende sowie die Erstellung von Vertriebsplänen.

Diese Kosten sind notwendig, um eine solide Grundlage für den Vertriebserfolg zu schaffen, indem potenzielle Marktchancen identifiziert und effektive Verkaufsstrategien entwickelt werden.

2. Vertriebsförderung

Unter die Vertriebsförderung fallen Ausgaben für Marketing- und Werbemaßnahmen, die darauf abzielen, das Interesse potenzieller Kundschaft zu wecken. Ziel der Maßnahmen ist es, den Absatz von Produkten oder Dienstleistungen zu steigern.

Hierzu gehören unter anderem Kosten für Werbekampagnen, Rabatte, Werbematerialien, Messeauftritte sowie verschiedene Verkaufsförderungsaktivitäten. Diese Investitionen sind entscheidend, um die Bekanntheit der Marke zu steigern und Kunden und Kundinnen vom Produkt zu überzeugen.

3. Vertriebsdurchführung

Die Vertriebsdurchführung beinhaltet solche Kosten, die während der eigentlichen Verkaufsaktivitäten anfallen. Dazu zählen beispielsweise Provisionen für Vertriebsmitarbeitende, Reisekosten, Kundenbesuche, Verkaufspräsentationen sowie die Bereitstellung von Verkaufsmaterialien.

Diese Kosten sind essentiell, um den Verkaufsprozess effektiv zu gestalten, Kundenbeziehungen aufzubauen und letztendlich den Umsatz zu steigern.

4. Vertriebscontrolling

Unter das Controlling fallen Ausgaben für die Kontrolle und Analyse der Vertriebsaktivitäten. Dies umfasst Kosten für Analyse- und Controlling-Tools, Berichterstattungssysteme sowie Personalkosten für die Überwachung der Vertriebsleistung. Kosten dieser Art haben das Ziel, sicherzustellen, dass der Absatz effektiv ist und die Unternehmensziele erreicht werden.

Eine effektive Überwachung ermöglicht es Unternehmen, ihre Vertriebsstrategien anzupassen, Engpässe zu identifizieren und den Verkaufserfolg kontinuierlich zu verbessern.

So berechnen Sie Ihre Vertriebskosten

Zu den Vertriebskosten zählen alle Ausgaben, die im direkten Zusammenhang mit der Vorbereitung, Förderung, Durchführung und Kontrolle des Absatzes entstehen.

Um die gesamten Vertriebskosten für eine Periode zu berechnen, ermitteln Sie zunächst alle angefallenen Vertriebseinzelkosten und Gemeinkosten des Zeitraums.

Diese Summen addieren Sie zu den Gesamtkosten des Vertriebs:

Gesamte Vertriebskosten = Vertriebseinzelkosten + Vertriebsgemeinkosten

Mit diesem Wert berechnen Sie auch die Vertriebskostenquote aus den Vertriebskosten:

Vertriebskostenquote (in Prozent) = (Vertriebskosten / Umsatz) x 100

Die Vertriebskostenquote gibt den Verlust der Einnahmen durch den Vertrieb in Prozent an. Ist die Quote besonders hoch, sollten Maßnahmen ergriffen werden, um die Vertriebskosten zu senken. Der Vergleich dieser Quote mit dem Branchendurchschnitt zeigt, ob Ihr Vertrieb im Vergleich effizient arbeitet oder ob Sie mit einigen Optimierungsmaßnahmen Vertriebskosten sparen können.

Es ist also ganz einfach, die Verkaufskosten zu berechnen, wenn die einzelnen Kostenarten bekannt sind. Um hier den Überblick zu behalten, können Sie Kostenstellen definieren und die genau überwachen.

Eine mögliche Aufteilung könnte so aussehen:

• Marketing

• Verkaufsleitung

• Innendienst

• Außendienst

• Onlineshop

• Onlinemarketing

• Lager

• Versand und Distribution

Nach Bedarf können Sie weitere Kostenstellen bestimmen oder einzelne Stellen zusammenlegen. Wichtig ist, dass Sie im Rechnungswesen die gesuchten Kostenarten auf einen Blick finden können.

Vertriebskosten in Beispiel-Szenarien

Die Vertriebskostenstruktur kann von Fall zu Fall völlig unterschiedlich sein, weshalb wir hier einige Beispiele für Sie zusammengetragen haben.

Szenario 1: Dienstleister mit regionalem Kundenstamm

Ein Anbieter von B2B-Dienstleistungen beschäftigt mehrere freie Handelsvertreter und zwei Gebietsverkaufsleiter. Die Vertriebsmitarbeiter halten regelmäßig Kundenkontakt und fahren die Kundschaft mindestens einmal im Quartal an. Dafür steht ihnen jeweils ein Firmenwagen zur Verfügung. Eine wichtige Rolle bei der Akquise neuer Vertriebsaufträge spielen Fachmessen, Netzwerkveranstaltungen und Sponsorings von Events und Sportveranstaltungen in der Region.

Die Hauptkostenarten entfallen hier auf die Personalkosten, Reise- und Fahrzeugkosten und Provisionen. Messen, Events und Sponsorings machen ebenfalls einen nennenswerten Teil aus. Kosten für Versand und Lagerung, Marktingmaßnahmen wie Prospekte, Werbeplakate und Onlinemarketing bleiben dagegen überschaubar.

Szenario 2: Onlinehändler mit Fokus auf SEO und SEA

Ein Onlinehändler beschäftigt ein kleines Vertriebsteam aus Onlinemarketing-Experten. Sie schalten Ads auf verschiedenen Plattformen und betreiben über externe Dienstleister intensives Content Marketing zum Markenaufbau. Auch Service und Fulfillment sind an Dienstleister ausgelagert.

Der größte Teil der Vertriebskosten besteht in diesem Fall aus Kosten für Ads, die Honorare für die Content-Erstellung und die Gebühren für die Servicepartner. Demgegenüber machen die Kosten für das interne Team der Marketingabteilung einen geringeren Anteil aus.

Im Vertrieb Personalkosten berechnen und Formel richtig anwenden

Die Personalkosten sind in fast jedem Unternehmen die wichtigste Kostenart innerhalb der Vertriebskosten. Sie verdienen daher besondere Aufmerksamkeit. Wenn Sie im Vertrieb die Personalkosten berechnen, müssen Sie drei Arten von Personalkosten berücksichtigen: Direkte, indirekte und sonstige Personalkosten.

Direkte Personalkosten

Das sind Löhne und Gehälter Ihrer Mitarbeitenden. Honorare freier Mitarbeiter sollten gesondert verbucht werden. In der Kalkulation spielen sie aber eine vergleichbare Rolle.

Indirekte Personalkosten

Den größten Teil der Lohnnebenkosten machen die Arbeitgeberanteile zur Renten-, Kranken- und Arbeitslosenversicherung aus. Auch Ausgaben für Berufsgenossenschaften, Elternzeit, Urlaubs- und Weihnachtsgeld und Kosten für Fort- und Weiterbildung zählen in diese Kategorie. Die Reisekosten von Handelsvertretern sind auch indirekte Personalkosten.

Sonstige Personalkosten

Dazu kommen weitere Kosten, die Sie tragen, damit Ihre Angestellten ihre Arbeit machen können. Die Leasinggebühr des Firmenwagens, die anteilige Büromiete, die Ausstattung des Arbeitsplatzes, Gebühren für Softwarelizenzen und auch Kosten für die Anwerbung neuer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gehören in diese Kategorie.

Mit diesen drei Anteilen können Sie für Ihr Vertriebsteam die tatsächlichen Personalkosten berechnen. Wenn Sie diesen Betrag auf Arbeitsstunden, Kundenbesuche, bearbeitete Aufträge oder abgeschlossene Deals anwenden, ermitteln Sie wertvolle Daten zur Produktivität Ihres Teams.

Maßnahmen zur Optimierung der Vertriebskosten

Die kontinuierliche Optimierung der Vertriebskosten ist eine wichtige Aufgabe, um die Rentabilität Ihrer Vertriebsprozesse zu gewährleisten. Geld, das Sie in den Vertrieb Ihrer Produkte investieren, soll dazu führen, dass der Absatz gesteigert wird.

Erhöhen Sie hingegen die Ausgaben, doch der Verkauf wird nur unwesentlich maximiert, müssen Sie über Optimierungsstrategien nachdenken.

Vertriebskosten lassen sich auf unterschiedlichen Wegen anpassen. Welche Maßnahme am besten für Sie funktioniert, hängt von der Branche und Ihrem Produkt ab. Folgende Strategien können Ihnen dabei helfen, Ihre Vertriebskosten zu minimieren:

• Implementieren Sie eine Vertriebssoftware, um Routineaufgaben zu automatisieren und die Effizienz zu steigern.

• Optimieren Sie Ihr Bestandsmanagement mithilfe von Tools, um Ressourcen besser zu nutzen und Überbestände zu reduzieren.

• Nutzen Sie kostengünstige Online-Marketing-Kanäle und Social-Media-Plattformen, um die Kundenakquise zu verbessern.

• Verhandeln Sie aktiv mit Lieferanten und Dienstleistern, um bessere Konditionen zu erzielen.

• Investieren Sie in Schulungen und die Entwicklung Ihrer Vertriebsmitarbeitenden, um ihre Leistung zu steigern und die Produktivität zu erhöhen.

• Entscheiden Sie sich für das Outsourcing von nicht-kerngeschäftlichen Funktionen, um Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

• Führen Sie umweltfreundliche Praktiken und Technologien ein, um Energie- und Betriebskosten zu senken.

• Nutzen Sie Cloud-Computing und virtuelle Arbeitsplätze, um Infrastrukturkosten zu minimieren und flexibler zu arbeiten.

• Implementieren Sie flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice oder Telearbeit, um Kosten für Büroflächen und -ausstattung zu senken.

Vertriebskosten effizient mit dem CRM tracken

Eine besonders effiziente Methode, um Ihre Vertriebskosten stets im Blick zu behalten, ist die Implementierung eines Customer-Relationship-Management-Systems. In einem CRM lassen sich alle relevanten Vertriebsdaten, einschließlich der Kosten für Vertriebsaktivitäten wie Werbung, Reisen, Schulungen und Provisionen, erfassen und organisieren. Indem Sie spezifische Kategorien und Kostenarten innerhalb des CRM einrichten, können Sie Ihre Ausgaben genau verfolgen und analysieren.

Ein CRM bietet außerdem die Möglichkeit, Budgets für verschiedene Vertriebsbereiche festzulegen und diese mit den tatsächlichen Kosten zu vergleichen. Auf diese Weise können Sie frühzeitig Abweichungen erkennen und entsprechend reagieren, um Budgetüberschreitungen zu vermeiden.

Pipedrives KI-Assistent macht Sie sogar automatisch darauf aufmerksam, wenn es Handlungsbedarf gibt. Sie erfahren nicht nur, welche Deals die beste Gewinnchance haben, sondern bekommen auch direkt konkrete Vertriebsaktivitäten vorgeschlagen.

CRM-Systeme lassen sich darüber hinaus in andere Unternehmenssystemen wie eine Buchhaltungssoftware integrieren. Dadurch können Vertriebskosten automatisch erfasst und in Echtzeit aktualisiert werden, was die Genauigkeit der Daten und die Effizienz des Tracking-Prozesses erhöht.

Ordnen Sie Vertriebskosten zu bestimmten Kunden, Projekten oder Vertriebsmitarbeitenden zu. Diese konkrete Zuweisung ermöglicht es, die Rentabilität einzelner Aktivitäten oder Leads zu analysieren und fundierte Entscheidungen zur Ressourcenallokation zu treffen. Insgesamt bietet die Nutzung eines CRM-Systems eine zentralisierte und effiziente Methode, um Vertriebskosten zu tracken, Budgets zu verwalten und die Rentabilität von Vertriebsaktivitäten zu maximieren.

Fazit: Mit dem vollen Kostenüberblick können Sie die Effizienz Ihres Teams bewerten

Die Vertriebskosten sind komplex und setzen sich aus sehr vielen unterschiedlichen Kostenarten zusammen. Um die Vertriebskosten korrekt berechnen zu können, können Sie eindeutige Kostenstellen definieren. In der Regel machen die Personalkosten den größten Anteil aus. Mit der Vertriebskostenquote überprüfen Sie, ob Sie das Budget im Branchenvergleich effizient einsetzen.

Durch die Analyse und Optimierung Ihrer Vertriebsausgaben können Sie nicht nur Ihre finanzielle Leistungsfähigkeit verbessern, sondern auch die Effizienz Ihrer Vertriebsprozesse optimieren. Nutzen Sie dieses Wissen, um Ihren Vertrieb auf Kurs zu halten und Ihr Unternehmen auf eine erfolgreiche Zukunft vorzubereiten.