Sales Performance steigern: So messen und optimieren Sie die Vertriebsleistung
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Sie möchten ein leistungsstarkes Vertriebsteam aufbauen? Das Anheuern von motivierten Vertriebskräften und die Erwartung, dass sie loslegen, sind aber nur der erste Schritt. Ein gutes Sales-Performance-Management umfasst die Optimierung jedes Aspekts Ihres Vertriebsprozesses – vom Onboarding bis zur Umsatzprognose.
In diesem Artikel stellen wir Ihnen bewährte Verfahren zur Verbesserung der Sales-Performance vor.
Sales Performance Management: Das gehört dazu
Eine strukturierte Herangehensweise ist der Schlüssel zu Ihrem Vertriebserfolg. Trotz der vielfältigen Verantwortlichkeiten von Sales-Managern sollten Sie daher zunächst diese drei Hauptaspekte des Vertriebs-Managements berücksichtigen:
Der operative Vertrieb: Wie unterstützen Sie Ihr Vertriebsteam? Vom Aufbau und der Einarbeitung Ihres Teams bis hin zur Bereitstellung der erforderlichen Tools und Coachings sollten Sie nichts dem Zufall überlassen.
Vertriebsstrategie: Wie sieht Ihr Vertriebsprozess genau aus? Zur Vertriebsplanung gehören die Definition Ihres Sales Funnels genauso wie die Klärung der täglichen Aufgaben und Aktivitäten, die Leads in Kunden verwandeln.
Vertriebsanalysen: Wie sind Ihre Ergebnisse? Die Analyse Ihrer Abläufe und Strategien zeigt Ihnen, was funktioniert und was verbessert werden sollte.
Für Startups und Neugründungen mag es am Anfang ausreichen, den Vertrieb nur mithilfe von Notizen und Tabellenkalkulationen zu verwalten. Ein gutes CRM allerdings verfügt über mehr und bessere Funktionen.
Pipedrive zum Beispiel gibt Vertrieblern einen visuellen Überblick über ihre Pipelines und den Stand der Kundenbeziehungen. Manager können Berichte und Dashboards nutzen, um die Ergebnisse anhand von Leistungsindikatoren und KPIs (Key Performance Indicators) zu analysieren und in die Vertriebsstrategie einzuarbeiten.
Mehr Leistung durch die richtigen Ziele
Die Festlegung geeigneter Ziele ist wesentlicher Bestandteil einer effektiven Vertriebsstrategie. Folgende Ziele sollten Sie in Betracht ziehen:
Steigerung der Vertriebskapazitäten Ihres Teams
Steigerung der Vertriebs-Aktivitäten Ihres Teams
Erhöhung der Kundenzahl
Umsatzsteigerung
Ihre Ziele sollten immer im Einklang mit den allgemeinen Geschäftszielen stehen und systematisch angegangen werden. Es macht zum Beispiel keinen Sinn, Umsatzziele zu setzen, wenn Ihr Team noch mit den Kapazitäten oder Aktivitäten kämpft, die für das Erreichen ihres Umsatzes Voraussetzung sind.
Eine Hilfe, um zu überprüfen, ob Ihre Vorgaben zielführend sind, ist die Verwendung der SMART-Methode:
Spezifisch: Formulieren Sie Ihre Ziele klar und detailliert.
Messbar: Wählen Sie quantifizierbare Ziele, sodass Sie den Fortschritt verfolgen können.
Erreichbar: Setzen Sie sich Ziele, die Ihr Team fordern, aber dennoch realistisch sind.
Relevant: Wählen Sie Ziele, die mit Ihren allgemeinen Geschäftszielen übereinstimmen.
Zeitbezogen: Legen Sie Fristen für die Erreichung des jeweiligen Ziels fest.
Ein kurzes Beispiel soll Ihnen verdeutlichen, wie die SMART-Methode funktioniert:
Bei der Formulierung Ihrer Ziele, beispielsweise der „Steigerung des durchschnittlichen Auftragswerts“, kommt es auf Genauigkeit an.
Das smarte Ziel würde lauten: „Steigerung des durchschnittlichen Auftragswerts um 10% innerhalb der nächsten drei Monate".
Die richtigen Vertriebsmetriken für Ihr Performance Management
Um die Vertriebsleistung Ihres Teams zu verbessern, müssen Sie sie zunächst mit Hilfe von Metriken und Leistungskennzahlen (KPI) messen.
Die idealen Leistungskennzahlen für den Vertrieb variieren von Unternehmen zu Unternehmen und hängen von Ihren Zielen ab.
Ein Beispiel: Wenn Sie die Kapazitäten Ihres Teams erhöhen möchten, ist es sinnvoll, die Produktivität des Vertriebs unter die Lupe zu nehmen: Wie viel Zeit wird für den Vertrieb im Vergleich zur Administration aufgewendet?
Wenn Ihr Ziel die Steigerung der Vertriebsaktivitäten ist, sollten Sie sich folgende Kennzahlen ansehen:
Versendete E-Mails
Versendete LinkedIn-Einladungen
Social-Media-Interaktionen
Versendete Angebote
Wenn Ihr Ziel ein Zuwachs an Kunden ist, kommt es auf folgende Zahlen an:
Anzahl der Deals in der Pipeline
Conversion Rate
Prozentualer Anteil des Umsatzes von Neukunden gegenüber Bestandskunden
Net Promoter Score (NPS)
Kundenzufriedenheit (CSAT)
Zu den Metriken mit direktem Bezug zum Umsatz gehören:
Abgeschlossene Deals
Gewinnquote
Durchschnittliches Dealvolumen
Anzahl von Cross-Sells
Gesamtumsatz
Bei einer größeren Auswahl an Kennzahlen ist es wichtig, dass Sie sich auf diejenigen konzentrieren, die in direktem Zusammenhang mit Ihren wichtigsten Zielen stehen. Schauen Sie sich deshalb die vereinbarten Ziele noch einmal an und selektieren Sie die Kennzahlen, die Sie speziell überwachen möchten.
Konzentrieren Sie sich auf die richtigen Interessenten
Damit sich das Engagement Ihres Teams finanziell auszahlt, müssen Sie wissen, wer Ihre besten Kundinnen und Kunden sind. Schauen Sie sich Ihren Kundenkreis unter diesem Aspekt einmal genauer an:
Wer gibt am meisten bei Ihnen aus?
Wer ist schon am längsten Kunde?
Wer hat den kürzesten Vertriebszyklus?
Danach schauen Sie sich an, was diese Kunden gemeinsam haben. Haben sie beispielsweise kürzlich expandiert? Sind sie in ähnlichen Branchen tätig? Befinden sie sich in derselben geografischen Region?
Wenn Sie sich Ihre zehn wichtigsten Kunden angeschaut und ihre Gemeinsamkeiten festgestellt haben, können Sie anschließend überlegen, mit welcher Art von Botschaft Ihre Vertriebskräfte ähnliche Interessenten für Ihr Produkt interessieren können.
Sales Management: Entwickeln Sie eine Maschine zur Lead-Qualifizierung
Nicht jeder Lead wird automatisch zum zahlenden Kunden. Wenn Sie Ihre Leads aber so schnell wie möglich qualifizieren, gewinnt Ihr Team Zeit für Gespräche mit den aussichtsreicheren Kandidaten.
Die meisten Unternehmen unterscheiden Marketing Qualified Leads (MQLs), die ein gewisses Interesse an Ihren Marketing-Inhalten gezeigt haben, und Sales Qualified Leads (SQLs), die eine Kaufabsicht zeigen. Die Differenzierung bewirkt, dass das jeweils richtige Team sich um seine Leads bestmöglich kümmert.
Sales-Teams können darauf aufbauen, indem sie ein System zum Lead Scoring einführen. Dazu weisen sie verschiedenen Attributen und Verhaltensweisen des Leads (etwa dem Beruf oder dem Herunterladen eines Whitepapers von Ihrer Website) eine bestimmte Punktzahl zu. Auf der Grundlage der erreichten Punkte (dem Scoring) stufen sie die Leads nach ihrer Kaufwahrscheinlichkeit ein und priorisieren die Kontaktaufnahmen.
Das klingt vielleicht langwierig, aber zahlreiche Apps und Tools können die Leadgenerierung und -qualifizierung für Sie automatisieren. Die Funktion Smart Contact Data von Pipedrive beispielsweise reichert Lead-Daten mit relevanten Informationen an, während die Salespanel-Integration die Nachverfolgung von Verhaltensweisen in Ihr CRM einfügt.
Das LeadBooster Add-on enthält vier Tools, die Ihnen helfen, Leads zu generieren und zu qualifizieren: Chatbot, Live Chat, Prospektor und Webformulare.
Eines ist jedoch klar: Die Qualifizierung von Leads hängt von genauen Informationen ab. Prüfen Sie deshalb, welche Informationen Sie bereits sammeln und ob Sie diese Daten anreichern oder ein Lead Scoring einsetzen können, um den Qualifizierungsprozess zu beschleunigen.
CRM mit Bestnoten testen
Sales-Performance optimieren: Nutzen Sie Berichtsdaten
Daten sind nur dann nützlich, wenn man sie effektiv einsetzt.
Das bedeutet vor allem: Qualität vor Quantität.
Anstatt also zu versuchen, jede nur mögliche Komponente Ihrer Vertriebsleistung zu messen, sollten Sie sich auf diejenigen Daten konzentrieren, die Sie Ihren Vertriebszielen wirklich näher bringen.
Automatisierungen sind dabei ein nützliches Werkzeug, denn sie entlasten Sie zeitlich beim Sammeln und Analysieren der Informationen. Im Vergleich zur manuellen Eingabe der Vertriebsdaten in komplizierte Tabellen entstehen dadurch überdies deutlich weniger Fehler.
Ebenfalls hilfreich ist es, Ihre Vertriebstools miteinander zu verbinden. Sie sammeln und teilen dann automatisch relevante Daten, die sie mit Hilfe Ihres CRMs nutzen können, um aussagekräftige, visuelle Berichte zu erstellen.
Damit sie den Überblick behalten, richten Sie am besten eine bestimmte Bandbreite von Vertriebsberichten ein: tägliche Berichte zum Tracking von Aktivitätskennzahlen, wöchentliche Berichte zur Erfassung unmittelbarer Probleme, und monatliche Berichte zur Ermittlung langfristiger Trends.
Achten Sie auf die richtige zeitliche Balance im Vertrieb
Laut Pipedrives „State of Sales and Marketing Report” gab etwas mehr als die Hälfte der Befragten (54 %) an, dass sie den größten Teil des Tages mit dem Verkauf verbringen. Aber auch andere wichtige Aufgaben, wie etwa die Akquise und die Qualifizierung von Leads, stehen oben auf der Liste. Hier müssen Sie aufpassen, denn eine falsche Zeiteinteilung kann den Vertriebserfolg beeinträchtigen. Ein Beispiel: 61 % der Befragten, die den größten Teil ihres Tages mit dem Verkaufen verbrachten, erreichten laut unserer Studie ihr persönliches Jahresziel, verglichen mit den nur 39 %, die den größten Teil ihres Tages mit der Akquise verbrachten.
Auch andere Aufgaben können Vertriebskräfte überfordern. So verbrachten beispielsweise ganze 19 % der Befragten den größten Teil ihres Tages mit administrativen Aufgaben, 8 % verwendeten den Löwenanteil des Tages auf den technischen Support.
Selbst wenn es Ihren Vertriebs-Teams gelingt, den Hauptteil ihrer Zeit mit dem Verkaufen zu verbringen, können zu viele zusätzliche Aufgaben auf der To-Do-Liste ablenkend wirken.
Außerdem: Der Wechsel von einer Aufgabe zur anderen kostet Zeit und kann laut einer Studie mentale Blockaden von bis zu 40 % der produktiven Zeit einer Person verursachen.
Jeder Vertriebler sollte daher seine Prioritäten kennen und wissen, wie seine Leistung gemessen wird. Eine elaborierte Funktion zum Sales-Enablement (Befähigung zum Vertrieb) gibt Ihrem Team das nötige Know-how, Tools und Techniken an die Hand, um sich auf den Vertrieb zu konzentrieren und nicht auf Nebenaufgaben.
Betrachten Sie die Gesamtleistung des Teams
Alle Mitglieder Ihres Teams müssen zusammenarbeiten, wenn sie ihre Vertriebsziele konstant erreichen wollen. Denn sogar bei einem Team aus individuellen Superstars leidet die Leistung, wenn aneinander vorbei gearbeitet wird.
Für den Anfang können Sie Ihr Team beispielsweise in bestimmte Entscheidungen und Strategien einbeziehen. Die gemeinsame Absprache realistischer Ziele motiviert erfahrungsgemäß die meisten Vertriebler zu mehr Leistung, fördert das Denken in größeren Zusammenhängen und stärkt den Teamgeist.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kombination aus kurz- und langfristigen Zielen erstellen. Wöchentliche Ziele etwa, fördern die Konstanz der Arbeit (anstelle einer hastigen „Saisonarbeit” in den letzten Tagen des Quartals), während langfristige Ziele Ihrem Vertriebsteam vermitteln, dass ein schlechter Tag keine Katastrophe ist.
Team-Performance verfolgen mit Vertriebs-Dashboards
Sobald Sie die Ziele Ihres Teams festgelegt haben, brauchen Sie eine Möglichkeit, die Leistungen zu messen. Ein Dashboard für die Vertriebsleistung ist die Lösung. Es liefert Ihnen einen schnellen Überblick über die wichtigsten Kennzahlen in Echtzeit – und zwar des Einzelnen und des Teams.
Verbessern Sie Ihre Sales Soft Skills
Bei aller Fachkenntnis – Soft Skills sind im Vertrieb nicht zu unterschätzen. Auch wenn sie schwer zu quantifizieren sind, haben sie oft einen direkten Einfluss auf die Teamarbeit, das Kundenerlebnis und die Gesamtleistung des Vertriebs.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Soft Skills für eine Karriere im Vertrieb:
Kommunikationsfähigkeit
Zusammenarbeit
Aktives Zuhören
Einfühlungsvermögen
Aufbau von Beziehungen
Zeitmanagement
Entscheidungsfindung
Beharrlichkeit
So sehr Technologie und auch Automatisierungen heute ein grundlegender Bestandteil des Vertriebs sind, können sie die persönliche Note eines Vertriebsmitarbeiters dennoch nicht vollständig ersetzen - und zwar unabhängig vom Typ der Vertriebsposition. Obwohl es etwas mühsam ist, sollten Sie auch die Ausprägung der Soft-Skills Ihrer Mitarbeitenden anhand verwandter Aktivitäten messen. Wer zum Beispiel gut kommunizieren und aktiv zuhören kann, hat wahrscheinlich weniger Beschwerden oder Rückerstattungen.
Beurteilen Sie die vorhandenen Soft Skills Ihres Teams und nutzen Sie dann Schulungen und Coachings, um eventuelle Lücken zu schließen und Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
Führen Sie eine Jahresbewertung der Sales-Performance durch
Eine jährliche Überprüfung ist mehr als nur ein Abgleich der Leistung mit den Schlüsselkennzahlen. Indem Sie sich mit Ihren Vertrieblerinnen und Vertrieblern einzeln zusammensetzen und ihre Leistung des vergangenen Jahres auswerten, erkennen Sie Entwicklungen und können konstruktives Feedback für weitere Verbesserungen geben.
Doch Vorsicht: Nutzen Sie die Leistungsbeurteilung nicht als Gelegenheit, akribisch jeden Fehler des Vertriebsmitarbeiters durchzugehen, sondern machen Sie sie zu einer Lernmöglichkeit für beide Parteien. Vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden, dass ihnen das Gespräch bei der Erreichung ihrer Karriereziele helfen kann. Am Ende der Beurteilung sollten sowohl Sie als auch Ihr Gegenüber ein gutes Gefühl und einen umsetzbaren Plan haben, wie sie es im nächsten Jahr noch besser machen können.
Sales Management: durch regelmäßiges Feedback zu kontinuierlicher Verbesserung
Unabhängig vom Jahresgespräch können Sie Ihren Vertriebsmitarbeitenden das ganze Jahr über Feedback geben. Gute Leistungen werden auf diese Weise zeitnah gewürdigt, kleinere Probleme schnell behoben. Die richtige Dosis Aufmerksamkeit zieht im Übrigen bei den meisten Menschen eine gesteigerte Leistungsbereitschaft nach sich.
Ein formelles Treffen ist dafür nicht unbedingt notwendig. Wenn Sie sich ab und zu mit Ihren Vertrieblern treffen und eine offene Kommunikation pflegen, erkennen Sie schnell, was im Team und beim Einzelnen vorgeht, das möglicherweise einen Einfluss auf die individuelle oder die Team-Leistung hat.
Wenn Sie eine strukturiertere Methode zur regelmäßigen Leistungsbeurteilung bevorzugen, sollten Sie ein 360-Grad-Feedback in Betracht ziehen. Diese Methode kombiniert eine Selbsteinschätzung mit anonymen Rückmeldungen von Teammitgliedern. Manager können sich so ein besseres Bild davon machen, wie die Mitarbeiter ihre eigene und fremde Leistungen einschätzen und wie sie als Teil eines Teams arbeiten. Auch Manager und Vertriebsleiter haben so die Möglichkeit, eine ehrliche Einschätzung ihrer eigenen Fähigkeiten zu erhalten.
Abschließende Gedanken
Der Aufbau eines leistungsfähigen Vertriebs-Teams ist nicht einfach. Wenn Sie aber eine solide Grundlage schaffen und die richtigen Prozesse aufsetzen, ist es gut machbar. Die Festlegung passender Ziele, die Auswahl relevanter Kennzahlen und der Einsatz von Technologien zur Nachverfolgung Ihrer Ergebnisse sind wichtige Bausteine zur Optimierung Ihrer Vertriebsleistung.
Die Aufgabe, das Team zu verbessern und neue Herausforderungen zu bewältigen, endet im Grunde nie - ist aber die Anstrengung wert. Mit etwas Bereitschaft zur Weiterentwicklung knacken Sie und Ihr Team Ihre Vertriebsziele mit Sicherheit.
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