O pipeline de vendas ajuda equipes comerciais a visualizar com clareza em que etapa da jornada de compra cada oportunidade se encontra. Mas para trazer resultados de verdade, ele precisa ser bem estruturado e gerenciado.
Segundo um estudo da Vantage Point, 56% dos profissionais entrevistados classificaram sua eficácia na gestão do pipeline como ruim ou neutra. E isso é preocupante, já que o mesmo estudo aponta que um modelo de pipeline de vendas bem gerenciado pode aumentar a receita em até 15%. Ou seja, existe uma diferença clara entre reconhecer os benefícios de um pipeline e saber colocá-lo em prática de forma eficiente.
Neste artigo, você vai entender por que a sua equipe precisa adotar esta estratégia, como uma planilha pode ser um ótimo ponto de partida como modelo de pipeline de vendas (mesmo que precise ser substituída no futuro), como se organizar com modelos gratuitos e quando vale a pena fazer a migração para um CRM. Também vamos mostrar, etapa por etapa, o que compõe um pipeline eficiente.
Baixe nosso modelo de pipeline de vendas
Antes de continuar, nossa equipe de especialistas em vendas criou um modelo de pipeline de vendas, também conhecido como modelo de funil de vendas, para ajudar você a começar a organizar o seu ciclo de vendas.
Faça o download agora mesmo e experimente nosso modelo simples e eficaz. Este pipeline de vendas pode ser usado como referência enquanto você lê o restante deste guia.
Esta planilha foi desenvolvida sob medida pelos nossos especialistas, mas é totalmente personalizável. Basta fazer o download, preencher com os dados dos seus contatos e negócios e deixar que ela trabalhe a seu favor.
Mesmo esse modelo básico de funil de vendas no Excel pode ajudar a aumentar sua receita. Um estudo da Vantage Point mostrou que um bom gerenciamento de pipeline pode gerar um crescimento de até 15% na receita.
Modelo de Painel de Vendas
O que é um pipeline de vendas?
Um pipeline de vendas é uma forma organizada de visualizar e acompanhar os leads ou oportunidades à medida que avançam na jornada do cliente.
Desde a geração do lead até o fechamento do negócio, cada etapa do pipeline é bem definida. Essa visibilidade aumentada permite otimizar o processo comercial, reduzindo perdas e aumentando as conversões.
No Pipedrive, por exemplo, o pipeline é apresentado assim
Rastreadores de pipeline oferecem uma visão clara e em tempo real do desempenho da equipe.
Se um vendedor estiver com performance acima da média, por exemplo, você pode analisar suas ações e aplicar as mesmas táticas de vendas no restante da equipe. O mesmo vale para a eliminação de abordagens que não trazem resultados.
Além disso, o pipeline ajuda os vendedores a se manterem organizados. Como uma simples olhada, eles podem descobrir em que etapa cada negociação está e qual deve ser o próximo passo para converter o potencial cliente. O resultado? Mais produtividade e uma performance de vendas muito melhor.
Muita gente enxerga o pipeline como um funil de vendas, o que leva à ideia equivocada de que eles são a mesma coisa. Apesar de ambos representarem o processo comercial em etapas, seus objetivos e abordagem são ligeiramente diferentes:
Pipeline de vendas | Funil de vendas |
Mostra o valor dos negócios e as ações necessárias para mover cada oportunidade adiante. | Mostra a quantidade total de leads passando pelo processo e onde eles são perdidos, fornecendo a taxa de conversão em cada etapa. |
Outra diferença importante é o ponto de vista: o pipeline reflete a perspectiva do vendedor, enquanto o funil mostra a visão do comprador. Veja, por exemplo, como funciona um funil de vendas típico em empresas SaaS:
Ambos são ferramentas valiosas para entender e melhorar operações de vendas. Mas o pipeline de vendas é a melhor escolha quando você quer um panorama claro de onde estão suas negociações e quais devem ser os próximos passos da equipe.
Por que você precisa de um pipeline de vendas
Mesmo que você ainda não tenha percebido, seu negócio já tem um pipeline. Isso porque sua equipe provavelmente segue um processo semelhante sempre que entra em contato com leads e oportunidades.
No entanto, a documentação ativa de processos comerciais e do ciclo de vendas pode ajudar a equipe a se organizar melhor, especialmente quando novos leads entram no funil. Com isso, fica mais fácil acompanhar ações específicas, como o momento exato em que um lead foi qualificado ou quantas vezes (e por quais canais) houve contato.
O registro dessas atividades tira o achismo da jogada e incentiva um processo de vendas mais estruturado em todas as etapas. Seguir um modelo de pipeline de vendas torna esse acompanhamento possível e ajuda o time de vendas a agir de forma mais estratégica e eficaz, evitando esforços dispersos.
Ao reunir dados e informações relevantes, os vendedores conseguem identificar rapidamente quais leads precisam de mais atenção. Isso facilita a definição de prioridades: quem abordar, quando marcar reuniões, quando fazer follow up e quais ações tomar para avançar com cada negociação.
Também se torna mais fácil distinguir leads quentes de leads frios, evitando desperdício de tempo com quem não se encaixa no perfil de cliente ideal (ICP).
No fim das contas, um pipeline bem gerenciado, documentado e acessível permite otimizar e automatizar processos. Ele ajuda a definir metas de vendas realistas, acompanhar os indicadores certos, reduzir gargalos, melhorar os resultados da equipe e aumentar a receita.
Quando usar uma planilha como modelo de pipeline de vendas
Com tantas ferramentas de vendas disponíveis, é fácil se sentir sobrecarregado. Embora um CRM dedicado traga inúmeros benefícios, um gerente que lidera uma equipe pequena, com poucos negócios em andamento, pode, num primeiro momento, organizar o processo usando um modelo de pipeline de vendas em planilha.
Se você tem acompanhado seu pipeline em um papel ou apenas de cabeça, migrar para uma planilha no Excel ou Google Sheets já representa um avanço. As planilhas são ótimas ferramentas iniciais para registrar dados dos negócios, como valor, estágio da venda, lucratividade, previsão ponderada e informações importantes sobre os clientes em potencial.
Com um pipeline em planilha, é fácil ter uma visão geral de todos os negócios em andamento e tomar decisões baseadas em dados. Isso ajuda a acompanhar o progresso da equipe e a otimizar as tarefas do dia a dia, liberando tempo e energia para focar na gestão.
Uma gestão de vendas eficiente exige atenção equilibrada entre operação, estratégia e análise. Quando um desses pilares está travado por processos lentos, os outros também sofrem.
Outro benefício importante: a planilha faz os cálculos por você. Isso se torna essencial à medida que o volume de negócios aumenta, especialmente quando eles estão em diferentes etapas e com probabilidades variadas de fechamento.
Além disso, ela ajuda a manter o controle do processo comercial. Em um só lugar, é possível acompanhar as atividades da equipe, o tamanho dos negócios e as previsões de receita.
Você também pode adaptar o modelo de pipeline de vendas conforme as necessidades específicas do seu negócio. É fácil incluir novas etapas ou ajustar fórmulas de acordo com o comportamento dos seus potenciais clientes, usando qualquer ferramenta de planilha.
E o melhor: criar planilhas é gratuito. Mesmo que você não tenha o Microsoft Excel, há várias alternativas, como OpenOffice e Google Sheets.
Observação: se você já usa outras ferramentas da Microsoft, como Word ou Outlook, é bem provável que seu plano já inclua o Excel, mesmo que você ainda não tenha usado. Vale a pena conferir antes de gastar com outra solução.
Quando usar um CRM para gerenciar o pipeline de vendas
Se você lidera uma equipe com muitos negócios em andamento, vale considerar o uso de uma ferramenta especializada de acompanhamento de vendas, como um CRM.
Um CRM oferece recursos avançados de relatórios e análises, facilita a colaboração da equipe em cada negociação e oferece uma visão mais clara do progresso em relação às metas. Alguns CRMs, como o Pipedrive, ainda trazem painéis personalizáveis que tornam os insights do pipeline muito mais acessíveis.
Conforme sua equipe cresce, torna-se essencial registrar informações sobre leads e clientes em potencial de forma organizada.
Os vendedores precisam ter acesso rápido a registros individuais e da equipe para acompanhar as vendas e encontrar os dados que precisam. CRMs baseados na nuvem, como o Pipedrive, ajudam a garantir que os dados sejam inseridos corretamente. Muitos deles também se integram a plataformas de e-mail e calendários, atualizando os registros automaticamente conforme os prospects avançam no pipeline.
Mesmo em startups ou pequenas empresas, trocar a planilha por um CRM pode trazer ótimos resultados. A AGT Engineering & Operations, por exemplo, aumentou sua receita em 161% nos dois primeiros anos após a mudança. Já a Mybanker conseguiu triplicar o tamanho de sua equipe comercial graças ao novo volume de negócios.
Independentemente do tamanho do seu negócio, migrar para um CRM com várias integrações, como o Pipedrive, pode trazer ganhos consideráveis.
Outro ponto positivo é poder acessar e atualizar o CRM tanto pelo computador quanto pelo celular. Isso permite que os representantes adicionem novas informações em tempo real, melhorando a agilidade, a responsabilidade e a colaboração entre equipes.
Prós | Contras |
Boa opção inicial para times de vendas pequena | Difícil manter a precisão dos dados entre equipes |
Permite configurar fórmulas e criar gráficos básicos | Desempenho pode ser prejudicado com grandes volumes |
Visão geral do processo de vendas | Pode travar com múltiplos acessos simultâneos |
Ferramentas conhecidas pela maioria | Falta de automações integradas |
Fácil de exportar dados | Escalabilidade limitada |
Gratuito | Não foi projetada para gerenciar pipelines de vendas |
Risco de corromper os dados |
O que compõe um pipeline de vendas?
Ao montar seu pipeline, é importante documentar as principais etapas que sua equipe segue em cada venda.
Alcançar metas anuais ou fechar grandes contratos pode parecer uma missão complexa, mas dividir o processo em passos menores ajuda a criar um roteiro claro para chegar lá.
Guias estruturados e objetivos ajudam seus representantes a visualizar e atingir seus objetivos. Além disso, contribuem para melhorar a gestão do modelo de pipeline de vendas, já que você pode acompanhar cada etapa de forma mensurável, tanto individual quanto coletivamente.
Dê atenção especial às etapas mais relevantes. Não se preocupe em criar o pipeline perfeito logo de cara. Ele é um documento vivo e deve evoluir junto com o processo de vendas.
Neste momento, é fundamental ouvir toda a equipe comercial. Afinal, são eles que vão usar e atualizar o pipeline no dia a dia. Esse envolvimento desde o início aumenta as chances de sucesso do projeto, tanto no curto quanto no longo prazo.
Embora o seu pipeline possa ter particularidades, identificamos alguns elementos básicos que todo pipeline de vendas eficaz deve conter. Veja a seguir quais são as informações essenciais.
Detalhes básicos
As duas primeiras colunas da planilha são dedicadas ao nome do negócio e ao nome do contato. Pode parecer simples, mas esses dados não devem ser ignorados.
Se outro representante de vendas precisar assumir as atividades de um colega, o negócio pode se perder facilmente se ninguém souber com quem falar.
Quem é seu ponto de contato na empresa? Existem outros envolvidos? Você confirmou que está falando com a pessoa certa ou há alguém em posição melhor para negociar?
Garanta que sua equipe de vendas registre todos os detalhes, mesmo os que parecem pequenos. Esse cuidado também serve como uma ótima estratégia de treinamento para prospecção e qualificação. Os melhores vendedores dominam a arte de coletar informações logo no início, evitando desperdiçar tempo com leads que não têm real potencial.
Estágio da venda
A coluna de estágio da venda (ou “etapa do negócio”) indica em que ponto da jornada de compra o potencial cliente se encontra.
Quais estágios fazem sentido para o seu processo comercial? Até aqui, você já deve ter revisado suas etapas e fluxos de trabalho com a equipe (como mencionamos anteriormente) e entendido o caminho que os representantes percorrem até fechar um negócio.
Algumas dessas etapas são bem diretas, como agendar uma ligação ou enviar uma proposta comercial. Outras podem ser mais complexas e exigir mais clareza.
Por exemplo, entrar em contato com um lead pode envolver múltiplas interações por diferentes canais (como LinkedIn ou e-mail), e qualificar um lead pode depender de diversos fatores.
Para evitar confusão, é importante que todas as etapas estejam claramente definidas. Assim, qualquer membro da equipe saberá quando mover o negócio adiante no pipeline. Se necessário, divida etapas mais complexas em partes menores e mais gerenciáveis. Mas cuidado para não exagerar na quantidade, o pipeline não pode se tornar um fardo operacional.
No nosso modelo, usamos os seguintes estágios como padrão:
Ideia: o prospect foi identificado como um bom perfil para seu produto ou serviço
Contato iniciado: um representante entrou em contato com o prospect
Proposta enviada: o prospect demonstrou interesse e recebeu uma proposta
Negociação: vocês estão discutindo os termos do contrato
Aceite verbal: o prospect aprovou verbalmente a proposta, só falta assinar
Você pode editar esses estágios na aba “Instruções” da planilha, alterando os nomes conforme necessário.
Também é possível adicionar novos estágios usando o recurso “Gerenciador de Nomes”. Assim, cada nova etapa aparece automaticamente nos menus suspensos, garantindo consistência no preenchimento por toda a equipe.
Valor do negócio
Qual é o valor do negócio? O ideal é que você tenha um número exato. Mas, se ainda não souber o valor final, use o ticket médio como estimativa inicial.
Dito isso, é importante que sua equipe saiba que esse valor precisa ser atualizado assim que houver novas informações. Manter esse campo sempre atualizado é essencial para garantir previsões de vendas mais precisas.
Probabilidade
Um negócio só é considerado fechado quando o cliente em potencial realmente realiza a compra. No modelo, cada estágio de venda tem uma probabilidade de fechamento associada. Quanto mais avançado o negócio estiver no processo, maiores são as chances de sucesso.
Por exemplo, leads que já foram contatados têm uma probabilidade de 25%, enquanto aqueles que deram um “sim” verbal chegam a 90%. A planilha preenche automaticamente esse campo com base no estágio selecionado.
É provável que você precise ajustar essas probabilidades para refletir melhor a realidade do seu negócio. Um produto de menor valor, por exemplo, geralmente têm mais chances de fechar do que uma solução corporativa mais cara.
Fazer isso é simples: basta alterar a fórmula na célula correspondente. Para ter resultados mais confiáveis, use dados reais de vendas anteriores em vez de estimativas ou suposições.
Previsão ponderada
Um dos grandes benefícios de um pipeline bem gerenciado é a possibilidade de prever as vendas futuras. Saber quanto você pode faturar em um determinado trimestre permite tomar decisões estratégicas e direcionar esforços com mais precisão.
Em vez de depender do achismo, a previsão por estágio de oportunidade usa os dados já preenchidos no pipeline para estimar a receita total.
O cálculo da previsão é automático e leva em conta tanto o valor do negócio quanto a probabilidade de fechamento. Isso evita que você se distraia com grandes negócios que têm pouca chance de se concretizar e permite focar nas oportunidades de vendas de maior qualidade.
Data estimada de fechamento
Para que a previsão de vendas seja realmente útil, é essencial estimar quando cada negócio deve ser fechado.
Infelizmente, isso nem sempre é simples. Muitos representantes (e até os próprios potenciais clientes) tendem a subestimar o tempo necessário para concluir uma venda. E quanto mais pessoas estiverem envolvidas na decisão de compra, mais difícil será definir uma data precisa.
A melhor forma de estimar a data de fechamento é analisar os negócios anteriores e verificar quanto tempo eles levaram para serem concluídos. Mesmo assim, essa data provavelmente vai mudar conforme o negócio evolui. Ainda assim, ter um prazo em mente ajuda os representantes a manter o ritmo. É muito fácil perder o controle e acabar negligenciando um negócio que parecia “quase fechado”.
Responsável pelo negócio
Esse campo é simples, mas importante: quem está gerenciando o negócio na sua equipe? Essa pessoa pode mudar conforme o processo avança, por exemplo, quando o lead passa de um pré-vendedor para um gerente de contas. Por isso, mantenha essa informação sempre atualizada.
Acompanhar quem está à frente de cada negociação permite avaliar o desempenho da equipe e distribuir os negócios de forma mais equilibrada.
E depois?
Você e sua equipe devem sempre saber qual é a próxima ação necessária. O que precisa ser feito para levar o prospect da etapa atual para a próxima? Um prospect no estágio de “ideia” precisa ser contatado por um representante, por exemplo. Já um prospect “contatado” provavelmente precisa de uma mensagem de follow up.
Assim como as etapas do pipeline, os próximos passos também devem estar bem definidos. Qualquer pessoa que olhar para esse campo deve entender o que precisa ser feito para avançar. As instruções não precisam ser complicadas, mas é importante ser específico. “Enviar e-mail de follow up até 10/06” é bem mais claro do que simplesmente “Fazer follow up”.
Acompanhar os próximos passos planejados estimula a equipe a agir de forma mais proativa.
Conclusão
Gerenciar bem seu pipeline de vendas é um passo essencial para melhorar todo o processo comercial e impulsionar o crescimento da receita. E a boa notícia é que isso não precisa ser complicado.
Um modelo de pipeline de vendas simples, em planilha, já pode oferecer tudo o que você precisa para se organizar, identificar pontos de melhoria e liderar sua equipe com mais eficiência.
