Vous arrive-t-il d’être pressé(e) par le temps ou d’avoir un éclair de génie qui vous échappe aussitôt ? Vous n’êtes pas seul(e) ! Dans un monde hyper-connecté, notre attention paraît parfois nous échapper. Et s' il existait une méthode simple pour être plus productif tout en ne manquant aucune échéance ?
C’est là toute la promesse de la méthode GTD, concept venu d’Outre Atlantique qui promet une productivité sans stress. Voyons tout cela plus en détail.
Qu’est-ce que la méthode GTD (Get Things Done) ?
Développée par David Allen en 2001, la méthode GTD, pour Getting Things Done (qu’on pourrait traduire par « faire avancer les choses » en français), est une méthode de gestion des tâches et des priorités qui permet de libérer sa « boîte de réception mentale ».
La méthode GTD a pour objectif de capturer toutes vos pensées, idées et tâches dans un système externe organisé (comme une application de prise de notes par exemple) afin de ne plus avoir à vous en soucier et risquer de les oublier.
Véritable gain de temps au quotidien, cette planification stratégique personnelle améliore non seulement votre productivité professionnelle, mais permet également une prise de décision rapide qui booste votre productivité.
Elle se divise en cinq étapes :
Collecter
Traiter
Organiser
Réviser
Agir
L’objectif ultime de la méthode est d'atteindre un état de productivité sans stress en vous
assurant que vous n’oubliez rien et que vous travaillez sur les bonnes choses au bon moment.
L’intérêt de la méthode GTD pour les PME
Difficile d’y voir clair lorsque l’on est pris dans un tumulte de choses à faire. Bien que cela soit vrai pour toutes les entreprises, les petites et moyennes entreprises sont les plus concernées. Pour ces entreprises, le quotidien peut être chargé et il n’est pas rare de devoir endosser plusieurs rôles au quotidien.
La méthode GTD leur offre plusieurs avantages, à savoir :
Un gain de clarté dans un quotidien chargé
En capturant les tâches et idées dans un système externe, la méthode GTD permet de libérer l’esprit afin de se concentrer pleinement sur l’activité en cours. Cette externalisation permet de visualiser l'ensemble des engagements, qu'ils soient professionnels ou personnels, en un seul endroit.
Pour les employés des PME, cela leur permet d’identifier plus facilement leurs priorités et de savoir sur quoi travailler. Cela peut paraître anodin au premier abord, mais dans un monde professionnel où tout va très vite et où les demandes et interruptions sont nombreuses, cette approche permet d’apporter une structure rassurante.
Moins de stress, plus de résultats
En ayant une vision claire de toutes les tâches à accomplir, le stress diminue considérablement. La méthode GTD transforme le chaos de la to-do-list en un ensemble d'actions concrètes qui sont priorisées. Cela permet d’avoir une idée plus précise sur ce qu’il y a à faire, déléguer ou reporter, tout en ayant la certitude que les actions les plus importantes sont réalisées en premier.
Résultat ? Une productivité et une gestion des priorités améliorées, ainsi que la satisfaction d’atteindre ses objectifs, sans pour autant se sentir dépassé.
GTD et le suivi client : un tandem redoutable
L'application de la méthode GTD peut être appliquée à tous les pôles de l’entreprise, du marketing à la vente, en passant par le suivi client. Chaque interaction client, qu’elle provienne d’un email, d’un appel ou d'une réunion professionnelle est transformée en une action claire, permettant de garantir qu’aucune demande ou opportunité n’est oubliée.
Ce système de suivi permet de s'assurer que toutes les promesses faites aux clients sont tenues, ce qui en retour garantit un service de haute qualité qui booste la satisfaction client et, in fine, l’image de marque de l’entreprise.
Téléchargez votre modèle de CRM sur Excel
La méthode GTD en pratique
La mise en pratique de la méthode GTD repose sur cinq étapes :
1. Collecter
La première étape consiste à vider entièrement les informations qui peuvent encombrer votre esprit. Toutes les idées, tâches et rendez-vous doivent être capturés et centralisés quelque part, appelé « boîte de réception » dans ce contexte.
En fonction de vos préférences et de vos habitudes, vous pouvez centraliser toutes ces informations dans :
Un système physique (carnet, bullet journal, feuille de papier, dictaphone)
Un système numérique (application de prise de notes, votre boîte email, application de notes vocales)
La méthode ne préconise pas un outil plus qu’un autre : faites selon vos préférences et vos habitudes. L'important est de tout sortir de votre tête.
2. Traiter
Une fois votre boîte de réception remplie, il est temps de traiter chaque élément un par un. Pour chaque objet, posez-vous la question suivante : « une action est-elle nécessaire ? »
Si la réponse est non, il existe trois possibilités :
L'élément est inutile et peut être supprimé
L’élément est utile et peut être archivé pour référence future
L’élément est une idée qui aura potentiellement son utilité un jour et peut être placé dans une liste de type « Un jour / Peut-être ».
Si la réponse est oui, vous pouvez, pour chaque élément, définir la ou les prochaines actions concrètes à réaliser. Si une action prend moins de deux minutes, occupez-vous-en immédiatement.
3. Organiser
Nous arrivons désormais dans la partie la plus importante de la méthode. Chaque élément traité se voit attribuer une place :
Les projets : tous les éléments qui nécessitent plus d'une action pour être complétés deviennent un projet. Chaque projet comporte en retour sa propre liste d'actions intermédiaires à réaliser afin d’être mené à bien.
Les prochaines actions : les éléments qui ne requièrent qu’une action unique pour être complétés (ou la prochaine action d'un projet) sont classés par type (email, rapport, rendez-vous) ou contexte (action à faire au bureau, chez soi, etc.). Cela vous permet de voir d'un seul coup d'œil ce qu'il est possible de faire en fonction de l'endroit où vous vous trouvez (au bureau, à la maison, en déplacement, etc.) et des outils qui sont à votre disposition.
L'agenda : seuls les rendez-vous et les actions qui ont une deadline précise y sont inscrits. L’agenda n'est pas une liste de choses à faire mais sert à vous rappeler des échéances pour ne rien manquer.
Les listes « En attente » ou « À déléguer » : ces listes sont utiles pour y répertorier les tâches que vous avez déléguées et dont vous attendez un retour.
La liste « Un jour / Peut-être » : cette liste vous permet de stocker toutes les choses que vous pourriez un jour faire mais qui ne sont pas des priorités. Cela peut être des formations non urgentes à suivre ou un projet secondaire.
4. Réviser
Tout comme votre stratégie commerciale, la méthode GTD n'est efficace que si elle est régulièrement mise à jour.
Vous devez effectuer deux types de revues :
La revue quotidienne : videz votre boîte de réception afin de traiter et organiser les nouveaux éléments dans votre liste et consultez votre agenda afin de ne manquer aucune échéance.
La revue hebdomadaire : il est judicieux de prendre un peu de recul toutes les semaines. Passez en revue toutes vos listes (projets, prochaines actions, en attente, un jour/peut-être) afin de vous assurer que tout est à jour et définir les prochaines actions pour chaque projet.
5. Agir
Une fois votre système mis en place (et à jour), il vous est beaucoup plus facile de choisir la prochaine action à entreprendre.
La méthode préconise de prendre en compte quatre critères pour prioriser vos actions :
Le contexte : si vous vous trouvez dans un environnement très bruyant, peut-être que réaliser une action qui nécessite un maximum de concentration n’est pas la meilleure des idées.
La priorité : priorisez les actions importantes ou qui arrivent bientôt à échéance. Les tâches à faible valeur ajoutée sont mises à la fin de la liste.
Le temps disponible : disposez-vous d'assez de temps devant vous pour finir une action ? Serait-il possible, par exemple, de réorganiser certaines tâches de votre journée pour les placer entre deux rendez-vous ?
Votre niveau d'énergie : certaines actions demandent plus d’énergie (physique ou mentale) pour être menées correctement. Si vous vous sentez fatigué(e), il est sûrement judicieux de prioriser les éléments de votre liste qui demandent moins d’effort.
Exemple d’utilisation de la méthode GTD pour un commercial
Mettons-nous dans la peau d’Alexandre, un commercial d’une start-up qui est débordé par la charge de travail croissante. Afin d’y voir plus clair et de réduire son stress, il utilise la méthode GTD pour reprendre le contrôle de son emploi du temps et clarifier ses idées :
Collecter : il met toutes ses idées, tâches et projets en cours (emails à traiter, appels à passer, cartes de visite à créer, lead à nurturer) dans une application de prise de note dans son téléphone sans les trier.
Traiter : à la fin de sa journée de travail, il vide cette boîte de réception. Pour chaque élément, il se demande : y a-t-il une action à faire ?
Si l'action prend moins de deux minutes (exemple : répondre à un simple email d’un prospect), il la fait tout de suite.
Sinon, il définit la prochaine étape concrète (exemple : rappeler un client pour fixer une prise de rendez-vous).
- Organiser : il classe les actions qui restent (celles qui demandent plus de deux minutes pour être accomplies) au bon endroit :
Agenda : y sont placés uniquement les éléments qui ont une date et une heure fixe.
Listes des Prochaines Actions : le reste est placé dans une liste dédiée, classé par contexte (Appel, Bureau, Email).
Liste Projets : les objectifs plus importants qui demandent plusieurs actions pour être accomplis, comme la finalisation d’un contrat, sont placés dans une liste dédiée.
Réviser : chaque matin, Alexandre consulte son agenda et ses listes pour savoir quoi faire. À la fin de chaque semaine, il n’oublie pas de faire une revue complète de ses listes. Cette routine hebdomadaire lui permet de garder son système à jour.
Agir : au lieu de se demander « par où commencer ? », il regarde ses listes et choisit une tâche en fonction du contexte (où il est, que cela soit en télétravail ou au bureau), du temps dont il dispose et de son énergie. Ce système de planification lui offre une prise de décision rapide, lui permettant de s’attaquer rapidement à la prochaine action de sa to-do-list.
Les outils au service de la méthode GTD
La méthode GTD est très flexible et peut même être mise en œuvre avec un simple carnet et un stylo. Si vous préférez organiser vos pensées et idées dans un outil digital, bonne nouvelle : il en existe plusieurs qui se prêtent parfaitement à l’exercice !
Parmi les plus populaires, on peut citer :
- Les outils de management de projet :
Notion : avec sa structure sous forme de pages, Notion vous permet de créer un système GTD sur-mesure. Vous pouvez créer une base de données principale pour tous les éléments qui ne sont pas encore classés, ainsi que des pages dédiées pour chaque type de liste (projets, actions, éléments en attente, etc.). Grâce aux vues filtrées intégrées, vous pouvez ensuite facilement afficher vos listes par contexte ou par date d’échéance.
Appflowy : Appflowy est une alternative open-source à Notion. L’outil offre en effet une expérience similaire. De plus, des modèles de listes de tâches et de gestion de projets sont mis à disposition pour vous aider à prendre vos marques.
- Les outils de gestion de projet Agile :
Jira : bien que conçu pour le développement de logiciel ou web, Jira peut être facilement détourné pour créer un système GTD solide. Par exemple, les « épopées » peuvent représenter les grands domaines de votre vie (Professionnel, Personnel, Santé), les tâches vos projets et les sous-tâches les actions individuelles que vous avez à entreprendre.
Trello : son interface visuelle sous forme de tableau Kanban se prête parfaitement à une organisation GTD. Vous pouvez créer un tableau maître (exemple : « Mon GTD ») avec des listes dédiées que vous pouvez nommer comme vous le souhaitez (« Boîte de réception », «Projets », « Prochaines actions », « Rendez-vous planifiés », « En attente »). Chaque tâche ou action à réaliser peut être représentée par une carte que vous pouvez déplacer d’une liste à une autre.
CRM (Customer Relationship Management) :
Pipedrive : même si Pipedrive est principalement un outil de gestion de la relation client, il peut être adapté pour une approche GTD, en particulier par les commerciaux et marketeurs. Les deals peuvent être considérés comme des projets, tandis que les différentes étapes du pipeline de vente peuvent être renommées pour refléter les étapes d’avancement des projets. Les activités (appels, réunions et tâches) peuvent correspondre aux prochaines actions à réaliser.
Méthode GTD : zoom sur les équipes commerciales et marketing
Dans un monde professionnel où les sollicitations sont constantes (emails, appels, réseaux sociaux, réunions), les équipes commerciales et marketing sont soumises à une surcharge d'informations et de tâches. La méthode GTD permet de mieux gérer cette cadence de travail effrénée. Explorons tout cela plus en détail.
La pertinence de la méthode GTD pour la vente et le marketing
Redoutable système de gestion du temps pour les commerciaux, la méthode GTD leur permet de gérer un grand volume de leads et de relances, sans jamais rien laisser au hasard. Sa philosophie (tout noter et trier plus tard) permet d'assurer un suivi rigoureux de chaque lead entrant, de la prise de contact à la signature du contrat, tout en gardant une liste des tâches organisée.
Les équipes marketing ne sont pas en reste. À l’heure où le marketing omnicanal requiert de jongler entre différents canaux et projets complexes, la méthode leur permet de prioriser leurs tâches et de n’oublier aucune action, aussi petite soit elle. Le système GTD leur offre le cadre dont elles ont besoin pour décomposer chaque campagne en actions claires et concrètes.
Les avantages concrets d'une approche GTD
Réduction du stress
Au niveau individuel, le bénéfice le plus immédiat de l’adoption de la méthode GTD réside dans une réduction significative du stress grâce à la certitude que toutes les tâches sont capturées dans un système fiable. Cela se traduit par une meilleure concentration et une plus grande sérénité au quotidien pour chaque collaborateur.
Meilleure efficacité
D’un point de vue collectif, les équipes qui mettent ce système en place gagnent en fiabilité et en proactivité. Les délais et les engagements pris sont systématiquement respectés et la priorisation claire des actions permet de focaliser l’énergie de l’entreprise sur celles qui génèrent le plus de valeur pour l’entreprise à l’instant T.
La formation des équipes à la méthode GTD
Tout comme la plupart des méthodes de gestion de projet, le système GTD n’est réellement utile que si vos équipes l’utilisent pleinement.
Afin d’y parvenir, il est essentiel de former vos équipes à cette méthode. La formation peut commencer par des ateliers pratiques qui permettent de faire prendre conscience à vos équipes de quelle façon leur charge mentale impacte leur travail quotidien. Une fois les bénéfices de la méthode clairement communiqués, il ne vous reste plus qu’à plonger dans les détails de la méthode, comme nous l’avons fait tout au long de cet article.
Un coaching régulier, surtout lors des premières semaines de l’adoption de la méthode, est indispensable pour ancrer ces nouvelles habitudes de travail au sein de l'équipe.
Les pièges à éviter de la méthode GTD
Malgré les bienfaits de la méthode GTD, elle présente certains pièges à éviter qu’il est bon de garder en tête afin de maximiser son potentiel.
Peu de souplesse : une application trop rigide du système peut entraîner une perte de temps. La méthode n’est pas une fin en soi mais un moyen d'atteindre ses objectifs.
Des équipes mal formées : si la méthode est déployée au sein d’une équipe entière qui n’est pas formée correctement à l’utiliser de la bonne manière, des incompréhensions peuvent nuire à la collaboration et à l'efficacité de la méthode.
Oublier les check-in réguliers : que ce soit l’organisation quotidienne de vos nouvelles idées ou la revue hebdomadaire de votre liste, ignorer cette étape conduit inévitablement à des tâches qui s'accumulent. Il en résulte une augmentation du stress, au lieu d'une diminution.
Ignorer le contexte : la méthode doit s'adapter aux imprévus et aux changements de priorités. Un manque de flexibilité peut rendre le système contre-productif, en particulier dans les environnements très dynamiques où les priorités peuvent changer d’un jour à l’autre.
Un esprit libéré au service de la productivité
Finalement, la méthode GTD ne vous permet pas seulement de mieux gérer vos flux de travail et de « faire avancer les choses », elle vous offre également la possibilité de libérer votre esprit pour faire de la place pour ce qui compte vraiment. Terminé le stress et l’anxiété liés à la planification des tâches, la méthode vous permet d’être pleinement dans le présent et de vous concentrer sur le bon élément, au bon moment.
Transformez vos listes de tâches en résultats concrets avec Pipedrive : essayez notre CRM gratuitement et découvrez comment ses options poussées de personnalisation peuvent s’adapter à vos besoins.
