Ein Google Sheets CRM Template ist der ideale Ausgangspunkt, um Ihre wachsende Kund*innenbasis zu organisieren. Es führt Sie in die grundlegenden Funktionen des Customer-Relationship-Managements (CRM) ein, während Sie die wichtigsten Grundlagen erlernen.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein CRM in Google Sheets erstellen können. Mit unserer kostenlosen Vorlage lernen Sie, wie Sie Ihre Vertriebspipeline verwalten und wann ein Upgrade auf ein spezielles CRM-Tool sinnvoll ist.
Holen Sie sich Ihr kostenloses Google Sheets CRM Template
Beginnen Sie sofort mit der Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen – mit unserem benutzerfreundlichen Template für ein CRM in Google Sheets. Alle Formeln, Formatierungen und Automatisierungen sind bereits eingerichtet, sodass Sie ohne Aufwand starten können.
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Kundenbeziehungen mit unserer CRM-Google-Sheets-Vorlage.
Diese kostenlose CRM-Vorlage enthält fünf zentrale Tabellen:
Sales-Performance-Dashboard
Kund*innen-Datenbank
Tracker für die Vertriebspipeline
Protokoll der Kund*inneninteraktionen
Einstellungen
Alle Tabellen sind durch integrierte Formeln miteinander verbunden, die sich in Echtzeit aktualisieren, sobald Sie Kund*innendaten hinzufügen. Mit dieser No-Code-Vorlage sparen Sie Stunden an Designarbeit und können sich darauf konzentrieren, Ihre Leads effektiv zu verwalten, anstatt ein CRM in Google Sheets von Grund auf zu erstellen.
Erstellen Sie eine Kopie der Vorlage und folgen Sie unserer Anleitung um Ihr CRM in Google Sheets zu erstellen, während wir Schritt für Schritt erklären, wie Sie jede Tabelle verwenden.
Wodurch unterscheidet sich ein CRM in Google Sheets von einer Kunden-Datenbank?
Der Unterschied zwischen einem vollwertigen Google Sheets CRM Template oder Muster und einer einfachen Datenbank liegt in der Organisation und im Zweck. Kurz gesagt:
Ein Google Sheets CRM hilft Ihnen, Kund*innenbeziehungen zu verwalten und Ihren Vertriebsprozess zu verfolgen.
Eine Kunden-Datenbank-Software ermöglicht es Ihnen, Kontaktinformationen schnell zu speichern und abzurufen.
Ein CRM Template enthält zwar ebenfalls Ihre Kund*innendaten, ist jedoch auf Interaktionen mit Ihren Kund*innen ausgerichtet. Es unterstützt Sie dabei, potenzielle Kundenbeziehungen zu pflegen, bevor sie konvertieren, und Beziehungen auch nach dem Verkauf aufrechtzuerhalten.
Hier finden Sie eine einfache Vergleichstabelle mit den wichtigsten Unterschieden.
Google Sheets CRM Template | Kunden-Datenbank |
Fokus: Verwaltung von Kund*innenbeziehungen und Vertriebsprozessen. | Fokus: Speicherung und Organisation von Kontaktinformationen. |
Wesentliche Bestandteile:
| Wesentliche Bestandteile:
|
Anwendungsbeispiele:
| Anwendungsbeispiele:
|
Art der Daten: Enthält sowohl strukturierte Daten (z. B. organisierte Spalten wie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) als auch unstrukturierte Daten (z. B. Notizen aus Gesprächen, Zusammenfassungen von Meetings). | Art der Daten: Enthält hauptsächlich strukturierte Daten – also klar organisierte Informationen, die in Spalten und Zeilen passen, wie Kontaktdaten, Firmennamen und Berufsbezeichnungen. |
Organisation und einheitliche Vertriebsprozesse sind entscheidend, wenn Sie (noch) keine CRM-Software nutzen. Eine gut strukturierte Vorlage hilft Ihnen dabei, für alle Interessent*innen denselben Ablauf sicherzustellen. Durch die einheitliche Struktur erkennen Sie Muster und können Ihre Verkaufsstrategien gezielt verbessern.
Hinweis: Ein Google Sheets CRM Template kann ein umfassendes CRM-System nicht vollständig ersetzen. Google Workspace eignet sich hervorragend, um die Grundlagen des CRM zu erlernen und ein Gefühl für dessen Prinzipien zu entwickeln. Allerdings erhalten Sie damit keine Automatisierungen, keine detaillierten Berichte und keine erweiterten Funktionen, wie sie eine spezialisierte CRM-Software bereitstellt.
So erstellen und nutzen Sie Ihr CRM in Google Sheets effektiv
Um eine Kopie unseres kostenlosen Google Sheets CRM Template bzw. Musters zu erstellen und sie an Ihr Unternehmen anzupassen, müssen Sie zunächst in Ihrem Google-Konto angemeldet sein.
Gehen Sie nun wie folgt vor:
Laden Sie die Vorlage über den obigen Link herunter und öffnen Sie die Datei
Gehen Sie zu Datei > Eine Kopie erstellen
Benennen Sie die Datei im daraufhin erscheinenden Fenster um, z. B. in „ABC Company CRM 2025“
Wählen Sie aus, ob Sie die Datei in Ihrem Google Drive speichern möchten
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Eine Kopie erstellen“
Untersuchen Sie jede Tabelle in Ihrer Kopie, um zu sehen, wie alles miteinander verbunden ist. Nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um durch die einzelnen Tabellenregisterkarten zu klicken, die Formeln zu überprüfen und mit den Beispieldaten zu experimentieren.
Jede Tabelle hat einen bestimmten Zweck und arbeitet automatisch mit den anderen zusammen. Sie werden sehen, wie das Hinzufügen eines Kontakts im Tabellenblatt „Kund*innen-Datenbank“ Ihr Dashboard aktualisiert und wie sich das Verschieben von Deals durch Ihre Pipeline im Tabellenblatt „Vertriebspipeline“ auf Ihre Verkaufsprognose auswirkt.
Im Folgenden erklären wir Schritt für Schritt, wie jede Tabelle eingerichtet und verwendet wird.
1. Passen Sie Ihre Vorlage an
Beginnen Sie damit, Ihren Vertriebsrahmen im Tabellenblatt „Einstellungen“ zu definieren. Diese Registerkarte enthält Spalten mit Informationen zu Ihrem Vertriebsprozess (z. B. Pipeline-Phase, Lead-Quelle, Deal-Status usw.).
Die Informationsfelder dienen als Dropdown-Optionen in den anderen Registerkarten. Indem alles zentral im Tabellenblatt „Einstellungen“ gesammelt wird, stellen Sie eine einheitliche Dateneingabe im gesamten Vertriebsteam sicher. Sie können aus diesen vordefinierten Optionen wählen, wenn Sie einen neuen Deal im Tabellenblatt „Vertriebspipeline“ hinzufügen.
Wir haben diese Dropdown-Optionen ausgewählt, weil sie zentrale Elemente des Vertriebsprozesses darstellen, die jedes Unternehmen konsequent tracken sollte:
Kontaktarten. Trennt Interessent*innen (potenzielle Kund*innen) von Bestandskund*innen. Diese Option hilft Ihnen, sich auf den Sales Outreach zu konzentrieren und Ihre Ansprache anzupassen.
Pipeline-Phasen. Bilden Ihren tatsächlichen Vertriebsprozess vom Erstkontakt bis zum abgeschlossenen Deal ab. Jede Phase enthält eine Wahrscheinlichkeit in Prozent zur Berechnung Ihrer Umsatzprognosen.
Deal-Status. Zeigt an, ob Deals aktiv, gewonnen, verloren oder aufgegeben sind. Diese Informationen fließen direkt in Ihr Performance-Dashboard ein.
Lead-Quelle. Zeigt, woher Ihre Interessent*innen kommen, damit Sie erfolgreiche Kanäle verstärken und unwirksame reduzieren können.
Grund für verlorene Deals. Erklärt, warum Deals nicht zustande kommen. Dieses Wissen hilft, den Prozess zu verfeinern und z.B. Einwände richtig zu adressieren, um die Abschlussrate zu verbessern.
Vorgehensweise: Ersetzen Sie jede Zelle durch Informationen, die spezifisch für Ihr Unternehmen sind. Wenn Ihre wichtigsten Lead-Quellen beispielsweise Empfehlungen, Google Forms oder Website-Besucher sind, ersetzen Sie unsere Beispielwerte durch diese Optionen.
Beachten Sie die folgenden Best Practices beim Anpassen Ihrer Einstellungen:
Definieren Sie Ihre Pipeline-Phasen basierend auf den Handlungen der Käufer*innen, nicht auf den Aktivitäten der Verkäufer*innen. „Termin vereinbart“ ist objektiver als „Follow-up erforderlich“.
Beschränken Sie die Phasen auf fünf oder weniger. Mehr Phasen schaffen Verwirrung und erschweren die Nutzung. Jede Phase sollte einen sinnvollen Fortschritt in der Buyer Journey darstellen.
Legen Sie klare Kriterien für den Übergang zwischen den Phasen fest. Ein Deal wird z.B. erst in die Phase „Angebot“ verschoben, wenn Budget, Zeitplan und Entscheidungsprozess bestätigt sind. Diese Informationen verhindern Missverständnisse innerhalb Ihres Teams.
2. Erstellen Sie Ihre Kunden-Datenbank
Betrachten Sie das Tabellenblatt „Kunden-Datenbank“ als eine Kontaktliste, die qualifizierte Leads in Ihr Tabellenblatt „Vertriebspipeline“ einspeist. Tragen Sie hier Informationen zu allen Personen ein, die Interesse an Ihrem Unternehmen zeigen.
Nicht jeder Kontakt wird zu einem Deal, aber jeder Deal beginnt hier als Kontakt. Das Google Sheets CRM Template enthält Standardfelder wie Name, E-Mail-Adresse, Kontaktart und Telefonnummer.
Um auf die Daten zuzugreifen, die Sie im Tabellenblatt „Einstellungen“ hinzugefügt haben, müssen Sie die Bereiche aktualisieren, die von den Dropdown-Menüs in jedem Tabellenblatt erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise im Tabellenblatt „Kund*innen-Datenbank“ mehr Kontaktarten hinzugefügt haben als die ursprünglichen vier, müssen Sie die entsprechende Dropdown-Liste aktualisieren.
Gehen Sie dazu zu „Daten > Datenvalidierung“.
Klicken Sie im rechten Menü auf die bestehende Datenvalidierungsregel.
Öffnen Sie die Registerkarte „Einstellungen“ und prüfen Sie, in welcher Zeile Ihre Kontaktarten enden. Wenn Sie fünf Kontaktarten haben, reichen diese von Zeile 5 bis Zeile 9. Passen Sie den Bereich in der Validierungsregel entsprechend an. Ändern Sie z. B.l =Settings!$B$5:$B$8 in =Settings!$B$5:$B$9.
Klicken Sie auf „Fertig“, um Ihre Änderungen zu speichern, und behalten Sie diesen Vorgang auch für die anderen Tabellenblätter im Hinterkopf.
Vorgehensweise: Fügen Sie Spalten für Datenpunkte hinzu, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind. Welche Informationen helfen Ihnen, Interessent*innen zu qualifizieren und zu priorisieren? Beispiele wären Branche oder Unternehmensgröße.
Nutzen Sie das Feld „Beschreibung“ strategisch. Notieren Sie hier z.B. die Pain Points Ihrer Kund*innen oder bevorzugte Kommunikationsweisen. Solche Details heben Sie von Mitbewerbern ab, die ihre Interessent*innen nur als Zahlen berachten.
Als Best Practice sollten Sie Ihre Datenbank monatlich überprüfen und bereinigen. Entfernen Sie ungültige E-Mail-Adressen, aktualisieren Sie Berufsänderungen und führen Sie doppelte Einträge zusammen. Saubere Daten liefern bessere Einblicke und ermöglichen eine effektivere Ansprache.
3. Tracken Sie Ihre Vertriebspipeline
Sie können qualifizierte Leads in Ihrer Vertriebspipeline tracken und in Opportunities verwandeln.
Im Gegensatz zum Tabellenblatt „Kunden-Datenbank“, das alle Interessent*innen enthält, zeigt Ihr Tabellenblatt „Vertriebspipeline“ nur diejenigen, mit denen Sie aktiv an einem Abschluss arbeiten.
Wir haben im Tabellenblatt „Vertriebspipeline“ die folgenden Spalten aufgenommen:
Deal-Wert. Der Umsatz, falls Sie diese Opportunity abschließen. Diese Zahl hilft Ihnen, Interessent*innen mit hohem Wert zu priorisieren.
Erwarteter Umsatz. Deal-Wert multipliziert mit der Abschlusswahrscheinlichkeit. Je weiter eine potenzielle Kundin oder ein potenzieller Kunde in der Customer Journey voranschreitet, desto höher werden sowohl die Abschlusswahrscheinlichkeit als auch die Umsatzprognose.
Erstellungsdatum. Das Datum, an dem die Verkaufschance in Ihre Pipeline aufgenommen wurde. Diese Spalte hilft Ihnen, die Dauer Ihres Vertriebszyklus zu tracken.
Voraussichtliches Abschlussdatum. Ihre Einschätzung, wann Sie einen Deal abschließen werden. Sie können dieses Datum später anpassen, wenn Sie den Deal tatsächlich gewonnen haben.
Tage in der aktuellen Phase. Zeigt, welche Verkaufschancen ins Stocken geraten. Deals, die länger als üblich in einer Phase verbleiben, benötigen möglicherweise sofortige Maßnahmen, damit Interessent*innen nicht verloren werden.
Grund für verlorene Deals. Erfasst Informationen darüber, warum Deals nicht zustande kommen. Wenn Sie diese Informationen regelmäßig dokumentieren, können Sie Muster erkennen und gezielt Verbesserungen vornehmen.
Die Spalten für Wahrscheinlichkeit, erwarteten Umsatz und Tage in der aktuellen Phase werden automatisch über Formeln aktualisiert.
Hier sind einige Best Practices für Ihr Tabellenblatt „Vertriebspipeline“.
Tage in der aktuellen Phase monitoren
Legen Sie eigene Zeitlimits fest, die zu Ihrem Geschäftsmodell passen. Die Vorlage verwendet standardmäßig grün (1–2 Tage), gelb (3 Tage) und rot (4+ Tage), aber Sie können diese Schwellenwerte anpassen.
Wenn Sie im B2B-Vertrieb tätig sind und sechsmonatige Verkaufszyklen haben, sind sieben Tage in der Phase „Angebot“ völlig normal. Wenn Sie hingegen Vertriebsgespräche mit kurzen Durchlaufzeiten haben, könnte alles über drei Tage bereits ein Warnsignal sein.
Um die Zeitlimits und Farben anzupassen, gehen Sie zu „Format > Bedingte Formatierung“ und klicken Sie auf die bestehende Regel.
Ändern Sie die Zahlen (und gegebenenfalls die Farben), um sie an Ihren langsameren oder schnelleren Verkaufszyklus anzupassen.
Überprüfen Sie Ihre Pipeline und die Tage in der aktuellen Phase täglich, damit Sie sich nicht von neuen Leads ablenken lassen und dabei bestehende Verkaufschancen vernachlässigen. Die Konzentration auf „rote“-Deals kann Ihnen helfen, Interessent*innen wieder zu aktivieren, bevor sie das Interesse verlieren oder zur Konkurrenz wechseln.
Jede Interaktion sollte mit einer klaren Vereinbarung enden, was als Nächstes passiert und wann. Lassen Sie keine Verkaufschance ohne definierte nächste Schritte liegen. „Ich überlege es mir“ ist kein nächster Schritt. „Ich bespreche das mit meinem Team und gebe Ihnen bis Donnerstag Feedback“ hingegen schon.
Hinweis: Pipedrive verfügt über eine Stagnations-Funktion, die Deals in Ihrer Pipeline, mit denen Sie seit einer bestimmten Anzahl von Tagen nicht interagiert haben, rot markiert. Außerdem zeigt sie an, wie viele Tage seit Beginn dieser Inaktivität vergangen sind.
Tracken Sie, warum Deals scheitern
Die Spalte „Grund für verlorene Deals“ liefert Ihnen nach drei Monaten konsequenten Trackings wertvolle Einblicke. Die meisten Unternehmen verlieren Deals wiederholt aus denselben Gründen.
Häufige Gründe sind:
Konkurrenz hatte bessere Preise/Funktionen
Budget wurde eingefroren
Falsche Ansprechperson, die Interessentin oder der Interessent war nicht entscheidungsbefugt
Zeitplan hat sich geändert (dringend wurde zu „irgendwann“)
Interne Lösung wurde bevorzugt
Um Ihre größten Schwachstellen zu identifizieren, sollten Sie jeden Deal über 90 Tage hinweg ohne Ausnahme tracken und den Grund für den Verlust genau dokumentieren. „Konkurrenz hatte besseres Preis-Leistungs-Verhältnis“ ist aussagekräftiger als „sie haben sich anders entschieden“.
Vertriebsleitende sollten monatlich nach Mustern suchen. Wenn beispielsweise fünf Deals wegen „Budget nicht bestätigt“ scheiterten, liegt das Problem in der Qualifizierung, nicht im Abschluss. Optimieren Sie Ihren Discovery-Call-Prozess, bevor qualifizierte Interessent*innen die Angebotsphase erreichen.
Sobald Sie die Hauptgründe für verlorene Deals kennen, können Sie diese frühzeitig in Ihrem Vertriebsprozess adressieren und so allen Beteiligten Zeit sparen.
4. Protokollieren Sie Kund*inneninteraktionen
Ihr Tabellenblatt „Kund*inneninteraktionen“ verhindert Momente wie „Was haben wir beim letzten Mal besprochen?“. Jeder Anruf, jede E-Mail und jedes Meeting werden hier festgehalten, damit Sie stets den Überblick behalten.
Dieses einfache Protokoll wird unverzichtbar, wenn Sie mehrere Interessent*innen gleichzeitig betreuen oder wenn andere Vertriebsmitarbeitende einspringen müssen.
Detaillierte Notizen steigern Ihre Glaubwürdigkeit, da Sie Interessent*innen nicht bitten müssen, bereits geteilte Informationen zu wiederholen. Die Historie der Interaktionen hilft außerdem, den Verkaufsprozess zu beschleunigen, wenn sich Interessent*innen nach Monaten Funkstille wieder melden und kaufbereit sind.
Vorgehensweise: Protokollieren Sie jede bedeutende Interaktion unmittelbar nach dem Gespräch. „Bedeutend“ bezieht sich auf jedes Gespräch oder jede E-Mail, die die Beziehung voranbringt.
Seien Sie in Ihren Notizen präzise, sowohl bei den Daten als auch bei den Details. „Gutes Gespräch“ hilft Ihnen nicht weiter. „10.06.2025: bevorzugt Kommunikation per E-Mail; 16.06.2025: Budget von 50.000 $ bestätigt; benötigt Lösung bis Q4“ hingegen schon.
Das Gedächtnis verblasst schnell – Ihre Notizen in Ihrem Google Sheets CRM Template bleiben jedoch erhalten. Überprüfen Sie Ihre Einträge fünf Minuten vor dem nächsten Kontakt, um zu zeigen, dass Sie aufmerksam auf die Bedürfnisse Ihrer Kund*innen achten.
Als Best Practice empfiehlt es sich, einheitliche Bezeichnungen für die Kommunikationskanäle zu verwenden. Begriffe wie „Telefon“, „E-Mail“, „Videoanruf“ und „persönliches Treffen“ sind besser als eine Mischung aus „Call“, „Telefon“, „Zoom“ usw.
5. Verstehen Sie Ihr Performance-Dashboard
Das Tabellenblatt „Performance-Dashboard“ beantwortet vier zentrale Fragen für jede*n Kleinunternehmer*in:
Das Balkendiagramm zur Lead-Quelle beantwortet die Frage: „Woher kommen meine Leads?“ (d.h. auf welche Vertriebs- und Marketingmaßnahmen Sie sich konzentrieren sollten).
Das Kreisdiagramm zum Deal-Status beantwortet die Frage: „Wie viele Chancen sind offen, gewonnen, verloren oder aufgegeben?“ (d. h. aktueller Zustand Ihrer Pipeline).
Die Tabelle mit den wichtigsten Kennzahlen beantwortet die Frage: „Werde ich meine Umsatzziele erreichen?“ (d. h. Fortschritt in Richtung Ihres monatlichen Umsatzziels).
Die Tabelle „Deals nach Phase“ beantwortet die Frage: „Gibt es Engpässe?“ (d.h. an welcher Stelle Interessent*innen im Vertriebsprozess stecken bleiben).
Die Ansicht „Performance-Dashboard“ ermöglicht es Ihnen, Ihren Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Unternehmensziele schnell zu überprüfen und genau zu wissen, worauf Sie sich konzentrieren sollten.
Vorgehensweise: Aktualisieren Sie Ihre Formeln monatlich, um die aktuelle Leistung zu tracken. Um Ihr Tabellenblatt auf dem neuesten Stand zu halten, ändern Sie die Start- und Enddaten in den Formeln „Umsatz diesen Monat gewonnen“ und „Prognostizierter Umsatz“. Um die angezeigten Daten von Juni auf Juli in der Formel „Umsatz diesen Monat gewonnen“ zu ändern, passen Sie die Datumsbereiche wie folgt an:
– Juni: =SUMIFS(‘Sales pipeline’!D:D,’Sales
pipeline’!G:G,”Won”,’Sales
pipeline’!J:J,”>=”&DATE(2025,6,1),’Sales
pipeline’!J:J,”<”&DATE(2025,7,1))
– Juli: =SUMIFS(‘Sales pipeline’!D:D,’Sales
pipeline’!G:G,”Won”,’Sales
pipeline’!J:J,”>=”&DATE(2025,7,1),’Sales
pipeline’!J:J,”<”&DATE(2025,8,1))
Um „Prognostizierter Umsatz“ zu aktualisieren, nehmen Sie diese Änderungen vor:
– Juni: =SUMIFS(‘Sales pipeline’!H:H,’Sales
pipeline’!G:G,”Open”,’Sales
pipeline’!J:J,”>=”&DATE(2025,6,1),’Sales
pipeline’!J:J,”<”&DATE(2025,7,1))
– Juli: =SUMIFS(‘Sales pipeline’!H:H,’Sales
pipeline’!G:G,”Open”,’Sales
pipeline’!J:J,”>=”&DATE(2025,7,1),’Sales
pipeline’!J:J,”<”&DATE(2025,8,1))
Die Datumsbereiche für Juni zeigen, dass Daten vom 1. Juni 2025 bis vor dem 1. Juli 2025 erfasst werden. Die Datumsbereiche für Juli beziehen sich auf Daten vom 1. Juli 2025 bis vor dem 1. August 2025.
Überprüfen Sie Ihr Dashboard wöchentlich und nicht nur, wenn Probleme auffallen. So verhindern Sie, dass kleine Probleme zu großen werden. Wenn zum Beispiel die meisten Ihrer Leads über Social Media kommen und diese Zahl plötzlich sinkt, können Sie sofort nach der Ursache suchen und sie beheben, bevor sich das auf den nächsten Monat auswirkt.
Denken Sie daran, sich nicht nur auf den Umsatz zu konzentrieren, sondern auch andere Frühindikatoren zu berücksichtigen, wie die Erstellung neuer Deals und den Fortschritt in den einzelnen Vertriebsphasen. Wachsender Umsatz ist das Ergebnis erfolgreicher Vertriebsaktivitäten und einer gesunden Pipeline.
Laden Sie Ihren Leitfaden zur Vertriebsleistungsmessung herunter
Wann sollten Sie auf eine spezialisierte CRM-Software umsteigen?
Ihr Google Sheets CRM Template verliert an Effektivität, sobald manuelle Prozesse dazu führen, dass Sie Deals verpassen. Wenn Sie mehr Zeit damit verbringen, die Vorlage zu verwalten, als zu verkaufen, ist es wahrscheinlich an der Zeit, auf eine CRM-Software umzusteigen.
Laut dem State of Sales and Marketing Report 2024 von Pipedrive geben 34 % der Vertriebsprofis an, dass eine CRM-Software mit Automatisierungsfunktionen den größten positiven Einfluss auf ihre Arbeit hat.
Ein CRM mit Google Sheets zu erstellen ist hilfreich, wenn Sie gerade erst starten. Eine Tabelle kann jedoch keine Follow-ups automatisieren oder in Ihre E-Mail-Marketing-Plattform integriert werden.
Hier sind einige klare Anzeichen dafür, dass es Zeit ist, von einem CRM in Google Sheets auf eine professionelle CRM-Lösung umzusteigen:
Teamgröße. Wenn Ihr Team wächst und mehrere Personen gleichzeitig an der CRM-Tabelle arbeiten, kann Google Sheets unübersichtlich werden. Mehrere Nutzer*innen können Versionskonflikte, Dateninkonsistenzen und Zugriffsprobleme verursachen.
Automatisierungsbedarf. Wenn manuelle Aufgaben wie das Versenden von Follow-up-E-Mails, das Berechnen von Lead Scores oder das Erstellen von Berichten mehr Zeit beanspruchen als der Verkauf selbst. Repititive Aufgaben sollten automatisch ablaufen, während Sie sich auf den Verkauf konzentrieren.
Integrationsanforderungen. Wenn Ihr Unternehmen E-Mail-Marketing-Software, Gmail-Kalender und andere Projektmanagement-Tools nutzt, die mit Ihrem CRM-System verknüpft werden müssen.
Datenvolumen. Sobald Sie über 100 Kontakte oder mehr als 50 aktive Deals verwalten, wird es in Tabellen unübersichtlich. Sie benötigen Such-, Filter- und Reporting-Funktionen, die mit den Anforderungen Ihres Unternehmens skalieren.
Generell gilt: Wenn Ihr Google Sheets CRM Template bzw. Muster täglich mehr als 30 Minuten beansprucht oder manuelle Fehler die Kund*innenbeziehungen beeinträchtigen, ist es Zeit für ein Upgrade.
So migrieren Sie von Google Sheets zu Pipedrive
Sie können die Daten aus Ihrem Google Sheets CRM Template zu Pipedrive übertragen, sobald Sie bereit für ein Upgrade sind. Pipedrive akzeptiert Daten aus Microsoft Excel (XLS, XLSX) und CSV-Dateien, daher müssen Sie Ihre Vorlage im richtigen Format herunterladen.
Sehen Sie sich dazu dieses Schritt-für-Schritt-Video-Tutorial an oder folgen Sie den nachstehenden Anweisungen.
Beginnen Sie damit, Ihre Tabellendaten zu bereinigen. Jeder Datentyp erfordert bestimmte Pflichtfelder, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann. Fehlen diese, können Fehler auftreten oder Datensätze übersprungen werden.
Die folgende Tabelle zeigt, welche Felder Sie entsprechend der zu importierenden Datentypen benötigen:
Die Pflichtfelder stellen sicher, dass Ihre Daten in Pipedrive korrekt miteinander verknüpft werden. Um beispielsweise Notizen aus Ihrem Tabellenblatt „Kundeninteraktionen“ zu importieren, benötigen Sie sowohl den Inhalt der Notiz als auch den zugehörigen Deal, Kontakt oder Lead. Ohne diese Zuordnung entstehen isolierte Notizen, die keiner Person oder keinem Deal zugeordnet sind.
Sobald Ihre Daten bereinigt sind, gehen Sie in Pipedrive auf „... > Daten importieren“. Wählen Sie „Spreadsheet hochladen (.XLSX, .CSV)“ und anschließend das Tabellenblatt mit den Daten aus, die Sie in Pipedrive übertragen möchten.
Sie gelangen dann zur Import-Mapping-Seite, auf der Pipedrive versucht, die Daten in Ihrem Spreadsheet automatisch den entsprechenden Pipedrive-Datenfeldern zuzuordnen. In manchen Fällen müssen Sie einige Felder manuell zuordnen.
Sobald alles zugeordnet ist, klicken Sie auf „Weiter“.
Pipedrive zeigt Ihnen anschließend eine Vorschau der ersten 20 Zeilen an, sodass Sie überprüfen können, wie die Daten importiert werden.
Nach der Überprüfung klicken Sie erneut auf „Weiter“ und wählen aus, wie mit doppelten Daten verfahren werden soll. Sie haben zwei Optionen:
Daten zusammenführen – Pipedrive führt Personen mit derselben E-Mail-Adresse und demselben Namen oder Organisationen mit demselben Namen und derselben Adresse zusammen.
Mehrere Datensätze erstellen – Pipedrive erstellt separate Einträge für doppelte Kontakte.
Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf „Import starten“ – und der Vorgang ist abgeschlossen.
Fazit
Ein Google Sheets CRM Template ist ein guter Mittelweg zwischen einem einfachen Dokument und einer vollwertigen CRM-Software. Sie vermittelt grundlegende CRM-Prinzipien und hilft Ihnen gleichzeitig, Ihre wachsende Kund*innenbasis zu organisieren.
Ein CRM in Google Sheets ist jedoch nur eine Zwischenlösung, keine dauerhafte. Sobald manuelle Prozesse Sie Zeit und Aufträge kosten oder Ihr Team an die Grenzen der Tabellenkalkulation stößt, wird eine spezialisierte CRM-Software unverzichtbar.
Pipedrive erleichtert den Umstieg mit einem einfachen Importprozess. Ihre strukturierten Arbeitsweisen aus der Nutzung der CRM-Vorlage lassen sich dabei nahtlos übertragen und legen den Grundstein für Ihren Erfolg mit CRM-Software. Starten Sie Ihre 14-tägige kostenlose Testphase und erleben Sie, wie eine spezialisierte CRM-Software Ihr Umsatzwachstum beschleunigt.
