Lead Distribution: Vorteile, Phasen, Methoden und Software

Eine durchdachte und gezielte Lead Distribution stellt sicher, dass Vertriebsteams und Lead-Manager*innen Interessent*innen wirkungsvoll begleiten.

Leads zu generieren und hinsichtlich ihrer Kaufbereitschaft zu qualifizieren, ist nur ein Teil des Prozesses, wenn es darum geht, die Vertriebsergebnisse zu optimieren. Ebenso entscheidend ist es, die spezifischen Interessen, Bedürfnisse und Kaufpräferenzen eines Leads zu berücksichtigen, um ihn der oder dem am besten geeigneten Vertriebsmitarbeitenden zuzuweisen.

Laut Erkenntnissen von McKinsey kann eine verbesserte Customer Experience zu einer Steigerung der Verkaufsabschlussraten um 15–20 % führen.

Da jeder neu generierte Lead potenziell zu einer Kundin oder einem Kunden werden kann, ist es naheliegend, dass eine effiziente Lead Distribution einen direkten positiven Einfluss auf Ihren Umsatz haben kann.

In diesem umfassenden Leitfaden betrachten wir die zentralen Aspekte des Lead-Distribution-Prozesses – darunter die einzelnen Phasen und deren Bedeutung. Außerdem zeigen wir verschiedene Möglichkeiten auf, wie Sie Leads mit manuellen Methoden oder mithilfe automatisierter Lead Distribution Software fair zuweisen und dadurch bessere Vertriebsergebnisse erzielen können.

Key Takeaways - Lead Distribution

• Ein klar strukturierter Prozess der Lead Distribution reduziert Lead-Verluste und steigert die Team-Performance: Wenn jede Phase der Lead Distribution – von der Generierung bis zur Zuweisung – klar definiert ist, behalten Teams den Überblick über alle Leads. Das stärkt Zusammenarbeit, Motivation und Erfolgsquote.

• Durchdachte Lead Zuweisung (auch: Lead Routing) sorgt für schnellere Reaktionszeiten und höhere Conversion Rates: Durch die gezielte Zuweisung von Leads an die passenden Vertriebsmitarbeitenden werden Interessent:innen kompetenter und schneller kontaktiert. Das steigert nicht nur die Abschlusswahrscheinlichkeit, sondern verbessert auch die Customer Experience.

• Ein CRM mit integrierter und automatisierter Lead Distribution ist die Basis für nachhaltiges Wachstum: Systeme wie Pipedrive verbinden Lead-Erfassung, Qualifizierung und Zuweisung in einem Workflow. Dadurch werden Prozesse skalierbart automatisiert, Daten zentralisiert und Vertriebsentscheidungen datenbasiert getroffen.

Was ist Lead Distribution?

Lead Distribution bezeichnet den Prozess, bei dem Leads auf Basis vordefinierter Kriterien bestimmten Vertriebsmitarbeitenden zugewiesen werden. Diese Kriterien können etwa den Standort und das Produktinteresse des potenziellen Kunden oder die Verfügbarkeit und Qualifikation der Vertriebsmitarbeitenden umfassen.

Als zentraler Bestandteil jeder Lead-Management-Strategie – ob online oder offline – trägt eine gezielte Verteilung von Leads wesentlich dazu bei, die Vertriebsleistung Ihres Teams zu maximieren.

Vorteile einer durchdachten Lead Distribution sind z.B.:

• Schnellere Reaktionszeiten auf Leads machen Ihren Vertriebsprozess effizienter.

• Verbesserte Interaktionen mit Interessent*innen steigern die Qualität der Customer Journey.

• Eine höhere Kundenzufriedenheit kann die Abschlussquoten und damit den Umsatz steigern.

Es gibt verschiedene Ansätze, um Leads zu verteilen. Sie können den Prozess manuell durchführen oder Lead Distribution Tools einsetzen, die Leads mithilfe von Regeln, Algorithmen oder künstlicher Intelligenz automatisch zuweisen.

Unabhängig von der gewählten Methode sorgt ein strukturierter Prozess im CRM mit Lead Distribution dafür, dass die richtigen Leads zur richtigen Zeit von der oder dem richtigen Vertriebsmitarbeitenden kontaktiert werden.

Was sind die Phasen der Lead Distribution?

Das Hauptziel der Lead Distribution besteht darin, das Umsatzpotenzial jedes neu generierten Leads zu maximieren. Der beste Weg, dies zu erreichen, ist geordnet nach Phasen vorzugehen:

1. Leadgenerierung

2. Leadqualifizierung

3. Lead-Scoring

4. Leadzuweisung

Da eine gezielte Verteilung zu profitableren Vertriebspipelines führt, sollten Sie bei der Strukturierung der vier Phasen der Lead-Verteilung Folgendes berücksichtigen.

Phase 1: Leadgenerierung

Die Generierung von Sales Leads ist der Prozess, bei dem Kontakte gesammelt werden, die Interesse an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zeigen – mit dem Ziel, sie in Kund*innen zu verwandeln.

In dieser ersten Phase der Lead Distribution geht es darum, potenzielle Käufer*innen über verschiedene Marketing- und Vertriebskanäle zu erreichen.

Beispielsweise können Sie neue Leads durch folgende Massnahmen gewinnen:

• Online-Werbung und E-Mail-Kampagnen

• Content-Marketing und Social CRM

• Webinare, Promotion-Events oder Empfehlungen

Das Ziel der Leadgenerierung (oder Lead-Erfassung) besteht darin, eine Pipeline qualifizierter Interessent*innen aufzubauen, die Sie schließlich in Kunden konvertieren können. Laut Erkenntnissen von Gartner erzielen Unternehmen, die mehr als 40 % ihrer Leads über Marketing generieren, höhere Konversionsraten als andere.

Phase 2: Leadqualifizierung

Die Leadqualifizierung ist der Prozess, bei dem festgestellt wird, ob Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung gut zu den potenziellen Kundinnen und Kunden passt, also einen Mehrwert liefert.

In dieser Phase der Lead Distribution ist es wichtig, zentrale Informationen über Interessent*innen zu sammeln, um Ihre besten Leads anhand folgender Kriterien zu identifizieren:

• Interesse am Produkt

• Verhalten (z.B. Interaktion mit Website)

• Relevante Merkmale wie Rolle oder Unternehmensgröße

Das Ziel der Leadqualifizierung besteht darin, Leads, die Ihren internen Kriterien entsprechen, an die nächste Phase weiterzugeben, während ungeeignete Leads aussortiert werden.

Laut Vertriebsforschung von Sales Insights Lab können Sie davon ausgehen, dass 50 % oder weniger Ihrer ursprünglichen Interessent*innen tatsächlich gut geeignet sind.

Phase 3: Lead Scoring

Lead Scoring ist eine Methode, um Ihre Leads nach ihrem erwarteten Umsatzwert und ihrer Kaufbereitschaft einzustufen.

In dieser Phase sollten Sie qualifizierte Leads danach priorisieren, wie wahrscheinlich es ist, dass sie konvertieren und Umsatz generieren.

Dies können Sie tun, indem Sie folgende Faktoren gewichten:

• Bedürfnisse und Herausforderungen

• Ziele und Budget

• Zeitrahmen und Entscheidungskompetenz für eine Kaufentscheidung

Das Ziel des Lead Scorings besteht darin, Ihre Vertriebsaktivitäten auf die vielversprechendsten Chancen zu konzentrieren, um Ihre Abschlusschancen zu erhöhen.

Phase 4: Lead-Zuweisung

Die Lead-Zuweisung ist der Prozess, bei dem eingehende Leads Vertriebsmitarbeitenden oder Teams basierend auf vordefinierten Regeln oder Bedingungen zugewiesen werden.

In dieser letzten Phase des “Lead Distribution”-Prozesses weisen Sie Leads typischerweise Vertriebsmitarbeitenden zu basierend auf Kriterien wie:

• Geografische Lage

• Branche oder Produktlinie

• Vertriebsfähigkeiten, Verfügbarkeit oder Expertise

Das Ziel der Lead-Zuweisung besteht darin, sicherzustellen, dass jeder qualifizierte Lead dem Vertriebsmitarbeitenden zugeordnet wird, der am besten geeignet ist, einen Abschluss zu erzielen.

Phasen der Lead Distribution im Überblick

Was sind die Vorteile von Lead Distribution?

Die Implementierung eines klar definierten Lead-Distribution-Prozesses ist aus mehreren Gründen entscheidend.

1. Erstens kann sie die Kund*innenzufriedenheit und Konversionsraten erhöhen, indem sichergestellt wird, dass Leads von den jeweils am besten geeigneten Vertriebsmitarbeitenden bearbeitet werden.

2. Zweitens trägt eine durchdachte Lead Distribution dazu bei, die Arbeitslast innerhalb des Vertriebsteams auszugleichen und zu verhindern, dass einzelne Mitarbeitende oder Teams überlastet oder unterfordert werden.

3. Drittens hilft sie dabei, die Effizienz und Leistung einzelner Vertriebsmitarbeitender zu tracken und zu messen – und liefert so wertvolle Einblicke für Coaching und Weiterentwicklung.

Im Folgenden erklären wir drei Möglichkeiten, wie Sie diese wichtigen Vorteile optimal nutzen können.

1. Reduzieren Sie Ihre Reaktionszeit auf Leads

Durch die Standardisierung des “Lead Distribution”-Prozesses können Sie:

• Den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Bearbeitung jedes neuen Leads reduzieren

• Das Kund*innenerlebnis verbessern, indem Vertriebsmitarbeitende personalisierte, relevante und zeitnahe Interaktionen sowie Services bieten

• Verluste im Lead-Funnel vermeiden, die entstehen, wenn Leads ignoriert, vergessen oder doppelt erfasst werden

2. Steigern Sie Ihre Lead-Konversionsrate

Da Lead Distribution darauf abzielt, Leads anhand wichtiger Kriterien wie Geografie, Produkt, Branche oder Expertise den richtigen Vertriebsmitarbeitenden zuzuweisen, können Sie damit:

• Sicherstellen, dass Interessent*innen von Vertriebsprofis mit den relevantesten Kenntnissen und passendsten Fähigkeiten betreut werden, um ihre Bedürfnisse und Herausforderungen zu adressieren

• Die Chancen erhöhen, jeden Lead erfolgreich in einen Abschluss zu verwandeln

• Ihre Konversionsrate und infolgedessen Ihren Umsatz nachhaltig steigern

3. Steigern Sie Ihre Vertriebsleistung

Da eine gute Lead Distribution die Arbeitslast und Chancen gleichmässiger über das Vertriebsteam verteilt, fördert die Standardisierung und Automatisierung dieses Prozesses außerdem die Performance Ihres Teams:

• objektive Verteilung von Leads nach klaren Kriterien

• Produktivitätssteigerung, indem sichergestellt wird, dass jeder Lead an die nächste verfügbare (und qualifizierteste) Person weitergeleitet wird

• Motivationssteigerung, indem eine faire und transparente Vertriebskultur geschaffen wird

Vertriebsforschung des Verkaufsexperten Marc Wayshak zeigt, dass Unternehmenskultur und Managementeffektivität von Vertriebsmitarbeitenden konsequent als wichtiger Faktor eingestuft werden (z.B. wichtiger als die Grundvergütung).

Das macht die faire Verteilung von Leads zu einem entscheidenden Faktor, um das volle Potenzial Ihres Vertriebsteams auszuschöpfen.

Wie verteile ich Leads fair und effektiv? 4 Methoden

Sie können Leads grundsätzlich automatisch oder manuell zuweisen. Darüber hinaus bestimmen in der Regel die Unternehmensgrösse sowie die Struktur und Ziele Ihres Vertriebsteams, welche Methode am besten geeignet ist, um Leads fair und effektiv zu verteilen.

Hier ist eine Übersicht über vier gängige Methoden der Lead Distribution, die Sie ausprobieren können.

Methode 1: Manuelle Lead Distribution

Bei dieser Methode werden Leads manuell an die Vertriebsmitarbeitenden zugewiesen.

• Vorteil: Einfach und flexibel

• Nachteil: Kann mühsam, subjektiv und zeitaufwändig sein – besonders bei einem hohen Lead-Aufkommen aus unterschiedlichen Quellen.

Methode 2: Round-Robin-Verfahren

Bei dieser Methode werden Leads automatisch im Rotationsprinzip an die Vertriebsmitarbeitenden verteilt.

• Vorteil: Schneller, fairer und konsistenter als die meisten manuellen Methoden

• Nachteil: Berücksichtigt die individuellen Eigenschaften der Leads und der Mitarbeitenden kaum, wodurch die Vertriebsresultate beeinträchtigt werden können.

Methode 3: Cherry-Picking

Bei dieser Methode wählen Vertriebsmitarbeitende selbst aus einem Lead-Pool ihre Online-, Offline- oder E-Mail-Leads aus.

• Vorteil: Fördert Selbstvertrauen und Eigeninitiative, da die Mitarbeitenden selbst entscheiden, welche Leads sie weiterverfolgen

• Nachteil: Schwer zu skalieren und kann dazu führen, dass kleinere oder weniger attraktive Deals liegen bleiben

Methode 4: Automatisierte Lead Distribution

Bei dieser Methode werden Lead Distribution Software, Apps oder automatisierte Lead Distribution Tools genutzt, um Leads basierend auf Lead Scores oder den Fähigkeiten, der Erfahrung und der Verfügbarkeit der Vertriebsmitarbeitenden zuzuweisen.

• Vorteil: Spart Zeit und ermöglicht schnellere Reaktionen auf Leads, was die Konversionsrate steigern kann

• Nachteil: Manche spezialisierte Softwarelösungen oder KI-Systeme können komplex oder kostspielig sein

Hier nochmal alle Methoden der Lead Distribution im Überblick:

Unabhängig davon, ob Sie eine oder mehrere dieser Methoden einsetzen – wichtig ist, dass jeder Lead am besten von der qualifiziertesten Person bearbeitet wird und kein Lead unbeachtet bleibt.

Was sind wichtige Best Practices, die ich bei der Lead Distribution berücksichtigen sollte?

Diese vier Faktoren helfen Ihnen, sicherzustellen, dass Ihre Lead-Distributionsstrategie sowohl fair als auch effizient ist.

1. Fähigkeiten der Vertriebsmitarbeitenden

Bei der Verteilung von Leads sollten Sie die Erfahrung und Stärken jedes Teammitglieds berücksichtigen – insbesondere wichtige Vertriebsfähigkeiten wie Kommunikation, Verhandlungsgeschick, Problemlösung und den Aufbau von Kundenbeziehungen.

So erhöhen Sie die Chancen Ihres Teams, erfolgreich mit Interessent*innen in Kontakt zu treten, deren Bedürfnisse und Herausforderungen zu verstehen und die am besten passenden Lösungen anzubieten.

2. Individuelle Vertriebsrollen

Wenn einige Vertriebsmitarbeitende auf bestimmte Produkte, Märkte oder Kund*innensegmente spezialisiert sind, ist es sinnvoll, ihnen Leads zuzuweisen, die zu ihrem Fachgebiet passen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Lead-Distributionsstrategie klare und konsistente Regeln enthält, um verschiedene Vertriebsrollen mit der passenden Qualität, Menge und Art der verfügbaren Leads zu verknüpfen.

3. Verfügbarkeit der Vertriebsmitarbeitenden

Wenn bestimmte Mitarbeitende nicht verfügbar sind – etwa wegen Urlaub oder Krankheit – müssen die Leads, die ihnen zugewiesen worden wären, neu verteilt werden. Dies kann zu einem Ungleichgewicht bei der Arbeitslast und Leistung führen.

Um zu vermeiden, dass einige Mitarbeitende zu viele Leads haben, um sie effektiv zu bearbeiten, und andere zu wenige, um ihre Ziele zu erreichen, sollten Sie die Verfügbarkeit Ihrer Vertriebsmitarbeitenden genau monitoren und Ihre Lead Distribution entsprechend anpassen.

4. Lead Scoring und Einfluss auf Provisionen

Sweta Patel von MarTech empfiehlt, Lead Scoring als Brücke zwischen Marketing und Sales zu betrachten.

Eine einfache Möglichkeit, Leads zu bewerten, besteht darin, sie nach ihrem Kaufinteresse, ihrer Kaufbereitschaft, ihrem Budget und ihrem Zeitrahmen als kalt, warm oder heiß einzustufen. Mit Hilfe einer Lead-Tracker-Vorlage können Sie vielversprechende Leads gezielt monitoren und tracken.

Es ist wichtig zu beachten, dass Lead Scores auch die Provisionen beeinflussen können, indem sie Vertriebsmitarbeitenden helfen:

• Ihre Follow-up-Aktivitäten zu priorisieren

• Ihre Verkaufseffizienz, Konversionsraten und durchschnittlichen Dealgrössen zu steigern

• Zu vermeiden, Zeit und Ressourcen auf uninteressierte oder unvorbereitete Leads zu verschwenden

Die Automatisierung des Scoring-Prozesses erleichtert es, hochwertige Leads denjenigen Teammitgliedern zuzuweisen, die sie am besten betreuen können.

Darüber hinaus können Sie durch den Einsatz eines zuverlässigen Auto-Assignment-Systems die Leadverteilung optimieren und so zu nachhaltig besseren Vertriebsergebnissen gelangen.

Lead Distribution Software: Leads effektiv und automatisiert verteilen mit Tools

Die Automatisierung der Lead Distribution ist eine intelligente Möglichkeit, sowohl das Wissen über Ihre potenziellen Kund*innen zu erweitern, als auch Ihre Vertriebsprozesse zu optimieren.

Ein Beispiel ist automatisiertes Lead-Enrichment – also der Einsatz von Automatisierung, um Informationen über das Interesse eines Leads an Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung zu sammeln und zu bewerten.

Ein weiteres Beispiel ist die Nutzung von automatischer Zuweisung von Leads nach benutzerdefinierten Regeln. Durch den Einsatz von Lead Distributions Tools und Funktionen, die automatische Zuweisungen ermöglichen, können Sie:

• Mehr Leads generieren und ansprechen

• Ihren Qualifizierungsprozess optimieren, um mehr über Ihre Interessent*innen zu erfahren

• Zeit sparen, indem Sie Leads schneller verteilen und beantworten

Im Folgenden finden Sie eine einfache Auswahl an Tools für Lead Management, Lead Generierung und Auto-Assignment, mit denen Sie Ihre Lead Distribution verbessern, mehr Verkaufschancen schaffen und mehr Abschlüsse erzielen können.

Automatische Lead-Zuweisung im CRM

Mit der automatischen Zuweisungsfunktion von Pipedrive können Sie neue Deals automatisch an die richtigen Vertriebsmitarbeitenden oder Teams weiterleiten. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, Regeln zu definieren, die Leads anhand verschiedener im Deal-Feld gespeicherter Kriterien – wie Standort, Quelle und mehr – automatisch den passenden Vertriebsmitarbeitenden oder Teams zuordnen.

Dank der automatischen Zuweisung mit der Lead Distribution Software von Pipedrive können Sie schneller auf Leads reagieren und Ihre Konversionsrate erhöhen.

LeadBooster

Die benutzerfreundliche Lead-Generierungssoftware von Pipedrive erfasst Leads nicht nur von überall, sondern ermöglicht es Ihnen auch, Leads direkt zu bewerten, zu segmentieren und an Ihre Vertriebsmitarbeitenden zu verteilen.

Nutzen Sie die leistungsstarken Funktionen von LeadBooster wie Chatbot, Live-Chat und Web-Formulare, um Leads rund um die Uhr mit individuellen Fragen und Gesprächen zu qualifizieren und zu pflegen. Anschließend können Sie die Aktivitäten der Leads tracken (auch per Pipedrive Mobile App) und so die Lead Distribution vollständig im Blick behalten.

Thomas Kuwatsch, CFO bei Ari Motors GmbH sagt zu LeadBooster da folgende (lesen Sie die Fallstudie hier):

Leads Posteingang (Inbox)

Ersetzen Sie Ihre Tabellen durch Pipedrives Lead-Posteingang und bündeln Sie alle Leads an einem zentralen Ort. Mit Labels wie „Hot“, „Warm“ und „Cold“ behalten Sie leicht den Überblick über den Status jedes zugewiesenen Leads. Sie können Follow-up-E-Mails, Anrufe oder Aktivitäten direkt aus der Leads Inbox planen, sodass Ihre Lead Distribution effizient und die Deal-Pipeline übersichtlich bleibt.

Outplay

Outplay ist eine moderne Plattform für Sales Outreach, die darauf ausgelegt ist, die Effizienz von Vertriebsteams zu steigern und mehr Termine zu vereinbaren. Mit Outplay können Sie neue oder zugewiesene Leads per E-Mail, Telefon, Voicemail, SMS, LinkedIn und weiteren Kanälen kontaktieren.

Klenty

Klenty ist eine Sales-Engagement-Plattform, die Vertriebsteams dabei unterstützt, personalisierte und kanalübergreifende Kampagnen durchzuführen. Nutzen Sie eine Kombination aus E-Mails, Anrufen, LinkedIn-Aufgaben und Textnachrichten, um Outreach-Sequenzen zu erstellen, und verschieben Sie Leads automatisch zwischen den Sequenzen, basierend auf ihrem Engagement.

Leadfeeder

Leadfeeder ist ein Tool zur Lead-Generierung und Besucheranalyse Ihrer Website, das auch Pipedrives Webbesucher-Funktion unterstützt. Analysieren Sie, woher Besucher*innen kommen und wie sie Ihre Website nutzen, und liefern Sie Ihrem Vertrieb „just-in-time“-Lead-Daten für neue Verkaufschancen.

FAQ - Lead Distribution

Fazit

Leads sind das A und O jedes Vertriebsprozesses. Werden sie jedoch nicht richtig gehandhabt, kann Potential leicht verloren gehen

Durch die Nutzung eines “Lead Distribution”-Tools, das Leads basierend auf Qualität und Relevanz den richtigen Vertriebsmitarbeitenden zuweist, können Sie:

• Sicherstellen, dass jeder Lead dem passenden Sales-Mitarbeitenden zugeordnet wird

• Die Wahrscheinlichkeit erhöhen, Vertrauen und eine starke Beziehung aufzubauen und den Mehrwert Ihres Produkts erfolgreich zu vermitteln

• Die Effizienz im Vertrieb, Konversionsraten und Kund*innenerfahrung verbessern

Darüber hinaus können Sie durch die Automatisierung der Lead Distribution Duplikate oder verpasste Leads vermeiden, die Ihre Vertriebsproduktivität und Umsätze beeinträchtigen könnten.

In vielen Fällen ist der beste Weg, um einen automatisierten Prozess aufzubauen, klein anzufangen. Sie könnten beispielsweise Ihre bevorzugten Lead-Generierungs-Tools mit Zapier und einem CRM mit Lead Distribution wie Pipedrive kombinieren und zunächst einfache Regeln für das Lead Routing festlegen.

Unabhängig davon, wie Sie Ihren “Lead Distribution”-Prozess weiterentwickeln, sollten Sie die Ergebnisse regelmäßig evaluieren, um sicherzustellen, dass er fair, effizient und wirkungsvoll bleibt.