Como a Mainô usou as automações do Pipedrive para dobrar a eficiência

A Mainô, empresa que produz um ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial em português) para empresas de comércio B2B, como distribuidoras, importadoras e pequenos fabricantes, é mais um caso que exemplifica o sucesso do uso do Pipedrive.

Batemos um papo com Eduardo Ferreira, CEO da empresa, para saber um pouco mais sobre o que levou a Mainô a precisar de um CRM e por que o Pipedrive foi o escolhido.

Eduardo contou que antes do Pipedrive, a empresa havia testado outros CRMs mais genéricos e que não o ajudavam a visualizar o funil ou coletar as métricas tão fundamentais para qualquer empresa.

“O problema era justamente a falta de informações sobre o processo comercial. Quais as causas da perda de vendas? Em qual etapa? Quanto falta para bater uma meta? O Pipedrive nos trouxe controle e previsibilidade sobre todo o processo.”

Para ele, qualquer empresa com um mínimo processo comercial precisa de um CRM. No Pipedrive a Mainô encontrou a ferramenta única para organizar dados, contatos e acompanhar oportunidades. Tanto a equipe comercial quanto as de onboarding e sucesso do cliente usam o Pipedrive, cada uma à sua maneira.

Sobre a metodologia de vendas com base em atividades, Ferreira disse:

“A analogia que eu faço é a seguinte: imagine que você é o treinador de um nadador olímpico. Não adianta falar para um nadador nesse nível que ele precisa nadar um centésimo de segundo mais rápido, ele já sabe disso. Você precisa dizer o que ele precisa fazer para conseguir esse centésimo de segundo, ou seja, as atividades que ele precisa desempenhar. Com o Pipedrive, você consegue dizer à sua equipe quais são as atividades que farão a meta ser batida. Um dia de sucesso é um dia de atividades completas. A meta batida é consequência.”

Vamos ver mais de perto o que a Mainô tem feito...

Olhando o funil de vendas sob uma perspectiva diferente

Um dos primeiros passos que a Mainô tomou usando o Pipedrive foi a reestruturação do funil de vendas. O que eles fizeram, e que funcionou muito bem para a empresa, foi criar as etapas pensando na jornada do cliente, e não no processo interno. Essa mudança de paradigma não foi fácil, mas colocar-se na posição do cliente e compreender por quais etapas de negociação ele passa, ajudou a equipe a saber quais atividades devem ser executadas em cada uma delas.

Por essa razão, as automações do Pipedrive facilitaram muito a vida do Eduardo e de sua equipe. No processo deles, o cliente é adicionado ao Pipedrive depois de uma reunião agendada. Antes disso, ele é colocado na fase de pré-venda. Eduardo conta que a equipe usa uma integração na fase de pré-venda que já cria uma atividade dentro do Pipedrive.

“Eu criei uma automatização para quando uma atividade de ‘conference web’ é marcada como ganha na etapa de ‘agendado’. Assim o Pipedrive já cria uma atividade para você mandar um e-mail de follow up para o cliente e para fazer um resumo da reunião por escrito dentro do próprio app.”

Outra etapa criada pela Mainô é a de “Conhecendo a solução”. Ferreira explica que, quando um cliente ainda está incerto sobre a solução oferecida pela empresa, um vendedor da Mainô o move para esta etapa, manda uma demonstração gravada, faz o contato com a pessoa e marca uma atividade de follow up, tudo isso automaticamente.

Depois disso, mesmo chegando à conclusão de que a solução da Mainô é a melhor, o cliente ainda pode estar fazendo cotações com outras empresas, por isso a etapa “Cotando concorrentes” foi criada, assim o vendedor pode se antecipar e criar uma atividade, além de descobrir qual o concorrente sendo cotado e poder enviar um comparativo sincero.

Muitas vezes, mesmo já tendo tomado a decisão de fechar o negócio com a Mainô, o cliente ainda está negociando internamente. Eduardo explica:

“O que é ‘negociar internamente’? Isso acontece quando a pessoa ainda precisa conversar com outros setores para convencê-los da contratação. Isso pode significar o gerente convencendo o diretor ou até mesmo um diretor convencendo o operacional a usar, por isso temos atividades para ajudar nessa etapa também.”

O cliente ainda passa pela etapa “Negociando condições”, em que valores e condições de pagamento são negociadas. Aqui atividades são incluídas caso seja preciso fazer alguma oferta de urgência. O passo final é a etapa “Avaliando o contrato”, quando todas as condições já estão fechadas e basta a assinatura do cliente. É a partir daqui que os negócios são marcados como ganhos.

Com as automações do Pipedrive, a Mainô consegue completar este processo em aproximadamente nove dias (e com a expectativa de baixar ainda mais este número em alguns casos).

Outra automatização que tem sido fundamental para eles é a de e-mails, usada em todos as etapas do processo comercial - a empresa criou um modelo de e-mail para cada situação.

“Se você mapear todas as situações do dia a dia, vai ver que provavelmente a maior parte delas se repete, por isso a criação de modelos fez todo o sentido, porque a gente deixou de escrever um a um e perder muito tempo nessa etapa.

O uso de modelos de e-mails personalizados poupa um tempo incrível da equipe, que pode continuar focada em tarefas de maior prioridade, mas sem negligenciar a relação com os clientes.

Aumento de produtividade e processo de vendas organizado

Ferreira conta que, com o trabalho baseado em atividades, fica muito mais fácil cobrar de vendedores a realização de tarefas do que as vendas, que nem sempre acabam acontecendo. Isso fez com que a produtividade da equipe da Mainô praticamente dobrasse.

“Definindo o processo, você consegue utilizar a automatização para colocá-lo dentro da ferramenta. Acho que isso é o mais importante, porque a partir daí fica mais fácil cobrar inclusive a produtividade. O vendedor fica mais produtivo porque ele não precisa mais ficar olhando um processo paralelo em outro documento. As automações já criam isso, além de sempre termos uma atividade para fazer de acordo com o que já foi definido.”

O CEO comentou que recentemente clientes elogiaram o processo comercial da empresa. Ferreira acredita que, se uma empresa não atende bem o consumidor na hora de vender, depois de fechar o negócio esse cenário dificilmente será alterado.

“A primeira impressão é a que fica e é no processo comercial que o cliente tem o primeiro contato mais humanizado com a marca. Se um vendedor é organizado, envia e-mails de follow up, resumos de reuniões, tudo no horário certo e conforme o combinado, o cliente entende que a empresa estará lá para ajudá-lo mesmo depois de fechar a venda, o que é fundamental.”

De olho nas perdas para antecipar objeções

A equipe da Mainô começou a olhar para os motivos de perda para poder antecipar todas as objeções de futuros leads. A estratégia é criar um roteiro desde o início para conseguir eliminar possíveis questões que o cliente poderia levantar mais para frente.

Além dos relatórios de perdas para lidar com este tipo de situação, a Mainô se pauta por um relatório de MRR, a receita recorrente mensal perdida por falta de funcionalidade.

“Nós vemos quais funcionalidades estão faltando e isso nos ajuda a pensar nas próximas que serão desenvolvidas. Olhamos para onde estamos perdendo negócios, cruzamos com a estratégia da empresa e tentamos entender se estamos perdendo negócios porque eles estão fora do perfil que atendemos ou se é porque falta algo, que então vira a nossa prioridade.”

Ferreira menciona que antes eles prestavam mais atenção ao número de negócios, mas que na verdade o MRR diz mais do que esse número por causa dos pesos distintos.

“Focamos mais no MRR do que no número de negócios porque os negócios têm pesos diferentes. Muitas vezes você pode ter uma funcionalidade em que perdeu cinco negócios, mas se forem cinco negócios de R$1.000 de MRR, você perde R$5.000. Você pode ter outra situação em que tem vinte negócios, mas cada um tem valor de R$100, o que soma R$2.000, então temos que ponderar esse tipo de coisa.”

Fazendo previsões

Apesar de nem sempre ser possível controlar os resultados finais, o recurso de previsão tem ajudado muito a empresa.

Ao estabelecer uma meta, a Mainô sabe exatamente quantos negócios precisa ter no Pipedrive para alcançar os números desejados. Todos esses dados viram input para os representantes, porque assim eles sabem quantos clientes precisam converter em reuniões e, consequentemente, quantos leads precisam receber da equipe de marketing.

“As coisas vão se desencadeando do fundo para o topo do funil para fazer um bom planejamento de meta. Com a ajuda do Pipedrive, nós conseguimos chegar ao número de leads que o marketing precisa passar para o setor comercial para que a meta seja alcançada. Sentimos que essa previsão tem sido muito razoável.”

Ciclo de vendas menor = mais produtividade e menor CAC

Eduardo estima que a Mainô conseguiu reduzir o CAC (Custo de Aquisição de Cliente) em torno de 20 a 30 por cento, o que viabilizou a possibilidade de fazer mais experimentos de marketing na empresa, já que essa redução acabou permitindo investimentos nessa área.

“No fim das contas, você precisa ter um controle sobre o processo comercial, conhecer os números para poder fazer a conta do CAC. Esse controle é importante para saber o quanto você pode investir e saber onde é que estão os gargalos.”

Gestão da equipe

O Pipedrive tem ajudado a Mainô com seus processos comerciais, mas a gestão da equipe também se beneficia e muito dos insights que o CRM produz. Tendo as informações em mãos de maneira concreta, é muito mais fácil conseguir realmente enxergar a saúde da empresa.

“O Pipedrive ajuda muito no gerenciamento dos vendedores. Com as atividades e automações que criamos, o feedback é diário, com base nas atividades concluídas. Fora isso, também fazemos reuniões para revisar o Pipedrive, abrir negócio por negócio e entender o que acontece em cada um.”

Ao ler as informações, campos preenchidos e observações de vendedores, a equipe da Mainô consegue realmente entender quanto trabalho está sendo empregado em cada negócio, o que está faltando e por aí vai. Eles também gravam reuniões e tudo isso vira material para um feedback mais sólido, que é essencial para qualquer empresa.

O que aprendemos com o sucesso da Mainô?

Depois de conversarmos com o Eduardo, conseguimos ver mais uma vez como o Pipedrive tem ajudado empresas em todo o Brasil. Usando as automações, análise de motivos de perda, e-mails personalizáveis e aproveitando ao máximo as atividades, além de terem feito a reestruturação do funil com os clientes em mente, Ferreira e sua equipe conseguiram criar um processo que tem arrancado elogios. Para a Mainô, ter um processo fluido e extremamente funcional, em que cada parte da engrenagem funciona exatamente no momento certo, fez toda a diferença.

Ferreira nos disse o que nós aqui já sabíamos: o Pipedrive é realmente o CRM que os vendedores usam porque facilita o trabalho deles.

Ficamos muito felizes em ouvir a história de sucesso da Mainô e desejamos que a empresa vá ainda mais longe!

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Até a próxima!