Die besten CRMs, um Ihr Business als Coach, Trainer oder Berater zu optimieren und den Umsatz zu steigern

Um ein Coaching-Business erfolgreich auszubauen, brauchen Sie ein organisiertes System, das Ihre potenziellen und aktuellen Coaching-Kunden im Blick behält. Die Einführung eines CRM für Coaches hilft Ihnen dabei, Interessenten in Kunden zu verwandeln und Ihren Kunden ein optimales Kundenerlebnis zu bieten.

Dieser Artikel zeigt Ihnen die besten CRM-Lösungen für Coaches und die wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer passenden Software achten sollten.

Was ist ein CRM für Coaches und wie kann es meinem Unternehmen helfen?

CRM steht für Customer Relationship Management. Es bezeichnet Software, die Unternehmen nutzen, um Kundendaten zu managen und stärkere Beziehungen über den gesamten Kundenlebenszyklus aufzubauen.

Ein CRM hilft Ihnen dabei, Ihre Sales-Pipeline gesund zu halten und sicherzustellen, dass Sie immer genügend neue Interessenten haben.

Mit einem CRM können Sie außerdem besser verstehen, wer Ihre potenziellen Kunden sind und was sie brauchen. Mit diesen Einblicken wissen Sie, wie Sie Ihre Kunden glücklich machen – vom ersten Gespräch bis zum Onboarding und darüber hinaus.

Aus dem CRM heraus können Sie Ihre Akquise-Aktivitäten verfolgen, auf Ihre Kommunikation zugreifen und mehr.

Hier ist ein Beispiel einer detaillierten Kundenansicht in Pipedrive. Hier können Sie z.B. die Kontaktdaten und die Historie Ihrer Kontaktaufnahme einsehen, Notizen speichern und Dateien anhängen.

CRMs sind aber nicht nur Datenbanken. Sie können diese Tools auch nutzen, um Ihren Vertriebsprozess zu vereinfachen und zu optimieren.

Sales Pipeline-Funktionen geben Ihnen eine visuelle Übersicht, wo Sie sich im Vertriebsprozess befinden und welche Kontakte z.B. eine Follow-up-Mail oder einen Anruf benötigen. So können Sie den Fokus klar auf das Wachstum Ihres Unternehmens legen, während Sie gleichzeitig Ihre bestehenden Kunden im Blick behalten.

Das leistet ein CRM für Ihr Coaching-Business:

• Reduzieren Sie Ihre Arbeitsbelastung und steigern Sie Ihre Effizienz durch Workflow Automation
  

• Vereinfachen Sie tägliche Aufgaben mit klaren Prioritäten und gewinnen Sie mehr Zeit für Coaching oder den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen
  

• Erhalten Sie Insights, um intelligente Entscheidungen zu treffen, wie Sie Ihre Coaching-Dienstleistungen effektiv verkaufen
  

Da es so viele Optionen auf dem Markt gibt, ist es nicht leicht, das passende Tool für Ihre Beratung zu wählen. Schauen wir uns die wichtigsten Funktionen an, auf die Sie bei einem CRM für Coaches achten sollten.

Worauf Sie bei einem CRM für Coaches achten sollten: die Must-haves

Bevor Sie eine CRM-Softwarelösung auswählen, informieren Sie sich über die verfügbaren Funktionen, damit Sie entscheiden können, was für die spezifischen Anforderungen Ihres Coaching-Business wesentlich ist.

Hier sind einige der wichtigsten Aspekte eines guten CRM für Coaches.

Sobald Sie entschieden haben, welche Funktionen und Features für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind, werfen Sie einen Blick auf die folgenden CRM-Empfehlungen.

Am besten für wachsende Coaching-Businesses: Pipedrive

Pipedrive ist eine der besten CRM-Plattformen, um den Verkaufsprozess Ihrer Beratung zu optimieren – und das ideale Tool, wenn Sie bereit für Wachstum sind.

Das leistungsstarke CRM-System von Pipedrive ermöglicht es Ihnen, einfach mehrere Leads gleichzeitig zu betreuen. Spezielle Vertriebsfunktionen wie anpassbare Sales-Pipelines helfen Ihnen, Prozesse zu automatisieren und Beziehungen zu neuen potenziellen Kunden aufzubauen. Mit den Funktionen der Sales Automation von Pipedrive können Sie Interessenten genau zum richtigen Zeitpunkt in zahlende Kunden verwandeln.

Pipedrive verbindet sich mit über 200 Tools wie Zoom und Stripe, um Ihnen noch mehr Funktionen zu bieten und Ihre Prozesse zu beschleunigen.

Die wichtigsten Funktionen von Pipedrive

Pipedrive verfügt über zahlreiche Features für Kundenmanagement und die Optimierung eines Coaching-Business. Das preisgekrönte Tool hat eine einfache, intuitive Benutzeroberfläche, die in allen Bereichen leicht zu bedienen ist.

Kalender und Terminplanung

Pipedrive macht die Terminplanung leicht – mit integriertem Aktivitätskalender und Planungstool. Sie können Termineinladungen versenden, ohne die CRM-Plattform zu verlassen.

Das Kalendertool von Pipedrive ermöglicht es Ihnen außerdem, Ihre Verfügbarkeit virtuell über eine einfache Buchungsseite zu teilen.

Bestehende oder potenzielle Kunden können direkt im Tool eine passende Zeit auswählen – ganz ohne Hin und Her per E-Mail oder versehentliche Doppelbuchungen.

Automatische Kalendereinladungen stellen sicher, dass Sie keinen geplanten Termin verpassen. Zusätzlich können Sie Erinnerungen für Ihre Kunden versenden.

Wenn Sie bereits ein Terminplanungstool nutzen, integriert sich Pipedrive nahtlos mit gängigen Kalendern wie Google Calendar, Acuity und Calendly.

Dokumente und Webformulare erstellen

Mit dem SmartDocs-Add-on von Pipedrive können Sie alle Dokumente erstellen, die Sie für die Zusammenarbeit mit Coaching-Kunden benötigen – von Angeboten bis hin zu Onboarding-Unterlagen.

Erstellen Sie Verträge, lassen Sie neue Kunden diese elektronisch unterschreiben und starten Sie den Onboarding-Prozess automatisch – direkt im CRM.

Die Webformulare von Pipedrive machen es leicht, personalisierte, einbettbare Formulare für Ihre Website zu erstellen.

Formulare lassen sich auch auf Social Media teilen, sodass Sie ein breiteres Publikum erreichen.

Außerdem können Sie Intake-Formulare oder Fragebögen gestalten, um potenzielle Kunden zu qualifizieren, deren Motivation besser zu verstehen und die Grundlage für Ihren ersten Discovery Call zu schaffen.

Kontaktmanagement

Das Kontaktmanagement in Pipedrive ist mehr als nur das Erstellen von individuellen Kontaktlisten.

Pipedrive ermöglicht es Ihnen, die Kommunikationshistorie mit Kontakten zu dokumentieren und im Blick zu behalten.

Sie können Ihre E-Mail-Kommunikation synchronisieren, sodass diese automatisch in der Historie angezeigt wird, und Notizen aus Kundengesprächen hinzufügen.

Darüber hinaus können Sie Personen verschiedenen Organisationen zuordnen – eine besonders nützliche Funktion, wenn Sie Gruppencoachings anbieten.

Rechnungen und Zahlungen

Egal, ob Ihre Coaching-Kunden alles im Voraus oder pro Sitzung bezahlen: Wenn Sie Ihr CRM mit einem Zahlungstool verbinden, behalten Sie den Überblick, wer bereits gezahlt hat und wo noch eine Erinnerung nötig ist.

Pipedrive lässt sich mit vielen beliebten Buchhaltungstools wie Quickbooks, Xero und Stripe integrieren, sodass Sie Ihr Rechnungswesen stets im Griff haben.

So einfach ist es, eine Quickbooks-Rechnung direkt aus Ihrem Pipedrive-Kundenprofil zu erstellen.

Mobile app

If in-person training or speaking engagements are part of your coaching practice, you’ll need to keep up with client engagement when you’re away from your desk.

Pipedrive’s mobile CRM, available for Android and Apple iOS, supports efficient client communications on the go and helps you stay on track with your schedule.

Ob Sie Ihr Coaching-Business gerade erst starten oder Ihre Kennzahlen verbessern möchten: Das All-in-one-CRM von Pipedrive ermöglicht es Ihnen, Kundenstamm und Umsatz organisiert auszubauen.

Vorteile der Nutzung von Pipedrive als CRM für Coaches

Pipedrive ist weit mehr als nur eine Datenbank für Kundeninformationen. Die erweiterten Funktionen helfen Ihnen, Ihr Coaching-Programm an einem zentralen Ort zu organisieren und zu optimieren.

Hier finden Sie weitere Vorteile der Pipedrive-Plattform:

• Preispläne in verschiedenen Stufen auch für kleine Unternehmen

• Intuitives Design, das auch für Einsteiger leicht zu bedienen ist

• Live-Chat- und Telefon-Support
  
  

Ganz gleich, ob Sie als Einzelcoach, Trainer oder Berater arbeiten oder Ihr Coaching-Business im Team vergrößern möchten – das funktionsreiche CRM von Pipedrive bietet eine der einfachsten Möglichkeiten, Produktivität und Effizienz zu steigern.

Einschränkungen bei der Nutzung von Pipedrive

Pipedrive bietet aktuell noch keine eigene Online-Zahlungslösung. Über Integrationen mit führenden Zahlungsplattformen können Sie jedoch Rechnungen und Kundendaten direkt im CRM verwalten.

Wie viel kostet Pipedrive?

Erfahren Sie hier mehr über die Pläne und Preise von Pipedrive.

Sie können Pipedrive 14 Tage kostenlos testen.

Bestes kostenloses CRM für den Einstieg: Excel

Google Sheets oder eine Excel-CRM-Vorlage können ein unkomplizierter Weg sein, um eine Vertriebspipeline für Coaching-Kunden aufzubauen.

Gerade am Anfang erleichtert Ihnen eine vertraute Plattform wie eine einfache Tabelle die Organisation. Und mit einem einfachen Google Sheet oder einer Excel-Vorlage können Sie schon erstaunlich viel umsetzen.

Beispiel: Sie können Tabellenzellen mit verschiedenen Funktionen erweitern, z. B. mit Dropdown-Listen zur Auswahl vordefinierter Kategorien. Außerdem können Sie Kontrollkästchen einfügen, um einfache To-do-Listen zu erstellen.

Sobald Sie mehr Funktionen benötigen, können Sie Ihre Daten problemlos aus dem Excel-Spreadsheet in ein funktionsreiches CRM wie Pipedrive importieren.

Einschränkungen bei der Verwendung von Excel als CRM für Coaches

Excel ist ein guter Startpunkt. Sobald Ihr Unternehmen wächst, kommt Excel jedoch als CRM aufgrund manueller Prozesse und mangelnder Skalierbarkeit an seine Grenzen, sodass Sie auf ein CRM wie Pipedrive umsteigen sollten.

Gute Option für den Aufbau von Online-Kursen: Notion

Notion hilft Ihnen, alle Arten von Informationen zu organisieren – von Kundendaten über Kurse bis hin zu Notizen aus Coaching-Sitzungen.

Quelle: Notion

Notion bietet kostenlose und kostenpflichtige Vorlagen für viele Aufgaben, darunter auch für den Aufbau von Kursen.

Außerdem kann Notion als einfaches CRM dienen, in dem Sie Kurse und Kundenmanagement an einem Ort kombinieren. Die Plattform verbindet sich über die Notion-App-Integration zudem mit beliebten CRM-Tools wie Pipedrive.

Notion-Funktionen für Berater

Notion kann sowohl als persönlicher Arbeitsbereich als auch als gemeinsames Kundenportal dienen.

Das Tool bietet viele weitere Funktionen, die für Coaches hilfreich sind, wie die unten aufgeführten.

• Dateispeicherung: Sie können einen Notion-Arbeitsbereich nutzen, um Seiten und Ressourcen für Ihre Coaching-Kunden bereitzuhalten, darunter Bilder, Videos und Audioclips, hochgeladene oder eingebettete Links, eingebettete PDFs und Lesezeichen. So entsteht eine jederzeit verfügbare Bibliothek mit Ressourcen, die Sie neuen Kunden direkt zur Verfügung stellen können.

• Notion-Vorlagen: Wenn Sie bereits Erfahrung mit Notion haben, können Sie Ihre eigenen Notion-Kurse von Grund auf erstellen. Wenn Sie neu im Tool sind, helfen Vorlagen wie eine digitale Kursvorlage oder eine Landingpage-Vorlage.

• Kursaufgaben zuweisen und verfolgen: In Notion können Sie Kursaufgaben zuweisen und deren Erledigung nachverfolgen, indem Sie Checklisten für Ihre Kunden erstellen, die sie abhaken können.

• Durchsuchbarer Arbeitsbereich: Dank der Suchfunktion in der linken Seitenleiste finden Sie Ressourcen oder bestimmte Seiten in Ihrem Arbeitsbereich leicht wieder.

• Erinnerungen planen: Mit der „@mentions“-Funktion können Sie in Ihrem Notion-Arbeitsbereich Erinnerungen für sich selbst oder Ihre Kunden einrichten.

Vorteile der Nutzung von Notion als CRM für Coaches

Notion-Arbeitsbereiche dienen sowohl der internen Organisation als auch kundenorientierten Aufgaben. Sie können Ihre Ressourcen einfach speichern und entscheiden, was Sie mit wem teilen.

Notion hält die Kurskosten niedrig – mit kostenlosen Vorlagen und vergleichsweise geringen monatlichen Gebühren.

Einschränkungen der Nutzung von Notion als CRM für Coaches

Obwohl Notion wie ein leistungsfähigeres Spreadsheet wirkt, benötigen Nutzer oft etwas Zeit, um sich an das spezielle Format zu gewöhnen.

Wenn Sie Notion als CRM-Plattform einsetzen möchten, fehlen Funktionen wie Vertriebs- und Marketing-Tools oder Zahlungsabwicklung – Sie müssten also zwischen verschiedenen Plattformen wechseln.

Außerdem ist Notion nicht die beste Lösung, wenn Sie Wert auf Offline-Funktionen oder ein nahtloses mobiles Erlebnis legen.

Weitere Coaching-Software

Coaches haben oft spezielle Softwarebedürfnisse. Mit den richtigen Tools und Systemen wird es einfacher, Ihr Unternehmen zu optimieren – egal, ob Sie Einzel- oder Gruppencoachings anbieten, Kurse entwickeln oder beides kombinieren.

Hier sind einige zusätzliche Tools, die in der Coaching-Branche weit verbreitet sind.

Umfragen und Fragebögen

Fragebögen helfen Ihnen, Informationen zu sammeln, um festzustellen, ob ein Interessent gut zu Ihnen passt.

Nach Abschluss einer Coaching-Zusammenarbeit können Sie Kundenbefragungen verschicken, um Feedback einzuholen, das Ihnen hilft, Ihre Vorgehensweise zu verbessern.

Beide Dokumentarten lassen sich mit dem SmartDocs-Add-on von Pipedrive erstellen und an Kunden weiterleiten.

Kundenportale

Coaches, die Kurse oder andere digitale Ressourcen anbieten, profitieren von einem Kundenportal.

Pipedrive stellt Portal-Funktionen wie Dokumentenfreigabe und Terminplanung bereit. Über Integrationen lassen sich außerdem Prozesse wie Rechnungsstellung und Zahlungen abwickeln.

Wenn Sie als Business-Coach tätig sind, können Sie Pipedrive Dashboards exportieren, um Ihren Kunden den Onboarding- und Coaching-Fortschritt zu zeigen.

Website-Builder

Egal, ob Sie gerade starten oder Ihre Coaching-Tätigkeit ausbauen möchten: Eine professionelle Website baut Vertrauen auf.

Website-Tools wie Wix und Squarespace unterstützen Sie beim Aufbau einer eigenen Seite. Diese Plattformen bieten Vorlagen und Landingpages, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

Manche Plattformen vereinen Website und CRM in einem Tool. Allerdings sind All-in-one-Lösungen oft in einem Bereich besser als im anderen. Über Tools wie Zapier können Sie Ihre Website dennoch mit dem CRM verbinden und z.B. Webformulare von Pipedrive einbetten.

CRM für Coaches – FAQs

Fazit

Die Einführung eines CRM für Coaches kann für alle Arten von Coaches von Vorteil sein – von Business-Coaches bis hin zu Life Coaches.

Das richtige CRM verbessert Ihre Kundeninteraktionen, egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder eine Coaching-Praxis mit einem Netzwerk von Coaches aufbauen.

Pipedrive gehört zu den besten Coaching-CRMs, um alle Bereiche Ihres Unternehmens zu integrieren, Kundenbeziehungen zu pflegen und im Vertrieb effektiver zu sein.