Les PME ont l’avantage d’être plus agiles et plus souples que des grands groupes, mais elles peuvent aussi manquer de ressources. Dans ce contexte, la collaboration à l’intérieur des équipes et entre les équipes des différents services (commercial, administratif, RH, production, gestion financière, marketing…) est un levier de performance essentiel.
Comment développer la collaboration dans l’entreprise, avec quelles méthodes et quels outils ? Ce guide complet vous donne toutes les clés.
Pourquoi la collaboration d’équipe est essentielle au succès des PME
Parmi les facteurs de succès d’une PME, l’importance de la collaboration d’équipe est parfois sous-estimée. Elle a pourtant des bienfaits essentiels :
Éviter les malentendus : les incompréhensions entre les services mènent à des pertes de temps, des frustrations et peuvent mener à une perte de confiance, ce qui impacte les conditions de travail.
Gagner en productivité : avec une coopération fluide, les équipes travaillent de manière plus productive et la performance collective en est renforcée.
Favoriser l’innovation : si les nouvelles idées ne sont pas reçues ou pas bienvenues, les collaborateurs en proposeront moins facilement. Au contraire, une culture de collaboration développe l’écoute, la confiance et la prise d’initiative, trois conditions qui sont favorables à l’innovation.
Améliorer la satisfaction des employés : l’atmosphère de la vie quotidienne dans l’entreprise est liée à des conditions de travail agréables et porteuses de sens. Le bien-être au travail développe la motivation, fidélise les collaborateurs et renforce la marque employeur de la PME.
Nourrir la culture d’entreprise : intégrer le travail collaboratif dans la culture de l’entreprise est indispensable. Nous détaillerons ce point plus loin dans cet article.
Les principaux obstacles à une collaboration efficace
Bien collaborer, c’est aussi éviter les obstacles courants. Le premier d’entre eux est le manque de communication claire. Il faut éviter la communication trop peu précise, en retard par rapport aux événements et aux évolutions, ou les silos d’information entre les départements de l’entreprise. Pour éviter cela, l’idéal est d’adopter des processus systématiques de communication adaptés aux événements qui se déroulent dans l’entreprise : changement de pratique, changement de poste d’un collaborateur, etc.
Il faut également faire attention au choix des outils collaboratifs. S’ils sont trop nombreux, non reliés entre eux, ou inadaptés aux pratiques des équipes, ils deviendront plus un obstacle qu’un facilitateur de la productivité.
C’est la culture d’entreprise dans son ensemble qui doit rendre la communication habituelle et naturelle, pour ancrer les habitudes de collaboration dans le quotidien.
Les piliers d’une collaboration d’équipe réussie
Plus la communication proactive fait partie de la routine du travail de chacun, à tous les niveaux hiérarchiques, plus la collaboration est un processus naturel. En adoptant une manière de communiquer ouverte et transparente, on obtient plusieurs bienfaits complémentaires.
Une fois partagés à tous, les objectifs deviennent communs. La vision des leaders de l’entreprise devient une vision collective. La confiance entre les personnes et entre les services se développe. Cette confiance développe à son tour la responsabilisation de chaque collaborateur.
C’est un cercle vertueux qui est le reflet d’un leadership efficace.
Comment améliorer la collaboration dans une équipe : bonnes pratiques
Pour améliorer la collaboration, certaines méthodes sont efficaces :
Les rituels collaboratifs
Il s’agit de travailler en équipe manière régulière, par le biais de réunions d’équipe et de sessions de brainstorming, de la publication de tableaux de bord bilans (que vous pouvez automatiser avec des outils statistiques), de retours d’expérience et de moments de partage formels et informels. C’est parfois pendant un afterwork convivial que des difficultés se dénouent.
L’écoute active
L’écoute active n’est pas seulement une technique de vente, c’est aussi un mode de communication qui instaure un climat de confiance et de bienveillance entre les personnes et les services.
En comprenant les raisons d’agir et les contraintes des uns et des autres, chaque intervenant contribue au travail collectif. La formation interpersonnelle peut être nécessaire pour instaurer cette pratique dans les habitudes de travail.
La clarification des rôles et les responsabilités
Si les rôles ne sont pas définis clairement, les objectifs et les responsabilités de chacun ne le seront pas non plus. Au contraire, si chaque collaborateur a des responsabilités qui sont claires pour lui et pour les autres personnes, cela permet à chacun d’assumer ses responsabilités, sans ambiguïté.
La pratique des retours
En instaurant la pratique des retours, ou du feedback constructif, donnés à chacun, et régulièrement, l’intelligence collective est favorisée.
Outils pour faciliter la collaboration dans son équipe
Voici un tour d’horizon des solutions les plus adaptées aux PME :
Les outils de communication interne : Microsoft Teams et Slack font partie des outils de communication les plus utilisés et les plus appréciés.
Les plateformes de gestion de projet collaboratif : Trello, Asana, ClickUp et Pipedrive pour la gestion des projets commerciaux sont des solutions réputées pour la collaboration en entreprise.
Les CRM collaboratifs et intégrés : HubSpot et Pipedrive sont conçus pour favoriser le travail d’équipe. Pipedrive propose un essai gratuit de 14 jours, ce qui vous permet de tester ses fonctionnalités précisément. Ce CRM inclut l’intégration de nombreux outils comme Teams, Slack, Asana, Trello, Zoom, etc.
Les outils de co-création et de partage de documents : avec un outil numérique comme Notion ou Google Workspace, tous les collaborateurs concernés travaillent sur une même plateforme, si bien que chacun a la même version du document, le même calendrier, ou les mêmes données clients.
Le réseau social d’entreprise : le réseau social d’entreprise est un autre outil de la communication transversale. Ce réseau social interne est conçu pour développer la cohésion et la collaboration d’équipe. Slack fait partie des solutions adaptées pour créer ce réseau.
Critères de choix d’un bon outil de collaboration pour une PME
Les outils collaboratifs choisis ne doivent pas être ajoutés les uns aux autres, mais fonctionner ensemble par le biais des intégrations. Ils doivent être faciles à prendre en main pour chaque collaborateur, pour que chacun se l’approprie, ait plaisir à l’utiliser au quotidien, en voyant la plus-value de l’outil dans son travail.
Les outils doivent aussi vous accompagner selon l’évolution de l’entreprise. Quand les équipes s’agrandissent, les outils de collaboration doivent permettre d’accueillir de nouveaux utilisateurs facilement, ou d’intégrer de nouvelles fonctionnalités tout en gardant la même plateforme. L’évolutivité de l’outil est un critère de choix important.
La collaboration inter-équipes : 5 conseils pour briser les silos au sein d’une PME ou TPE
Si la collaboration entre les équipes n’est pas une habitude dans l’entreprise, comment faire ?
Créer des projets transversaux : les projets inter-équipes sont l’expérience idéale pour que les équipes travaillent sur la même longueur d’onde. L’intelligence collective se forme et se renforce au fur et à mesure de l’avancement du projet.
Mettre en place des ambassadeurs de collaboration : les collaborateurs les plus à l’aise avec les outils de collaboration peuvent partager leur enthousiasme, leurs bonnes pratiques et les bonnes habitudes à prendre. Leur action favorise l’engagement de leurs collègues.
Centraliser les informations et les documents clés : si les documents clés et les informations se trouvent sur une plateforme de collaboration, les équipes l’utiliseront naturellement dans leur travail quotidien. Elles se l’approprieront chaque jour mieux par la pratique, tout simplement. Si les bases de données sont sur le CRM, toutes les équipes s’y connecteront.
Aligner les équipes autour des objectifs clients : quand les équipes travaillent non plus en vue de leurs objectifs internes, mais vers des objectifs communs et partagés, comme des objectifs commerciaux ou le suivi client, les silos s’effacent, au profit d’un horizon de collaboration plus large.
S’inspirer des méthodes agiles : les méthodes de collaboration en équipe agile, comme l’approche Scrum, impliquent des habitudes de dialogue, d’échange d’idées et de rituels où la communication occupe une place centrale.
Favoriser une culture d’entreprise collaborative
Pour favoriser la collaboration, la première mesure à prendre est de lui donner la priorité dès l’étape du recrutement. Parmi les soft skills à rechercher, l’esprit d’équipe et les compétences interpersonnelles sont des qualités importantes. Le candidat a-t-il déjà travaillé en équipe ? Comment a-t-il vécu cette expérience ?
En créant un environnement de travail propice à l’échange, avec des formations adaptées et des espaces de discussion ouverts à tous les niveaux hiérarchiques, l’entreprise développe l’implication des salariés. Ils sont encouragés à partager leurs connaissances, leurs expériences et à se sentir utiles pour le collectif. Quand l’entreprise mise sur la mutualisation des compétences, les performances s’améliorent.
Les initiatives collectives et le travail d’équipe réussi doivent être encouragés et reconnus. Le manque de reconnaissance est un des facteurs qui entraînent le départ des salariés. Reconnaître et mettre en valeur la contribution de chaque membre de l’équipe est très important pour fidéliser les collaborateurs.
Les erreurs à éviter pour ne pas nuire à la collaboration d’équipe
La collaboration en équipe est fructueuse si on évite certains écueils.
Le premier est d’imposer des outils pour faciliter la collaboration dans son équipe, mais sans accompagnement. Il est nécessaire que les équipes soient formées et que les outils choisis proposent une base de connaissances consultable à tout moment et une assistance disponible.
Le deuxième obstacle serait de confondre collaboration et surveillance. L’outil numérique rend plus visibles les actions de chaque collaborateur, et il pourrait être tentant de relever les tableaux de bord trop souvent. Il est préférable de montrer aux équipes que vous leur faites confiance et de développer le management participatif.
Pour conclure
La collaboration entre équipes aide les PME à rester alignées et productives, même avec des ressources limitées. Avec les bons outils et une culture de communication ouverte, les équipes travaillent ensemble vers des objectifs ambitieux et les atteignent plus facilement. Avec les outils numériques, il est encore plus facile de rationaliser les flux de travail, de partager des informations, des documents et des données et d'améliorer la productivité.
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