Como Acertar Na Qualificação Dos Clientes Potenciais — Esta Empresa Entende

Paul Wander Inviqa Office 

O Grupo Inviqa é um grupo de desenvolvimento e consultoria web do Reino Unido com uma grande equipe de vendas. Um trabalho metódico e científico é o cerne da Inviqa e a mesma coisa pode ser dita do seu processo de vendas, cujo processo altamente analítico instaurado trouxe sucesso.

Conversamos com Paul Wander, cofundador e vice-presidente de vendas e marketing da Inviqa, para descobrir como a empresa define suas etapas de vendas e por que o processo de qualificação de etapas e clientes potenciais precisa ser rigorosa e científica. Para Paul e a Inviqa, a pergunta “por quê” é onipresente — nenhum cliente potencial é qualificado de etapa para etapa sem um raciocínio forte — raciocínio que traz clareza e definição, os dois fatores mais importantes em vendas, para o processo. Leia a entrevista completa.

Como é seu processo de vendas? Por quais tipos de etapas vocês passam?

Temos vários funis rodando no Pipedrive e cada um deles tem exatamente as mesmas etapas. Ideia – Engajamento – Identificação das necessidades – Escolha dos fornecedores – Preferência – Compromisso.

No que implica a qualificação de clientes potenciais de etapa para etapa? Significa que alguém abriu ou respondeu a um e-mail?

Na verdade, é um pouco mais que isso. Eu tenho uma planilha de qualificação de oportunidades e temos uma definição de questões de qualificação. Em cada etapa, temos uma definição muito rigorosa para quando um negócio deve estar lá.

Por exemplo, a definição de necessidades engajadas é: “você está engajado com um contato influente dentro de uma organização do setor num mercado alvo.”

As perguntas que geralmente fazemos como gerente de vendas são:

Quem é o contato? Deve-se incluir o nome, função, nível, responsabilidade e alguma prova de sua influência. Quem é seu superior? Você deve ter tido uma conversa direta, seja no telefone ou cara a cara. Você precisa de provas de que se trata mesmo de uma empresa de setor de mercado alvo escolhido — e também confirmar que essa organização está dentro do nosso território como vendedor.

No geral somos bem científicos aqui. As definições e questões significam que o gerente de vendas pode ter uma boa conversa com o vendedor. Cada etapa tem um percentual ponderado, que também é o motivo pelo qual há explicações rigorosas. As perguntas ajudam o vendedor a saber se o negócio está na etapa ou não.

Alguns exemplos:

A explicação de compromisso é — se é um sim verbal e você e nós conhecemos o processo de reunir a papelada relevante para confirmar o pedido, por isso consideramos uma oportunidade de 90%.

Para a seleção dos fornecedores, as perguntas que eu faria são: Qual é o processo de seleção? Quem é o proprietário do processo e quem o patrocina internamente? Quais são os prazos, etapas, ciclos, consultores externos e tomadores de decisão incluídos no processo? Quem é a concorrência? Eles são novos ou recorrentes? Por que nós somos melhores que a média? O que nos diferencia? Como isso foi articulado, e com quem? Quem é o técnico interno ou campeão da empresa?

A não ser que o vendedor consiga responder a essas perguntas, ele não deve ficar na etapa de seleção de fornecedor.

Esse processo rigoroso com o funil de vendas significa essencialmente que tudo é pensado nos mínimos detalhes?

Sim. Como muitas vendas infelizmente são baseadas em pressentimentos e, por mais que eu ame minha esposa, pressentimentos não são uma boa coisa.

Quando se trata de vendas, queremos que fatos, números e ciência fiquem no topo do processo. Então, por exemplo, se um membro da minha equipe diz que estão engajados com um cliente, eu pergunto se já conversaram diretamente com eles. Se alguém disser "estou engajado" quando eles querem dizer que enviaram um e-mail e receberam uma resposta, então não, na realidade você não está engajado com a outra parte.

Estamos tentando remover todas as discussões meio sem nexo que se têm com vendedores. Ter rigor e disciplina sobre o que leva uma oportunidade para cada etapa é realmente importante. E por que isso é importante? Porque isso se torna escalonável. Se todos os vendedores seguirem as mesmas definições, dá pra confiar no funil.

 

Inviqa logo 

Seguindo em frente, como vocês começaram a usar o Pipedrive?

Numa empresa anterior eu usava o Salesforce, depois mudei para o SugarCRM. Os dois me deixavam pouco impressionado por duas coisas:

  • como essas soluções eram desajeitadas e,
  • mais importante, a falta de drive no processo de vendas.

Na verdade eu não procurei pelo nome "drive", mas adorei o nome Pipedrive, porque é exatamente o que ele faz. Sempre que eu discuto uma oportunidade com um vendedor, minha principal pergunta é "Qual é o próximo passo?" E no passado, eu penei para ter um sistema que nos levasse para o próximo passo. Com o Pipedrive isso já faz parte dele.

Os marcadores em vermelho e amarelo funcionam como incentivo constante para a próximo atividade, assim como a  estagnação do negócio para quando você perde o passo seguinte e as  atividades. Um negócio não vai caminhar sozinho pelo funil. Ele precisa ser empurrado com o próximo passo.

O Pipedrive também tem uma ótima experiência de usuário. Você pode arrastar e soltar e gerenciar mais com menos. É um aplicativo web bom e moderno sem a dificuldade do SugarCRM e do Salesforce. O desajeitado em geral, o número de teclas e cliques necessários para gerenciar um funil era insano, e as coisas mais importantes ficavam escondidas. Então eu fiz uma análise de mercado completa de todas as ferramentas disponíveis; tudo desde o Highrise até o Pipedrive.

Eu assisti aos vídeos de YouTube do Pipedrive e pensei na hora: "Caramba, isso deve ser muito bom."

Sabe, vendedores podem ser as pessoas mais preguiçosas do mundo. Eles dão todas as desculpas do mundo para não fechar um negócio. Uma das principais desculpas é "Bom, seu sistema administrador ou seu sistema CRM é uma porcaria e não estou conseguindo fazer meu trabalho". Com o Pipedrive essa desculpa não vale mais.

Numa conversa anterior você disse que o Pipedrive "empurra você para a frente, para matar ou vencer" — qual é a sua história por trás disso?

Alguns vendedores gostam de um funil bem gordo. Eu não. Eu gosto de um funil realista. Não há sentido em ter centenas e centenas de oportunidades quando só duas por ano são fechadas. É insano. Por isso, todos os recursos do Pipedrive — a estagnação, os sinalizadores, o relatório, as estatísticas — te impulsionam como vendedor para qualificar uma oportunidade e removê-la ou empurrá-la para a próxima etapa, o que eu adoro.

Nós temos outros departamentos que usam o Pipedrive também. Um deles é o de RH, que tem um processo mais direto, um processo mais sequencial.

A equipe de RH usa as etapas do Pipedrive para candidaturas a empregos:

  • teste de [codificação] enviado
  • teste recebido
  • teste revisado
  • primeira entrevista
  • segunda entrevista
  • oferta feita
  • oferta aceita

Para o RH, essas são as etapas mais importantes. E como elas são muito diretas da esquerda para a direita, é fácil controlar o andamento e a equipe adora usá-lo.

 

Paul Wander Inviqa

Paul Wander

Como você usa o Pipedrive como diretor de vendas?

Estou envolvido diretamente nas vendas, então como um cara de vendas, eu uso o Pipedrive. E como diretor de vendas, nós temos uma reunião semanal de vendas e eu uso o Pipedrive para produzir estatísticas para nossas atividades de vendas. Então, na realidade eu observo duas coisas: atividades e vendas. Atividades vêm mais da nossa equipe de geração de demanda: quantas ligações, quantas tarefas vocês concluíram, quantos e-mails enviaram?

E para os vendedores é a pergunta mais direta sobre vendas fechadas em relação às metas. As metas são simples — dinheiro contra o tempo.

Você tem uma maneira fascinante de analisar tendências e lucratividade de vendas por canal usando os dados do Pipedrive fora dele — pode explicar como isso funciona?

Eu produzo uma planilha para o relatório da diretoria. Pego os negócios abertos e fechados do Pipedrive e faço uma análise por canal. A partir desses relatórios eu consigo ver a eficiência das vendas. Também acompanho nos relatórios se a equipe está ou não fazendo follow up de negócios.

Na planilha, temos todos os canais à esquerda. Observamos cinco itens principais:

  • O número de clientes potenciais divididos por mês, para me dar um relatório de tendência.
  • Está havendo acompanhamento de vendas? Por exemplo, se houve um cliente potencial que veio do marketing, eu perguntaria “Você está qualificando esse cliente? Está a par disso?”
  • Os clientes potenciais estão sendo transformados em oportunidades? Essencialmente isso observa se os negócios estão se movendo no funil.
  • Os clientes potenciais estão sendo transformados em negócios fechados?
  • O dinheiro — quanto isso custa? Eu preciso saber quanto estou gastando por oportunidade fechada em cada canal para que possa decidir no ano seguinte onde vou gastar mais dinheiro.

Escolho os canais lucrativos. E se algo não estiver funcionando, nós paramos de fazer. Estamos tentando medir isso o tempo todo, e todos esses dados subjacentes vêm do Pipedrive.

Qual é sua dica ou filosofia preferida de gestão de vendas?

Já falamos disso de uma forma fluida. Minhas definições de qualificação de oportunidade são muito importantes para mim.

Com relação a técnica de gestão de vendas, trata-se de clareza. Eu disse que vendedores podem ser preguiçosos, mas também somos muito bons de conversa. Não quero papo furado com vendedor; gosto de conversas bem definidas. Por isso que as etapas, a explicação, a definição de uma etapa e o tipo de pergunta que permite que um negócio esteja em uma determinada etapa são muito importantes para nós.

Nós temos um conceito internamente de ter confrontos educados. Nós gostamos de confrontos educados. Nós diríamos: "Essa oportunidade ou negócio — você está dizendo que está na Etapa X. Se fizermos as perguntas que eu defini para que algo seja considerado como Etapa X, posso te dizer que esse negócio não está na Etapa X. Vamos conversar sobre isso." E depois decidimos deixar o negócio lá ou movê-lo para trás ou para a frente. E depois ainda conseguimos ir para o bar tomar alguma coisa. Não é nenhum problema.

Por isso, para mim a principal dica de gestão de vendas é ter clareza e definição.

Estamos chegando ao fim. Quer compartilhar alguma notícia da Inviqa conosco?

Somos uma empresa forte em aquisições e, recentemente, compramos uma empresa alemã chamada Jarlssen (já renomeada para Session Digital Germany) para o Grupo Inviqa. Por coincidência, eles também usavam o Pipedrive, o que eu fiquei muito feliz de descobrir. Agora os estamos migrando para um funil da nossa instalação do Pipedrive, para que eles se juntem à nossa maneira de pensar.

Estamos sempre procurando pelo negócio certo para se juntar a nosso grupo e eles serão todos forçados (da melhor maneira possível) a pensar da maneira Pipedrive.

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