Lead Reporting ist der beste Weg, um zu erkennen, wie effektiv Ihr Team neue Geschäftsmöglichkeiten identifiziert und erfolgreich realisiert.
Ganz gleich, ob Sie Tabellenkalkulationen oder Vertriebssoftware verwenden – Reporting verwandelt Rohdaten in wertvolles Wissen, das Ihnen hilft, bessere Entscheidungen entlang der gesamten Customer Journey zu treffen.
In diesem Artikel erfahren Sie, was Lead Reporting umfasst, welche Kennzahlen besonders hilfreich sind und wie Sie – mit oder ohne Customer-Relationship-Management-(CRM)-Tool – damit starten können.
Was ist Lead Reporting?
Lead Reporting analysiert, wie potenzielle Kund*innen (also Leads) in Ihren Vertriebszyklus gelangen und sich darin bewegen. Dabei werden die Aktivitäten zur Lead-Generierung, -Verwaltung und -Konvertierung gemessen, um die Effektivität des gesamten Vertriebsprozesses zu beurteilen.
Konkret hilft die Lead Analyse Unternehmen zu verstehen, woher ihre Leads kommen, wie diese mit dem Unternehmen interagieren und welche Strategien am effektivsten Verkäufe generieren.
Lead Berichte können entweder manuell mit einer einfachen Tabelle erstellt oder automatisch über eine CRM-Software generiert werden.
Beispielsweise sieht ein Lead Report in Pipedrive folgendermaßen aus.
Was Sie aus dem Lead Reporting lernen, hängt von den gesammelten Daten ab. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Prioritäten, doch einige der wertvollsten Kennzahlen für die Lead Analyse sind:
Generierte Leads. Die Gesamtzahl der Leads, die in einem bestimmten Zeitraum generiert wurden.
Qualifizierte Leads. Die Anzahl der Leads, die Ihre Kriterien für potenzielle Kund*innen erfüllen.
Archivierte Leads. Die Anzahl der Leads, die aufgrund von mangelndem Interesse oder fehlender Qualifikation aus der Vertriebspipeline ausscheiden.
Konversionsrate. Der Prozentsatz der Leads, die zu zahlenden Kund*innen werden.
Zeit bis zur Konvertierung. Die durchschnittliche Dauer vom Erstellen eines Leads bis zur Umwandlung in eine Kundin oder einen Kunden.
Lead-Quelle. Die Herkunft der Leads (z. B. Social Media, E-Mail-Kampagnen oder Kaltakquise).
Sie können diese Kennzahlen in Ihrem ersten Lead Bericht aufnehmen und Ihre Auswahl im Laufe der Zeit verfeinern, sobald Sie erkennen, welche Daten für Ihr Unternehmen am nützlichsten sind.
Welche Vorteile hat die Lead Analyse?
Eine effektive Lead Analyse ermöglicht es Ihnen, fundiertere Entscheidungen darüber zu treffen, welche Personengruppen Sie ansprechen und wie Sie diese gezielt einbinden.
Mit der Zeit verbessert sich dadurch Ihr Verständnis der Kund*innen, sodass Sie personalisierte Erlebnisse bieten können, die den Verkaufsabschluss wahrscheinlicher machen.
Im Folgenden finden Sie die Vorteile des Lead Reportings im Detail.
Es hält Ihren Vertriebszyklus am Laufen
Lead Reporting hilft dabei, den Schwung im Verkaufszyklus aufrechtzuerhalten, indem es Einblicke in die gesamte Reise der Käufer*innen durch den Funnel bietet.
Durch das Monitoring der Lead-Performance in allen Phasen können Unternehmen Engpässe erkennen und beheben, sodass Interessent*innen mit höherer Wahrscheinlichkeit Kunden werden.
Beispielsweise könnten Sie, wenn qualifizierte Leads regelmäßig in der Phase Ihrer Verkaufspräsentation abspringen, Ihre Präsentationsstrategie überarbeiten und dem Vertriebsteam zusätzliche Schulungen zur Präsentationstechnik anbieten.
Lead Qualification Guide
Es zeigt Ihnen, ob Ihr Marketing funktioniert
Lead Reporting hilft dabei, die Marketingkanäle zu identifizieren, die die meisten Leads generieren. Mit diesen Informationen können Sie Ihre Marketingressourcen so einsetzen, dass sie die größtmögliche Wirkung erzielen.
Beispielsweise können Sie einen Lead Bericht erstellen, der die Kennzahlen „neu generierte Leads“ für Social-Media-Werbung und E-Mail-Marketing enthält. So erkennen Sie, welcher Kanal die besten Ergebnisse liefert und wohin Sie zukünftige Ausgaben lenken sollten.
Wenn Ihr Bericht zeigt, dass eine neue Kampagne nicht gut läuft, können Sie Anpassungen vornehmen, um ihre Effektivität zu steigern. Der kontinuierliche Feedbackprozess ermöglicht es Ihnen, hochwertige Leads zu generieren und Ihr Geschäft auszubauen.
Es hilft Ihnen, Ihre Vertriebsstrategie zu verfeinern
Daten zur Lead-Generierung liefern Einblicke in die Leistung Ihres Marketings. Management- und Konversionsdaten zeigen, wie effektiv Ihre Vertriebsstrategie ist.
Angenommen, Ihre Kennzahlen „Anzahl erstellter Leads“ und „qualifizierte Leads“ liegen in den meisten Monaten im Zielbereich, doch die Konversionen nehmen ab. Dies könnte darauf hindeuten, dass:
Sie noch mehr Leads generieren müssen, um Ihre Verkaufsziele zu erreichen
Ihre Vertriebsmitarbeitenden zusätzliche Schulungen oder Sales-Enablement-Materialien benötigen, um mehr Abschlüsse zu erzielen
Sie Ihre Lead-Qualifizierungskriterien überprüfen sollten
Je früher Sie ein Problem erkennen (z. B. mithilfe regelmäßiger Lead Analysen), desto schneller können Sie es untersuchen und beheben.
Wie Sie aufschlussreiche Lead Berichte in 6 einfachen Schritten erstellen
Lead Reporting ist relativ einfach durchzuführen – besonders, wenn man bedenkt, wie wertvoll es für Ihr Unternehmen ist.
Die Erfassung von Lead-Daten in einer Tabelle ist der kostengünstigste Weg, um aussagekräftige Lead Berichte zu erstellen, und eignet sich für einige kleine Unternehmen und Freelancer*innen. Mit zunehmendem Wachstum Ihres Unternehmens und Ihrer Datenmenge werden manuelle Reporting-Prozesse jedoch immer komplexer.
Eine wesentlich einfachere Möglichkeit ist die Nutzung eines intuitiven CRM-Tools. Dieses verschafft Ihnen sofortigen Zugriff auf aktuelle Lead-Daten aus verschiedenen Quellen, darunter Website-Formulare, Social-Media-Plattformen und E-Mail-Marketing-Kampagnen.
Unabhängig davon, welches Tool Sie wählen, können Sie die folgenden Schritte nutzen, um Ihren ersten Lead Bericht zu erstellen.
1. Bestimmen Sie die Lead-Informationen, die Sie verfolgen möchten
Zuerst sollten Sie festlegen, welche Lead-Informationen für Ihr Unternehmen am wertvollsten sind, da diese die Gestaltung Ihrer Berichte beeinflussen.
Die vier Kernkennzahlen (erstellte, qualifizierte, archivierte und konvertierte Leads) bieten einen umfassenden Überblick über die Lead-Performance. Aber welche weiteren Kennzahlen helfen Ihnen, die Reise Ihrer Leads besser zu verstehen?
Weitere Metriken, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind:
Generierte Leads nach Kanal oder Quelle, um zu erkennen, welche Ihrer Lead-Generierungs-Taktiken am effektivsten ist
Archivierte Leads nach Funnel Phase, um zu verstehen, an welchen Punkten Interessent*innen aus dem Funnel ausscheiden
Durchschnittliche Zeit bis zur Konversion, um die Effizienz Ihres Verkaufszyklus zu messen
Indem Sie die wertvollsten Informationen genau bestimmen, stellen Sie sicher, dass Ihre Lead Berichte stets verwertbare Einblicke liefern, die Ihrem Unternehmen helfen.
2. Wählen Sie Ihr Lead-Reporting-System
Für das Lead Reporting stehen im Wesentlichen zwei Arten von Tools zur Verfügung: Tabellenkalkulationen und CRM-Software.
Beide Optionen haben ihre Vorteile, wobei CRM-Software den Prozess beschleunigt, indem sie Vertriebs- und Kundendaten organisiert und grundlegende Verwaltungsaufgaben automatisiert.
Beispielsweise brauchen Sie zum Erstellen eines Berichts in Pipedrive einfach nur zur Seite für Lead-Performance navigieren und auswählen, welche Daten Sie sehen möchten.
Pipedrive bietet dabei Preismodelle für die meisten Budgets.
Alternativ können Sie kostenlos eine Lead-Reporting-Tabelle mit Excel oder Google Sheets erstellen.
Beachten Sie, dass Sie Ihre Tabelle manuell so konfigurieren müssen, dass die gewünschten Kennzahlen angezeigt werden. Außerdem müssen Sie die Daten manuell eingeben und aktualisieren, um Ihre Leads zu analysieren.
Hinweis: Sie können Lead-Daten aus Excel- und Google-Sheets-Dateien direkt in Pipedrive importieren, sodass ein Upgrade schnell und einfach möglich ist, wenn der richtige Zeitpunkt gekommen ist.
3. Passen Sie Ihre Berichte an (basierend auf Ihren KPIs)
Ob Sie eine Tabelle oder ein CRM-System zur Speicherung der Lead-Daten verwenden, beeinflusst, wie lange es dauert, Ihre Berichte anzupassen.
Das Anpassen von Berichten in einer Tabelle erfordert das manuelle Eingeben von Feldern und Daten, das Einrichten von Formeln und das Erstellen von Diagrammen. Sie müssen sicherstellen, dass die Daten kontinuierlich aktualisiert und einheitlich formatiert werden, um die Genauigkeit zu gewährleisten.
Beispielsweise können Sie in Excel und Google Sheets Funktionen und Pivot-Tabellen verwenden, um Ihre Vertriebsdaten zusammenzufassen und zu analysieren. Außerdem können Sie Ihre Dateien per E-Mail mit Kolleg*innen und anderen Teams teilen.
Hier ist ein Beispiel, wie das Ergebnis unter Verwendung einer Vorlage von Simple Sheets aussehen könnte.
Alternativ ermöglicht Ihnen ein gutes CRM, Kennzahlen, Zeiträume und weitere Details über einfache Menüs anzupassen und die relevanten Daten anschließend automatisch zu erfassen.
In Pipedrive müssen Sie lediglich die in der untenstehenden Beispielgrafik markierten Optionen anpassen.
Sobald Sie Ihre Anpassungen vorgenommen haben, sehen Sie die Daten, die für die Optimierung Ihrer Vertriebs- und Marketingstrategien am hilfreichsten sind.
4. Optimieren Sie Ihren Lead-Erfassungsprozess
Verfeinern Sie Ihren Lead-Generierungsprozess, um sicherzustellen, dass Sie über verschiedene Kanäle hinweg dieselben wertvollen Informationen erfassen. Andernfalls riskieren Sie, ein unvollständiges Bild Ihrer Leads zu erhalten und letztlich ungenaue Berichte zu erstellen.
Beispielsweise stellt die Standardisierung der Felder in Lead-Erfassungsformularen auf Ihrer Website, in sozialen Medien und auf Landing Pages sicher, dass Sie von jedem Lead dieselben Informationen erhalten und alles haben, was Sie für eine korrekte Bewertung benötigen. Dies führt zu einem reibungsloseren Qualifizierungsprozess und letztlich zu mehr Verkäufen.
Halten Sie Ihre Informationsabfragen einfach, um potenzielle Kund*innen nicht zu überfordern. Weitere Details können Sie immer in einer Follow-up-E-Mail oder einem Telefonat erfragen.
Die Integration Ihrer Lead-Erfassungsformulare (und anderer Lead-Generierungskampagnen) in Ihr CRM-System ermöglicht einen nahtlosen Datentransfer. So sind alle Lead-Informationen zentralisiert, standardisiert und für Ihre Vertriebs- und Marketingteams leicht zugänglich.
Als Teil des LeadBooster-Add-ons von Pipedrive optimieren Webformulare den gesamten Lead-Generierungsprozess, indem sie die Daten neuer Kontakte synchronisieren. Sobald eine Kundin oder ein Kunde eines Ihrer Formulare ausfüllt, werden die Daten automatisch in die CRM-Datenbank übernommen und stehen für die Lead Analyse bereit.
5. Kartieren und prüfen Sie Ihre Lead-Daten
Datenhygiene ist ein fortlaufender Prozess, der sicherstellt, dass Ihre Berichte stets genau und aussagekräftig sind. Wenn Sie diesen Schritt bereits vor der Erstellung Ihres ersten Berichts durchführen, erhalten Sie von Anfang an nützliche Erkenntnisse und sparen Zeit und Ressourcen.
Ein einfacher Datencheck hilft Ihnen, alles in Ordnung zu bringen. Nutzen Sie die folgende Checkliste für Ihren ersten Audit:
Doppelte Einträge entfernen. Das Entfernen von Duplikaten stellt sicher, dass jeder Lead-Eintrag einzigartig ist und verhindert irreführende Berichte.
Veraltete Informationen aktualisieren. Daten, die den aktuellen Status jedes Leads widerspiegeln, tragen zu zeitnahen Berichten und besseren Entscheidungen bei (z. B. wenn ein*e Interessent*in die Pipeline verlassen hat, aber wieder interessiert ist, aktualisieren Sie den Lead-Status entsprechend).
Leads anhand aktueller Daten segmentieren. Durch die Segmentierung von Leads (Aufteilung in Gruppen mit gemeinsamen Merkmalen) können detailliertere Berichte über verschiedene Lead-Kategorien erstellt werden.
Führen Sie diese Schritte monatlich oder quartalsweise durch, um Ihre Daten sauber und aussagekräftig zu halten.
Wenn Sie eine Tabelle verwenden, müssen Sie die Daten manuell bereinigen. Dieser Prozess umfasst das Überprüfen der Daten Zeile für Zeile, das Identifizieren von Duplikaten und das Korrigieren von Ungenauigkeiten. Dieser Prozess ist zeitaufwendig, besonders bei großen Datenmengen.
Die Nutzung eines CRM vereinfacht diesen Prozess und spart wertvolle Zeit. Beispielsweise bietet Pipedrive eine Funktion zum „Zusammenführen von Duplikaten“, die doppelte Einträge automatisch erkennt und zusammenführt.
Mit eingerichtetem Reporting-Tool und geprüften Daten können Sie nun mit der Erstellung von Berichten beginnen. Das Erstellen von Berichten monatlich oder quartalsweise ermöglicht den Vergleich der Performance.
Hinweis: Obwohl es Ihr Reporting nicht direkt beeinflusst, lohnt es sich, die Kontaktdaten Ihrer Leads regelmäßig zu überprüfen, damit veraltete Telefonnummern oder E-Mail-Adressen Ihre Outreach-Aktivitäten nicht beeinträchtigen.
6. Analysieren Sie Ihre Ergebnisse und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an
Nutzen Sie Ihre Lead Berichte, um Trends und Verbesserungspotenziale zu erkennen. Anschließend können Sie Ihre Strategien zur Lead-Generierung, -Pflege und -Konversion verfeinern, um mehr Abschlüsse zu erzielen und den Erfolg Ihres Unternehmens zu steigern.
Beispielsweise könnten Sie feststellen, dass bestimmte Lead-Quellen konstant qualitativ hochwertigere Leads generieren als andere oder dass die Lead-Aktivität in bestimmten Zeiträumen zunimmt. Dieses Wissen ermöglicht es Ihnen, Ihr Marketingbudget gezielter einzusetzen.
Im Gegensatz dazu kann ein Rückgang der Lead-Aktivität nach einer Anpassung Ihrer Marketingstrategie ein Hinweis darauf sein, die Änderungen zu überprüfen – oder auf den nächsten Bericht zu warten, wenn Sie von einer kurzfristigen Taktik (z. B. Social-Media-Werbung) auf eine langfristige Strategie (z. B. Suchmaschinenoptimierung, SEO) gewechselt haben.
Fazit
Zu wissen, wie man einen Lead Bericht erstellt, befähigt Sie, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, effektive Marketingkampagnen zu entwickeln und mehr Abschlüsse zu erzielen.
Lead Reporting ist jedoch keine einmalige Aufgabe. Machen Sie es zu einem festen Bestandteil der Verwaltung Ihres Unternehmens oder Vertriebsteams, um kontinuierlich wertvolle Einblicke für Ihre Wachstumsstrategie zu gewinnen.
Wenn Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, erstellen Sie aus Ihrem ersten Bericht eine Vorlage, um jeden Monat oder jedes Quartal die neuesten Lead-Daten hinzuzufügen. Bei der Nutzung eines CRM-Systems können Sie den Prozess automatisieren und so Zeit für andere Vertriebsaufgaben gewinnen.
