Painel de vendas: como monitorar o desempenho de equipes
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Enquanto líder de vendas, você deve se perguntar o que fazer com todas as informações no seu CRM de vendas. Como utilizá-las para melhorar os resultados? E como manter as suas equipes de vendas motivadas?
Um painel de vendas é exatamente o que você precisa! Com as ferramentas do seu CRM, você pode visualizar seu gráfico de vendas, verificar indicadores de desempenho de vendas, conferir o painel de atividades diárias e mais.
Com este guia definitivo sobre painel de vendas, você vai aprender a utilizar insights para atingir metas, tornar sua equipe ainda mais produtiva e manter toda a sua organização informada.
Quer saber como calcular meta de vendas no Excel e ficar por dentro das boas práticas de um painel de metas? Continue lendo.
Modelo de Painel de Vendas
Painel de vendas é um método para medir o desempenho das vendas a partir de um panorama geral. Ele ajuda a analisar métricas essenciais, avaliar membros da equipe e as atividades de vendas. Os dados são coletados a partir de diversas fontes e exibidos em um painel para gerar insights úteis rapidamente.
Executivos de contas e representantes de desenvolvimento de vendas (SDRs) adoram os painéis de vendas porque eles ajudam a mensurar as atividades e acompanhar o andamento das metas. Com um painel de metas, as chances de sucesso de um negócio aumentam consideravelmente. Afinal, o painel de metas oferece insights valiosos.
Um painel de gestão de vendas também ajuda a ficar de olho no desempenho de suas equipes. Métricas, atividades e KPIs podem variar dependendo de incentivos e outros fatores.
Enquanto gerente de vendas, cabe a você garantir que sua equipe tenha acesso às ferramentas certas e que entenda as métricas mais relevantes.
O resto deste guia é dedicado a descobrir quais são essas métricas e como obter os dados e ferramentas necessários para criar um painel de vendas informativo.
A importância de um painel de vendas para o seu negócio
Um painel de venda eficiente é muito importante para qualquer empresa de sucesso. Se você ainda não tem um painel ticket agora, a boa notícia é que nunca é tarde para começar. Mas afinal, por que se preocupar com um painel de metas?
Confira as principais vantagens de usar um painel de vendas e entenda o motivo pelo qual ele é um dos principais aliados do seu negócio.
1. Visualização completa de cada etapa do ciclo de vendas
Um dos motivos pelo qual o painel de venda é fundamental para empresas com foco em resultados é o fato de que ele oferece um grafico vendas em tempo real onde você pode acompanhar cada parte do processo de vendas. Assim, você pode resolver problemas e fazer otimizações rapidamente, tornando o seu funil de vendas mais eficiente.
2. Acompanhamento de indicadores de desempenho de vendas
Se você ainda não acompanha os indicadores de desempenho de vendas na sua empresa, você pode estar perdendo oportunidades incríveis. Com um painel de vendas completo, você pode estabelecer métricas e acompanhar os resultados de maneira simples.
Um exemplo de métrica que pode ser acompanhada é o custo médio de venda. Com as informações coletadas e a ajuda desses indicadores, você pode usar o seu painel de venda como uma fonte de insights e depois transformar esses insights em melhorias. Quer mais indicadores de vendas exemplos? Confira os próximos tópicos!
3. Cálculo simples da comissão de vendas
O painel de vendas é um aliado na hora de definir e calcular a comissão de vendas da sua equipe. Afinal, com o painel de atividades diárias você tem acesso a um gráfico de vendas que mostra exatamente quantas vendas foram realizadas, o valor de cada uma delas e qual vendedor foi responsável por fechar o acordo.
4. Aumento da motivação e produtividade nas equipes
No setor de vendas, motivação é crucial. Por isso uma das grandes vantagens de um painel de metas é o impacto que ele tem nas equipes. Com o gráfico de vendas disponível em seu dashboard, seus vendedores podem ficar atualizados sobre o seu desempenho e o dos outros membros do time. Isso pode motivá-los a batalhar para conquistar bons resultados, especialmente se houver recompensas envolvidas.
5. Maior potencial de crescimento
Escalar o seu negócio nem sempre é uma missão fácil. Mas com um painel de venda, você tem um aliado na hora de fazer a sua empresa crescer.
Um dos maiores desafios da escalação de uma empresa é conseguir acompanhar os KPIs de vendas e o painel de atividades diárias de forma eficiente, especialmente com métodos antiquados como planilhas no papel.
Em vez de tentar descobrir como calcular meta de vendas no Excel, é hora de pensar em como otimizar o seu painel de venda com soluções modernas de CRM.
Identificando sua métrica do norte verdadeiro e seus KPIs
Para criar um painel, você precisa de métricas. O famoso Key Performance Indicator (KPI) pode ajudar a visualizar os resultados em diversas áreas, como a geração de leads, desempenho de um produto ou serviço, custo de aquisição, taxa de conversão, produtividade da equipe de vendas e muito mais.
Porém, para saber quais métricas mensurar, você precisa ter objetivos bem claros.
As chamadas “métricas do norte verdadeiro” (North Star Metric, em inglês) ajudam todos os membros da sua organização de vendas a entender para que estão trabalhando.
Não importa o quão grandes suas equipes sejam ou quais cargos existam nelas. Todo mundo precisa trabalhar em prol de um objetivo em comum.
Você pode ter uma métrica do norte verdadeiro para cada etapa do ciclo de vendas. A ilustração abaixo da Tivoli Partners resume perfeitamente as etapas do ciclo de vida dos clientes e o nível de engajamento necessário em cada uma delas:
Embora abranja toda a experiência dos clientes, a imagem é perfeita para demonstrar como objetivos distintos se alinham em diferentes etapas do ciclo de vendas.
Métricas do norte verdadeiro são uma combinação do seguinte:
Resultados que contribuem para resultados críticos do negócio
Atividades que podem ser controladas por diversas outras alavancas
O lucro costuma ser a escolha mais óbvia, afinal, novos negócios = crescimento da empresa, certo?
Isso faz sentido, mas nem sempre se traduz no KPI de vendas mais viável. Outras métricas podem causar um impacto maior dependendo do tamanho do seu ticket e da complexidade da sua oferta.
Essas outras métricas podem incluir:
Negociações fechadas. Quantos clientes novos você está conseguindo mensalmente?
Valor médio do pedido. Qual é o tamanho médio das transações de novos negócios?
Taxa de conversão por oportunidade. Qual a proporção entre negócios fechados e perdidos?
Essas são métricas em torno das quais todos da sua organização devem trabalhar.
Porém, elas não devem ser seguidas a qualquer custo. Quando desafios surgirem, talvez seja necessário mudar seu foco até que sejam superados.
Com sua métrica do norte verdadeiro definida, é hora de escolher os KPIs para mensurar as suas equipes. Normalmente, essas métricas são divididas em duas categorias diferentes:
Métricas baseadas em resultados
Métricas baseadas em atividades
Mensurando o desempenho das vendas com KPIs baseados em resultados
O foco dos indicadores de desempenho de vendas baseados em resultados é nos resultados das atividades de vendas.
Em outras palavras, elas mensuram o desempenho geral das suas equipes com base nos resultados que elas geram.
Métricas-chave podem variar dependendo dos cargos e objetivos. No caso dos gerentes de vendas, os melhores KPIs podem incluir:
Número de negociações no funil. Quantas negociações estão sendo nutridas pela sua equipe?
Taxa de conversão. Qual a porcentagem de negócios fechados vs. perdidos?
Tamanho médio das negociações. Qual é a receita média que cada nova negociação vai gerar?
Tempo médio de fechamento. Quanto tempo leva para fechar um negócio?
Receita de vendas. Receita total gerada em um período de tempo específico. É preferível às margens de lucro, pois pode indicar o desempenho positivo das vendas, mesmo quando o crescimento do resultado final encontra-se estagnado.
Precisão da previsão de vendas. Previsões de vendas nunca são uma ciência exata, embora sejam muito importantes para se ter uma ideia do tamanho da receita e mensurar o quão próximas de alcançá-la suas equipes estão.
Tempo de resposta para o lead. Quanto tempo leva para os representantes responderem novas solicitações e leads?
Taxa de acompanhamento. Quão persistentes são seus vendedores? Mede a atividade de acompanhamento para otimizar sua taxa média de conversão.
Sua equipe também deve ter seu próprio conjunto de métricas.
O painel de vendas ajuda a melhorar a motivação da equipe e resulta em mais reuniões de vendas produtivas. As métricas baseadas em equipes incluem:
Tempo de resposta para o lead. Veja acima. É importante que as equipes entendam o quão reativas são a novas oportunidades.
Tempo gasto com a venda. Mede a eficiência da sua equipe. Use isso para encontrar gargalos e buracos no seu processo de vendas.
Taxa de conversão. Todos devem estar cientes da taxa média de conversão da equipe.
Cobertura do funil de vendas. Em inglês, Sales Pipedrive Coverage, ou SPC. Mostra o quão cheio seu funil de vendas está em comparação com suas metas.
Leads gerados. Quantos leads sua equipe gerou/recebeu em um período específico.
Negociações fechadas. Quantos leads foram convertidos em clientes?
Por fim, executivos de contas e representantes de desenvolvimento de vendas devem utilizar métricas para mensurar seus próprios resultados diária e semanalmente. Elas incluem:
Meta de vendas. Quais são as metas deles e quanto falta para elas serem atingidas
Oportunidades. Detalha o número de oportunidades que foram designadas a eles
Vendas até a data. Compara o número de vendas geradas com dados históricos
Os KPIs que você vai escolher dependerão da estrutura da sua organização de vendas. Depois, falaremos sobre os benefícios de fornecer acesso às estatísticas de gestão aos representantes.
Mensurando a eficiência com KPIs baseados em atividades
Agora, você já sabe como suas equipes de vendas estão contribuindo para a organização como um todo e já pode começar a inserir essas informações em um gráfico de vendas.
Chegou a hora de descobrir de que forma estão fazendo isso.
Com métricas baseadas em atividades, você pode aperfeiçoar seus processos levando em consideração as contribuições das suas equipes para as metas.
Por exemplo, você pode ver que uma queda nas negociações fechadas tem correlação com a redução da taxa de acompanhamento. Com esse insight em mãos, você pode trabalhar para aumentar ou otimizar as atividades de follow-up e solucionar esse problema.
Métricas baseadas em atividades incluem:
Tempo de resposta para o lead. Novamente, o tempo que sua equipe leva para responder novas oportunidades é um indicador de pró-atividade e ação.
E-mails enviados. Qual é o desempenho da sua equipe na abordagem de leads quentes e frios?
Chamadas realizadas. Seus representantes de vendas estão fazendo chamadas suficientes durante o dia?
Acompanhamento. Quantos e-mails de follow-up e ligações suas equipes estão fazendo?
Embora todos esses KPIs no seu gráfico de vendas ajudem a aperfeiçoar seus processos gerais, não confunda quantidade com qualidade.
Antes de trabalhar para redistribuir ou aumentar a quantidade de atividades no seu painel de atividades diárias, qualifique os leads do seu funil. Descubra se você está falando com as pessoas certas. Além disso, não deixe de considerar a satisfação do cliente em time de vendas. Clientes satisfeitos são o seu maior recurso.
Com todos esses exemplos de indicadores de vendas, ficou mais claro quais métricas você e suas equipes devem monitorar.
O próximo passo é coletar as informações que serão visualizadas no seu painel de vendas e no seu painel de atividades diárias.
Isso requer uma certa análise. Sua organização provavelmente usa várias plataformas para diversas tarefas. Algumas podem ser integradas e outras não.
Antes de reunir todas essas informações de vendas em um único lugar, você deve descobrir onde elas estão sendo armazenadas. Isso requer que você fale com superiores, subordinados e pares:
Superiores: que informações estão sendo usadas, criadas e coletadas pela diretoria?
Subordinados: quais ferramentas individuais seus representantes estão utilizando em suas atividades diárias?
Pares: como o departamento de marketing coleta informações dos leads e o que fazem com elas?
Em vez de ficar correndo atrás dessas informações, realize workshops para perguntar o que você precisa a cada uma dessas pessoas. Talvez, sejam necessárias três sessões diferentes:
A primeira com toda a organização para reunir o pessoal do marketing, das vendas e tomadores de decisão sênior
A segunda com as equipes para descobrir quais ferramentas e processos individuais seus representantes utilizam
A terceira para informar suas descobertas e tratar sobre os próximos passos
Ao realizar os primeiros workshops, certifique-se de que todos compreendam os objetivos que você almeja alcançar.
Esta é uma excelente forma de articular suas ideias:
“Nosso objetivo é descobrir onde exatamente nossas informações de vendas estão sendo armazenadas em todas as etapas do ciclo de compra.
Isso inclui sistemas de marketing, CRMs, planilhas e plataformas de inteligência empresarial em que elas podem estar sendo inseridas.
O objetivo é criar relatórios e gráficos precisos que ajudem a melhorar o desempenho das vendas e aumentar a receita. Sem esses dados, não podemos saber como melhorar.”
Mencionar o impacto na receita fará com que a diretoria compre a ideia rapidamente.
Durante o workshop, explique qual é o objetivo final e o que você precisa que cada um dos envolvidos faça. Siga esta estrutura:
Apresente sua ideia e explique de que forma os dados serão utilizados no painel de vendas. Explique porquê eles são importantes. Consulte este guia e copie as partes que achar relevantes.
Dê exemplos de sistemas que contenham dados de vendas. Fale sobre plataformas de CRM, sistemas de automação de marketing e inteligência empresarial.
Forneça um checklist contendo o que fazer a seguir para todos os envolvidos. Encoraje-os a falar com seus respectivos superiores, subordinados e pares. Forneça-lhes um template (uma planilha funciona melhor) para ser preenchido e devolvido a você. Inclua campos como nome, site, dados de contato (por exemplo, primeiro nome, cargo) e os sistemas que utilizam.
Estas são algumas plataformas e sistemas que você pode incluir:
CRM
Planilhas
Inteligência empresarial (B.I. ou Business Intelligence)
Automação de marketing
Software de atendimento ao cliente
Chatbots e aplicativos de mensagens
Softwares de propostas
Acompanhamento e dados estatísticos
Plataformas de inteligência de vendas
Após identificar as fontes de todas as informações relacionadas a vendas, é hora de reuni-las em um só lugar.
Muitos gestores se perguntam como calcular meta de vendas no Excel. Afinal, esse é um método conhecido de reunir e organizar dados. Contudo, nos dias atuais, saber como calcular meta de vendas no Excel não é tão relevante, pois já existem outras ferramentas muito mais eficientes que podem te ajudar a criar o seu dashboard.
Em vez de se perguntar como calcular meta de vendas no Excel, você deveria estar se perguntando como um CRM pode ajudar a deixar todo esse processo mais simples. Nada de planilhas manuais. Um CRM de vendas como o da Pipedrive pode te dar indicadores de vendas e oferecer informações muito mais aprofundadas.
Em vez de te dizer como calcular meta de vendas no Excel, daremos o passo a passo completo para você criar o seu melhor painel ticket agora.
Depois que você avaliou quais ferramentas usar em seu painel de vendas, é hora de criá-lo. Tenha em mente os exemplos de indicadores de vendas que mencionamos anteriormente.
Você não precisa ter técnicas de design para isso, motivo pelo qual os dashboards são tão interessantes.
Ao criar seu dashboard, procure ser o mais claro possível. Ele deve comunicar insights instantaneamente, sem que os usuários fiquem procurando as informações. Vale ressaltar que você não precisa incluir todos os exemplos de KPI que mostramos. O ideal é adaptar o painel a você e aos seus objetivos.
Um painel de vendas claro e compreensível costuma ter os seguintes atributos:
Conta uma história. O objetivo de monitorar insights é responder perguntas. Permita que suas equipes (e até você mesmo) façam isso com facilidade criando um layout despoluído.
Simplifica ideias complicadas. Coletar uma grande quantidade de dados pode gerar confusão. Seu painel deve organizar as informações certas para que fique bem claro o que suas equipes devem fazer.
Foca apenas no que é necessário. Enquanto gerente de vendas, os KPIs que você monitora devem ser diferentes para seus representantes e executivos de contas. Não atrapalhe sua equipe com informações desnecessárias.
Com esses princípios em mente, vamos dar uma olhada em algumas ideias de design de painel que você pode seguir quando for criar o seu.
1. Consistência é essencial
Cada painel levará seus vendedores a um caminho diferente, e esses caminhos levarão a hábitos. Por isso é importante manter um nível de consistência na forma como seus painéis são apresentados e acessados:
Dê nome às estruturas. A forma como você representa as métricas, unidades e KPIs deve ser consistente em todos os painéis. Não use nomes diferentes para uma mesma métrica ou KPI. Use os nossos exemplos de KPIs de vendas como guia.
Ícones e elementos visuais. Ao usar ícones e outras imagens, certifique-se de que eles tenham um propósito consistente em todos os painéis. Utilizar o emoji “💸” para ilustrar a “receita” para sua equipe de vendas pode até funcionar, mas será que pega bem em uma reunião com a diretoria?
Datas e outros formatos baseados em textos. Confira se os horários e datas estão em formato universal. Por exemplo, 23/11/2023 vs. 23 de out. de 2023.
Cores. Use um esquema de cores consistente. O ideal é selecionar não mais do que três cores para usar em cada um dos seus painéis. Mais cores resultam em mais poluição visual. Seja cuidadoso e intencional ao criar seu painel de vendas.
Algumas plataformas de painel de vendas oferecem pouca flexibilidade em elementos de design, o que torna mais fácil manter a consistência. Quanto maior a flexibilidade, maior o risco de falhas na comunicação. Lembre-se disso quando estiver criando o seu.
2. Opte pelo minimalismo
Não estou sugerindo que você simplesmente jogue as informações no painel, mas sim que seja seletivo na escolha das suas métricas.
À via de regra, inclua no máximo de 6 a 10 dados. No painel de SaaS abaixo, apenas 10 métricas comerciais estão sendo utilizadas.
Pode ser tentador colocar todas as estatísticas em um só lugar. Mas isso pode resultar em painéis bagunçados e difíceis de entender. Busque sempre a clareza.
Muitas plataformas de painéis permitem que você utilize filtros. Por exemplo, em vez de exibir estatísticas de vendas para cada região, use um filtro que permita gerar dados para aquelas áreas específicas. Essa abordagem ajuda a manter seu painel visualmente despoluído, rico e interativo.
3. Use um layout lógico
Ao criar um layout de dados, é importante seguir algum tipo de lógica ao agrupar as métricas. Quando for criar um painel de vendas, recomendo a seguinte estrutura:
1. Insights de alto nível no topo
Incluem receita, número de oportunidades ativas e valor médio por pedido. Em outras palavras, suas métricas do norte verdadeiro.
2. Dados baseados em tendências no meio
Podem incluir métricas baseadas em atividades, tais como número de novas negociações criadas dentro de uma janela de tempo específica, e-mails enviados, ligações realizadas, etc.
3. Métricas granulares na parte inferior
Mantenha KPIs específicos na parte inferior do seu painel. Eles podem incluir tempo de resposta para os leads e taxa de acompanhamento.
Esse modelo se parece com uma pirâmide invertida: objetivos comerciais no topo e métricas operacionais e granulares na parte inferior.
Independente do modelo que você escolher, procure ser consistente em todos os seus painéis.
4. O tipo certo de visualização para cada métrica
Tão importante quanto a forma como você distribui seus insights é o método que você utiliza para visualizá-los.
O que estou querendo dizer?
Um gráfico de pizza pode funcionar para uma determinada métrica, ao passo que uma tabela dinâmica pode ajudar a visualizar uma outra de maneira mais clara.
Vamos falar rapidamente sobre os tipos mais comuns de visualização de dados que você pode usar quando estiver criando seus panels:
4.1. Gráficos de linha: uma escolha comum para a visualização e comparação de tendências com outras métricas e filtros (por exemplo, cronogramas).
4.2. Gráficos de pizza: informam rapidamente a "participação" de cada indivíduo em uma categoria ou métrica específica (por exemplo, quantas oportunidades do número total cada representante de vendas gerou).
4.3. Gráficos de barra: muitos especialistas acreditam que gráficos de pizza dificultam a visualização comparativa de dados e recomendam os gráficos de barra. Eles funcionam de forma similar, mas são mais lineares.
4.4. Tabela dinâmica: embora nem sempre agradáveis de olhar, as tabelas dinâmicas são perfeitas para expor números separados em categorias e valores.
4.5. Indicadores: fornecem uma imagem instantânea do desempenho de uma métrica específica, como número de negociações vs. meta mensal.
Gerenciar e motivar sua equipe de vendas é um dos maiores benefícios de usar um painel de vendas.
Mas talvez você esteja se perguntando: “como posso usar essas informações com eficiência para ajudar minha equipe a ter um desempenho melhor?”
Aqui, descreverei 5 maneiras de usar seus painéis para ajudar seus representantes a obter melhores resultados e progredir em suas carreiras.
1. Celebre as métricas
Falamos bastante sobre o uso de painéis para identificar furos nos processos de vendas. Mas, e quanto ao que está indo bem?
Verifique a performance geral das suas equipes. Busque motivos para celebrar, tais como:
Atividades de vendas que excederam a meta
Melhora nos resultados em comparação com períodos anteriores (semana, mês, etc.)
Membros da equipe que melhoraram seu desempenho individual
Esse insight está disponível nos seus painéis de desempenho. Busque fatos que possam ser celebrados relacionados aos seus representantes ou equipes.
2. Realize uma competição
Confira algumas ideias criativas de competições que você pode realizar com sua equipe:
The X Factor das Vendas. Faça uma espécie de The X Factor, mas com discursos de vendas. Cada representante entrega um discurso de vendas (pitch) anonimamente, e toda a equipe vota nos melhores candidatos. Você também pode fazer isso com e-mails frios e roteiros para cold calling.
Folgas. Recompense o representante que atingir as metas primeiro com o direito de entrar mais tarde ou sair mais cedo em um dia normal de trabalho, como em uma sexta-feira à tarde, por exemplo.
Trabalho em dupla. Reúna os representantes de alta performance com os de baixo desempenho e faça com que trabalhem juntos. Encoraje-os a compartilhar novas ideias. A dupla com mais vendas ao término do período da competição vence.
Pense em outras ideias que explorem gatilhos psicológicos. Tente criar cenários competitivos que incentivem o trabalho em equipe em vez de punhaladas pelas costas.
3. Use dados para definir novos caminhos
Nem todos os objetivos devem ser imutáveis.
É claro, as metas existem para serem atingidas, mas os desafios sempre surgem em tamanhos e formas diferentes.
Os painéis podem mostrar pontos de fricção, buracos no funil e áreas que precisam ser trabalhadas. Quando esses problemas aparecem, é muito importante resolvê-los, pois isso ajudará você e sua equipe a atingir as metas.
Veja por esse lado: sua meta de receita é o objetivo, as atividades de vendas são o caminho, e os desafios, os obstáculos.
Por exemplo, suponha que as taxas de resposta dos seus e-mails de vendas comecem a cair consideravelmente. É assim que eu encararia o desafio:
Analisando dados históricos do mesmo período, pois poderia ser um efeito sazonal
Realocando o tempo a outras atividades, tais como acompanhamento, chamadas frias e outros canais de venda importantes
Mensurando os mesmos resultados e comparando-os com os de períodos anteriores
Pense nisso como um experimento. O que vai acontecer com o resultado “x” se fizermos uma atividade “y” no lugar do que estamos fazendo? E se aplicarmos um experimento bem-sucedido aos processos futuros?
4. Use dados para alimentar a transparência
É importante que seus representantes de vendas aceitem todas as decisões que você toma. Claro, explicar seu raciocínio e argumentar pode até funcionar.
Porém, nada melhor do que utilizar dados para corroborar as suas ideias.
Portanto, use dados disponíveis para mostrar que suas motivações estão corretas. Isso demonstra que você está utilizando fatos objetivos para tomar decisões, e não apenas seguindo sua intuição ou exercendo seu direito.
5. Proporcione autonomia com números de nível superior
Essa dica é contra intuitiva à regra “compartilhe apenas o necessário”.
Entretanto, há benefícios em compartilhar suas estatísticas de “gestão” de nível superior com os seus representantes.
Alguns desses profissionais têm um excelente desempenho porque estão sempre buscando melhorar. Isso normalmente os leva a experimentações e testes de novas estratégias.
Com você compartilhando métricas de nível superior, eles conseguem ver as coisas de uma perspectiva em 360°. Permita que utilizem esses números para terem ideias que facilitem o trabalho deles e aumentem a sua eficácia.
Claro, isso requer um pouco de humildade da sua parte. Alguns gerentes de vendas não gostam da ideia de receber “palpites” dos representantes.
Mas tente deixar seu ego de lado e concentre-se em servir seus representantes. Permita-lhes fazer a diferença na organização e alavancar suas carreiras. É isso que grandes líderes fazem.
