Kundendatenbank-Software ist entscheidend, um wichtige Informationen zentral zu speichern und zu managen - für Unternehmen jeder Größe. Aber jedes Unternehmen hat unterschiedliche Erwartungen an die passende Lösung.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die beste Kundendatenbank-Softwares für kleine Unternehmen auswählen. Außerdem stellen wir neun Top-Tools vor, mit denen Sie Zeit sparen, organisiert bleiben und Ihr Unternehmen skalieren können.
Was ist Kundendatenbank-Software?
Kundendatenbank-Software ist eine breite Kategorie von Tools, mit denen sich Kundeninformationen verwalten und organisieren lassen. Diese Daten umfassen Namen, Kontaktdetails, Terminhistorien, Rechnungsdaten und mehr.
Für kleine Unternehmen bzw. KMU bedeutet das: Alles bleibt an einem zentralen Ort. So sparen Sie Zeit und verbessern gleichzeitig Kundenservice, Vertrieb und Marketing.
Es gibt fünf typische Arten von Kundendatenbank-Tools, je nachdem, wofür Sie sie benötigen:
Customer Relationship Management Software (CRM), um Beziehungen zu verwalten, Interaktionen zu tracken und den Vertrieb zu unterstützen
Terminplanungs-Software, mit der Kund:innen bequem Termine buchen können
Rechnungs-Software, die Zahlungen versendet und nachverfolgt
Tabellenkalkulationen, die eine flexible, anpassbare Möglichkeit bieten, Kundendaten zu speichern
Data Warehouses, die große Datenmengen zentralisieren und für Berichte speichern
Die richtige Kundendatenbank-Software hilft Ihnen, organisiert zu bleiben, Kund:innen besser zu betreuen und Ihr Unternehmen effizienter wachsen zu lassen.
Was ist die beste Kundendatenbank-Software für kleine Unternehmen bzw. KMU: 9 Top-Tools
Die richtige Wahl Ihrer Kundendatenbank-Software hängt von den gewünschten Funktionen ab. Manche Tools konzentrieren sich auf die Verwaltung von Interaktionen und Rechnungen, während andere dabei helfen, Kundendaten in großem Umfang zu organisieren.
Hier sind neun der besten Tools – eine Empfehlung pro Art von Kundendatenbank-Software sowie vier weitere Optionen, die zusätzliche Möglichkeiten bieten.
1. Beste Software für CRM- und Vertriebs-Kundendatenbanken: Pipedrive
Pipedrive ist ein leistungsstarkes CRM, das sich an die individuellen Prozesse Ihres Vertriebsteams anpasst.
Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) nutzen es, um Kundeninteraktionen und den Vertriebsprozess in visuellen Pipelines und Berichten zu erfassen und zu tracken.
So sieht das Sales-Pipeline-Management in Pipedrive aus:
Richten Sie Pipelines genau nach Ihren Spezifikationen ein und visualisieren Sie die Reise von Kontakten durch den Sales Funnel – von der Lead-Generierung bis zum Vertragsabschluss.
Die intuitive Benutzeroberfläche sorgt dafür, dass die Einarbeitung besonders schnell und einfach gelingt.
Beispielsweise können Sie den KI-E-Mail-Builder nutzen, um effektive Kaltakquise-Mails, Follow-ups oder Newsletter zu erstellen.
So sieht der Drag-and-drop-Editor im Campaigns-Tool von Pipedrive aus:
Sie können die Kontaktmanagement-Software außerdem nutzen, um Kund:innen zu segmentieren und so relevantes Messaging zu erstellen.
Die benutzerfreundlichen CRM-Funktionen von Pipedrive umfassen:
Umfassendes Aufgabenmanagement, um Leads und Kund:innen bestimmten Teammitgliedern zuzuweisen
Workflow-Automatisierung (z. B. KI-Vertriebsassistent und AI-E-Mail Writer
Projektmanagement- und Marketingautomatisierungstools (z. B. Social-Media-Nachrichten und E-Mail-Marketing)
Eine mobile App für iOS und Android
Dedizierter 24/7-Kundensupport für Unterstützung, wann immer Sie sie benötigen
Über 400 Drittanbieter-Tools und Integrationen (z. B. Buchhaltung, Lead-Management und Kanban-Tools)
Eine CRM-API (Application Programming Interface) für Entwickler:innen, um Apps zu erstellen
Pipedrive Preise
Nach einer kostenlosen 14-tägigen Testphase bietet Pipedrive verschiedene kostenpflichtige Pläne an – passend für kleine Unternehmen bis Enterprise-Lösungen.
2. Beste Terminplanungssoftware: Square Appointments
Square Appointments ist eine vielseitige Kundendatenbank-Software für kleine Unternehmen. Sie ist Teil einer Suite des Point-of-Sale (POS)-Anbieters Square.
Dieses Tool eignet sich besonders für Dienstleistungsbranchen wie Gesundheit, Fitness und Beauty, in denen Terminbuchungen zentral sind.
Erfassen Sie die Kontaktdaten sowie die Terminhistorie Ihrer Kund:innen. Sie können zudem Notizen mit wichtigen Details hinzufügen.
Square Appointments ermöglicht es Nutzer:innen:
Termine über den Desktop oder mobile Apps zu planen
Alle Zahlungsarten in einem integrierten POS-System anzunehmen
Kundenprofile zu erstellen
Bestimmte Benutzerrechte zu vergeben und Mitarbeiter:innen ihre Zeit selbst verwalten zu lassen
E-Commerce-Webseiten mit shoppbaren Landingpages zu erstellen
Eine Integration mit anderen Square-Produkten und Apps wie Wix oder JotForm
Square Appointments Preise
Square Appointments bietet mehrere monatlich zahlbare Preispläne.
3. Zweitbeste Terminplanungssoftware: Calendly
Calendly bietet automatisierte Terminplanung für kleine Unternehmen, die keine vollständigen Kundendatenbank- oder Zahlungstools benötigen.
Quelle: Calendly
Wenn Sie ein serviceorientiertes Unternehmen führen und lediglich eine einfache Möglichkeit brauchen, Kund:innen Zeit bei Ihnen buchen zu lassen (ohne E-Mail-Hin-und-Her), ist Calendly eine gute Wahl. Es ist auch praktisch für Einzelunternehmer, Coaches oder Berater:innen, bei denen Zeit das Produkt ist.
Calendly steigert Ihre Effizienz, indem Sie individuelle Verfügbarkeiten, Pufferzeiten und Meeting-Typen festlegen. Kund:innen können ohne Doppelbuchungen oder lästigen E-Mail-Austausch Termine buchen:
Durch die Integration mit einem CRM Kundendatenbanken Software wie Pipedrive lassen sich Termine direkt mit Kundendaten verknüpfen, sodass Gespräche und Präferenzen an einem Ort gespeichert sind.
Die wichtigsten Funktionen von Calendly:
Einfache, linkbasierte Terminbuchung mit automatischen Erinnerungen
Kalender-Synchronisation (Google, Outlook, iCloud)
Individuelle Verfügbarkeiten und Pufferzeiten
Team-Routing und Round-Robin-Buchung
CRM- und Zahlungsintegrationen (inkl. Pipedrive und Stripe)
Warum Calendly nicht auf Platz 1 steht: Im Gegensatz zu Square Appointments bietet Calendly keine Kundenprofile, Zahlungsabwicklung oder POS-Funktionen. Für reine Terminbuchung ist es stark, als All-in-one-Kundendatenbank-Software jedoch eingeschränkt.
4. Beste Abrechnungs- und Rechnungssoftware: Xero
Xero ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware für kleine und mittlere Unternehmen. Firmen nutzen die verfügbaren Funktionen für Rechnungsstellung, Ausgabenerfassung, Lohnabrechnung und mehr.
Quelle: Xero
Zwar ist Xero in erster Linie eine Buchhaltungsplattform, eignet sich aber auch für Geschäftsinhaber:innen, die eine CRM-Kundendatenbank für finanzielle Informationen brauchen.
So behalten Sie Zahlungen und offene Posten im Blick und stellen sicher, dass Sie rechtzeitig Follow-ups machen.
Die wichtigsten Funktionen von Xero:
Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten zu Verkäufen, Rechnungen und Zahlungen
Projektplanung inkl. Budgetierung und Zeitmanagement
Benutzerdefinierte Rechnungen vom Desktop oder der mobilen App senden
Automatische Erinnerungen für überfällige Zahlungen
Verbindung zu über 21.000 globalen Finanzinstituten
Hinweis: Xero lässt sich auch mit CRM-Systemen wie Pipedrive integrieren, um Rechnungen und Kundeninteraktionen zu verwalten.
Xero Preise
Xero bietet eine kostenlose 30-tägige Testversion sowie mehrere kostenpflichtige Pläne.
5. Zweitbeste Rechnungssoftware: QuickBooks
QuickBooks bietet eine einfache und zuverlässige Rechnungsstellung mit zusätzlichen Finanzfunktionen. Es eignet sich für kleine Unternehmen, die Abrechnung, Zahlungen und Buchhaltung an einem Ort abwickeln möchten.
Quelle: Quickbooks
Egal ob einmalige oder wiederkehrende Rechnungen: QuickBooks hilft Ihnen, den Cashflow zu kontrollieren.
Mit dieser Kundendatenbank-Software können Sie Zahlungen entgegennehmen und ohne zusätzliche Tools einen guten Überblick Ihrer Finanzen erhalten.
So können Zahlungen direkt über Rechnungen angenommen, schneller bezahlt und der manuelle Aufwand für Follow-ups reduziert werden.
Die wichtigsten Funktionen von QuickBooks:
Anpassbare, professionelle Rechnungen
Automatische Zahlungserinnerungen
Integration mit Buchhaltungstools, Bankfeeds und Zahlungsprozessoren
Einfache Berichte zu offenen, überfälligen und beglichenen Rechnungen
Direkte Synchronisation mit Plattformen wie Xero und Pipedrive über Drittanbieter-Tools
Warum QuickBooks nicht auf Platz 1 steht: QuickBooks eignet sich gut für eine unkomplizierte Rechnungsstellung. Allerdings fehlen die tiefergehenden Anpassungen und Automatisierungen, die Xero für kleine Unternehmen flexibler machen.
6. Beste Tabellenkalkulationssoftware: Google Sheets
Wenn Sie eine manuelle Datenverwaltung bevorzugen, könnte sich eine Tabellen-Software wie Google Sheets eignen.
Quelle: Google Docs
Die cloudbasierte Plattform hilft Ihnen, Ihre Informationen zu organisieren. Da Google Sheets cloudbasiert ist, können mehrere Personen gleichzeitig daran arbeiten und Fortschritte live aktualisieren. Zwar fehlen die erweiterten Funktionen anderer Lösungen, dennoch ist Google Sheets eine beliebte, unkomplizierte Lösung.
Die wichtigsten Funktionen von Google Sheets:
Tabellen anpassen, um Ihre wichtigsten Daten zu priorisieren
Eine vertraute Benutzeroberfläche
Gemeinsames Bearbeiten und sofort sichtbare Änderungen
Vorgefertigte Vorlagen
Integration mit anderen Google-Tools wie Gmail, Drive und Forms
Google Sheets Preise
Google Sheets ist kostenlos nutzbar.
7. Zweitbeste Tabellenkalkulationssoftware: Airtable
Airtable ist eine Sammlung von cloudbasierten Datenbanken. Es ist ein flexibles Tool für kleine Unternehmen, die mehr Struktur als bei einer einfachen Tabelle benötigen, aber kein komplexes System wollen.
Quelle: Airtable
Zentralisieren Sie Kundeninformationen und Workflows an einem Ort, ohne dass fortgeschrittene technische Kenntnisse erforderlich sind. Airtable kombiniert die vertraute Tabellenkalkulations-Oberfläche mit leistungsstarken Funktionen wie verknüpften Datensätzen, Ansichten und leichter Automatisierung. Sie können außerdem benutzerdefinierte Ansichten für verschiedene Teammitglieder erstellen.
Es eignet sich hervorragend, um Projekte zu managen und Kundendaten zu organisieren, wenn Sie eine visuelle und kollaborative Lösung möchten.
Die wichtigsten Funktionen von Airtable umfassen:
Tabellenkalkulations-ähnliche Oberfläche mit Datenbank-Funktionalität
Kalender-, Kanban- und Galerieansichten für unterschiedliche Workflows
Verknüpfungen zwischen Tabellen, um doppelte Daten zu vermeiden
Basis-Automatisierungen und Formularerstellung
Integration mit Tools wie Pipedrive, Slack und Zapier
Warum es nicht auf Platz 1 steht: Airtable ist stark in Struktur und Flexibilität, es fehlt jedoch an der Datenverarbeitung und Analyse-Power, die Google Sheets für alltägliche Geschäftsanforderungen zugänglicher und skalierbarer macht.
8. Beste Data-Warehouse-Lösung: Amazon Redshift
Amazon Redshift ist ein umfangreicher, cloudbasierter Data-Warehouse-Service. Er eignet sich für Unternehmen, die sehr große Datenmengen verarbeiten und komplexe Abfragen durchführen.
Quelle: Amazon Redshift
Als „Petabyte-Scale“-Warehouse (also mit einem Speicherplatz von einer Million Gigabyte) kann es das Äquivalent von 500 Milliarden Seiten Standard-Text speichern.
Amazon Redshift ermöglicht es, detaillierte und schnelle Suchanfragen auszuführen, um wichtige Informationen und Muster zu finden. Nutzen Sie diese Erkenntnisse, um bessere Entscheidungen zu treffen.
Angenommen, Sie betreiben einen Online-Shop: Mit einer SQL-Abfrage können Sie z.B. herausfinden, welche Produkte bei den umsatzstärksten 10 % Ihrer Kundschaft am beliebtesten sind.
Amazon Redshift ermöglicht Folgendes:
Den Speicher schnell zu skalieren, wenn Ihr Unternehmen wächst
Routinetätigkeiten wie Backups, Updates und Wartung zu automatisieren
Zwischen nutzungsbasierter Bezahlung oder längerfristigen Vertragsmodellen zu wählen
Integration mit anderen AWS-Services für umfassendes Datenmanagement und Analyse
Komplexe SQL-Abfragen mit Machine-Learning-Funktionen für tiefere Dateneinblicke durchzuführen
Amazon Redshift Preise
Amazon Redshift bietet ein flexibles Preismodell, das von Standort, Nutzungsmuster und Unternehmensbedarf abhängt.
9. Zweitbestes Data-Warehouse: Google BigQuery
Google BigQuery ist ein cloudbasiertes Data-Warehouse, das große Datenmengen und komplexe Abfragen mühelos verarbeitet. Es ist eine starke Option für kleine Unternehmen, die schnelle, skalierbare Analysen benötigen, ohne Infrastruktur verwalten zu müssen.
Quelle: Google BigQuery
BigQuery ist beispielsweise interessant, wenn Ihr Unternehmen auf detaillierte Berichte angewiesen ist oder Daten aus mehreren Quellen zusammenführt.
Das Warehouse integriert sich außerdem mit Google Sheets und Tools wie Looker Studio, sodass Sie Erkenntnisse leichter visualisieren und mit Ihrem Team teilen können.
Die wichtigsten Funktionen von BigQuery umfassen:
Schnelle, SQL-basierte Analysen von riesigen Datenmengen
Pay-as-you-go-Preise ohne Serverwartung
Nahtlose Integration mit Google-Workspace-Tools
Eingebaute Machine-Learning- und Prognosefunktionen
Anbindungen an CRMs und Apps wie Pipedrive
Warum es nicht auf Platz 1 steht: BigQuery ist leistungsstark, aber für Teams, die nicht mit einem hohen Datenvolumen arbeiten, unnötig. Amazon Redshift bietet für wachsende kleine Unternehmen ein ausgewogeneres Verhältnis von Leistung und Kosten.
Arten von Kundendatenbank-Software für Kleinunternehmer aus dem Mittelstand
CRM-Systeme speichern und organisieren Interessenten- und Kundendaten. Indem alle Informationen an einem Ort gesammelt werden, verhindern Sie Datensilos und ermöglichen es Ihrem Team, effizienter zusammenzuarbeiten.
Kleinunternehmer:innen und Vertriebsteams nutzen CRM-Lösungen und Vertriebspipelines, um Kontakte zu verwalten, Beziehungen aufzubauen und den Umsatz zu steigern.
Umfassende Kundendatenbank-Software für den Vertrieb bietet unter anderem:
Zentralisiertes Management von Kundendaten
Automatisierungen für verschiedene Workflows
Lead-Scoring und -Tracking
Anpassbare Prozesse, je nach Unternehmen und Team
Fazit: Ziehen Sie als kleines, wachsendes Unternehmen oder Einzelunternehmer ein CRM-System in Betracht, um Ihren Vertrieb und Ihr Unternehmenswachstum zu unterstützen und skalierbare Prozesse zu schaffen.
Terminplanungssoftware
Im Gegensatz zu SaaS-Unternehmen benötigen dienstleistungsorientierte Betriebe wie Friseursalons oder Spas Kundenmanagement-Tools, die sich auf Terminplanung konzentrieren.
Ein benutzerfreundliches Buchungssystem steigert die Effizienz, verbessert die Kundenbindung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kund:innen wiederkommen.
Terminplanungssoftware ermöglicht es Teammitgliedern außerdem, ihre Kalender zu verwalten, während Kund:innen selbst freie Zeitfenster buchen können.
Wichtige Funktionen solcher Assistenten sind:
Ein Buchungssystem zur Verwaltung von Terminen mit aktueller Verfügbarkeit
Kalender- und E-Mail-Synchronisierung (z. B. Gmail und Outlook)
Automatisierte E-Mail- oder SMS-Benachrichtigungen zur Reduzierung von verpassten Terminen
Sichere Online-Zahlungen und Anzahlungen im Buchungsprozess
Fazit: Ziehen Sie als kleines Unternehmen bzw. als Dienstleister eine Terminplanungssoftware in Betracht, um Ihre Prozesse effizienter zu gestalten und das Kundenerlebnis zu verbessern.
Rechnungssoftware
Rechnungssoftware optimiert den Abrechnungsprozess. Sie unterstützt dabei, Transaktionen zu verwalten und finanzielle Interaktionen effizient abzuwickeln.
Gerade kleine Unternehmen können so Rechnungen schneller stellen und pünktliche Zahlungen fördern.
Wichtige Funktionen von Rechnungssoftware sind:
Professionelle, gebrandete Rechnungen mit anpassbaren Feldern und Formaten
Management von Kundendaten wie Rechnungsinformationen und Transaktionshistorie
Sichere Online-Zahlungen per Kreditkarte, Debitkarte oder digitalen Wallets (z. B. PayPal)
Fazit: Ziehen Sie als kleines Unternehmen aus dem Mittelstand eine Rechnungssoftware in Betracht, um effizient Rechnungen zu stellen und püntkliche Zahlungen zu fördern.
Tabellen-Software
Einzelunternehmer:innen oder kleine Firmen können Daten oft auch in einem einfachen Tabellen-Tool (wie Google Sheets, Airtable oder Excel) speichern.
Wichtige Funktionen von Tabellenkalkulationssoftware sind:
Individuelle Spalten zur Erfassung von Informationen
Datenfilter, um gezielt Informationen zu finden oder Trends zu analysieren
Grundlegende und fortgeschrittene Berechnungen
Verknüpfung von Daten über verschiedene Tabellen hinweg, z. B. für Terminpläne
Zugriff für mehrere Nutzer:innen, sodass Teams in Echtzeit an derselben Tabelle arbeiten können
Fazit: Ziehen Sie eine Tabellen-Software in Betracht, wenn Sie als kleines Unternehmen eine einfache, schlanke Lösung suchen.
Data-Warehouse-Software
Data Warehouses sind fortschrittliche Systeme, die große Mengen an Kundendaten verarbeiten. Im Gegensatz zu einfacheren Lösungen verwalten und analysieren sie riesige Datenbestände.
So können Nutzer:innen Trends, Verhaltensweisen und Muster erkennen und mit sogenannten „Queries“ (strukturierte SQL-Abfragen) wertvolle Erkenntnisse gewinnen.
Wenn Ihr Unternehmen wächst und Ihr Datenbedarf steigt, können Data Warehouses problemlos skaliert werden, indem zusätzliche Kapazitäten oder Server hinzugefügt werden.
Data-Warehouse-Software sollte folgende Funktionen bieten:
Effiziente Verarbeitung großer Mengen an Kundendaten
Schnelle Reaktion auf Benutzeranfragen
Speicherung umfangreicher historischer Daten zur Trendanalyse und Umsatzprognose
Erweiterte Analysen durch komplexe SQL-Abfragen
Hohe Datensicherheit
Fazit: Ziehen Sie Data-Warehouse-Software in Betracht, wenn Sie große Mengen an Daten effizient speichern und analysieren möchten.
Worauf Sie bei Kundendatenbank-Software achten sollten
Bei der Auswahl von Kundendatenbank-Software sollten Sie eine Lösung wählen, die zu den Bedürfnissen Ihres kleinen Unternehmens, den Arbeitsabläufen Ihres Teams und Ihrem Budget passt.
Sobald Sie wissen, welcher der fünf Typen für Sie relevant ist, sollten Sie nach einer Software suchen, die repetitive Geschäftsprozesse beschleunigt und die Entscheidungsfindung unterstützt.
Ihre gewählte Kundendatenbank-Software sollte folgende Funktionen bieten:
Benutzerfreundlichkeit. Eine intuitive Oberfläche ermöglicht Ihrem Team eine schnelle Einarbeitung mit minimalem Onboarding- und Schulungsaufwand.
Automatisierte Workflows. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben, damit Ihr Team mehr Zeit für Tätigkeiten hat, die menschliche Interaktion erfordern.
Reporting-Funktionen. Leistungsstarke Berichte helfen Ihnen, wichtige Kennzahlen zu messen und mit Grafiken und Visualisierungen zu analysieren.
Nahtlose Integration mit Ihren bevorzugten Tools. Die Integration mit weiteren Tools erlaubt effiziente Arbeit, ohne dass Sie mehrere Dashboards bedienen müssen.
Datenschutzkonformität. Die Software sollte den Datenschutzvorgaben (z. B. DSGVO) entsprechen, um Kundendaten zu schützen und Vertrauen zu erhalten.
Um die Entscheidung einfacher zu machen, können Sie kostenlose Versionen oder Probezeiträume nutzen, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden
Fazit
Es gibt verschiedene Kundendatenbank Software Lösungen für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen aus dem Mittelstand. Sie helfen Ihnen, unterschiedliche Ziele zu erreichen – von verbessertem Kundenbeziehungsmanagement bis hin zu vereinfachter Rechnungsstellung.
Indem Sie Ihre Ziele klar definieren, können Sie die Art von Software bestimmen, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
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