Sales-Team skalieren und effizienter machen: 5 Schritte zum Erfolg

Starkes Wachstum ist eine aufregende Phase für jeden Unternehmer, aber nachhaltiges Unternehmenswachstum erfordert die Entwicklung einer Skalierungsstrategie. Im Idealfall finden Sie einen Weg zur Skalierung des Vertriebs, der eine solide Grundlage für Ihren Business-Plan bietet.

In diesem Artikel geht es darum, wie Sie Ihr Unternehmen in fünf Schritten zu einem besseren, wachstumsorientierten Vertriebsprozess führen können. Erfahren Sie, wie Sie den Vertrieb skalieren, immer höhere Umsatzziele erreichen und gleichzeitig die Moral hochhalten können.

Kernbereiche für die Skalierung Ihres Sales-Teams

Wenn Sie dabei sind, Ihre Skalierungsstrategie auszuarbeiten, sollten Sie sich dabei vor allem auf fünf Kernbereiche konzentrieren:

1. Entwicklung eines wiederholbaren Vertriebsprozesses
2. Implementierung eines aktivitätsbasierten Modells
3. Die richtige technische Unterstützung
4. Transparentes Daten-Tracking und Sales-Controlling
5. Kundenorientierung

Im Folgenden gehen wir diese fünf Säulen Ihrer Skalierungsstrategie Stück für Stück durch.

1. Entwickeln Sie einen klaren, wiederholbaren Verkaufsprozess

Unabhängig davon, ob Sie ein Einzelunternehmer oder ein SaaS-Team sind, das wachsen möchte: Bevor Sie neue Vertriebsmitarbeiter einstellen, müssen Sie einen wiederholbaren Sales-Prozess etablieren.

Wenn Sie dagegen auf die Skizzierung eines Prozesses verzichten, werden Sie feststellen, dass die Fortschritte bei der Skalierung Ihrer Verkäufe nur schwer zu messen und zu tracken sind.

Darüber hinaus brauchen Sie genaue Daten, auf deren Grundlage Sie fundierte Entscheidungen treffen können. Denn wenn Ihnen nicht klar ist, was gut funktioniert und wo es hakt, können Sie nur raten, wie Sie Ihre Sales-Abteilung effizient einsetzen.

Um den Überblick zu behalten, benötigen Sie einen einfachen, strukturierten und wiederholbaren (Vertriebs-)Prozess, der jedem Sales-Mitarbeiter ein klares Verständnis davon verschafft, was er tun muss, um Erfolg zu haben.

Mandy Cole, vormals Vizepräsidentin des Vertriebs bei Zenefits, hat Verkaufsteams bei verschiedenen Unternehmen aufgebaut und skaliert – darunter LivingSocial, MyNewPlace, Main Street Hub, Stella & Dot und Citysearch. Ihrer Beobachtung nach stellen zu viele Firmen ein Sales Team ein und gehen direkt davon aus, dass die Team-Member schon selbst herausfinden, wie es geht. In einem Interview erklärt sie:

„Ein Verkaufsprozess hilft bei der Priorisierung von Verkaufschancen. Ein fehlender Prozess frustriert Ihre Sales-Mitarbeiter und verbrennt unnötig Energie.”

Ihr Sales-Prozess sollte so leicht zugänglich sein, dass neue Mitarbeitende der Sales-Abteilung direkt nach dem Onboarding in ihre Rolle hineinfinden und wissen, welche Aktivitäten Sie durchführen müssen, um einen Mehrwert zu schaffen und ihre Umsatzziele ohne Umwege zu erreichen.

Folgende vier Komponenten sollte jeder dokumentierte Vertriebsprozess enthalten:

• Ihre Verkaufskennzahlen (Sales KPIs)

• Klar definierte Phasen in Ihrer Pipeline

• Strukturierte Kriterien für die Leadqualifizierung, die auf Ihre Pipeline-Stufen abgestimmt sind

• Aktivitäten, die das Sales-Team in jeder Phase Ihrer Pipeline durchführen sollte

2. Wählen Sie ein aktivitätsbasiertes Modell

Für Sales-Manager in einem wachsenden Unternehmen sind Ergebnisse und Zahlen zwar wichtig, aber es ist nicht produktiv, sich allein auf sie zu verlassen.

Konzentrieren Sie sich daher auch auf die Faktoren, die Sie beeinflussen können und die eine Wirkung auf Ihre Ergebnisse haben: Die Aktivitäten Ihres Sales-Teams.

Optimieren Sie Ihren Verkaufsprozess, indem Sie den Aktivitäten-Flow so anpassen, dass Ihr Verkaufsteam den Umsatz kontinuierlich maximieren kann.

Es sollte Ihnen möglich sein, einen Sales-Rep direkt in ein aktivitätsbasiertes Verkaufsmodell einzubinden und fast sofort erste Ergebnisse zu erzielen. Ein tätigkeitsbasiertes Vertriebsmodell vermeidet zudem Unklarheiten über die Rolle der Vertriebler sowie die Art und Weise, wie das Sales-Team seine Aufgaben ausführen soll.

Im Folgenden erfahren Sie einige Gründe, warum die Philosophie des aktivitätsbasierten Vertriebs für wachstumsorientierte Unternehmen besonders geeignet ist:

Fokus

Wenn sich Sales-Mitarbeitende (vor allem Einsteiger) Sorgen um ihre Ziele machen, geraten sie oft in Panik und weichen dann von einem festgelegten Verkaufsprozess ab, um ihre Zahlen doch noch zu erreichen.

Aktivitätsbasiertes Verkaufen hingegen sorgt dafür, dass Vertriebsmitarbeiter sich auf ihre aktuellen Aufgaben konzentrieren, statt sich mit dem Druck zu beschäftigen, künftige, vierteljährliche Umsatzziele erreichen zu müssen.

Konsistenz

Wenn Sie den Vertrieb oder einen anderen Teil des Unternehmens vergrößern, kann es für Teamleiter schwierig sein, alle Teammitglieder in der Spur zu halten. Wenn jeder Sales-Mitarbeiter seinen eigenen, individuellen Prozess anwendet, wird es umso komplizierter, die Performance im ganzen Unternehmen laufend nachzuverfolgen und zu optimieren.

Wenn sich aber alle Vertriebler auf die gleichen Aktivitäten konzentrieren, können Sie Ihren Vertriebsprozess problemlos messen und auswerten, während Ihre Firma expandiert. Auch die engmaschige Überprüfung neuer Vertriebsmitarbeiter wird dadurch deutlich erleichtert.

Management

Wenn die neuesten Mitglieder Ihres Sales-Teams ihre Aktivitäten erfolgreich durchführen, wissen Sie, dass der Prozess skalierbar ist. Wenn nicht, können Sie dadurch fehlerhafte Bereiche Ihres Sales-Prozesses identifizieren.

Wenn dagegen nur ein einzelner Vertriebler Probleme hat, liegt es wahrscheinlich nicht an Ihrem Prozess. Sie können Ihrem Mitarbeitenden in diesem Fall durch Vertriebsschulungen, Mentoring oder mit einem speziellen Plan zur Leistungsverbesserung helfen.

Arbeitsmoral

Zurückweisungen sind im Vertrieb unvermeidlich. Aber auch ein festes Umsatzziel, für dessen Erreichen es keinen Plan gibt, kann eine emotionale Herausforderung sein. Die Moral des Sales-Teams ist aber überaus wichtig, wenn Sie Ihren Vertrieb ausbauen möchten. Gerade auch für Berufsanfänger, die ihre ersten Schritte im anspruchsvollen Sales-Umfeld machen, ist die richtige Einstellung von besonderer Bedeutung.

Aktivitätsbasiertes Verkaufen schafft Klarheit und Spezifizität, zwei wichtige Grundlagen für Vertrauen. Wenn sich neue Sales-Mitarbeiter auf das konzentrieren, was sie unter Kontrolle haben – nämlich erreichbare Aufgaben – werden sich die Ergebnisse von selbst einstellen. Und selbst nach einem besonders schwierigen Verkaufsgespräch weiß jedes Mitglied Ihres Verkaufsteams direkt, wie es weitergeht.

3. Finden Sie das richtige CRM für Ihr Wachstum

Je größer Ihr Unternehmen wird, desto mehr Zeit muss ihr Verkaufsteam für grundlegende Verwaltungsarbeiten aufwenden. Die Lösung ist ein Sales-CRM, das zeitraubende Aufgaben für Sie automatisiert. Wenn Sie möglichst viel Verwaltungsarbeit erfolgreich eliminieren, kann sich Ihr Team voll auf den Verkauf konzentrieren.

Wenn Ihr Team das CRM schwierig zu bedienen oder zu navigieren findet, hat das oft ungenaue oder nicht vorhandene Daten zur Folge. Dies führt zu Chaos bei der Nachverfolgung, Prognose und Berichterstattung. Um bessere Erkenntnisse für Ihre Geschäftsstrategie zu gewinnen, sind gut gepflegte, genaue und leicht zugängliche Daten unerlässlich.

Die Preise für ein CRM-System variieren je nach Funktionsumfang. Legen Sie Ihre Sales- und internen Prozesse fest, damit Sie genau wissen, welche Funktionen Sie brauchen (z. B. Integrations- und Daten-Reporting) und mit welchen Investitionskosten Sie rechnen müssen.

Diese Fragen sollten Sie sich vor der Anschaffung eines CRMs stellen:

• Kommt die Mehrzahl der neuen Mitarbeitenden mutmaßlich mit dem CRM zurecht?

• Wie zeitintensiv ist das Onboarding der Sales-Mitarbeiter in die neue Technologie

• Wie komplex ist Ihre Sales-Pipeline?

• Kann ihr CRM mit dem Unternehmen mitwachsen?

• Bietet Ihr CRM Zusatzfunktionen, um andere Abteilungen zu unterstützen (z. B. E-Mail-Marketing-Automatisierung)?

Wenn Sie Ihr technisches Paket integrieren möchten: Bietet Ihr CRM Schnittstellen für andere Tools? (Tipp: Mit dem Pipedrive-CRM lassen sich alle möglichen Tools über den Marketplace verbinden)

4. Unterstützen Sie Ihre Sales-Abteilung mit Aktivitäts-Daten

Wenn Sie mit einem kleinen Salesteam in einem Start-Up oder einem kleinen Unternehmen arbeiten, können Sie sich mit jedem Ihrer Vertriebsmitarbeiter persönlich austauschen. Sie können sie fragen, was sie heute gemacht haben, wie bestimmte Interessenten in der Pipeline vorankommen und wo sie Schwierigkeiten haben.

Der Ansatz ist einfach und hochwertig für ein kleines Team. Allerdings kommt er schnell an seine Grenzen, denn Sie können nicht jeden Tag persönlich bei 30 Vertriebsmitarbeitenden vorbeischauen.

Mit einem CRM wissen Sie immer, was jeder in jedem Team getan hat, denn es unterstützt Ihr Verkaufsteam bei der einfachen und automatischen Dokumentation ihrer täglichen Aktivitäten.

Praktischerweise können Sie Ihren Managern ein klares und genaues Bild der Leistungen vermitteln, ohne Ihre Sales-Mitarbeiter um Aktualisierung bitten zu müssen.

Der Professional-Plan von Pipedrive verfügt über eine Teams-Funktion, die speziell dafür entwickelt wurde, Sales-Managern eine bessere Analyse der Teamleistung zu ermöglichen.

Mit der Funktion „Teams” erhalten Sie einen schnellen visuellen Überblick über die Vertriebsaktivitäten und -leistungen der einzelnen Teams. Sie können die Sales Performance eines einzelnen Vertriebsmitarbeiters, eines Teams oder mehrerer Teams in einer praktischen, visuellen Momentaufnahme kontrollieren.

Sie sehen darüber hinaus, wer an einem potenziellen Kunden festhängt, bei dem ein Kauf unwahrscheinlich ist, oder wer es versäumt, konsequent nachzufassen. Sie erkennen auch, welches Sales-Team regelmäßig Schwierigkeiten in der letzten Phase vor dem Deal hat.

Weiterhin können Sie Teams und Vertriebsmitarbeiter ausfindig machen, die in diesem Bereich besonders erfolgreich sind. Sie finden heraus, was gut klappt und nutzen Ihr Wissen, um Ihren Erfolg noch weiter zu steigern.

5. Bleiben Sie auf den Kundenerfolg ausgerichtet

Während Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren, sollten Sie nicht das große Ganze und das, was nach dem Verkaufsabschluss passiert, aus den Augen verlieren.

Wenn Ihr Sales-Team nicht gut mit den Teams vom Marketing und Kundenerfolg abgestimmt ist, verlieren Sie eine wichtige Chance, Feedback zur Qualität der Leads, die Ihr Team bekommt, zu geben.

Auch verpassen Sie die Chance, Feedback von Neukunden über den Vertriebs- und Kaufprozess zu bekommen.

Die Erfahrungen der Sales-Mitarbeitenden im direkten Kundenkontakt können dem Marketing und dem Customer Success wertvolles Feedback zu Leads liefern. Dieses kann als Basis für Marketingtexte und Content-Marketing auf LinkedIn, Social-Media, Webinaren und Podcasts (für Ihre Firma oder als Gast bei einem anderen Unternehmen) dienen.

Hinzu kommt noch, dass Sie diese Erkenntnisse in Echtzeit an das Marketing weitergeben können, anstatt in teure Kundenforschung zu investieren, die Monate dauert.

Fazit

Die Skalierfähigkeit Ihres Unternehmens hängt mit der Einrichtung eines wiederholbaren Vertriebsprozesses zusammen. Sein Schwerpunkt sind Aktivitäten, durch die Ihre Ziele erreicht werden, im Gegensatz zu den Zielen selbst. Weitere Faktoren für Ihre Expansionsfähigkeit sind hilfreiche Technologien und kontinuierliche Optimierungen.

Die oben ausgeführten Schritte sind lediglich ein Rahmen und Ausgangspunkt, damit Sie Ihre schnell wachsende Organisation nachhaltig vergrößern können. Ihre eigenen Untersuchungen, Daten und Erkenntnisse sind wertvolle Ressourcen, die Sie für den passgenauen Zuschnitt auf Ihr Unternehmen nutzen können.