Créer un tableau de bord commercial : guide + modèle gratuit

Dans un environnement commercial de plus en plus compétitif, la capacité à suivre, analyser et optimiser votre performance commerciale est plus cruciale que jamais. Un tableau de bord commercial bien conçu peut vous fournir des données précieuses qui facilitent la prise de décisions stratégiques.

Voyons sans plus tarder de quelle façon vous pouvez mettre en place un tableau de bord commercial efficace et adapté aux besoins de votre entreprise, et comment le faire adopter par votre équipe commerciale.

Qu'est-ce qu'un tableau de bord commercial ?

Un tableau de bord commercial est un outil de visualisation de données qui regroupe l’ensemble de vos indicateurs clés de performance (KPI) et métriques essentielles. Il permet de suivre en temps réel l'évolution des ventes, de calculer votre indice de vente, ainsi que d’évaluer les performances des membres de votre équipe. Vous pouvez ainsi prendre vos décisions commerciales plus facilement.

Les 4 éléments clés d’un tableau de bord commercial efficace

Pour qu’il vous aide à prendre des décisions commerciales éclairées, votre tableau de bord commercial doit communiquer les informations les plus importantes, sans que vous ayez besoin de les chercher.

Les tableaux de bord utiles partagent les points suivants :

• Ils racontent une histoire et permettent de répondre aux questions que vous ou votre équipe vous posez.

• Leurs données commerciales sont organisées de façon claire afin que vos équipes puissent s’en servir et éviter la confusion.

• Ils se concentrent sur l’essentiel et ne détournent pas votre équipe de ses priorités.

Avec ces principes en tête, voyons sans attendre les quatre éléments clés à inclure dans vos dashboards commerciaux afin de maximiser leur efficacité.

1. Harmonisez vos tableaux de bord

Chaque tableau de bord influencera les décisions et actions de vos commerciaux. Il est par conséquent essentiel de maintenir un certain niveau de cohérence sur la façon dont l’ensemble de vos tableaux de bord ventes sont présentés, et ce pour éviter toute confusion.

Cela inclut notamment :

• Les termes utilisés : n’utilisez pas différents noms pour la même métrique

• Les icônes et éléments visuels : lorsque des éléments visuels sont utilisés (comme des emojis), assurez-vous qu’ils communiquent la même chose parmi tous vos tableaux de bord

• Les dates : assurez-vous que les heures et les dates suivent le même format pour éviter par exemple que vos équipes ne confondent les mois et les semaines

• Les couleurs : utilisez un thème cohérent et limitez-vous à trois couleurs sur vos tableaux de bord pour éviter le « bruit graphique »

2. Allez à l’essentiel

Faites une sélection stricte des métriques qui apparaissent dans votre tableau de bord. Il est généralement recommandé d'afficher entre 6 et 10 métriques clés. Cela permet de fournir une vue d'ensemble claire et concise, sans submerger vos commerciaux d'informations peu utiles.

Dans l’exemple ci-dessous, 10 métriques sont représentées. Cette approche permet d’économiser de l’espace, tout en créant des tableaux de bord riches et interactifs.

3. Utilisez une mise en page logique

La façon dont vous structurez votre dashboard est importante pour améliorer la visibilité des informations prioritaires.

Voici les bonnes pratiques à suivre :

1. Faites apparaître vos métriques principales en premier. Cela inclut les revenus générés, le nombre d’opportunités actives, le taux de conversion, le taux de transformation client ou encore le panier moyen.

2. Placez les métriques qui se rapportent aux activités au milieu (nombre d’emails envoyés, nombre d’appels passés).

3. Placez les métriques très spécifiques en bas (par exemple, le temps de réponse des leads).

Gardez la même structure dans tous vos tableaux de bord commerciaux afin d’éviter que vos équipes ne perdent du temps à trouver les métriques dont elles ont besoin.

4. Utilisez des graphiques adaptés à vos métriques

Certains types de graphiques sont plus adaptés à certaines métriques. L’utilisation du bon type de graphique permet à vos données d’être compréhensibles et de faire ressortir les informations importantes.

Les graphiques linéaires vous permettent de visualiser les tendances et de comparer les métriques entre elles sur période précise.

• Les diagrammes circulaires permettent de communiquer efficacement la part ou le pourcentage de chaque valeur pour une métrique donnée.

Exemple : le chiffre d’affaires généré par chaque commercial.

• Les diagrammes en barres permettent de comparer une métrique à travers plusieurs catégories. Ces diagrammes sont souvent utilisés pour comparer plusieurs périodes précises (années, trimestres ou mois) comme le montre l’exemple ci-dessous.

• Les tableaux croisés dynamiques (TCD) sont parfaits pour afficher la valeur absolue de vos indicateurs de performance (revenu généré, quantité de deals remportés, taux de conversion des leads, etc.) par catégorie.

• Les indicateurs de jauge. Ils fournissent un aperçu instantané de la performance d’une métrique spécifique (exemple : le nombre de ventes par rapport au quota mensuel).

Comment créer un tableau de bord commercial ?

La création d’un tableau de bord commercial efficace n'est pas compliquée. Toutefois, il est important de respecter quelques bonnes pratiques pour en tirer le plein potentiel.

Étape 1 : identifier les KPI et mesures principales

Pour créer un tableau de bord qui sera utile à votre équipe commerciale, vous devez tout d’abord définir les KPIs et indicateurs commerciaux importants à inclure.

Vous pouvez vous poser les questions suivantes pour identifier les métriques à suivre :

• Quels sont mes objectifs commerciaux ?

• Quels sont mes objectifs basés sur les activités ?

• Quelles métriques contribuent à améliorer la prise de décision de mes responsables commerciaux ?

• Quelles métriques me permettent de savoir où j’en suis dans l’atteinte de mes objectifs ?

Étape 2 : mesurer les performances sans perdre de vue les résultats

Il est crucial de mesurer vos performances à court terme en visualisant la façon dont elles contribuent aux objectifs plus larges de l'entreprise, comme la croissance des ventes ou l’amélioration de la rentabilité.

Pour ce faire, vous devez mesurer vos KPIs en les mettant en contexte avec les objectifs stratégiques de l'entreprise, pour en faire ressortir des insights pertinents et exploitables. En intégrant des KPIs qui couvrent chaque aspect de votre activité commerciale (ventes, satisfaction client, coûts, etc.), vous pourrez mieux suivre l'évolution des performances et agir en conséquence si la trajectoire n’est pas la bonne.

En offrant aux commerciaux un moyen d'identifier rapidement les tendances et problèmes potentiels, le tableau de bord permet de :

• Prendre des décisions stratégiques basées sur les données

• Allouer efficacement les ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs

• Prioriser les activités commerciales

• Ajuster leur stratégie en temps réel

Étape 3 : affiner le tableau de bord au fil du temps

Votre entreprise et ses objectifs sont amenés à évoluer. En tant qu'outil de reporting commercial, une mise à jour continue du tableau de bord commercial est essentielle pour maintenir sa pertinence et son utilité au fil du temps. Votre tableau doit être régulièrement réévalué et ajusté pour refléter les nouvelles priorités, ainsi que les potentiels changements apportés à votre organisation et votre environnement commercial.

Pour affiner votre tableau de bord au fil du temps, vous pouvez :

• Procéder à des analyses régulières des données collectées (les KPI mesurés sont-ils toujours pertinents ?)

• Supprimer les métriques obsolètes ou moins pertinentes à cause de changements en matière de priorités, d’organisation ou d’objectifs commerciaux.

• Ajouter de nouveaux KPI adaptés aux nouveaux besoins de votre entreprise

N’oubliez pas que le but d’un tableau de bord est d’offrir une vision plus claire des performances de l'entreprise et d’aider dans vos prises de décisions. En ajustant continuellement les mesures que vous traquez, votre tableau de bord continue de remplir son rôle principal : être un outil qui s’adapte à la croissance de l’entreprise et qui répond aux interrogations de votre équipe.

Faire adopter votre tableau de bord commercial par vos équipes

L’adoption de nouvelles habitudes de travail n’est pas toujours une mince affaire. Un tableau de bord, aussi bien conçu soit-il, ne peut remplir son rôle que si vos commerciaux comprennent son importance et l'intègrent dans leur travail au quotidien.
Voyons de quelle façon vous pouvez inciter vos équipes à adopter votre tableau de bord, grâce à quelques techniques éprouvées de management commercial.

Formation et sensibilisation

La première chose à faire est d’organiser une ou plusieurs sessions de formation dans lesquelles vous expliquerez en détail l'utilité du tableau de bord et son fonctionnement à votre équipe.

Lors de cette session, il est crucial d’expliquer clairement comment son adoption peut faciliter le travail de vos commerciaux. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe comprenne comment accéder aux données et les interpréter correctement.

Démontrer les avantages concrets du tableau

Expliquer les différentes métriques et les potentiels bénéfices que le tableau de bord peut apporter à votre équipe est une bonne chose, mais rien ne vaut des exemples concrets. Les commerciaux doivent comprendre comment cet outil peut améliorer leur travail quotidien et contribuer à l'atteinte des objectifs généraux de l'entreprise.

Pour ce faire, vous pouvez partager des études de cas internes ou d’autres entreprises opérant dans le même secteur. Par exemple, le tableau a pu mettre en évidence une corrélation entre le chiffre d’affaires généré et le nombre d’emails envoyés. L'équipe commerciale a alors ajusté sa stratégie d'emailing, ce qui a entraîné une augmentation des revenus de l'entreprise.

Impliquez vos commerciaux dans le développement du tableau

Impliquer votre équipe dans le développement du tableau de bord commercial permet de garantir qu’il réponde bien aux besoins de vos commerciaux.

Cette approche permet de créer un dashboard à la fois fonctionnel et pertinent. Vous pouvez y parvenir en suivant ces étapes :

1. Organisez des réunions avec les membres de l'équipe pour comprendre leurs besoins et les défis qu'ils rencontrent

2. Créez un ou plusieurs prototypes du tableau de bord et recueillez les retours de l’équipe

3. Une fois que vous pensez avoir la version finale, mettez en place des phases de test pendant lesquelles les membres de l’équipe peuvent essayer le tableau de bord dans des conditions réelles

4. À l’issue de cette période d’essai, vous devriez obtenir la version finale du tableau de bord

5. N’oubliez pas de mettre en place des mécanismes de feedback réguliers afin de s’assurer que le tableau de bord puisse évoluer en fonction des besoins changeants de l'équipe

Montrez-vous disponible pour votre équipe

Le soutien continu de vos commerciaux est essentiel pour garantir l'adoption réussie et durable d'un tableau de bord commercial. Pour cela, vous devez être disponible afin que les membres de votre équipe puissent venir vers vous en cas de question.

Selon les expériences passées de chacun, il se peut que certaines métriques qui vous paraissent évidentes ne soient pas immédiatement claires pour certains commerciaux. Il est donc essentiel d’être pédagogue et patient pour instaurer un climat de confiance au sein de l’équipe

Mettez en avant vos accomplissements

Il n’y a pas de petite victoire. Même si votre tableau de bord vous sert avant tout à prendre des décisions rapides plus éclairées, il peut également être une source de motivation pour vos équipes.

Le tableau peut être utilisé pour relever les performances exceptionnelles des membres de votre équipe comme :

• Les activités commerciales qui ont permis d’excéder les quotas

• La croissance des résultats commerciaux sur une période donnée (hausse du chiffre d'affaires généré ou du nombre d’affaires remportées par exemple)

• L’amélioration des performances individuelles

Pour conclure

Le tableau de bord commercial est un outil indispensable qui permet de savoir d’un coup d'œil où l’on se trouve dans l’atteinte des objectifs commerciaux, ce qui facilite en retour la prise de décisions et la gestion commerciale. En intégrant des KPI pertinents et en vous assurant que le tableau de bord réponde bien aux besoins réels de votre entreprise, vous pouvez identifier rapidement de nouvelles opportunités commerciales et réagir de manière proactive aux défis qui se présentent à vous.

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