Tableau de bord commercial : le guide pour booster les performances de votre équipe

Si vous pilotez une activité commerciale, vous avez sûrement déjà l’habitude d’avoir un tableau de suivi pour votre équipe. Mais connaissez-vous tous les aspects et astuces pour faire du tableau de bord commercial votre meilleur allié pour améliorer vos ventes ? Dans ce guide vous allez apprendre à utiliser vos données afin d’atteindre vos quotas, rendre votre équipe plus productive et communiquer de façon précise votre avancement.

En tant que responsable commercial(e), c’est à vous de faire en sorte que vos équipes aient accès aux bons outils et qu’elles comprennent quelles sont les métriques les plus importantes. Comment Keren Rosenfeld, Directeur Marketing à SimilarTech le dit si bien :

Tous les indicateurs de performance et métriques ne valent pas forcément la peine d’être traqués. Selon votre entreprise, certaines d’entre elles seront plus importantes que d’autres. Il existe cependant quelques métriques que toutes les startups se doivent de suivre.

Identifier vos métriques principales et KPIs

Pour créer un dashboard vous avez besoin de définir vos métriques. Et pour savoir quelles métriques suivre, vous aurez besoin d’objectifs clairement définis. Le nombre de membres dans vos équipes ou les postes occupés n’ont pas d’importance : tout le monde doit travailler vers un objectif commun.

Vous pouvez avoir une métrique phare pour chaque étape de votre cycle de vente. Cette illustration de Trivoli Partners décrit parfaitement les étapes du cycle de vente et les niveaux d’engagement requis pour chacun d’entre elles :

Bien que cette illustration couvre l’expérience client dans son entièreté, c’est un parfait exemple pour illustrer la façon dont plusieurs objectifs commerciaux peuvent être alignés dans les différentes étapes du cycle de vente.

1. Les résultats qui contribuent au succès de l’entreprise
2. Les activités qui peuvent être contrôlées par le biais d’autres leviers

Lorsque l’on parle d’indicateur de performance, le chiffre d’affaires est bien souvent le choix le plus évident. Après tout, nouvelle vente = croissance, n’est-ce pas ? Cela paraît logique, mais ne se traduit pas toujours par des KPIs commerciaux facilement actionnables. D’autres métriques peuvent avoir un impact plus important sur votre entreprise, en fonction de la complexité et de la valeur de votre offre.

Ces autres métriques peuvent inclure :

• Le nombre de ventes conclues
• La valeur moyenne des ventes
• Le taux de réussite par opportunité

Ce sont des indicateurs que tous les commerciaux se doivent de garder en tête. Cependant, ils ne doivent pas être suivis à tout prix. Lorsque des challenges se présentent, il est parfois plus judicieux de changer vos priorités jusqu’à la résolution du problème.

Avec des métriques et benchmarks bien définis, il est temps de choisir les indicateurs clés de performance (KPI) de votre équipe. De façon générale, ces métriques sont divisées en deux catégories :

1. Les métriques axées sur les résultats
2. Les métriques axées sur les activités

Mesurer votre performance avec des métriques axées sur les résultats

Les KPIs mesurent la performance globale de vos équipes commerciales, en fonction des résultats qu’elles génèrent.

Les indicateurs clés de performance seront différents selon les objectifs ou postes occupés.

Pour les directeurs commerciaux, les principaux KPIs incluent généralement :

• Le nombre de deals dans le pipeline commercial Combien de ventes votre équipe est-elle en train d’entretenir ?
• Le taux de réussite. Quel est le pourcentage de ventes gagnées et perdues ?
• La valeur moyenne de chaque vente. Combien de revenus chaque nouvelle vente génère-t-elle en moyenne ?
• Le temps moyen pour conclure une vente. Combien de temps en moyenne faut-il pour conclure une vente ?
• Le revenu. Le chiffre d’affaires généré dans une période prédéfinie. De préférence par rapport à votre marge réalisée (bénéfices), car cela peut indiquer une amélioration de votre performance commerciale, même si le nombre de ventes stagne.
• La précision de votre forecast. Les prévisionnels de vente ne sont jamais une science exacte, mais sont néanmoins toujours utiles pour prédire votre revenu et savoir si vos équipes sont près de les atteindre ou non. Les forecasts aident également à identifier les opportunités commerciales et les classer par ordre d’importance (par exemple en prédisant les ventes qui sont sur le point d’être réalisées).
• Votre temps de réponse. Combien de temps cela prend-il à vos commerciaux pour répondre aux nouvelles demandes et leads ?
• Le taux de suivi. Est-ce que vos commerciaux sont persistants ? Mesurez vos activités de suivi pour optimiser votre taux de réussite moyen.

Les métriques axées sur votre équipe incluent plutôt :

• Le temps de réponse. Il est important pour vos équipes de savoir si elles sont assez réactives aux nouvelles opportunités.
• Le temps passé à vendre. Utilisez cette métrique pour dénicher les problèmes éventuels dissimulés dans votre processus de vente.
• Le taux de réussite. Tout le monde se doit de connaître le taux de réussite moyen de sa propre équipe.
• Les étapes du pipeline commercial couvertes. Indique à quel point votre pipeline commercial est plein, comparé à vos quotas.
• Les ventes réalisées. Combien de leads ont été convertis en clients ?

Enfin, les commerciaux et chargés de développement des ventes doivent mesurer leurs propres indicateurs de performance de façon quotidienne et hebdomadaire. Ces métriques incluent :

• Les objectifs de vente. Quels sont leurs quotas ? Les ont-ils réalisés ?
• Les opportunités. Permet d'avoir un œil sur les opportunités actuelles.
• Les ventes à ce jour. Compare le nombre de ventes générées par rapport aux données historiques.

Vos KPIs dépendent de la structure de votre organisation commerciale. Plus tard, nous aborderons les bénéfices de fournir à vos représentants commerciaux l’accès aux chiffres de l’entreprise.

Mesurer votre efficacité avec des indicateurs axés sur les activités

Avec des métriques qui se basent sur les activités, vous pouvez définir votre stratégie commerciale en fonction des données affichées sur votre tableau de bord commercial.

Les métriques axées sur les activités incluent :

• Le temps de réponse aux leads. La réactivité de votre équipe lorsqu’il s’agit de répondre à de nouvelles opportunités est un indicateur de proactivité.
• Les e-mails envoyés. La performance de votre équipe dans ses campagnes d’outreach pour les leads chauds et froids.
• Les appels passés. Est-ce que vos commerciaux passent assez d’appels ?
• Les suivis. Combien d’appels et d’e-mails de suivi vos équipent passent-elles ?

Alors que ces activités vous aident à améliorer vos processus, ne confondez pas quantité et qualité. Avant d’augmenter ou de réaffecter vos activités, qualifiez les leads dans votre pipeline. Sachez si vous ciblez les bonnes personnes. Avoir de nouveaux leads qui rentrent dans votre funnel est excitant, mais un bon système de qualification des leads est le meilleur moyen de ne pas gaspiller son temps.

Comment réaliser un beau tableau de bord

Lorsque vous créez votre tableau de bord commercial, optez pour la simplicité. Votre tableau doit communiquer des informations importantes de façon instantanée sans que vous ayez besoin de les chercher.

Les tableaux de bord clairs et compréhensibles ont tous les attributs suivants en commun :

• Ils racontent une histoire. Traquer vos métriques permet de répondre aux questions que vous ou votre équipe vous posez.
• Ils simplifient les idées complexes. Collecter une trop grande quantité de données peut mener à la confusion. Votre tableau de bord doit organiser les bonnes données de façon claire afin que vos équipes puissent s’en servir.
• Ils se concentrent sur l’essentiel. En tant que directeur commercial, vos KPIs sont différents de ceux de vos commerciaux. Ne dérangez pas votre équipe avec des informations dont elles n’ont pas besoin.

Avec ces principes en tête, jetons donc un œil à quelques exemples de tableaux de bord commercial que nous avons trouvés pour vous

1. La clé, c’est la régularité

Chaque tableau de bord influencera les actions de vos commerciaux. Par conséquent, maintenez un certain niveau de consistance sur la façon dont vos tableaux de bord sont présentés.

• Les noms utilisés. La façon dont vous représentez les métriques, unités et KPIs doit être consistante parmi tous vos tableaux de bord. N’utilisez pas différents noms pour la même métrique.
• Les icônes et aides visuelles. Lorsque des icônes et autres images sont utilisées, assurez-vous qu’elles communiquent la même chose parmi tous vos tableaux de bord. Utiliser l’emoji “💸” pour illustrer le revenu généré peut paraître logique pour votre force de vente, mais est-ce aussi une bonne idée lors d’une réunion du conseil d’administration ?
• Les dates et autres formats textuels. Assurez-vous que les heures et les dates suivent un format universel (exemple : 23/11/2021 vs Nov 23 2021).
• Les couleurs. Utilisez un thème consistant.et ne choisissez pas plus que trois couleurs pour vos tableaux de bord. Plus de couleurs = plus de bruit graphique.

Certains tableaux de bord en ligne n’offrent que très peu de flexibilité sur ces éléments de design, ce qui permet de garder une certaine régularité. Plus de liberté signifie en effet aussi un plus grand risque d’avoir un tableau de bord difficilement lisible, alors soyez prudent si vous créez tout de zéro.

2. Dites « oui » au minimalisme

Soyez sélectif avec les métriques qui apparaissent dans votre tableau de bord. La règle d’or ? Inclure un maximum de six à dix métriques. Dans cet exemple de tableau de bord commercial, vous constatez que 10 métriques sont représentées. Cette approche vous permet d’économiser de l’espace, tout en créant des tableaux de bord riches et interactifs.

3. Utilisez une mise en page logique

Nous recommandons la structure suivante lors de la création de vos tableaux de bord :

1. Les informations générales en premier. Cela inclut le revenu, le nombre d’opportunités actives et le panier moyen. En bref : vos métriques principales.
2. Les données liées à des périodes précises au milieu. Ces métriques se rapportent aux activités telles que le nombre de nouvelles ventes, le nombre d’e-mails envoyés ou d’appels passés dans un laps de temps spécifique.
3. Les métriques très spécifiques tout en bas. Gardez les KPIs très spécifiques en bas de votre tableau de bord, par exemple le temps de réponse des leads ou le taux de suivi.

Peu importe le modèle que vous utilisez, assurez-vous de garder le même modèle dans tous vos tableaux de bord afin d’assurer une logique consistante.

4. La bonne visualisation de chaque métrique

Voyons ensemble les visualisations de données les plus courantes que vous utiliserez lors de la création de vos tableaux de bord :

• Les graphiques linéaires. Un choix populaire pour visualiser les tendances et les comparer à d’autres métriques et filtres.

• Diagrammes circulaires. Communiquez rapidement la “part” (ou pourcentage) de chaque valeur pour une catégorie ou métrique donnée. Exemple : le nombre d’opportunités que chaque commercial a généré au total.

• Les diagrammes en barres. SI vous trouvez les diagrammes circulaires difficiles à visualiser, utilisez plutôt les diagrammes en barres.

• Les tableaux croisés dynamiques (TCD). Bien qu’ils ne soient pas toujours beaux à regarder, les tableaux croisés dynamiques sont parfaits pour afficher des nombres précis par catégorie.

• Les indicateurs de jauge. Ils fournissent un aperçu instantané de la performance d’une métrique spécifique (exemple : le nombre de ventes par rapport au quota mensuel).

Comment motiver votre équipe grâce au tableau de bord commercial?

Voici cinq façons d’utiliser vos tableaux de bord pour aider vos équipes commerciales à obtenir de meilleurs résultats et à progresser dans leur carrière.

Célébrez les métriques

Nous avons beaucoup parlé du fait d’utiliser un tableau de bord pour identifier les failles dans votre processus de vente. Mais quand est-il des choses qui marchent déjà très bien ?

Jetez un œil à la performance générale de vos équipes et trouvez-y des éléments à fêter, tels que :

• Les activités de vente qui ont permis d’excéder les quotas
• De meilleurs résultats comparés à la précédente période (semaine, mois, etc.)
• Les membres de l’équipe qui ont amélioré leur performance

Organisez un concours

La ludification des activités crée un esprit compétitif parmi vos équipes commerciales. Voici quelques idées pour vous aider :

• The Pitch : la même chose que The Voice, mais pour les pitchs commerciaux. Chaque commercial soumet de façon anonyme son meilleur argument de vente et le reste de l’équipe vote pour le meilleur. Vous pouvez également jouer avec des scripts de phoning ou d’e-mail.
• Grasse Matinée : faites gagner au premier commercial qui atteint ses quotas le droit de commencer plus tard ou de partir plus tôt. On ne dit jamais non à un week-end allongé, n’est-ce pas ?
• L’Alliance Performance : mettez vos meilleurs commerciaux avec ceux qui ont un peu plus de mal à atteindre leurs objectifs et faites-les travailler ensemble. Le duo qui réalise le plus de ventes à la date limite gagne le jeu.

Créez vos propres jeux en puisant dans les déclencheurs psychologiques. Essayez de créer des scénarios qui poussent au travail en équipe (et non aux coups de couteau dans le dos).

Utilisez vos données pour définir de nouveaux objectifs

Vos objectifs ne devraient pas rester gravés dans la roche. Les quotas existent pour une bonne raison, mais il y a toujours une part d'imprévu.

Regardez les choses de cette façon : si la destination est le revenu généré, les activités de vente représentent le cheminement. Et les challenges rencontrés sont les obstacles que vous rencontrez en cours de route :

• Analysez vos données historiques à la même période : il se peut que le problème ne soit que saisonnier
• Passez plus de temps sur d’autres activités, tels que les suivis par e-mail ou les appels à froid
• Mesurez vos résultats et comparez-les avec la période précédente

Prenez tout ceci comme une expérimentation : qu’arrivera-t-il au résultat X si nous passons plus de temps sur l’activité A au lieu de la B ? Gardez les expérimentations réussies et intégrez-les à votre processus de vente.

Faites parler les chiffres

Soutenez vos décisions avec des données afin de montrer que vos intentions sont bonnes. Cela montre que vos décisions sont alimentées par des faits, et non pas par une simple intuition.

Incitez à la proactivité

Cette astuce va un peu à l’encontre de la règle qui dit que vous devriez « uniquement partager les informations nécessaires ». Mais communiquer des chiffres et autres données générales sur l’entreprise a ses avantages.

Certains commerciaux sont très performants car ils cherchent à améliorer leur performance en permanence. Cela les pousse souvent à expérimenter et essayer de nouvelles choses.

Partager des métriques générales leur offre une vue panoramique de l’entreprise. Autorisez-les à utiliser ces données afin de générer de nouvelles idées sur les façons dont ils pourraient rendre leur travail plus simple et efficace.

Laissez-les avoir un impact sur l’entreprise et avancer dans leur carrière : c’est ce que les grands leaders font.

À vous…

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour créer des tableaux de bord commerciaux qui motivent vos équipes et qui permettent d’obtenir des résultats.

Une fois que vous avez mis ce guide en pratique, vous devriez avoir des processus et méthodes de travail efficaces en place qui vous permettront de peaufiner vos activités et générer de meilleurs résultats.