Organizar eventos es una de las mejores maneras de acercarse personalmente a posibles clientes, pero necesitas un plan sólido para lograr que asistan.
Un marketing de eventos (en inglés, event marketing) efectivo es esencial para promocionar el evento, llenar cada asiento y crear clientes potenciales genuinos.
En esta guía, aprenderás cómo sacar el máximo provecho de tu marketing de eventos. Descubrirás cómo generar expectativa antes de tu evento y convertir esa energía en un embudo de ventas lleno.
Puntos clave con respecto del marketing de eventos
El marketing de eventos consiste en promocionar un evento para llenar asientos y alcanzar a clientes potenciales.
Las marcas utilizan el marketing de eventos para convertir las conversaciones en persona en oportunidades de venta.
Un plan de marketing de eventos sólido abarca cómo promocionar el evento, captar contactos el día del evento y dar seguimiento para cerrar ventas.
El CRM de Pipedrive te ayuda a automatizar la captura de contactos y el seguimiento, para que puedas nutrir a cada prospecto. Prueba Pipedrive gratis durante 14 días y cierra más ventas en tu próximo evento.
¿Qué es el marketing de eventos?
Definición de marketing de eventos: El marketing de eventos promueve una marca mediante la organización de eventos empresariales o la participación en ellos.
Abarca todo el proceso de comunicación con la audiencia objetivo antes, durante y después del evento para impulsar la asistencia y garantizar un retorno de la inversión. El objetivo es involucrar a los clientes mediante experiencias memorables que contribuyan a la reputación de la empresa.
Los especialistas en marketing utilizan distintos tipos de eventos para alcanzar objetivos comerciales específicos. Aquí tienes un vistazo a los eventos más comunes y por qué son valiosos para tu negocio:
Tipos de eventos | Por qué son importantes para tu pequeña empresa |
Seminarios web y eventos virtuales | Los eventos virtuales, como los seminarios web, generan clientes potenciales a bajo costo. Puedes educar a una gran audiencia y posicionar tu empresa como líder de pensamiento en tu industria, utilizando herramientas interactivas para mayor engagement. |
Ferias comerciales y conferencias | Estos eventos te ponen cara a cara con tu público objetivo. Son ideales para captar clientes potenciales de alta calidad en puestos de exhibición temporales de tu marca y para generar patrocinios. |
Talleres y capacitación presencial | La capacitación en eventos en vivo aporta un valor práctico, lo que genera confianza. Es perfecta para demostrar un producto complejo o vender funciones adicionales a clientes existentes. |
Eventos de lanzamiento de productos | Los eventos de lanzamiento de producto generan una ola de emoción y atención mediática, lo que resulta perfecto para la presentación de una marca. Te ayudan a impulsar las ventas iniciales y a generar impulso en el mercado. |
Reuniones y seminarios locales | Los eventos más pequeños e informales fortalecen la comunidad en torno a tu marca en regiones específicas. Son excelentes para fomentar relaciones personales con clientes y prospectos clave. |
El plan de gestión de eventos adecuado convierte a los asistentes en potenciales clientes y compradores. Crea una conexión con tu audiencia que un simple anuncio o un correo electrónico no puede igualar.
Un ejemplo rápido: la serie de seminarios web de Pipedrive
El programa de seminarios web de Pipedrive es un ejemplo perfecto de cómo transformar el contenido educativo en clientes potenciales altamente calificados.
Así es como generalmente se ve el calendario de marketing de Pipedrive:
Antes del evento. Pipedrive anuncia el webinar en plataformas como LinkedIn, utilizando títulos enfocados en problemas para atraer a la audiencia objetivo. Los usuarios se registran mediante un formulario en el que proporcionan a Pipedrive sus datos de contacto.
Durante el evento. El equipo de Pipedrive ofrece consejos prácticos y muestra cómo su herramienta resuelve el problema. También realizan una sesión de preguntas y respuestas en vivo para generar engagement emocional.
Después del evento. Se publica una grabación en el sitio web de Pipedrive para que las personas puedan verla en cualquier momento. La compañía también envía correos electrónicos de seguimiento a todos los que se registraron.
Este modelo muestra un marketing de eventos efectivo mediante una serie de eventos digitales, en lugar de una conferencia o feria comercial a gran escala.
Otro ejemplo: conferencias Adobe MAX
Adobe organiza una conferencia anual llamada Adobe MAX, que es una clase magistral sobre la construcción de comunidad y la generación de entusiasmo a través del marketing experiencial.
Aquí tienes un vistazo al calendario de marketing de Adobe:
Antes del evento. Adobe comienza a generar expectativas meses antes. La empresa anuncia a los ponentes principales y lanza campañas atractivas en redes sociales. También inicia concursos creativos para involucrar desde temprano a la audiencia y a los influencers.
Durante el evento. La conferencia es un evento híbrido e inmersivo. Utiliza una aplicación móvil para gestionar los horarios y organizar talleres prácticos. Adobe transmite en vivo las principales conferencias magistrales para incluir a una audiencia global que no pudo asistir en persona.
Después del evento. Adobe sube las grabaciones de las sesiones para verlas bajo demanda. Envía resúmenes destacados y encuestas posteriores al evento y utiliza los temas tratados como guía para su marketing de contenidos en futuros eventos.
La estrategia de Adobe hace que MAX sea una conferencia que inspira y energiza a su base de usuarios.
Cómo crear una estrategia de marketing de eventos en 4 pasos
Una estrategia de marketing de eventos sólida asegura que cada dólar que gastes contribuya directamente a tu pipeline de ventas.
Estos cuatro pasos te guiarán a lo largo del ciclo de vida del evento, desde la planificación hasta la medición del retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) final.
1. Planificación previa al evento: sentando las bases para un alto retorno de inversión
Tu objetivo antes de cualquier evento es lograr que asistan las personas correctas.
El éxito depende de elegir la mejor estrategia de promoción de evento para tu audiencia.
Antes de enviar una invitación por correo electrónico, hay algunas cosas que necesitas hacer:
Define algunos objetivos de marketing específicos y medibles (por ejemplo, concertar 20 reuniones calificadas o registrar 150 asistentes a un seminario web).
Identifica el perfil de cliente ideal que deseas atraer o con el que deseas reunirte.
Establece un presupuesto claro para tus actividades promocionales, incluyendo cualquier gasto en publicidad.
Si tienes cubiertos esos aspectos básicos, puedes comenzar a construir tu estrategia. Una vez que tengas una lista reducida de métodos promocionales, compara lo que ofrece cada uno.
Aquí hay algunos enfoques clave a considerar:
Canal de marketing | Por qué funciona |
Campañas amplias de email marketing | Las campañas de correo electrónico son una forma fácil de impulsar las inscripciones para eventos cuyo objetivo principal es alcanzar a una gran audiencia. Es la manera más directa de llegar a tus contactos existentes. |
Anuncios dirigidos en redes sociales | Los anuncios te permiten llegar a una nueva audiencia muy específica. Utiliza plataformas como LinkedIn (Linkedin Ads) para encontrar posibles asistentes según sus cargos, industrias o intereses profesionales. |
Marketing en asociación (o co-marketing) | La colaboración de marca con otra empresa relevante que no compita directamente te ofrece una presentación cálida ante su audiencia. Aporta credibilidad y puede ampliar tu alcance. |
Marketing uno a uno | El marketing directo es una forma efectiva de conseguir reuniones con objetivos de alto valor en tu evento. Un mensaje bien investigado demuestra que deseas establecer conexiones en serio. |
Aquí hay algunos consejos para sacar el máximo provecho de estos métodos.
Al realizar campañas de marketing por correo electrónico, no dependas de un solo anuncio. Una secuencia que vaya desde la concientización (“Estamos emocionados de anunciar…”) hasta la urgencia (“¡Última oportunidad para registrarse!”) es más efectiva.
Si estás utilizando anuncios en redes sociales (social media ads), dirige tus anuncios a personas que sigan la página de la empresa organizadora del evento en LinkedIn y utiliza el hashtag oficial del evento para unirte a la conversación en línea.
Del mismo modo, si decides trabajar con un socio, haz que le resulte lo más fácil posible promocionarte. Bríndales un paquete de promoción con textos de correo electrónico ya escritos, publicaciones en redes sociales e imágenes.
Las mejores estrategias combinan estos métodos. Cuando mezclas canales, creas múltiples puntos de contacto y puedes llegar a tus asistentes ideales en distintos contextos.
Cómo Pipedrive puede ayudar a convertir la estrategia en acción
Un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) facilita la implementación de estas estrategias de marketing.
El complemento Campaigns de Pipedrive te proporciona herramientas digitales para ejecutar una campaña de correo electrónico profesional que genere inscripciones.
Utiliza una secuencia de correo electrónico de tres partes para generar interés y urgencia:
Anuncio. Incluye detalles sobre el evento (qué, cuándo, dónde), el beneficio principal para los asistentes y un llamado a la acción claro para registrarse.
Valor agregado. Envía un correo de seguimiento que aporte más valor, como el perfil de los ponentes o la agenda de la sesión.
Recordatorio final. Termina con un correo breve y urgente, enviado uno o dos días antes del evento (o antes de que finalice el precio de lanzamiento), para impulsar decisiones de última hora.
Para crear tu secuencia, ve a la pestaña de tus campañas de email en el menú principal y haz clic en “+ Nueva campaña” para abrir el generador de correos electrónicos.
Ahora, utiliza el escritor de correos electrónicos con IA de Pipedrive para redactar el texto de tu correo de lanzamiento. En el editor, selecciona el icono de “redactor de IA” en la barra de herramientas.
Bríndale un mensaje sencillo sobre tu evento para generar rápidamente un primer borrador sólido.
A continuación, edita tu borrador según sea necesario y ve a la sección de Destinatarios para elegir la lista de correos filtrada en la que quieres enfocarte.
En lugar de enviarlas de inmediato, programa las campañas de marketing para enviarlas en un momento específico que resulte mejor para tu audiencia.
Cuando la primera campaña esté completa, regresa al panel de campañas y crea tu correo electrónico de valor agregado.
Actualiza el texto y prográmalo para unos días después. Repite el proceso para tu correo electrónico de recordatorio final y completa la secuencia.
2. Durante el evento: haz que cada conversación cuente
El plan previo al evento hace que la gente asista, pero las conversaciones de ventas que tienes ese día impulsan los ingresos.
El evento en sí puede resultar caótico, con multitud de stands y activaciones de marca. Necesitas herramientas de marketing para eventos que te permitan destacar entre la multitud y encontrar las mejores oportunidades de venta.
El éxito de tu equipo en el sitio se reduce a algunas estrategias clave para eventos:
Utiliza un sistema digital de captura de leads y olvídate del método tradicional de la tarjeta física
Haz preguntas para calificar a los leads antes de empezar a presentar tu propuesta
Concéntrate en la calidad de las conversaciones, no en la cantidad
Termina cada conversación prometedora con una acción siguiente clara y acordada
El error más grande que cometen los equipos en los eventos es la generación de leads de manera inconsistente.
Cuando una persona toma notas, otra recoge tarjetas de presentación y una tercera se envía correos a sí misma para recordar los datos, los leads se pierden.
La solución es contar con una única plataforma de eventos que tu equipo utilice para cada lead. Puede ser la aplicación móvil de tu CRM o un simple código QR en tu stand que dirija a los visitantes a un formulario de leads o a una página de destino en el sitio web del evento.
Aquí hay un ejemplo de cómo se ve esto en la práctica:
Un sistema unificado significa que capturas clientes potenciales de la misma manera. Quiere decir que estás listo para un seguimiento inmediato tan pronto como termine el evento.
Una vez que tu sistema de captura esté en funcionamiento, puedes concentrarte en la calidad de tus conversaciones. El objetivo es determinar si un prospecto es adecuado lo antes posible.
Hacer algunas preguntas específicas puede ayudarte a calificar de inmediato a clientes potenciales. Aquí tienes algunas preguntas sencillas de descubrimiento para guiar tus conversaciones:
Objetivo | Pregunta de ejemplo |
Descubrir una necesidad | “¿Cuál es el mayor desafío que enfrenta tu equipo en este momento en [su área de trabajo]?” |
Comprender el cronograma | “¿Cómo se ve tu calendario para encontrar una solución a [su desafío]?” |
Identificar la autoridad | “¿Quién más de tu equipo suele participar en la revisión de nuevas herramientas o servicios?” |
Las respuestas a estas preguntas son oro puro. Captúralas como notas en tu CRM. Este contexto te permite enviar un mensaje de seguimiento personal y relevante en lugar de una plantilla genérica.
Finalmente, nunca termines una buena conversación con un vago “nos pondremos en contacto”. Una conversación sólida siempre termina con un siguiente paso concreto en el que ambos estén de acuerdo. Esto convierte una charla casual en la primera etapa de tu proceso de ventas.
Cómo Pipedrive puede ayudar a automatizar la captura de clientes potenciales
Un flujo de trabajo exitoso de generación de prospectos in situ incluye tres acciones rápidas que mejoran enormemente la experiencia del evento para los mercadólogos:
Escanea tarjetas de presentación. Captura la información de contacto de un nuevo prospecto en el momento.
Agrega notas de calificación. Registra las respuestas a tus preguntas para un seguimiento personalizado.
Etiqueta a los prospectos. Aplica una etiqueta única para agrupar los contactos de tu evento y facilitar su seguimiento más adelante.
La funcionalidad móvil de Pipedrive te permite digitalizar cada conversación en tiempo real.
Para gestionar tus conversaciones durante el evento, abre la aplicación móvil de Pipedrive. Desde el menú principal, selecciona "Escáner de contactos" para registrar los datos de un prospecto usando la cámara de tu teléfono.
Después de escanear, Pipedrive crea un contacto.
Antes de guardarlo, desplázate hacia abajo para agregar notas y aplicar una etiqueta de evento específica para mantener todo organizado.
Finalmente, si acuerdan un próximo paso durante su conversación, prográmalo de inmediato.
En el perfil del nuevo contacto, elige “Agregar actividad” y crea una tarea de seguimiento.
Para un enfoque más práctico, crea un Formulario Web (necesitarás agregar la función LeadBooster a tu plan).
Ve a la pestaña Leads/prospectos y selecciona “Formularios Web > Nuevo Formulario Web”.
Elige "Registro" y configura los campos clave en el generador de formularios. Cuando termines, utiliza una herramienta en línea gratuita para convertir la URL de tu formulario en un código QR que los visitantes puedan escanear.
Calidad del lead | Quiénes son |
Leads calientes | Personas muy interesadas que solicitaron una demostración de ventas o una reunión. Envíales un correo electrónico en unas horas para programar el próximo paso. |
Leads tibios | Leads calificados con un plazo más largo. Envíales un correo electrónico personal que haga referencia a tu conversación y proporcione información relevante (como casos de estudio) sobre lo que les interesó. |
Leads fríos | Contactos que escaneaste, pero con quienes apenas hablaste. Agrégalos a una campaña de correo electrónico general y automatizada para hacer un seguimiento de su participación a lo largo del tiempo, utilizando analítica avanzada para medir el engagement. |
Así es como se ve etiquetar tus contactos en el CRM de Pipedrive:
Para tus leads calientes y tibios, mencionar un detalle de tu conversación marca una gran diferencia. Una simple referencia separa tu mensaje de las decenas de otros seguimientos que recibirán.
Recuerda que la mayoría de los leads de un evento no están listos para comprar de inmediato. No los descartes si no responden a tu primer correo.
Incorporar tus leads tibios y fríos en un plan de nutrición a largo plazo ayuda a construir el reconocimiento de la marca. Cuando estén listos para tomar una decisión, tú serás la primera persona en la que piensen.
Cómo Pipedrive automatiza tu seguimiento después del evento
Las herramientas de automatización de marketing de Pipedrive te permiten segmentar tus nuevos contactos y enviar el mensaje adecuado lo antes posible.
Así es como Pipedrive ayuda en cada paso de tu estrategia de seguimiento:
Creación de plantillas de correo electrónico. Prepara mensajes personalizados con antelación para ahorrar tiempo.
Construcción de automatizaciones. Activa correos electrónicos y tareas para tus clientes potenciales más importantes.
Segmentación de clientes potenciales para eventos. Usa filtros para crear listas de correos calientes, tibios y fríos en tiempo real.
Lanzamiento de campañas de nutrición. Mantente en contacto con tus prospectos a largo plazo.
Para empezar, escribe tus mensajes en Pipedrive. Ve a Configuración de la empresa y selecciona “Plantillas de correo electrónico”.
Crea plantillas para tus clientes potenciales calientes y tibios, usando campos combinados para agregar personalización.
Ve a la pestaña de Automatización de Flujo de Trabajo para construir tu flujo de trabajo.
Configura el disparador para que se active cuando Pipedrive cree un nuevo contacto y agrega una condición que exija que la persona tenga tu etiqueta de evento, como “Cumbre Q4 2026”.
Agrega una “condición Si/entonces” que verifique las etiquetas de la persona.
Configura la condición de la rama “Sí” como “Persona > Etiqueta > es > Caliente”. La rama “No” se aplicará a los prospectos tibios.
Por último, asigna el correo electrónico correcto a cada rama.
En la rama “Sí”, agrega una acción para enviar tu plantilla de cliente potencial caliente. En la rama “No”, agrega una acción para enviar tu plantilla de cliente potencial tibio. Pipedrive enviará el seguimiento correspondiente según la etiqueta que tu equipo haya colocado en el lugar.
Puedes crear automatizaciones para cada segmento según su etiqueta de evento: una para clientes potenciales calientes, otra para tibios, y activar automáticamente seguimientos personalizados. Para ver un ejemplo más detallado de las automatizaciones de Pipedrive, consulta el video a continuación.
4. Medir tu éxito: calculando el ROI real de un evento
Rastrear el ROI de tu evento te permite medir el impacto financiero de tus esfuerzos a medida que los nuevos contactos avanzan por tu embudo de ventas.
El truco es usar las etiquetas de contacto que creaste para cada prospecto durante el evento. Estas etiquetas te permiten filtrar tu embudo principal para ver solo los negocios provenientes de ese evento específico.
Verás el desempeño de los leads de tu evento en tiempo real. Puedes rastrear el número de negocios y su valor combinado, además de todas tus demás actividades de ventas.
Usa estos datos para calcular tu ROI y reportar los resultados de marketing a las partes interesadas.
Para calcular tu ROI, primero necesitas el costo total del evento. Asegúrate de incluir todos los gastos para obtener un resultado preciso.
La fórmula del ROI es el ingreso total menos el costo del evento, todo ello dividido por el costo.
Por ejemplo, supongamos que el evento costó $5,000 y has cerrado $20,000 en negocios. Tu ROI actual es ($20,000 − $5,000) / $5,000, es decir, 300%.
La mejor manera de monitorear estos números es mediante un dashboard de ventas dedicado (sales dashboard) que recopile todas tus métricas clave de marketing de eventos en un informe visual.
Tu sales dashboard debe mostrar tus clientes potenciales totales, el valor del embudo, la tasa de cierre de tratos y los ingresos totales generados por el evento. Esto te proporciona una visión en tiempo real del rendimiento continuo del evento.
Con este contexto detallado, puedes optimizar los esfuerzos de marketing digital para tu próximo evento.
Cómo Pipedrive mejora tus capacidades de informes de eventos
Un CRM te proporciona datos concretos para rastrear tus KPIs de ventas y demostrar el valor de un evento.
Las herramientas de informes de Pipedrive rastrean cada trato desde tu evento para calcular tu ROI.
Para comenzar, necesitas ver todos los tratos de tu evento. Ve a la vista de Tratos y filtra los tratos por la etiqueta de tu evento.
A continuación, ve a la pestaña de Avances, haz clic en el ícono “+” y selecciona “Dashboard/Panel”. Dale un nombre claro a tu nuevo tablero para crear un espacio para todos tus informes de eventos.
En el panel, haz clic en “+ Agregar informe”. Elige un informe de Tratos iniciados para ver el número total de clientes potenciales y el valor del pipeline del evento.
Agrega otro informe a tu panel, esta vez para Tratos ganados. Este informe te mostrará el ingreso total que has cerrado a partir del evento.
Usa los datos en tiempo real para calcular tu ROI. Toma el ingreso total de tu informe de “Tratos ganados” y aplica la fórmula anterior para obtener tu porcentaje de ROI.
Descarga nuestra plantilla de checklist para eventos y organiza cada detalle sin estrés
Cuatro tácticas avanzadas para maximizar las conversiones en eventos
Una vez que tengas dominados los fundamentos del marketing de eventos, puedes usar tácticas adicionales para destacarte entre la multitud.
Aquí tienes cuatro mejores prácticas de marketing de eventos que los mejores profesionales utilizan para aprovechar al máximo cada evento:
Táctica de marketing avanzada | Por qué maximiza las conversiones |
1. Organiza un evento paralelo exclusivo | Algo como una cena privada para tus clientes potenciales más importantes crea un ambiente relajado alejado del ruido del evento. Hace que tus invitados se sientan valorados y le da a tu equipo de ventas tiempo sin interrupciones para construir relaciones. |
2. Asegura un espacio para hablar | Presentar en un panel o dirigir un taller te posiciona como un experto en la industria. Genera una gran credibilidad y atrae a una audiencia preseleccionada que ya está interesada en tu experiencia. |
3. Realiza una campaña de reconocimiento previa al evento | Utiliza LinkedIn y la agenda del evento para encontrar prospectos que coincidan con el perfil de tu audiencia objetivo con semanas de antelación. Enviar mensajes de acercamiento hiperpersonalizados para agendar reuniones antes de que comience el evento implica dedicar tiempo a conversaciones de alto valor. |
4. Crea contenido dirigido después del evento | Crea un informe valioso titulado “Los 5 principales aprendizajes de la cumbre”. Enviar esto a nuevos contactos refuerza tu experiencia y te da una razón natural para volver a interactuar con ellos. |
Utiliza estas tácticas para ir más allá de la mera asistencia a eventos y empieza a crear experiencias memorables para tus prospectos más importantes.
Consideraciones finales
Los eventos exitosos son una manera poderosa de generar ingresos y un plan de marketing de eventos sólido es lo que convierte las conversaciones durante el evento en ventas cerradas.
Un CRM de ventas te da el control para ejecutar ese plan en cada punto de contacto. Organiza tus prospectos, automatiza el seguimiento y rastrea los resultados para que siempre sepas cuál es tu ROI.
Prueba Pipedrive gratis durante 14 días y descubre cómo optimizar tu flujo de trabajo en eventos para ayudarte a cerrar más negocios.
