Sales Dashboard: Team-Performance messen (+ kostenlose Excel-Vorlage)

Als Sales Manager fragen Sie sich vielleicht, was Sie mit den ganzen Daten in Ihrem CRM (Customer Relationship Management) machen sollen.

Wie verbessern Sie damit Ihre Ergebnisse? Und wie können Sie Ihre Teams motivieren?

In diesem ultimativen Leitfaden für Vertriebs-Dashboards erfahren Sie genau, wie Sie mit Vertriebsdaten Ihre Quoten erreichen, Ihr Sales-Team zu äußerster Produktivität anleiten und Ihr gesamtes Unternehmen informiert halten.

Was sind Sales Dashboards?

Sales Dashboards sind grafische Benutzeroberflächen, die Ihre Vertriebs-Daten visualisieren. Sie helfen bei der Messung von Schlüsselkennzahlen (KPIs), der Leistung einzelner Teammitglieder und der Vertriebsaktivitäten, indem sie Daten aus verschiedenen Quellen sammeln und in einem Dashboard anzeigen. Das Ziel ist es, aus dem Dashboard Erkenntnisse zu gewinnen und datengetriebene Entscheidungen treffen zu können.

Kundenbetreuer und Vertriebsmitarbeitende (SDRs) nutzen Sales Dashboards zum Messen von Aktivitäten und für die Erfüllung ihrer Quoten.

Vertriebsmanagement-Dashboards zeigen Ihnen darüber hinaus, wie gut Ihre Teams arbeiten, indem sie Metriken, Aktivitäten und Leistungsindikatoren (KPIs) verfolgen.

Als Vertriebsleiter ist es Ihre Aufgabe, Ihr Team mit den richtigen Werkzeugen auszustatten und die wichtigsten Kennzahlen zu kennen. Wie Deren Rosenfeld, Marketing Direktor bei SimilarTech, sagt:

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie KPIs im Vertrieb messen können, wie Sie Daten sammeln und welches Tool Sie für die Erstellung informativer Dashboards und Vertriebsberichte benötigen (wir haben sogar sieben Excel-Verkaufs-Dashboards beigefügt, mit denen Sie Ihre neuen Fähigkeiten ausprobieren können).

Dashboard Sales: Die Identifizierung Ihrer wichtigsten Messgrößen und Vertriebs-KPIs

Um ein Dashboard zu erstellen, brauchen Sie Metriken.

Und für Klarheit darüber, welche Metriken Sie messen sollten, brauchen Sie klar definierte Ziele.

True-North-Metriken sind Messwerte, die das Verständnis aller Sales Reps für die Zielrichtung ihrer Arbeit schärfen. Sie konzentrieren sich auf diejenigen Zahlen, die zum Erfolg hinsichtlich ihrer Verkaufsziele führen.

Sie können für jede Phase des Verkaufszyklus eine eigene True-North-Kennzahl verwenden. Die folgende Illustration von Tivoli Partners skizziert perfekt die Phasen des Kundenlebenszyklus sowie das jeweils erforderliche Maß an Engagement in der einzelnen Zeitspanne:

Obwohl der Sales Cycle die gesamte Kundenreise abdeckt, zeigt er gleichzeitig perfekt, wie verschiedene Ziele in den unterschiedlichen Phasen des Kundenerlebnisses aufeinander abgestimmt werden können.

Um Ihre True-North-Metriken zu finden, überlegen Sie sich, welche Daten Ihre Verkaufsziele am besten abbilden.

Der Umsatz ist oft das naheliegendste. Denn das Neugeschäft entspricht Geschäftswachstum, richtig?

Das macht zwar Sinn, ist aber nicht immer der am besten umsetzbare Vertriebsindikator. Die Konzentration auf andere Metriken kann, je nach Ticketumfang und Komplexität Ihres Angebots, durchaus eine größere Wirkung haben.

Diese anderen Metriken können beispielsweise sein:

• Abgeschlossene Deals. Wie viele Neukunden gewinnen Sie Monat für Monat?

• Durchschnittlicher Auftragswert. Wie hoch ist der durchschnittliche Auftragswert eines neuen Deals?

• Opportunitätsgewinnquote. Wie ist das Verhältnis von gewonnenen und verlorenen Deals?

Nachdem Sie Ihre True-North-Metriken definiert haben, sollten Sie nun die KPIs aussuchen, anhand derer Ihre Teams sich messen lassen sollen.

Was bedeutet KPI speziell im Vertrieb? Sales-KPIs sind Kennzahlen, die Aufschluss über die Effektivität Ihres Teams bei der Erreichung der Firmenziele geben.

Typischerweise werden sie in zwei verschiedene Kategorien unterteilt:

1. Ergebnisorientiert

2. Aktivitätsbasiert

Sales-Performance und Sales-KPI-Dashboard: Messung der Vertriebsleistung mit ergebnisbasierten KPIs

Ergebnisbasierte Leistungskennzahlen konzentrieren sich auf die Ergebnisse von Vertriebsaktivitäten.

Sie messen die Gesamtleistung Ihres Sales-Teams auf der Grundlage der erzielten Resultate.

Die wichtigsten Leistungskennzahlen variieren je nach Stellenbezeichnung und Zielen. Für Vertriebsleiter gehören in der Regel folgende zu den wichtigsten zu messenden KPIs:

• Anzahl der Deals in der Pipeline. Wieviele Deals werden momentan von Ihrem Team bearbeitet?

• Gewinnquote. Wie hoch ist der Prozentsatz erfolgreicher Abschlüsse im Vergleich zu verlorenen?

• Durchschnittlicher Geschäftsumfang. Wieviel Umsatz bringt ein neuer Deal durchschnittlich?

• Durchschnittliche Zeit bis zum Abschluss. Wie lange dauert es in der Regel, bis ein Geschäft abgeschlossen ist?

• Umsatzerlöse. Gesamtumsatz, der in einem bestimmten Zeitraum erzielt wird. Besser als die Gewinnspanne, da er eine positive Verkaufsleistung anzeigen kann, auch wenn das Umsatzwachstum unter dem Strich stagniert.

• Genauigkeit der Verkaufsprognose. Verkaufsprognosen sind keine exakte Wissenschaft. Dennoch sind Sales-Forecasts entscheidend wichtig, wenn es darum geht, Umsätze vorherzusagen und zu messen, wie nah Ihre Teams an diese herankommen. Hilfreich sind Verkaufsprognosen auch beim Erkennen und beim Sortieren von Verkaufschancen nach Wichtigkeit (zum Beispiel durch die Vorhersage, welche die höchste Abschlusswahrscheinlichkeit haben). Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen.

• Reaktionszeit auf Leads. Wie lange dauert es, bis die Mitarbeitenden neue Anfragen und Leads beantworten?

• Follow-up-Quote. Wie hartnäckig ist Ihr Sales-Team? Messen Sie die Follow-up-Aktivitäten, um Ihre durchschnittliche Abschlussquote zu optimieren.

Auch Ihr Team sollte über eine Reihe eigener Kennzahlen verfügen.

Dashboards tragen dazu bei, die Arbeitsmoral des Teams zu verbessern und führen zu produktiveren Sales-Meetings. Zu den teambasierten Verkaufsmetriken gehören:

• Reaktionszeit auf Leads. Siehe oben. Die Teams müssen wissen, wie schnell sie auf neue Chancen reagieren müssen.

• Reine Verkaufszeit. Misst die Effizienz Ihres Teams. Nutzen Sie dies, um Engpässe und Lücken in Ihrem Verkaufsprozess zu finden.

• Gewinnquote. Jeder sollte die durchschnittliche Gewinnquote im Team kennen.

• Abdeckung der Vertriebspipeline (SPC). Wie voll ist Ihre Vertriebspipeline im Vergleich zu Ihrer Quote?

• Generierte Leads. Wie viele Leads hat Ihr Team in einem bestimmten Zeitraum generiert/zugewiesen bekommen? Wie viele davon sind qualifizierte gegenüber unqualifizierten Leads?

• Abschlüsse. Wie hoch ist die Conversion Rate der Leads, wie viele wurden zu Neukunden?

Nicht zuletzt müssen Account Executives und SDRs ihre eigenen, ergebnisbasierten Metriken täglich und wöchentlich messen. Dazu gehören:

• Umsatzziel. Wie hoch ist ihre Quote und wie nah kommen sie dem Ziel?

• Verkaufschancen. Enthält Einzelheiten über die Anzahl der aktuell bestehenden Gelegenheiten.

• Verkäufe bis heute. Vergleicht die Anzahl der generierten Verkäufe mit vorigen Daten.

Die von Ihnen gewählten KPIs hängen von der Struktur Ihrer Vertriebsorganisation ab. Später werden wir über die Vorteile sprechen, die sich ergeben, wenn Sie Ihren Sales Reps Zugang zu Ihren Managerzahlen gewähren.

Effektivitätsmessung mit aktivitätsbasierten KPIs

Jetzt wissen Sie also, welchen Beitrag Ihre Vertriebsteams zum Unternehmen als Ganzes leisten.

Nun ist es an der Zeit herauszufinden, wie sie das tun.

Aktivitätsbasierte Sales Metrics umfassen:

• Reaktionszeit auf Leads. Auch hier gilt: Wie schnell Ihr Team auf neue Chancen reagiert, ist ein Indikator für Produktivität und Handeln.

• Versendete E-Mails. Wie gut ist Ihr Team in der Kontaktaufnahme, sowohl bei warmen als auch bei kalten Leads?

• Getätigte Anrufe. Führen Ihre Vertriebsmitarbeiter im Laufe des Tages genügend Anrufe durch?

• Nachfassen. Wie viele Follow-up-E-Mails und Anrufe führen Ihre Teams durch?

Mit aktivitätsbasierten Metriken können Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage der Sales Activities verfeinern, die Ihrem Team dabei helfen, seine Quote zu erreichen.

Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass ein Rückgang der getätigten Geschäftsabschlüsse mit einer geringeren Nachverfolgungsquote korreliert. Solche Erkenntnisse helfen Ihnen bei der Problemlösung und Optimierung von Folgeaktivitäten.

Aber auch wenn Ihnen aktivitätsbasierte Kennzahlen helfen, Ihre Gesamtprozesse zu verbessern, sollten Sie Quantität nicht mit Qualität verwechseln.

Mehr Leads sind nicht grundsätzlich gleichbedeutend mit besseren Leads. Bevor Sie die Aktivitäten erhöhen oder neu zuordnen, sollten Sie die Leads in Ihrer Pipeline qualifizieren. Finden Sie heraus, ob Sie Gespräche mit den richtigen Personen führen. Neue Leads, die in den Verkaufstrichter gelangen, sind zwar spannend, aber eine wirkungsvolle Lead-Qualifizierung ist der beste Weg, um Zeitverschwendung zu vermeiden.

Zusammenführung Ihrer Daten

Sobald Sie wissen, welche Metriken Sie und Ihre Teams überwachen sollten, besteht der nächste Schritt darin, die entsprechenden Daten auf Ihren Dashboards zu sammeln.

Dieser Vorgang erfordert eine gewisse Überwachung. Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen mehrere Plattformen für verschiedene Aufgaben. Einige sind vielleicht integriert, während andere in Silos untergebracht sind.

Bevor Sie all diese Vertriebsdaten an einem Ort zusammenführen können, müssen Sie herausfinden, wo sie gespeichert sind. Dazu müssen Sie die gesamte Informationskette von oben, unten und diagonal, durchgehen:

• Die Informationskette hinauf. Welche Daten werden in der Chefetage verwendet, erstellt und gesammelt?

• Nach unten in der Kette. Welche eigenständigen Tools werden von Ihren Vertretern zur Unterstützung ihrer Aktivitäten verwendet?

• Über die gesamte Kette hinweg. Wie sammelt das Marketing Lead-Informationen, und was macht es damit?

Anstatt herumzulaufen und zu versuchen, Informationen von unterschiedlichen Teams und Abteilungen zu bekommen, sollten Sie Workshops veranstalten, in denen Sie vermitteln, was Sie von den einzelnen Interessengruppen benötigen. Möglicherweise kann dieses drei separate Sitzungen erfordern:

1. Organisationsweite Workshops, um Marketing, Vertrieb und leitende Entscheidungsträger zusammenzubringen.

2. Teamworkshops, in denen Sie herausfinden, welche Werkzeuge und eigenständige Prozesse Ihre Sales Reps verwenden.

3. Folgeworkshops, in denen Sie über Ihre Erkenntnisse berichten und einen Ausblick auf die nächsten Schritte geben.

Stellen Sie bei der Durchführung Ihrer ersten Workshops sicher, dass jeder versteht, was Sie erreichen wollen.

So können Sie Ihre Ziele klar und verständlich formulieren:

Wenn Sie die Auswirkungen auf das Umsatzwachstum einfließen lassen, stimmt der Vorstand mutmaßlich recht schnell zu.

Erläutern Sie während des Workshops, was das letztendliche Ziel ist und was Sie von den einzelnen Interessenvertretern erwarten. Halten Sie sich an folgende Struktur:

1. Stellen Sie vor, was Sie erreichen wollen und wofür die Daten verwendet werden sollen (Sales Dashboards). Erklären Sie, warum sie wichtig sind. Beziehen Sie sich auf diesen Leitfaden und machen Sie Anleihen, wenn es Ihnen hilfreich erscheint.

2. Nennen Sie Beispiele für Systeme, die Vertriebsdaten enthalten. Sprechen Sie beispielsweise über CRM-Plattformen, Marketing-Automatisierungssysteme und Business-Intelligence.

Geben Sie jedem eine Checkliste, die die nächsten Schritte enthält. Ermutigen Sie die Teilnehmenden, selbst die Informationskette Ihrer eigenen Teams und Abteilungen in alle Richtungen durchzugehen. Stellen Sie dafür eine Vorlage zur Verfügung (vorzugsweise im Tabellenformat), die sie ausfüllen und Ihnen zuschicken können. Fügen Sie Spalten wie Name, Website, Kontaktfelder (zum Beispiel Vorname und Funktion) sowie die Systeme ein, in die sie integriert sind:

Im Folgenden finden Sie eine Liste der zu prüfenden Plattformen und Systeme:

• CRM

• Tabellenkalkulationen

• Business-Intelligence

• Marketing-Automatisierung

• Software für die Kundenbetreuung

• Tools für die E-Mail-Erreichbarkeit

• Chatbots und Nachrichtenübermittlung

• Software für die Angebotserstellung

• Nachverfolgung und Analytik

• Projektmanagement-Software

• Plattformen für Vertriebsinformationen

Sobald Sie die Quellen all Ihrer Vertriebsdaten erfasst haben, ist es an der Zeit, diese zusammenzuführen.

Die Auswahl der Dashboard-Plattform

Die besten Dashboard-Plattformen zeichnen sich dadurch aus, dass sie zwei Dinge besonders gut können:

1. Sie visualisieren Daten auf eine klare und ansprechende Weise.

2. Sie führen mehrere Datenquellen für Sie zusammen.

Bevor wir auf die Grundsätze der Dashboard-Gestaltung eingehen, sollten wir uns bestimmte Dashboard-Software-Möglichkeiten ansehen:

Dashboard-Tool Nr. 1: Geckoboard

Geckoboard ist eine der führenden KPI-Dashboard-Plattformen. Sie lässt sich in die meisten großen Datenquellen integrieren und bietet darüber hinaus eine Integration mit Zapier, um keine Quelle auszulassen.

Ursprünglich für Fernsehbildschirme entwickelt, eignet sich Geckoboard perfekt, um Teams auf dem gleichen Stand zu halten. Zu den bemerkenswerten Funktionen gehören:

• Drag-and-drop-Oberflächenerstellung

• Erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit

• Dynamischer und flexibler Import von Tabellenkalkulationen

Dashboard-Tool Nr. 2: UnifiedVU

Das Produkt von UnifiedVU konzentriert sich darauf, Daten aus verschiedenen isolierten Quellen zusammenzuführen. Dies ist ideal, um verschiedene Formen von Kundendaten an einem Ort zu sammeln:

Wie Sie sehen, erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Interaktionen Ihres Unternehmens mit jedem Lead, Kunden und jeder Verkaufschance.

Dashboard-Tool Nr. 3: Plecto

Das visuelle Dashboard von Plecto ist auf das Management und die Motivation von Teammitgliedern ausgerichtet.

Nutzen Sie die Plattform, um sich auf einzelne KPI-Kategorien zu konzentrieren.

Zusätzlich zu den Standard-Dashboard-Funktionen bietet Plecto auch einige coole Gamification-Features. Und so sieht das in der Praxis aus:

Wie Sie sehen, können Sie die Fortschritte jeder einzelnen Person vertriebsübergreifend verfolgen, aber auch die in die Vertriebsorganisation eingebundenen Teams.

Nutzen Sie diese Funktion des Sales-Leaderboards, um einen gesunden Wettbewerb zu entfachen und die Teams zu belohnen, die ihre Quote als erste erfüllen.

Wie Sie ansprechende Vertriebs-Dashboards entwerfen

Nachdem Sie sich für das richtige Sales-Dashboard-Tool entschieden haben, ist es an der Zeit, Ihre Dashboards zu gestalten.

Designkenntnisse brauchen Sie auf Dashboard-Plattformen übrigens nicht.

Wichtig ist, dass Sie bei der Erstellung Ihrer Vertriebsdashboards auf Klarheit achten.

Dashboards sollen in kürzester Zeit Einblicke vermitteln.

Klare, verständliche Dashboards verfügen über bestimmte Eigenschaften:

• Sie erzählen eine Geschichte. Ihr Ziel ist es, durch Einsichten Fragen zu beantworten.

• Sie vereinfachen komplexe Gedankengebäude. Große Mengen von Daten können zu Verwirrung führen. Organisieren Sie die richtigen Daten auf eine klare Art und Weise, sodass Ihre Teams wissen, worauf sie reagieren sollten.

• Sie konzentrieren sich auf das Wesentliche. Die KPIs, die für Sales Manager, Vertriebsmitarbeitende und Kundenbetreuer überwacht werden, sind unterschiedlich. Sorgen Sie deshalb dafür, dass jeder nur das sieht, was er für seine Arbeit braucht, anstatt ihr Team mit unnötigen Informationen zu überfrachten.

Mit diesen Grundlagen im Hinterkopf schauen wir uns nun einige nützliche Designprinzipien für Dashboards an:

1. Einheitlichkeit ist entscheidend

Jedes Dashboard leitet Ihre Vertriebskräfte auf einen bestimmten Weg. Und diese Wege münden in Gewohnheiten.

Ein gewisses Maß an Konsistenz bei der Darstellung und dem Zugriff auf Ihre Dashboards sollten Sie deshalb einhalten.

• Benennungsstrukturen. Die Art, wie Sie Metriken, Einheiten und KPIs benennen, sollte in allen Dashboards einheitlich sein. Verwenden Sie keine unterschiedlichen Namen für dieselbe Kennzahl oder denselben KPI.

• Icons und visuelle Anhaltspunkte. Achten Sie bei der Verwendung von Symbolen und anderen Bildern darauf, dass diese eine über alle Dashboards hinweg einheitliche Bedeutung haben. Die Verwendung des Dollarzeichen-Emojis zur Visualisierung des Umsatzes beispielsweise mag für Ihr Sales-Team funktionieren, aber findet es auch Anklang in einer Vorstandssitzung?

• Datumsangaben und andere textbasierte Formate. Geben Sie Zeiten und Daten in einem universellen Format an, beispielsweise 22.01.2022 gegenüber 22. Januar 22.

• Farben. Verwenden Sie ein einheitliches Farbschema. Wählen Sie idealerweise nicht mehr als drei Farben für alle Ihre Dashboards. Mehr Farben erzeugen mehr visuelles Rauschen.

Verschiedene Dashboard-Plattformen bieten wenig Flexibilität bei diesen Designelementen, sodass die Konsistenz vereinfacht wird. Mehr Flexibilität birgt gleichzeitig das Risiko für mehr Missverständnisse. Lassen Sie also Vorsicht walten, wenn Sie einen ganz neuen Entwurf angehen.

2. Setzen Sie auf Minimalismus

Seien Sie wählerisch bei der Auswahl Ihrer Dashboard-Metriken.

Als Faustregel gilt, dass nicht mehr als sechs bis zehn Datenpunkte aufgenommen werden sollten.

Das SaaS-Dashboard unten beschränkt sich auf die zehn wichtigsten Business-Metriken:

3. Verwenden Sie ein logisches Layout

Für die Gruppierung von Metriken empfiehlt sich eine logische Ordnung.

Wir empfehlen Ihnen folgende Struktur, damit Ihre Dashboards ihre Zwecke vollumfänglich erfüllen:

1. Wichtige Einblicke gehören ganz nach oben. Dazu gehören der Umsatz, die Anzahl der aktiven Verkaufschancen sowie der durchschnittliche Auftragswert. Anders ausgedrückt: Ihre „True-North-Kennzahlen”.

2. Trendbasierte Daten finden Ihren Platz in der Mitte. Diese Zahlen können aktivitätsbasierte Metriken sein, wie die Anzahl neuer Geschäftsabschlüsse innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens, versandte E-Mails, getätigte Calls und dergleichen.

3. Granulare Metriken platzieren Sie im unteren Bereich. Spezielle KPIs wie die Lead-Reaktionszeit und Follow-up-Quote gehören nach unten.

Unabhängig davon, welches Modell Sie verwenden, achten Sie auf die Einheitlichkeit in allen Ihren Dashboards.

4. Die passende Visualisierung für jede Metrik

Ihre Methode der Visualisierung ist ebenso wichtig wie die Art und Weise, wie Sie Ihre Erkenntnisse ausbreiten. Aber was verstehen wir unter Visualisierung? Wir meinen das grafische Format, in dem die Daten dargestellt werden.

Tortendiagramme, auch “Pie charts” genannt, eignen sich zum Beispiel für die eine Kennzahl, während eine Pivot-Tabelle für eine andere klarer ist.

Lassen Sie uns die gängigsten Datenvisualisierungen durchgehen, die Sie für das Design Ihrer Dashboards verwenden können:

(Box: Download zum Status von Vertrieb und Marketing. Entdecken Sie aufschlussreiche Statistiken zum Erfolg von Vertrieb und Marketing.

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1. Liniendiagramme. Eine beliebte Wahl für die Visualisierung von Trends und den Vergleich mit anderen Metriken und Filtern (etwa Zeitrahmen).

2. Tortendiagramme. Sie geben schnellen Aufschluss über den “Anteil”, den jeder Einzelwert an der speziellen Kategorie oder Kennzahl hat (zum Beispiel, wie viele Verkaufschancen jeder Vertriebler aus der Gesamtanzahl generiert hat.

3. Balkendiagramme. Balkendiagramme stellen Vergleichsdaten dar, ähnlich wie Tortendiagramme, sind aber linear:

4. Pivot-Tabelle. Obwohl sie oft nicht besonders ansprechend aussehen, sind Pivot-Tabellen doch ungeschlagen, wenn es darum geht, exakte Zahlen kategorie- und werteübergreifend darzustellen.

5. Indikatoren. Sie bieten einen sofortigen Überblick über die Leistung einer bestimmten Kennzahl (etwa die Zahl der Abschlüsse gegenüber der Monatsquote).

Dashboard-Ansichten für Sales Manah, Vertriebsmitarbeitende und Kundenbetreuer

Wenn Sie Ihre Vertriebs-Dashboards erstellen, sollten Sie die Ansicht entsprechend dem beruflichen Zuschnitt des Betrachters anpassen. Vertriebsleiter und Kundenbetreuer beispielsweise, benötigen vor allem Inhalte, die sich auf ihre Rollen bei der Steuerung von KPIs beziehen.

Wenn Sie Inspiration suchen: Wir haben vier Dashboards aufgelistet, die Sie auf die von Ihnen gewählte Dashboard-Plattform für den Vertrieb anwenden können:

1. Gesamt-Vertriebsleistung (Vertriebsleiter)

Als Vertriebsleiter ist es Ihre Aufgabe, Ihr Team zu führen. Das ist jedoch nur möglich, wenn Sie wissen, wie gut die Team-Performance überhaupt ist:

Im Beispiel oben sehen Sie, wie gut Ihre Mitarbeiter arbeiten, wie viel Umsatz Sie generiert haben und wie viele Geschäfte sich in den einzelnen Phasen der Pipeline befinden.

Nutzen Sie dieses Dashboard, um sich auf die richtigen Aktivitäten zu konzentrieren und Ihr Team zu motivieren.

2. Täglicher Schnappschuss (Sales-Management)

Zusätzlich zur Team-Performance sollten Sie ein Dashboard haben, das Sie täglich mit einer Ansicht zu ergebnisbasierten Zahlen versorgt.

Wie Sie sehen, gibt Ihnen dieses Dashboard von InsightSquared einen genauen Überblick über den Fortschritt sowie darüber, wie nah Sie Ihren Zielen sind.

Sie können diese Ansicht als Motivationshilfe in Teambesprechungen verwenden und Ihrem Team damit verdeutlichen, welchen Einfluss jeder einzelne hat.

3. Produktivität des Vertriebs (Sales-Reps)

Ihre Vertriebsmitarbeitenden sollten ihren eigenen, täglichen Blick auf ihre Leistung haben. Wir oben dargelegt, sollten sie sowohl ergebnisorientierte als auch aktivitätsbasierte Metriken verfolgen:

Hier haben die Vertriebsmitarbeiter einen vollständigen Überblick über die Anzahl der von ihnen getätigten Geschäfte und den Gesamtwert aller.

Der Hauptunterschied zu den Vertriebsleiter-Dashboards besteht darin, dass sie sich auf die eigentlichen Vertriebsaktivitäten konzentrieren. Genau dieser Fokus ist es nämlich, der Vertrieblern tagesaktuell ihre Ergebnisse liefert.

4. Sales Dashboard für die Geschäftsleitung (C-Suite-Executives)

Und schließlich braucht die Geschäftsleitung einen vollständigen Überblick über die Leistung der Vertriebsorganisation und ihren Beitrag zum Geschäftsergebnis.

Das folgende Beispiel verdeutlicht, wie Sie Ihrem CEO Ihre monatlichen und vierteljährlichen Leistungen sowie Vergleiche und Prognosen mitteilen können:

Die oben aufgeführten Dashboard-Beispiele sind so konzipiert, dass die richtigen Leuten die richtigen KPIs zur Verfügung haben.

Während Ihre Vertriebskräfte Zugang zu aktivitätsbasierten Kennzahlen brauchen, damit sie ihre Fortschritte messen können, muss die Geschäftsleitung Beiträge zum Endergebnis sehen.

Konzentrieren Sie sich bei jedem Dashboard nur auf die Kennzahlen, die die Zielgruppe wirklich betreffen

Kostenlos für Sie: Excel Sales Dashboard Template

In diesem Leitfaden haben wir Ihnen einige anspruchsvolle Lösungen für Vertriebs-Dashboards vorgestellt.

Was aber, wenn Sie noch nicht bereit sind, in Dashboard-Software zu investieren?

Tabellenkalkulationen können ein guter Ausgangspunkt für Inhaber kleinerer Unternehmen sein, die ihren Vertrieb nachverfolgen möchten - von der Steuerung und Modellierung der Daten bis hin zu ihrer Visualisierung als Graphiken:

Für „Mikro-Vertriebsunternehmen” kann dies eine schnelle und einfache Lösung des CRM-Bedarfs sein (solange Sie sich an die Datenschutzgesetze in Ihrer Region halten). Allerdings kann die Menge der von Ihnen verwalteten Daten schnell außer Kontrolle geraten.

Wenn Sie es mit dem Wachstum Ihres Teams und Ihres Unternehmens ernst meinen,, sollten Sie eine CRM-Softwarelösung implementieren und Ihre Daten so bald wie möglich hochladen.

Die Verwendung einer Tabellenkalkulation ist zwar ein guter Anfang, muss aber auf die Dauer ersetzt werden. Aus diesem Grund haben wir eine kostenlose Excel-Dashboard-Vorlage erstellt, mit der Sie Ihre Verkäufe nachverfolgen und analysieren können.

Sales Dashboard Template: Nutzen Sie die Vorlage für Excel

Die Sales-Pipeline-Vorlage von Pipedrive bietet eine einfache Lösung für die Visualisierung Ihrer Sales-Pipeline in Excel. Dieses ist entscheidend wichtig, damit Sie die Verkaufschancen im Verkaufszyklus im Blick behalten. Nutzen Sie die Hebelwirkung des Sales-Dashboard-Beispiels, um Ihren Fortschritt im Auge zu behalten und Optimierungsmöglichkeiten zu erkennen.

Wenn Sie nicht vorhaben, das Wachstum Ihres Unternehmens auf ein Minimum zu beschränken, benötigen Sie irgendwann ein CRM.

Glauben Sie, dass Sie in zwei oder drei Jahren noch genauso viele Sales-Mitarbeiter haben wie heute? Wenn nicht, sollten Sie sich das Leben mit einer Vertriebssoftware erleichtern, die Ihnen hilft, Ihre Vertriebsziele zu erreichen.

Ein Excel-Verkaufsdashboard ist ein guter Anfang, aber wenn Sie ernsthaft verkaufen wollen, müssen Sie auf ein CRM umsteigen, bevor Sie den Kipppunkt erreichen. Je kleiner und einfacher Ihr Datensatz ist, desto reibungsloser gelingt der Übergang.

Wie Sie mit Dashboards Ihr Team motivieren

Die Verwaltung und Motivation Ihres Vertriebsteams ist einer der größten Vorteile des Vertriebs-Dashboards.

Im Folgenden stellen wir Ihnen fünf Möglichkeiten vor, wie Sie Ihre Dashboards nutzen können, damit Ihre Sales-Reps bessere Ergebnisse erzielen und damit ihre Karrieren vorantreiben.

1. Feiern Sie positive Zahlen

Wir haben bereits über die Verwendung von Dashboards zum Aufspüren von Schwachstellen im Vertriebsprozess gesprochen, Sie können Sie aber ebenso gut dazu nutzen, Positives hervorzuheben.

Rahul Alim von Custom Creatives sagt, dass Zahlen für sich selbst sprechen sollten:

Achten Sie bei der Überprüfung der Gesamtleistung Ihres Teams auf Dinge, die gefeiert werden sollten, wie beispielsweise:

• Vertriebsaktivitäten, die die Quote überschreiten

• Ergebnisverbesserungen im Vergleich zu einem früheren Zeitraum (Woche, Monat usw.)

• Leistungsverbesserungen einzelner Team-Mitglieder

Diese Erkenntnisse sind alle in Ihren Vertriebsleistungs-Dashboards ablesbar. Suchen Sie in Ihrer Vertriebsabteilung nach Bereichen, in denen es etwas zu feiern gibt, sowohl für den Einzelnen als auch für das Team.

2. Starten Sie einen Wettbewerb

Gamification ist eine Möglichkeit, eine wettbewerbsorientierte Atmosphäre in den Sales-Teams hervorzurufen.

Gehen Sie noch einen Schritt weiter und schaffen Sie Anreize für Verkaufswettbewerbe.

Hier sind ein paar kreative Ideen für den Anfang:

• Der Pitch-Faktor. Genau wie der X-Faktor, aber für Verkaufsgespräche. Jeder Vertriebsmitarbeitende reicht anonym seinen Sales-Pitch ein und der Rest des Teams stimmt darüber ab, welcher der Beste ist. Das funktioniert übrigens auch mit E-Mails und Skripten für die Kaltakquise.

• Snooze-Tasten. Loben Sie einen späten Start oder frühen Feierabend der Arbeitswoche für Ihre Sales-Reps aus. Gewähren Sie dem ersten Mitarbeiter, der seine Quote erfüllt, diese Vergünstigung.

• Leistungsbündnisse. Bringen Sie Ihre High-Performer mit Low-Performern zusammen und lassen Sie sie zusammenarbeiten. Ermutigen Sie sie, sich über neue Ideen auszutauschen. Das Duo mit den meisten neuen Verkäufen am Ende des Wettbewerbszeitraums ist Sieger.

Entwickeln Sie Ihre eigenen Ideen und nutzen Sie dabei psychologische Trigger. Versuchen Sie Wettbewerbsszenarien zu entwickeln, die die Teamarbeit und nicht eine Ellenbogenmentalität fördern.

3. Nutzen Sie Daten, um Hindernisse aus dem Weg zu räumen

Dashboards können Reibungsverluste, Löcher in der Pipeline und verbesserungsfähige Bereich aufzeigen. Wenn Sie derartige Probleme feststellen, sollten Sie schnell handeln. Die Beseitigung derartiger Schwierigkeiten trägt dazu bei, dass Sie Ihre Quote sicher erreichen.

Wenn das Erreichen des angestrebten Umsatzes Ihre Zielstellung ist, sind Vertriebsaktivitäten der Weg dorthin. Bestimmte Schwierigkeiten sind nicht ungewöhnlich.

Wenn Sie beispielsweise bemerken, dass die Antwortraten auf Ihre Sales-E-Mails signifikant gefallen sind, können Sie dieser Herausforderung folgendermaßen begegnen:

• Schauen Sie sich die Daten aus demselben Zeitraum früherer Jahre an. Möglicherweise liegt eine saisonale Reaktion vor.

• Verteilen Sie die Zeit auf andere Aktivitäten, beispielsweise Nachfassaktionen, Kaltakquise und sämtliche anderen Vertriebskanäle, die Sie nutzen.

• Messen Sie die Ergebnisse und vergleichen Sie sie mit vorhergehenden Zeitspannen.

Betrachten Sie diese Maßnahmen als Experimente. Wie verändert sich Ergebnis X, wenn wir Aktivität A statt Aktivität B durchführen? Implementieren Sie die erfolgreichen Experimente in Ihre zukünftigen Prozesse.

4. Schaffen Sie Transparenz durch Dateneinsatz

Es ist wichtig, dass Ihre Vertriebsmitarbeitenden jede Ihrer Entscheidungen mittragen. Ryan Harwood, CEO von PureWow, erklärt dazu:

Untermauern Sie Ihre Entscheidungen mit Daten und demonstrieren Sie, dass Sie die richtigen Absichten haben. Dieses Vorgehen macht deutlich, dass Sie sich bei Ihren Entscheidungen auf objektive Fakten stützen und nicht auf Ihr Bauchgefühl oder Ihr Anspruchsdenken.

5. Fördern Sie die Autonomie mit Zahlen „von oben”

Es ist von Vorteil, wenn Sie Ihren Vertriebskräften Ihre „Management-Zahlen” mitteilen.

Manche Sales-Mitarbeiter sind besonders leistungsfähig, weil sie den Wunsch haben, sich stetig zu verbessern. Das führt dazu, dass Neues ausprobiert und Experimente gemacht werden.

Durch das Teilen der Kennzahlen von höchster Ebene können Ihre Teammitglieder die Sachlage aus der 360-Grad-Perspektive betrachten. Geben Sie ihnen die Möglichkeit, diese Zahlen einzusetzen, um neue Ideen für die einfachere und effektivere Gestaltung ihrer eigenen Arbeit einzusetzen.

Abschließende Gedanken

Sie verfügen nun über alle notwendigen Informationen für die Erstellung von Vertriebs-Dashboards, die Ihr Team motivieren und Ergebnisse bringen.

Setzen Sie Ihre Informationen ein, um klare Prozesse zu entwickeln. Diese helfen Ihnen bei der Verfeinerung Ihrer Aktivitäten und bei der Verbesserung der Ergebnisse.

Wie schneiden die Sales Dashboards im Vergleich zu Ihren bestehenden Prozessen ab? Über Feedback freuen wir uns. Wie messen Sie derzeit die Leistung Ihres Teams? Wie wollen Sie das heute Gelernte nutzen? Teilen Sie Ihre Gedanken mit unserer unten verlinkten Community.