Gerenciar e acompanhar as vendas é uma parte importante do crescimento de um negócio, mas nem sempre é uma tarefa fácil. Afinal, o processo envolve gerenciar a receita de vendas, os lucros e margens em tempo real, o que torna tudo mais desafiador – especialmente para uma empresa em rápido crescimento.
Mas é aqui que um sistema de controle de vendas pode ajudar.
Os sistemas de controle de vendas ajudam você a identificar e analisar todas as partes do seu processo de vendas. Eles permitem que você monitore suas vendas, descubra onde teve sucesso e fracasso, e identifique oportunidades de melhoria.
Neste artigo, mostraremos o que é um sistema de controle de vendas, os benefícios de usá-lo e os recursos que você deve procurar em seu próprio sistema para otimizar o processo e aumentar o lucro.
Também vamos compartilhar um modelo gratuito de um sistema e mostrar como melhorar o seu controle de vendas com relatórios e insights.
Modelo de Painel de Vendas
O que é um sistema de controle de vendas e por que ele é importante?
O rastreamento de vendas é uma ferramenta poderosa que organiza e centraliza todos os dados referentes ao processo de vendas de um serviço ou produto, ajudando na tomada de decisão para vender mais.
Ele fornece insights valiosos sobre o cliente, ajuda você a analisar o desempenho das vendas e identifica áreas de melhoria.
Para gerenciar o processo de controle de vendas com eficácia, você pode usar um software de gestão de vendas.
Com isso, você terá mais facilidade e rapidez para realizar um controle financeiro e de qualidade, identificando quais produtos estão vendendo mais e quais não estão indo tão bem.
Com essas informações, você pode tomar uma decisão mais fundamentada sobre quais linhas de produtos devem ser promovidos, quais devem ser retirados do catálogo de vendas e quais precisam ser modificados.
Veja algumas das atividades de vendas comuns que você pode gerenciar com um software de controle de vendas:
Atividades de vendas (como ligações, e-mails, mídias sociais e reuniões presenciais)
Gerenciamento de leads (incluindo geração de leads)
Análise de vendas
Mais à frente, iremos analisar algumas dessas áreas com mais detalhes.
Modelo gratuito de planilha de controle de vendas
O acompanhamento e a análise das vendas são etapas essenciais para definir uma boa tomada de decisão e manter os vendedores informados sobre o impacto de suas atividades diárias e de longo prazo.
Use a planilha gratuita do Pipedrive como ponto de partida para organizar e monitorar todos os seus dados de vendas em um só lugar
Quais são os benefícios de um sistema de controle de vendas?
Existem vários benefícios em utilizar um sistema de controle de vendas, incluindo a visualização de todo o seu ciclo de vendas e a criação de previsões de vendas precisas.
Vamos analisar esses benefícios (e alguns outros) em mais detalhes.
Entenda e acompanhe todo o seu ciclo de vendas. Um sistema de monitoramento de vendas permite rastrear seu processo de vendas do início ao fim, oferecendo visibilidade total do ciclo de vendas em um único local. Isso facilita o acompanhamento do desempenho, a identificação de tendências e de lacunas no seu processo de vendas.
Gere previsões de vendas precisas. Ao monitorar as métricas de vendas corretas, você pode analisar mais detalhadamente os seus processos de vendas atuais e tomar decisões baseadas em dados para o futuro. Você pode, por exemplo, usar dados de vendas existentes para prever a receita futura.
Aprimore a gestão da equipe de vendas. Monitorar as atividades de vendas ajuda a acompanhar o desempenho dos seus vendedores. Eles estão concluindo as tarefas no prazo? Quem é o campeão de vendas? O que os vendedores mais bem-sucedidos estão fazendo de diferente?
Simplifique os processos de vendas. Verificar regularmente todas as partes do seu processo de vendas permite que você veja o que está funcionando e o que não está. Com isso, é mais fácil fazer ajustes que mantenham os negócios em andamento.
Economize tempo. Ao manter todos os dados em um só lugar, ao invés de alternar entre diferentes plataformas ou acompanhar as vendas manualmente, você poupa tempo no acompanhamento para usá-lo na análise e na otimização do processo.
Aloque recursos de forma eficaz. Ao visualizar todo o seu processo de vendas, você pode alocar melhor os recursos financeiros. Por exemplo, se um de seus produtos não estiver vendendo tão bem, você pode alocar recursos adicionais para promovê-lo. Você também pode alocar mais recursos para impulsionar um produto que esteja vendendo melhor do que o esperado, ajudando a aumentar suas vendas, gerando mais receita.
Incentive a colaboração. Com toda a sua equipe de vendas trabalhando na mesma plataforma, a colaboração e a comunicação se tornam mais eficientes. Dependendo do sistema que você usa, os representantes de vendas podem compartilhar atualizações, visualizar o progresso dos colegas e marcar outros usuários em seus comentários.
Quais recursos você deve procurar em um software de controle de vendas?
Um bom sistema de controle de vendas ajuda a monitorar e mensurar atividades e métricas cruciais. Com isso em mente, veja as principais funções que o seu sistema deve executar.
1. Geração de leads
A geração de leads é o processo de identificar clientes e convertê-los em leads. Isso envolve uma variedade de táticas de vendas online, incluindo marketing online, alcance em redes sociais, e-mail marketing, marketing de conteúdo e publicidade paga.
A geração de leads ajuda você a encontrar novos clientes em potencial para aumentar a sua taxa de conversão e expandir seus negócios.
Também ajuda a descobrir quando entrar em contato com os clientes em potencial, com a mensagem certa na hora certa - o que aumenta suas chances de vender mais.
De acordo com o relatório The State of Sales de 2024 do Pipedrive apenas 63% dos vendedores relatam usar tecnologia ou automação para gerar e qualificar leads. Aqueles que o fazem, tiveram 14% mais chances de atingir suas metas anuais de vendas.
Para aumentar suas chances de sucesso, use um sistema de controle de vendas que incorpore recursos de geração de leads. Dessa forma, você poderá acompanhar suas atividades de vendas desde o início e gerenciar leads em potencial de forma eficaz.
Aqui estão alguns dos dados que o seu software deve coletar como parte do processo de geração de leads.
Detalhes do lead
Sempre que um cliente em potencial demonstra interesse em seu negócio, e entra no seu pipeline de vendas, o seu sistema de rastreamento de vendas deve coletar informações básicas de contato, como:
Nome do contato
Endereço de e-mail
Nome da empresa
Setor
Cargo
Local
Coletar essas informações ajuda você a entender melhor o seu público e te dá a certeza de que você está buscando os leads certos para o seu negócio.
Origem do lead
O seu sistema de controle de vendas deve registrar o canal de aquisição ou a origem de cada lead. Isso permite que você analise quais fontes estão enviando os leads mais qualificados. A partir daí, você pode alocar mais recursos para esses canais, para gerar mais leads de alta qualidade.
Por exemplo, você pode perceber que está gastando parte do seu orçamento em anúncios de pesquisa pagos, mas adquirindo a maioria dos seus leads através do Facebook e do LinkedIn. Nesse caso, o ideal é remanejar o seu orçamento e sua estratégia para se concentrar mais nas redes sociais.
Conheça algumas fontes de leads a serem consideradas durante o seu processo de geração de leads:
Site. Se um cliente em potencial, que está em busca de uma solução, encontra o seu site e decide entrar em contato pelo formulário de contato, então a fonte do lead é o seu site. Você também pode ter um chatbot para capturar leads, como o disponível na extensão LeadBooster do Pipedrive.
Redes sociais. Se um lead interage com o link da sua empresa nas redes sociais para baixar um e-book, por exemplo, então a fonte do lead é a mídia social. Os leads que vêm das mídias sociais geralmente estão em um estágio inicial da jornada do cliente. Eles estão navegando para ver o que outras pessoas dizem sobre sua empresa ou querem saber como sua solução pode ajudá-los.
Indicações. Se um lead encontra você por meio de outra fonte confiável, por exemplo, se ele interage com sua empresa por meio de um link no site de outra empresa, então a fonte do lead é a indicação do outro site. As indicações são a melhor fonte para leads de vendas de alta qualidade, pois oferecem aos potenciais clientes um bom nível de confiança em sua empresa.
O representante de vendas
Após gerar novos leads, é importante identificar qual representante de vendas é responsável por gerenciar esse relacionamento.
Independentemente de você atribuir leads por território, setor ou outro método, todos os membros da sua equipe de vendas devem ser capazes de ver rapidamente quem é responsável pelo follow-up.
Um sistema de controle de vendas facilita esse processo, permitindo que você atribua automaticamente novos leads aos representantes de vendas.
Dependendo da plataforma usada, você também pode atribuir determinados critérios a diferentes representantes de vendas, o que significa que eles receberão os leads mais adequados às suas habilidades e capacidades.
Por exemplo, se um vendedor tem experiência trabalhando com líderes de marketing, você pode atribuir qualquer cliente nessa função a esse representante de vendas específico.
Você também pode configurar o seu sistema para levar em consideração a disponibilidade. Por exemplo, se um representante de vendas estiver com a agenda lotada, o sistema pode enviar automaticamente novos leads para alguém com mais disponibilidade.
2. Gerenciamento de pipeline
O gerenciamento de pipeline inclui monitorar, gerenciar e otimizar as várias etapas de um pipeline de vendas. Envolve ainda a análise de métricas-chave, a identificação de gargalos e a implementação de melhorias para aumentar a eficiência.
A gestão de pipeline ajuda as equipes de vendas a analisar como os leads estão progredindo em sua jornada de compra e a prever a receita potencial. Se as coisas não estiverem saindo como planejado, elas podem fazer os ajustes necessários.
A seguir você encontra algumas das métricas de gerenciamento de pipeline que ajudarão você a monitorar os leads no seus sistema de controle de vendas:
Status do lead
Ao gerenciar seus leads e negócios, é importante monitorar a posição dos clientes em potencial no pipeline de vendas. Isso ajuda você a entender como os consumidores estão se movendo pelo funil de vendas e se há algo que você pode fazer para acelerar ou melhorar o processo.
Aqui estão alguns status de leads que ajudarão você no monitoramento em um plataforma de controle de vendas:
Aberto: novo lead que não teve contato.
Entrando em contato: um representante fez sua pesquisa e está entrando em contato com o lead.
Contatado: um representante de vendas está conversando com o lead.
Trabalhando em uma nova oportunidade: uma nova oportunidade com um lead foi identificada e o representante de vendas está agindo.
Fechando: o lead está em negociações finais.
Negócio concluído: o lead agora é um cliente.
Negócio perdido: o lead não converteu por motivos como preço, falta de recursos e outros.
Leads desqualificados: um lead que nunca fará uma compra porque não é parte do seu público-alvo.
Tamanho do negócio
O seu sistema de follow-up de vendas deve monitorar o valor monetário de potenciais negócios. Isso ajudará você a categorizar leads com base em seu valor para sua empresa (também conhecido como pontuação de leads).
O tamanho do negócio pode ajudá-lo a identificar e distinguir clientes de alto valor dos demais, para que você possa ajustar seu foco e mensagem de acordo. Por exemplo, você pode querer enviar um tipo de comunicação diferente para um cliente em potencial de alto valor em comparação com um cliente em potencial de baixo valor.
Probabilidade de venda
À medida que você avança com um lead, você conseguirá definir a probabilidade de ele realizar a compra. Há uma chance maior de você fechar uma venda se o potencial cliente tiver demonstrado interesse em seu produto ou serviço, por exemplo.
Nesse caso, é útil ter um recurso que monitore a probabilidade de conversão. Esse dado te ajuda a descobrir como nutrir esse lead em específico.
Por exemplo, você se comunicará de maneira diferente com um cliente em potencial que tem mais chances de comprar do que com um potencial cliente com pouca probabilidade de conversão.
Possível data final para o negócio
Adicionar a data estimada de fechamento para cada lead ajuda seus representantes de vendas a manter o foco e cumprir um cronograma. O ideal é que os representantes trabalhem em um negócio por um período específico (o mais próximo possível do tempo médio que sua equipe leva para fechar negócios).
Para facilitar, use um software de acompanhamento de vendas que preveja as datas de término dos negócios.
Se o negócio estagnar, eles podem pausá-lo e fazer um follow-up estratégico conforme necessário.
Mas você deve tomar essa decisão junto com seus representantes, pois alguns negócios mais complexos levam mais tempo do que outros e variam de caso a caso.
Portanto, adicionar datas previstas de fechamento aos negócios antes de atribuí-los também pode ajudar você a acompanhar o desempenho de seus representantes.
Previsão de vendas ponderada
Uma maneira simples de prever as vendas é multiplicar o tamanho potencial do negócio pela probabilidade de fechamento. Isso é conhecido como previsão de vendas ponderada.
Por exemplo, um negócio potencial de R$100.000 x 30% de chance de fechamento resultaria em uma previsão de vendas ponderada de R$30.000.
Portanto, ao escolher um sistema de controle de vendas, é preciso que ele calcule isso automaticamente. Dessa forma, o sistema economizará seu tempo, ajudará você a monitorar suas vendas potenciais em tempo real e fornecerá uma previsão clara da receita futura.
Como aumentar o lucro com relatórios de monitoramento de vendas
Um software de rastreamento de vendas fornece acesso de dados, insights e relatórios valiosos. Para aproveitar ao máximo essas informações, você precisa saber como usá-lo.
Aqui estão algumas dicas sobre como usar relatórios para melhorar suas vendas.
Defina metas de vendas
Antes de começar a coletar dados de vendas ou criar relatórios, defina as metas de vendas e certifique-se de que sua equipe de vendas tenha uma compreensão clara desses objetivos.
Essas metas podem incluir um determinado número de leads gerados ou negócios fechados e a receita obtida em uma semana, mês ou ano específico.
Com as metas definidas, você pode medir o progresso em tempo real e identificar áreas de oportunidade. Como resultado, você pode implementar ações para potencializar as vendas e gerar mais receita para o seu negócio.
Digamos que um dos seus objetivos seja atingir um determinado número de vendas até o fim do mês. Se você não atingir essa meta, será possível descobrir o motivo e as soluções para melhorar o desempenho no futuro.
Gere relatórios personalizados
Gere relatórios personalizados para visualizar dados e métricas mais relevantes para atingir suas metas de vendas.
Ao contrário de um relatório genérico, um relatório personalizável permite que você escolha quais dados incluir.
Veja alguns relatórios de vendas úteis, que você pode personalizar para sua empresa:
Relatórios de negócios. Esses relatórios analisam profundamente o desempenho dos representantes de vendas. Eles ajudam você a identificar quantos negócios eles ganharam e perderam e, mais importante, o porquê.
Relatórios de previsão de receita. Esses relatórios de contas ajudam os vendedores a entender as tendências atuais de vendas e a prever o faturamento e o crescimento futuros. Eles fornecem insights sobre como a empresa crescerá e o que a equipe de vendas pode fazer para ajudar.
Relatórios de desempenho. Esses relatórios rastreiam atividades de vendas específicas, como o número médio de e-mails enviados para novos leads. Eles são ideais para descobrir lacunas no processo de vendas atual, para que sua equipe possa melhorar no futuro.
Relatórios de leads. Esses relatórios permitem descobrir a origem dos seus leads e o respectivo volume.
Identifique as principais tendências
Os relatórios de acompanhamento de vendas podem ajudar a identificar padrões nos dados de vendas ao longo do tempo, para que você possa tomar melhores decisões para o crescimento do negócio.
Veja um exemplo: imagine que você está analisando os seus dados de desempenho de vendas e nota que um determinado produto está vendendo mais ao longo do tempo. Com essa informação, você pode lançar produtos semelhantes para atender à demanda do cliente ou executar uma campanha publicitária para promover o produto em questão.
Este é apenas um exemplo de como a identificação de tendências pode ajudar você a aumentar as vendas.
Melhore a experiência do cliente
Relatórios de controle de vendas podem fornecer insights valiosos sobre o comportamento e as preferências do cliente. Esses dados podem ser úteis para aprimorar a experiência do cliente.
Observe fatores como, quais produtos ou serviços são os mais populares, quanto tempo os clientes levam para fazer uma compra e quanto eles gastam. Com isso, você pode encontrar os setores que precisam de melhorias ou mais suporte.
Imagine, por exemplo, que os seus relatórios mostram que alguns de seus clientes desistem da jornada de compra durante o checkout online. Essa informação indica que algo precisa ser melhorado nas etapas finais do processo de compra.
Após uma pesquisa mais aprofundada, você pode perceber que o checkout online demora muito para carregar, fazendo com que os consumidores abandonem o site. Após descobrir o problema, é possível corrigi-lo e proporcionar aos consumidores uma experiência melhor (o que também aumentará suas chances de realizar mais vendas).
Você também pode usar os dados do seu sistema de controle de vendas para personalizar a experiência do cliente. Você pode enviar comunicações personalizadas aos leads com base em sua posição no funil de vendas, por exemplo. Eles terão uma melhor experiência e você terá uma chance maior de fechar a venda.
O sistema de controle de vendas é a melhor maneira de acompanhar as vendas?
O sistema de controle de vendas costuma ser a maneira mais eficaz de acompanhar as vendas. Por quê? Porque ele fornece às equipes de vendas insights valiosos e dados centralizados.
Além disso, se você usar uma plataforma online, poderá acessar todos os seus dados de vendas em tempo real. No entanto, existem diferentes métodos disponíveis.
De acordo com o relatório State of Sales, 4% das equipes de vendas usam papel e caneta para acompanhar as vendas, 17% usam planilhas de vendas e 79% usam um software de gestão de relacionamento com o cliente (CRM).
Papel e caneta são um método ultrapassado. Não é eficiente e impede que as equipes de vendas colaborem de forma eficaz, por isso não o abordaremos aqui.
Em vez disso, vamos dar uma olhada em como você pode usar uma planilha e uma solução de CRM para acompanhar suas vendas.
Como acompanhar as vendas com uma planilha
Você pode usar uma planilha para criar um sistema de controle de vendas básico, mas funcional.
Para ver como é simples e fácil, baixe o nosso modelo de monitoramento de vendas acima.
A vantagem é que este sistema custa quase nada (a maioria das empresas já possui uma licença de planilha) e é fácil de criar.
Também se trata de um ótimo ponto de partida para uma pequena empresa que está acompanhando as vendas pela primeira vez. O desafio, no entanto, é manter o documento sempre atualizado.
Até porque, a sua equipe de vendas precisará inserir manualmente todos os dados na planilha, o que demanda tempo. Isso também aumenta a probabilidade de erro humano, o que dificulta o acompanhamento preciso das vendas e a previsão de receitas futuras.
Além disso, se você salvar a sua planilha como um arquivo Excel em um drive compartilhado, apenas uma pessoa poderá editá-lo por vez.
Como acompanhar as vendas com um CRM
Se você busca uma solução intuitiva, acessível e flexível, o CRM é a melhor opção para a gestão de vendas. Isso porque, um CRM monitora todo o ciclo de vendas, permitindo prever receitas futuras, acompanhar o desempenho das vendas, criar relatórios e automatizar partes repetitivas do processo de vendas.
Além disso, uma boa plataforma de CRM costuma incluir todos os recursos e funcionalidades essenciais de um sistema de controle de vendas.
Em alguns casos, um aplicativo de monitoramento de vendas é integrado ao CRM e oferece acesso aos seguintes recursos:
Comunicação em massa. Envie comunicações em massa para leads por e-mail, SMS e chat.
Histórico de contato. Revise o histórico de contato de cada lead, incluindo aberturas de e-mail e histórico de chamadas.
Automação de vendas. Automatize fluxos de trabalho de atividades de vendas para economizar tempo dos vendedores.
Integração das atividades de vendas. Gerencie vendas, onboarding e suporte ao cliente em uma única plataforma.
Os recursos exatos variam de plataforma para plataforma, portanto, certifique-se de identificar as funcionalidades exclusivas e necessárias ao seu negócio antes de contratar um CRM de vendas
Considerações finais
A maneira mais eficiente de acompanhar e gerenciar as vendas é com o suporte de um sistema de controle de vendas. Esse sistema permite gerar e acompanhar leads, monitorar o desempenho e automatizar as tarefas de vendas.
Na hora de escolher o melhor sistema de controle de vendas automatizado, pesquise e experimente diferentes modelos e softwares. Assim, você verá qual plataforma funciona melhor para você e para a sua empresa.
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