Es gibt Dutzende Anbieter von Softwarelösungen für Customer Relationship Management (CRM) auf dem Markt – jedes CRM System mit eigenen Funktionen, Benutzeroberflächen und Preismodellen.
Wie finden Sie also den besten Anbieter für Ihre spezifischen Anforderungen?
In diesem Artikel erfahren Sie, wer Top CRM Anbieter sind und für welche Anwendungsfälle sich ihre jeweiligen CRM Lösungen am besten eignen. Außerdem lernen Sie, nach welchen Kriterien Sie ein CRM Programm auswählen und bewerten können.
6 Top CRM Anbieter - je nach Anwendungsfall
CRM Tools helfen Unternehmen in jeder Branche, Prozesse zu optimieren, Kundenerlebnisse zu verbessern, den Vertrieb zu steuern und die Produktivität zu steigern.
Zudem unterstützen CRM Systeme wachsende Unternehmen bei der Verwaltung großer Datenmengen, indem sie alle wichtigen Informationen an einem zentralen Ort bündeln und so eine bessere interne Zusammenarbeit ermöglichen.
Es gibt für jeden Bedarf die passende CRM Lösung – inklusive kostenloser Varianten. Um Ihnen die Auswahl zu erleichtern, haben wir die besten CRM-Anbieter für unterschiedliche Einsatzbereiche zusammengestellt.
1. Bester CRM Anbieter für wachsende Unternehmen: Pipedrive
Pipedrive ist eine cloudbasierte CRM Software, die entwickelt wurde, um Verkaufsprozesse zu optimieren und Vertriebsteams zu unterstützen. Es handelt sich um ein intuitives All-in-One-Tool für alltägliche Aufgaben wie Kontaktmanagement, Berichtserstellung und Angebotsmanagement.
Pipedrive überzeugt durch seine Einfachheit und Flexibilität. Es unterstützt Sie beim Pipeline-Management, speichert Kundeninteraktionen und vereinfacht komplexe Aufgaben wie Vertriebsanalysen und Prognosen.
Pipedrive nutzt Workflow-Automatisierung, um manuelle Aufgaben zu übernehmen, wie z. B. das Versenden von Benachrichtigungen an Teammitglieder, wenn sich eine Verkaufsphase ändert. Außerdem lässt es sich mit Hunderten anderer Tools in Ihrem Tech-Stack verbinden, sodass Sie alles an einem Ort verwalten können.
Die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben sorgt dafür, dass Ihre Vertriebsmitarbeitenden mehr Zeit für das Wesentliche haben – nämlich Kundenbeziehungen aufzubauen oder Strategien zu entwickeln. Der KI-Vertriebsassistent von Pipedrive liefert rund um die Uhr Einblicke und schlägt gezielte Maßnahmen vor, um Geschäftsabschlüsse zu erzielen.
Pipedrive bietet verschiedene Tarife und Add-ons und eignet sich somit für jedes Unternehmen – von Start-ups bis hin zu großen Organisationen. Es lässt sich schnell einrichten, verfügt über eine umfangreiche Wissensdatenbank und bietet rund um die Uhr Support.
Preisgestaltung von Pipedrive: Pipedrive bietet vier Pläne, die auf unterschiedliche Teamgrößen zugeschnitten sind. Mehr Informationen finden Sie auf der Preisübersicht von Pipedrive.
2. Bester CRM Anbieter für Ein-Personen-Teams: Trello
Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, das darauf ausgelegt ist, Projekte und Aufgaben in übersichtlichen Kanban-Boards zu organisieren.
Trellos Stärke liegt in seiner enormen Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit. Wenn Sie Trello bereits zur Organisation Ihrer Projekte nutzen, können Sie schnell ein Trello-Board einrichten, das als einfaches CRM funktioniert. Erstellen Sie Listen, die Ihren Vertriebsphasen entsprechen, und verfolgen Sie Ihre Deals, indem Sie Karten per Drag-and-drop von einer Phase in die nächste verschieben.
Der Hauptvorteil von Trello als CRM Lösung ist seine Einfachheit. Es lässt sich in wenigen Minuten einrichten und sofort nutzen.
Mit der Workflow-Automatisierung von Trello können Sie Regeln definieren, die Ihnen lästige Routineaufgaben abnehmen. Außerdem bietet Trello zahlreiche native Integrationen, mit denen Sie Ihre Vertriebsprozesse mit anderen Anwendungen verknüpfen können.
Ein Nachteil von Trello ist jedoch, dass es nicht über die vertriebsspezifischen Funktionen verfügt, die speziell entwickelte CRMs bieten. Das bedeutet, dass Analysefunktionen und Verkaufsprognosetools fehlen – was Ihre Möglichkeiten, strategische Entscheidungen zu treffen, einschränken kann.
Größere oder anspruchsvollere Vertriebsteams, die komplexe Lead-Management-Systeme und Vertriebspipelines aufbauen möchten, stoßen hier an Grenzen.
Eine Möglichkeit, dieses Problem zu umgehen, besteht darin, die Projektmanagement-Funktionen von Trello mit einem leistungsstärkeren CRM wie Pipedrive zu verbinden. Entdecken Sie dazu unsere Trello-CRM-Integration.
Preisgestaltung von Trello: Mehr Informationen finden Sie auf der Preisübersicht von Trello.
3. Bester CRM Anbieter für ein kleines Budget: Google Sheets
Google Sheets ist eine kollaborative Tabellenkalkulationssoftware innerhalb des Google-Ökosystems. Zwar handelt es sich dabei um kein speziell entwickeltes CRM Tool, aber die Plattform ist so flexibel, dass Sie sie als einfache CRM Lösung zur Verwaltung Ihrer Vertriebskontakte und -prozesse nutzen können.
Der Hauptgrund, Google Sheets als CRM Software zu verwenden, liegt in den Kosten: Es ist mit jedem Google-Konto kostenlos nutzbar. Das macht es zu einer attraktiven Option für Start-ups und kleine Unternehmen, die bereits mit Google-Tools arbeiten.
Ein weiterer Vorteil von Google Sheets ist seine Benutzerfreundlichkeit. Wer schon einmal mit Tabellen gearbeitet hat, wird sich schnell zurechtfinden. Außerdem können Sie Ihre CRM Daten ganz einfach per Link mit Ihrem Team teilen.
Allerdings müssen Sie beim Einsatz von Google Sheets als CRM Programm sämtliche Daten manuell aktualisieren. Ihre Vertriebsmitarbeitenden verbringen dadurch viel Zeit mit der Dateneingabe, was sie von wichtigeren Aufgaben wie der Kundenkommunikation abhält.
Mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens werden Sie daher an die Grenzen von Google Sheets als CRM stoßen. Je mehr Deals und Kontakte Sie haben, desto zeitaufwendiger wird es, diese manuell in einer Tabelle zu verwalten.
Preisgestaltung von Google Sheets: Google Sheets ist kostenlos. Wenn Sie zusätzlichen Speicherplatz oder erweiterte Funktionen benötigen, können Sie auf einen kostenpflichtigen Google-Workspace-Plan upgraden.
4. Bester CRM Anbieter zur Verbindung mit Ihrer Wissensdatenbank: Notion
Notion ist ein Produktivitäts- und Organisations-Workspace. Sie können es nutzen, um alle Arten von Projekten, Aufgaben und Informationen zu verwalten – einschließlich der Nutzung als CRM System.
Wenn Sie Notion bereits als zentrale Plattform für Ihre Unternehmensdokumente verwenden, können Sie es auch leicht als CRM Lösung einrichten. Viele Unternehmen nutzen Notion beispielsweise als interne Wissensdatenbank.
Das Management von Kundendaten und Verkaufsphasen ist mithilfe der integrierten Vorlagen von Notion recht einfach. Einer der Vorteile dieses CRM Anbieters sind seine Automatisierungsfunktionen: Sie können damit Verkaufsphasen aktualisieren oder Ihr Team daran erinnern, ein Follow-up für einen Lead durchzuführen. Notion bietet außerdem eine praktische mobile App – ähnlich wie Pipedrives mobile CRM-App – sodass Ihr Team von überall auf wichtige Funktionen zugreifen kann.
Die Grenzen von Notion liegen jedoch im Tracking und der Auswertung von Echtzeit-Vertriebsdaten. Das bedeutet, dass Sie Verkaufsvolumen und Umsätze z.B. möglicherweise nicht so einfach prognostizieren können wie mit einem vollwertigen CRM Programm. Zudem fehlen vertriebsspezifische Funktionen wie ein Chatbot, der Leads direkt über Ihre Website erfassen und qualifizieren kann.
Preisgestaltung von Notion: Mehr Informationen finden Sie auf der Preisübersicht von Notion.
5. Bester CRM Anbieter für Zeiterfassung: ClickUp
ClickUp ist eine cloudbasierte Plattform für Zusammenarbeit und Produktivität (SaaS), die Teams jeder Größe bei der Projektkoordination unterstützt. Sie bietet eine umfangreiche Auswahl an CRM Tools für das Aufgabenmanagement, darunter Checklisten, Benachrichtigungen und Priorisierungsmöglichkeiten.
Ein Vorteil der Nutzung von ClickUp als CRM System ist die integrierte Zeiterfassung. Damit können Sie den Zeitaufwand für verschiedene Aufgaben nachverfolgen – ideal, um die Ressourcennutzung im Blick zu behalten oder die Zusammenarbeit mit Freelancer*innen. Zudem bietet ClickUp CRM Vorlagen für verschiedene Branchen, wie etwa für Immobilien oder das Gesundheitswesen.
Obwohl ClickUp ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool ist, fehlen ihm einige der spezialisierten Funktionen, die ein speziell entwickeltes CRM System mitbringt. Es enthält keine Telefonlösungen oder Integrationen, mit denen Sie Anrufe an Kund*innen tätigen oder Lead-Routing durchführen könnten. Auch Chatbot- oder Live-Chat-Funktionen fehlen, was die Möglichkeit einschränkt, qualifizierte Leads zu gewinnen.
Preisgestaltung von ClickUp: Mehr Informationen finden Sie auf der Preisübersicht von ClickUp.
6. Bester CRM Anbieter zur Anbindung an Ihr ERP: Oracle NetSuite
Oracle NetSuite ist eine Sammlung von Enterprise-Resource-Planning-(ERP-) Softwareanwendungen, zu denen auch eine CRM Software gehört.
Der Hauptgrund, das NetSuite CRM Programm zu nutzen, liegt in der Verknüpfung Ihrer Verkaufsdaten mit Ihrer ERP-Datenbank. Dadurch werden das Bestandsmanagement, das E-Commerce-Management und die Zahlungsabwicklung deutlich vereinfacht.
Das NetSuite CRM System bietet außerdem ein Business-Intelligence-(BI)-Tool, ähnlich wie Pipedrives Analytics. Es kombiniert die Vertriebs- und Kundendaten Ihres Unternehmens mit Ihren Finanz- und Buchhaltungsdaten und verschafft Ihrem Team damit einen umfassenden Überblick über die gesamte Organisation.
NetSuite ist ein unternehmensweites Tool, das über das Vertriebsteam hinaus abgestimmt werden muss. Aufgrund der begrenzten Anpassungsmöglichkeiten kann es jedoch für Unternehmen mit individuellen Verkaufszyklen oder spezifischen Zusatzanforderungen weniger geeignet sein.
Preisgestaltung von NetSuite: Für Preisinformationen zum CRM Modul von NetSuite müssen Sie Oracle kontaktieren und eine Demo vereinbaren.
Wie Sie den richtigen CRM-Softwareanbieter auswählen
Um den CRM Anbieter zu finden, der am besten zu Ihren Geschäftsanforderungen passt, sollten Sie zunächst die funktionalen Anforderungen an Ihre CRM Softwarelösung definieren.
Ihre Vertriebsmitarbeitenden können Ihnen dabei helfen, eine vollständige Liste technischer Spezifikationen zu erstellen. Darüber hinaus sollten Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen die folgenden Kriterien berücksichtigen.
Skalierbarkeit
Wenn Sie ein gutes CRM System wählen, können Sie erwarten, dass Ihre Verkäufe zunehmen und sich Ihr gesamtes Unternehmen insgesamt weiterentwickelt. Ihre Anforderungen an ein CRM Programm können sich ändern, während Ihr Unternehmen wächst, weshalb es wichtig ist, ein CRM Tool auszuwählen, das mit Ihnen skalieren kann.
Ihr CRM System sollte in der Lage sein, mit zunehmendem Verkaufsvolumen, wachsendem Team und komplexeren Geschäftsprozessen Schritt zu halten.
Um zu beurteilen, wie gut ein CRM Anbieter skalieren kann, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
Mehrere Vertriebsteams. Wenn Ihr Unternehmen wächst, stellen Sie möglicherweise weitere Vertriebsmitarbeitende ein oder koordinieren mehrere Teams über Produktlinien, Regionen oder Sprachen hinweg. Achten Sie auf CRM Lösungen, die in der Lage sind, mehrere Teams gleichzeitig zu unterstützen.
Mehrere Produkte. Ihr Unternehmen entwickelt unter Umständen im Laufe der Zeit neue Produktlinien. Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM System Verkaufspipelines für verschiedene Arten von Produkten verwalten kann.
Integration mit anderen Teams. Mit zunehmendem Wachstum kann es immer wichtiger werden, Fachexpert:innen, Implementierungsspezialist:innen und Marketingteams in den Vertriebsprozess einzubinden. Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM Programm die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams unterstützt.
Ein CRM Anbieter, dessen CRM Software von Anfang an mitwächst, garantiert Ihnen eine langfristige Einsatzfähigkeit.
Integrationen
Ihr CRM System sollte gut mit den anderen Tools zusammenarbeiten, die Ihr Unternehmen nutzt. Es ist wichtig, ein CRM Programm auszuwählen, das sich in Ihre bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, damit Sie Daten zwischen den Tools problemlos synchronisieren können.
Beispielsweise könnten Sie Ihr CRM Tool mit Ihrer Buchhaltungs- und Rechnungssoftware verknüpfen, um die Rechnungsbearbeitung bei abgeschlossenen Deals zu automatisieren.
Weitere Tools, die Ihr Team nutzen könnte, sind Kundenfeedback-Tools, Analyseplattformen, Social-Media-Apps oder Ihre E-Commerce-Plattform.
Verfügbarkeit von Kundensupport und Schulungen
Auch bei der benutzerfreundlichsten CRM Software werden Ihre Mitarbeitenden Fragen haben. Stellen Sie daher sicher, dass es Möglichkeiten gibt, Antworten zu erhalten, wenn sie benötigt werden.
Die meisten CRM Anbieter bieten Basisunterstützung wie E-Mail-Support und FAQs. Einige stellen erweiterte Optionen wie Live-Chat oder Telefonsupport bereit. Manche betreiben sogar Foren oder Community-Plattformen, auf denen Nutzer*innen sich gegenseitig bei Problemen helfen oder Fragen beantworten können.
Achten Sie auch auf Schulungsmaterialien. Einige CRM Anbieter stellen Videos, Ressourcen und sogar Online-Kurse bereit, wie beispielsweise die Pipedrive Academy, um Ihrem Team den Umgang mit der CRM Lösung und neuen Verkaufstechniken näherzubringen.
Wählen Sie CRM Anbieter, die unterschiedliche Schulungs- und Supportoptionen anbieten, sodass Ihr Team entweder selbstständig Lösungen finden oder bei Bedarf einen Support-Mitarbeitenden kontaktieren kann.
Anpassungsmöglichkeiten
Jeder Vertriebszyklus eines Unternehmens ist einzigartig. Auch wenn viele CRM Systeme von Beginn an nützlich sind, müssen die meisten angepasst werden, um konsistente Ergebnisse zu erzielen.
Wählen Sie deshalb ein CRM System, das Sie individuell anpassen können.
Anpassbare Funktionen können unter anderem sein:
Benutzerdefinierte Informationsfelder. Sie können zusätzliche Felder für Kontakte oder Deals hinzufügen, z. B. für Kundenfeedback oder Funktionsanforderungen, die Ihr Vertriebsteam von Interessent*innen erhält.
Analyse-Dashboards. Stellen Sie sicher, dass Sie die für Ihr Unternehmen wichtigen Kennzahlen (KPIs) erfassen können, idealerweise mit individuellen Dashboards.
Projektansichten. Sie sollten Daten auf die übersichtlichste Weise organisieren können, z. B. als Listen, Tabellen, Kalender oder Kanban-Boards. So können Ihre Vertriebsmitarbeitenden effizient arbeiten und den besten Überblick über die Daten behalten.
Jede dieser Funktionen hilft Ihrem Vertriebsteam, effizienter zu arbeiten, oder ermöglicht es Ihnen, Ihre Prozesse beim Wachstum Ihres Unternehmens anzupassen.
Wie Sie einen CRM Anbieter bewerten
Häufig können Sie alle Kriterien direkt während einer Testphase prüfen. In anderen Fällen sollten Sie vor der Entscheidung zusätzliche Recherchen durchführen.
Weitere Möglichkeiten zur Bewertung von CRM Software sind:
Online-Bewertungen prüfen
Online-Bewertungen können eine wertvolle Informationsquelle über ein CRM System sein. Sie sind besonders nützlich, um die Vorteile verschiedener CRM-Softwareoptionen sowie deren Einschränkungen zu verstehen.
Online-Bewertungen können Ihnen außerdem Eigenschaften eines CRM Anbieters aufzeigen, die Sie während einer Testphase möglicherweise nicht selbst beurteilen können, wie zum Beispiel die Qualität des Kundensupports.
Lesen Sie unbedingt mehrere Bewertungen auf verschiedenen Bewertungsplattformen durch, um ein möglichst ausgewogenes Bild zu erhalten.
Aktuelle Nutzer*innen befragen
Kennt jemand in Ihrem Netzwerk das Tool, das Sie gerade bewerten? Sie könnten diese Person direkt nach ihren Erfahrungen fragen.
Aktuelle Nutzer*innen aus Ihrem Netzwerk können Ihnen eine detailliertere und individuellere Einschätzung der Stärken und Schwächen eines CRM Programms geben, als Sie es durch Online-Bewertungen erhalten würden.
Ein RFP einreichen
In manchen Fällen kann es sinnvoll sein, eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP) für Ihre CRM Lösung zu veröffentlichen. In einem RFP legen Sie Ihre CRM-Anforderungen dar und laden CRM Anbieter ein, Ihnen Vorschläge zu unterbreiten, wie ihre Software Ihre Anforderungen erfüllen könnte.
Ein RFP-Prozess kann die Auswahl erleichtern, indem er standardisiert, wie potenzielle CRM Anbieter ihre Tools präsentieren. Außerdem bietet er eine Grundlage, um Vertragsbedingungen und Preise zu verhandeln.
RFPs sind besonders nützlich, wenn Sie ein großes Vertriebsteam und spezifische Softwareanforderungen haben. Allerdings kann dies Ihre Auswahlmöglichkeiten einschränken, da nicht jedes Unternehmen ein Angebot einreichen wird.
Ein Produktdemo buchen
Vertriebsmitarbeitende können Demos auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zuschneiden und Ihnen so einen besseren Eindruck vermitteln, wie ein CRM System Ihre Anforderungen erfüllen kann.
Sie können Ihnen auch Funktionen zeigen, an die Sie möglicherweise nicht gedacht hätten, oder Ihnen helfen, Integrationen einzurichten, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
Nach einer Testphase neu bewerten
Es kann verlockend sein, sofort nach einer kostenlosen Testphase eine Entscheidung für ein CRM zu treffen. Es lohnt sich jedoch, die Optionen gründlich zu prüfen.
Eine Testphase vermittelt Ihnen zwar einen Eindruck von den grundlegenden Funktionen und der Benutzeroberfläche eines CRM Tools, doch manche Funktionen lassen sich im Testzeitraum nur eingeschränkt ausprobieren. Beispielsweise kann es schwierig sein, während einer Testphase zu prüfen, wie gut das CRM System die Zusammenarbeit im Team unterstützt, wenn nur wenige Testnutzer*innen beteiligt sind.
Wenn das Tool kurzfristige Pläne anbietet, können Sie zunächst für einen begrenzten Zeitraum (z. B. ein Quartal) mit einem kleinen Team arbeiten. Am Ende dieses Zeitraums können Sie beurteilen, ob sich ein längerer Vertrag lohnt und ob das CRM Tool auf das gesamte Team ausgeweitet werden soll.
Kann ich ein CRM als Vendor-Management-Software nutzen
Dank der hervorragenden Kontakt- und Datenverwaltungsfunktionen bieten CRM Systeme wie Pipedrive eine nahtlose Lösung für das Vendor-Management. Hier sind die Gründe, warum der richtige CRM Anbieter Ihre nächste leistungsstarke Vendor-Management-Software sein kann:
Zentralisierte Informationen: Ein gutes Vendor-Management erfordert das zentrale Management von Lieferantendaten. Ein CRM System ermöglicht es Ihnen, alle Informationen zu Ihren Lieferanten an einem zentralen Ort zu speichern – von Kontaktdaten und Vertragsbedingungen bis hin zu Kommunikationsverläufen und Leistungskennzahlen. So haben Sie jederzeit alle Informationen griffbereit.
Anpassbare Pipelines: Sie können ein CRM Programm wie Pipedrive an Ihren Vendor-Management-Prozess anpassen, indem Sie Pipelines individuell gestalten. Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Lieferant*innen, verwalten Sie Beschaffungsphasen oder tracken Sie Liefertermine. Durch individuell anpassbare Dashboards wird der Prozess beim Onboarding neuer Lieferant*innen oder bei der Bewertung bestehender Partner optimiert.
Automatisierte Workflows: Automatisieren Sie Routineaufgaben wie Follow-ups, Vertragsverlängerungen und Zahlungserinnerungen. Durch die Einrichtung automatisierter Workflows spart ein CRM Tool Zeit und reduziert das Risiko menschlicher Fehler, sodass Ihre Abläufe mit Lieferant*innen reibungslos funktionieren.
Leistungsüberwachung und Analysen: Mit den Analysefunktionen eines CRMs können Sie die Performance Ihrer Lieferant*innen messen. Sie erhalten Einblicke in Lieferzeiten, Servicequalität und Zuverlässigkeit – wertvolle Kennzahlen, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Beziehungen zu stärken oder Vertragsbedingungen zu verhandeln.
Verbesserte Kommunikation: Alle Kommunikation wird an einem Ort über die integrierten E-Mail-, Telefon- und Messaging-Funktionen des CRM Systems gebündelt. So stellen Sie sicher, dass ein klarer und konsistenter Austausch mit Ihren Lieferant*innen erfolgt und starke, langfristige Partnerschaften gefördert werden.
Durch die Nutzung eines CRM Programms für das Vendor-Management profitieren Unternehmen von einer Vielzahl von Vorteilen, wie einer höheren Effizienz und Produktivität bis hin zu stärkeren Lieferantenbeziehungen. Egal, ob Sie Ihre Vendor-Management Prozesse optimieren, die Kommunikation verbessern oder die Leistung Ihrer Lieferant*innen überwachen möchten – Pipedrive bietet eine umfassende, flexible CRM Lösung, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.
Fazit
Ein CRM System, das all Ihre Anforderungen erfüllt, befähigt Ihr Team, die bestmögliche Erfahrung für Ihre Kund*innen und Interessent*innen zu bieten.
Es gibt viele CRM Anbieter auf dem Markt. Wählen Sie das passende CRM sorgfältig basierend auf Ihren Anforderungen aus, um eine starke Grundlage für das Wachstum Ihres Unternehmens zu schaffen.
Pipedrive ist Anbieter eines flexiblen CRM Systems, das Sie an die spezifischen Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens anpassen können. Es wird täglich von Tausenden Teams genutzt, um Vertriebsaktivitäten und mehr zu skalieren und zu managen. Starten Sie jetzt Ihre kostenlose Testphase.
