Les professionnels du monde de l’entreprise ont déjà entendu parler des réunions du CoDir. Mais lorsqu'il faut organiser un CoDir, de nombreuses questions se posent sur son fonctionnement et son rôle.
Alors un CoDir, c’est quoi exactement ? Quelles sont les bonnes pratiques pour en tirer pleinement partie ? Quelle forme prend l’ordre du jour ? Quels outils rendent les membres du CoDir plus efficaces ? Réponses dans cet article.
Qu’est-ce qu’un CoDir : définition
Le CoDir (Comité de Direction) est l'instance de gouvernance qui réunit les cadres dirigeants de l'entreprise pour prendre les décisions clés. Cette réunion hebdomadaire (ou bimensuelle selon les organisations) rassemble les chefs de départements : directeur commercial, directeur marketing, directeur administratif et financier, président et responsable produit.
L’organisation de réunion du CoDir n’est pas uniquement réservée aux grandes entreprises. Les start-ups, les TPE et PME bénéficient aussi de cette structure hiérarchique pour leur pilotage stratégique. Dans les grandes entreprises, on retrouve plusieurs comités différents. Voici les principales différences entre chaque entité :
CoDir | Le Comité de Direction regroupe les managers et les cadres des différentes équipes pour assurer la coordination des services et l’atteinte des objectifs. |
ComEx | Plus sélectif, le Comité Exécutif regroupe les principaux directeurs exécutifs de l’entreprise. |
CoPil | Le Comité de Pilotage regroupe différents métiers de l’entreprise pour réaliser un projet spécifique. Il est encadré par le ComEx et le CoDir. |
ComOp | Le Comité Opérationnel est similaire au Comité de Pilotage : il regroupe les membres d’un projet pour faire le point sur les opérations de l’entreprise. |
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Le CoDir peut être traduit en anglais par Board of Directors, ou simplement le Board. Dans les entreprises internationales, la fréquence peut être adaptée et les directeurs se joignent par visioconférence pour faciliter la communication interne malgré les fuseaux horaires.
À quoi sert un CoDir ?
Le CoDir est nécessaire à l’alignement stratégique entre les équipes, au pilotage de l’entreprise et à l'arbitrage sur les décisions importantes. Les interactions managériales poussent la réflexion et l’intelligence collective avec un but commun clair : prendre les meilleures décisions pour favoriser l’atteinte des objectifs trimestriels et annuels de l’entreprise.
L’entreprise peut réunir un CoDir stratégique et un CoDir opérationnel. Ces deux entités se distinguent par l’objectif de l’entrevue. Le premier vise à établir et assurer la vision stratégique de l’organisation, les axes d’amélioration, les idées à lancer ou l’arbitrage sur les opérations en cours. Le second vise au bon suivi d’activité et des opérations en cours au sein des différentes équipes.
La prise de décision des directeurs de l’entreprise impacte la gestion de la performance de l’organisation. Le CoDir a donc une responsabilité collective majeure sur l’augmentation du chiffre d’affaires, le développement de produits ou services, le recrutement de postes stratégiques, l’optimisation des processus commerciaux et l’accroissement de la marge nette.
Qui fait partie du CoDir ?
La taille du CoDir varie en fonction de la taille de l’entreprise. Les directeurs de chaque département forment le leadership stratégique naturel d’une société. On retrouve donc le :
Directeur administratif et financier
Directeur marketing
Directeur des ressources humaines
Directeur des opérations
Responsable juridique
Chef de produit
Responsable du service après-vente
Devenir un membre du CoDir implique de connaître l’historique de l’entreprise, de comprendre parfaitement le modèle économique et les objectifs des différentes équipes.
Les dirigeants d’une entreprise ont un rôle important dans leur CoDir. Ils sont les garants de l’atteinte des objectifs de chaque équipe et veillent à la mise en place des bonnes actions pour éviter les goulots d’étranglement. Ils connaissent mieux les objectifs et la vision que quiconque, ils peuvent donc la rappeler à chaque entrevue. Ils ont la légitimité d’insister sur les points cruciaux du moment.
CoDir et culture d’entreprise : quels liens ?
Les dirigeants d’une entreprise insufflent l’énergie aux membres des équipes et donnent le ton de l’organisation. Le Comité de Direction influence directement la culture de l’entreprise par l’impact de ses décisions, la transparence de sa communication et ses comportements managériaux.
Pour maximiser l’impact positif du CoDir sur les équipes, vous pouvez :
Communiquer les décisions : partagez la vision et les orientations pour guider les équipes vers l’objectif commun de l’entreprise.
Valoriser les équipes lors de succès : célébrez les victoires collectives et mentionnez-les lors des comptes-rendus.
Assumer les difficultés : des retards dans le lancement d’un produit ou une année moins fructueuse, toutes les entreprises connaissent de moins bonnes périodes. Elles sont mieux vécues par les employés lorsque le CoDir est transparent sur la situation (et cela renforce la confiance et la marque employeur).
Impliquer les managers : favorisez le partage d’informations grâce à des comptes-rendus clairs et actionnables.
4 bonnes pratiques pour améliorer l’efficacité du CoDir
Les réunions du CoDir prennent du temps à des personnes importantes de l’organisation. Il est primordial de s’assurer que ce temps est bien alloué afin de faire avancer l’entreprise vers ses objectifs.
Préparez la structure avec un ordre du jour
Un ordre du jour clair est la base de l’efficacité organisationnelle. Il garantit un cadre à la réunion afin qu’elle puisse se dérouler sur la bonne durée et couvrir tous les sujets à aborder. Envoyez l’ordre du jour 48h à l’avance à tous les participants afin de permettre à tout le monde de se préparer.
Exemple d’ordre du jour d’un CoDir d’1h30min
Tour de table pour donner les actualités (5min)
Indicateurs clés et tableau de bord (15 min)
Points stratégiques du jour (40 min)
Décisions à prendre (20 min)
Plan d’action et prochaines étapes (10 min)
Centralisez les chiffres clés avec un tableau de bord décisionnel
Utilisez un tableau de bord décisionnel pour visualiser les indicateurs clés de performance (KPIs) essentiels. Les outils de reporting permettent d’avoir une vue d’ensemble en temps réel. Ils favorisent la prise de décision éclairée du corps managérial.
Instaurez des rituels managériaux
Les rituels managériaux créent un cadre rassurant à la réunion. Ils aident les directeurs des pôles de l’entreprise à communiquer en toute transparence. Ces méthodes installent un climat de confiance et sérénité dans lequel les directeurs peuvent aussi parler des difficultés du moment et des vulnérabilités. D’autres habitudes peuvent prendre la forme de :
Commencer chaque prise de parole par les bonnes nouvelles
Limiter le temps de parole de chacun
Terminer par des actions concrètes avec responsables et délais
Faire un compte-rendu dans les 24h suivant la fin de la réunion
Favorisez la prise de décision rapide
La prise de décision rapide assure l’efficacité de chaque réunion. Pour ce faire, préparez la réunion en amont avec les informations et les chiffres clés nécessaires pour faire un choix. Une fois que toutes les informations sont à disposition, vous pouvez fixer un temps limité pour les débats. Si cela est nécessaire, procédez à un vote pour acter la décision.
Veillez à documenter les décisions prises au cours de la réunion et à les inclure dans le compte-rendu envoyé aux participants dans les 24 heures suivant la réunion.
Comment fonctionne une réunion CoDir ?
Découvrez le format idéal et les outils collaboratifs adaptés pour une réunion CoDir.
À quelle fréquence réunir le CoDir ?
La fréquence de réunion du CoDir dépend de la taille de l’entreprise. Une start-up agile peut réunir plus fréquemment ses directeurs de pôle qu’une multinationale avec ses managers situés aux quatre coins du globe. Voici un exemple de fréquence :
Pour une start-up : un CoDir hebdomadaire permet de garder l’agilité d’une petite structure et de décider rapidement
Pour une PME établie : une fréquence hebdomadaire ou bimensuelle paraît idéale pour maintenir les relations entre chaque pôle tout en ayant le temps de mettre en place les actions
Pour une multinationale : une réunion bimensuelle ou mensuelle couplée avec la réunion du ComEx assurent la bonne transmission des informations et l’avancée des objectifs
Quel format doit prendre la réunion du CoDir ?
Le format de la réunion doit favoriser la transmission d’informations et la prise de décision. Pour ce faire, le présentiel est favorable aux prises de décisions cruciales pour l’entreprise. Lorsque cela n’est pas possible, une visioconférence avec tous les membres de l’équipe permet une bonne cohésion. Quant à la durée de la réunion CoDir, essayez de la maintenir en dessous de 2 heures afin de maintenir l’attention de tous les participants.
Quels outils pour favoriser un CoDir efficace ?
Les bons outils améliorent l’efficacité de vos réunions. Intégrez certains logiciels pour créer des tableaux de bord de visualisation de données, connecter les membres du Comité de Direction et pour favoriser le partage d’informations. Voici quelques exemples d’outils utiles :
CRM : un CRM moderne comme Pipedrive vous permet de centraliser vos données commerciales et créer des rapports visuels en temps réel
Tableaux de bord BI : consolidez toutes vos métriques et présentez-les à chaque réunion
Outils de visioconférence : facilitez la participation à distance avec un outil comme Zoom, Teams ou Google Meet
Plateformes collaboratives de stockage : partagez les documents et les comptes-rendus sur un Google Drive, OneDrive ou un Dropbox.
Pour conclure
En bref, le CoDir désigne le comité comprenant les directeurs des pôles d’une entreprise ainsi que la réunion fréquente entre ces professionnels. Avec une bonne préparation des réunions et les bons outils, ces moments sont de véritables leviers de croissance pour l’entreprise. Ils favorisent la prise de décision collective, le suivi de l’application de la stratégie et l’analyse des indicateurs de performance (KPI). La transparence et la communication des informations renforcent la puissance de ces comités.
Un outil comme Pipedrive facilite la préparation des réunions de CoDir grâce à ses statistiques commerciales, le suivi des affaires en cours et l’analyse de la croissance de l’entreprise.
