Mit einem nachvollziehbaren Vertriebsprozess zum Erfolg

Im Buch "Sales Management. Simplified" betont der Autor Mike Weinberg, wie wichtig es ist, mehr Zeit auf die richtigen Aktivitäten zu verwenden, die durch die Überwachung Ihrer Metriken zur Nachverfolgung bestimmt werden:

"Die Vertriebsmitarbeiter bleiben regelmäßig aufgrund von ‘Little Effort = Little Results’ hinter ihren Zahlen zurück. Es ist nicht so, dass sie nicht funktionieren. Sie arbeiten nur an den falschen Dingen."

Sie arbeiten sicherlich hart. Allein die Tatsache, dass Sie sich die Zeit nehmen, zu lesen und zu lernen, wie Sie Ihre Fähigkeiten im Vertriebsmanagement verbessern können, ist ein Beweis dafür. Dennoch bleibt die eine Frage bestehen:

Arbeiten Sie an den richtigen Dingen?

Das ist natürlich eine ziemlich vage Frage. Doch wie sich herausstellt, ist sie ziemlich einfach zu beantworten. Sie müssen einfach nur anfangen, Ihren Vertriebsprozess genau nachzuverfolgen.

Die Frage ist dann ziemlich einfach zu beantworten, wenn man erst einmal ein wichtiges Teil des Puzzles identifiziert hat.

Vertriebsaktivitäten mit dem entscheidenden Rahmenwerk priorisieren

Um herauszufinden, ob Sie und Ihr Team Ihre Zeit mit den wirklich wichtigen Vertriebsaufgaben verbringen, benötigen Sie eine wichtige Sache.

Nein, die Antwort lautet nicht CRM-Tool.

Natürlich sind wir leidenschaftliche Verfechter für den Einsatz eines Vertriebs-CRM, um Ihnen zu helfen, mehr zu verkaufen. Aber die Optimierung Ihrer Zeit und Ressourcen mit Vertriebssoftware kommt erst nach diesem ersten entscheidenden Schritt, um mehr von dem zu tun, was wirklich zählt.

Es gibt eine Sache, die Sie tun sollten, bevor Sie sich für ein CRM entscheiden ...

Die absolut unverzichtbare, nicht verhandelbare Aufgabe eines jeden Vertriebsleiters

Entwickeln Sie einen klaren, wiederholbaren Vertriebsprozess.

Wenn Sie keinen Prozess entwickelt haben, sind die Dinge nur sehr schwer zu messen und daher nicht nachvollziehbar.

Sie werden außerdem Schwierigkeiten haben, sinnvolle Verbesserungen umzusetzen. Wenn Sie nicht in der Lage sind, die Ergebnisse nachzuverfolgen, können Sie nur Vermutungen darüber anstellen, wie Sie Ihre Zeit effizient einsetzen können. Wenn Sie Ihre Aktivitäten, Leistungen und Ergebnisse über einen bestimmten Zeitraum nicht eindeutig vergleichen können, sind Sie nicht in der Lage, in die richtige Richtung zu gehen.

Was ist ein Vertriebsprozess (und warum ist er von so großer Bedeutung)?

Ein Vertriebsprozess ist der Schrittwechsel, der Sie von der Ad-hoc-Taktik, mit der Sie Ihr Unternehmen auf den Weg gebracht haben, auf die nächste Stufe bringt.

Ein definierter Vertriebsprozess hilft Ihnen, das Wachstum Ihres Unternehmens zu skalieren und mehr Teammitglieder in Ihr Unternehmen zu bringen. Ohne einen klaren und konsequenten Ansatz wird es für Sie schwierig, Kontrolle und Verantwortung an neue Mitarbeiter zu übergeben, denen es noch an Erfahrung und Produktwissen fehlt.

Wenn Sie wirklich mit der Verfolgung und Messung Ihrer Performance beginnen möchten, können Sie nicht einfach nur ein Vertriebs-CRM implementieren und erwarten, dass Sie einfache Anweisungen erhalten und wissen, worauf Sie sich konzentrieren müssen.

Entwickeln Sie zunächst einen dokumentierten Vertriebsprozess. Sollten Sie das noch nicht getan haben, setzen Sie es definitiv ganz oben auf Ihre To-do-Liste oder erledigen Sie es gleich jetzt. Die Zeit, die Sie sich in Zukunft sparen werden, ist von unschätzbarem Wert.

Die richtigen Kennzahlen messen und sich auf die richtigen Aktivitäten konzentrieren

Es ist an der Zeit, sich die Details einmal genauer anzuschauen.

Ein Artikel, der sich ausschließlich mit der Einrichtung eines Vertriebsprozesses beschäftigt, wäre an dieser Stelle ziemlich hilfreich. Und zum Glück gibt es diesen auch schon.

Praktische Hilfe und eine Anleitung zur Dokumentation Ihres Vertriebsprozesses finden Sie hier:

Nun haben Sie alle Werkzeuge, die Sie brauchen, um Ihren Vertriebsprozess klar zu definieren. Kommen wir aber zurück zur Beantwortung der Ursprungsfrage:

Wie richten Sie Ihren Vertriebsprozess so ein, dass er Ihnen hilft, Vertriebszeit effektiv zu gestalten?

Sally Duby, Geschäftsleiterin der The Bridge Group, listet die wichtigsten Fragen auf, die Sie sich zur Lösung dieses Problems stellen müssen.

"Haben Sie die Verkaufsphasen skizziert? Mit den damit verbundenen Aktivitäten und Ergebnissen? Dokumentierte, detaillierte Verkaufsphasen geben den Rahmen für genaue Kennzahlen vor."

In noch einfacheren Worten: Haben Sie eine definierte Sales-Pipeline?

  • Hat Ihr Plan einen klaren Prozess mit klar definierten Phasen?

  • Sind diese Phasen so klar definiert, dass Ihre Mitarbeiter wissen, wo ein potentieller Kunde oder Lead in die Pipeline passt?

  • Haben Sie die Aktivitäten für Ihre Mitarbeiter in jeder Phase definiert, sodass diese genau wissen, was sie tun müssen, um zu einem Abschluss zu kommen?

Sie benötigen einen strukturierten, wiederholbaren Vertriebsprozess, der Ihnen dabei hilft, wertvolle Kennzahlen zu erhalten und Ihre bisherige Performance sinnvoll zu verbessern.

Sally erklärt, warum diese Grundlagen Ihres Vertriebsprozesses notwendig sind, um Ihnen zu helfen, herauszufinden, in welche Aktivitäten Sie mehr oder weniger Zeit investieren müssen:

"Ich möchte wissen: Haben wir unsere Vertriebsphasen skizziert? Machen die Mitarbeiter auch das, was sie in diesen Phasen tun müssen? Gehen ihnen wichtige Ergebnisse verloren? Messen wir, wie sich die Deals durch die jeweiligen Phasen bewegen? Bewegen sie sich so durch die Phasen, wie wir sie modelliert haben? Wann war die letzte Kommunikation? Gibt es Lücken?"

Hierbei wird ein Vertriebs-CRM zum unschätzbaren Vorteil.

Sie können die Zeit, die Sie für Verwaltungsaufgaben aufbringen, maßgeblich reduzieren, indem Sie die Datenerfassung, Nachverfolgung, Performance-Messung und das Vertriebsreporting automatisieren. Sie haben alle relevanten Daten, die Sie benötigen, um Ihren Prozess in nur wenigen Klicks zu verbessern.

Sobald der Papierkram automatisiert ist, müssen Sie nur noch die Ergebnisse analysieren, um Ihre Vertriebszeit effektiv zu gestalten, was letztlich zu einer nachhaltigen Verbesserung Ihres Vertriebsprozesses führt.

Vertriebsleistung nachverfolgen und Vertriebsprozess mit CRM-Software verbessern

Ist Ihr Vertriebsprozess klar definiert, implementiert und gemessen, müssen Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Leistung analysieren können.

Betrachten Sie die gesamten Daten Ihres Vertriebszyklus, die Sie analysieren möchten:

  • Zeitaufwand zur Suche potentieller Kunden

  • Prozentsatz der Leads, die weiter nachverfolgt wurden

  • Zeit zwischen Erstgespräch und Nachbereitung

  • Durchschnittliche Zeit zwischen Lead-Qualifizierung und Dealabschluss

Bei falscher Durchführung kann jeder dieser Faktoren zu einer niedrigen Gewinnquote führen. Warum? Weil sie darauf hinweisen, dass Sie Zeit mit falschen Dingen verschwenden. Die Gründe können von Konzentration auf die falschen Perspektiven bis hin zur Kontaktaufnahme mit den falschen Interessenten reichen.

Einige Dinge, die Sie sich beim Analysieren der Zahlen fragen sollten:

Verfolgen Ihre Vertriebsmitarbeiter die richtigen Ziele, wenn es sich um ein saisonales Geschäft handelt?

Sind sie zwar in Kontakt mit den richtigen Leuten, aber haben Schwierigkeiten, den Deal abzuschließen?

Sollten Sie unterstützend tätig werden?

Wenn Ihr modellierter Verkaufstrichter viele Phase besitzt, wissen Ihre Mitarbeiter, welche Teile dieser Phase existieren und wann sie in die nächste Phase übergehen?

Das kann alles zunächst sehr überwältigend klingen, deshalb sollten Sie die Erwartungen für jede Phase im Voraus definieren und festlegen.

Klar definierte Pipeline-Phasen sind die besten Freunde des Vertriebsleiters

Sie benötigen klar definierte Definitionen und Aktivitäten, um Ihren Vertriebsprozess effektiv zu gestalten.

Sie merken, dass einige Ihrer Mitarbeiter einen Kontakt nicht in die nächste Phase bringen können, weil sie sich nicht sicher sind, welche Parameter gelten oder was getan werden muss, um die nächste Phase des Trichters zu erreichen.

Die Lösung hier: Eine Zeit für den erwarteten Abschluss definieren.

Sie können diese Kennzahl mit Hilfe von CRM-Tools wie Pipedrive leicht ermitteln. Die visuelle Ansicht gibt Ihnen einen vollständigen Überblick über den Weg eines Leads durch Ihre Pipeline, vom ersten Kontakt bis zum Abschluss, sowie über die Zeit, die der Lead in jeder Phase Ihres Prozesses verbringt.

Das ist nur eine von vielen Möglichkeiten eines Sales-Pipeline-Managements, mit denen Sie Ziele und Parameter festlegen und Problembereiche für Ihr Vertriebsteam leichter ausfindig machen können.

Wie viele Phasen werden benötigt (oder nicht benötigt)?

Selbst wenn Ihre Pipeline-Phasen definiert sind und nachverfolgt werden können, kann es sein, dass Sie dieses Rahmenwerk nicht optimal nutzen. Sally erklärt, warum es keine einheitliche Pipeline für alles geben kann:

“Wenn Ihnen Möglichkeiten fehlen, müssen Sie vielleicht mehr Zeit für die Suche nach potentiellen Kunden aufwenden. Sind diese qualifiziert? Die Messung der Zeit in jeder Phase im Vergleich zum typischen Verlauf der Phase kann dabei helfen, das Problem aufzudecken.”

Kurz gesagt: Sie sollten Ihre Sales-Pipeline auf Grundlage Ihres Vertriebsprozesses in wichtige, klare und individuelle Phasen organisieren.

Aber Vorsicht:

Haben Sie zu wenig Phasen, kann es schwer werden, genau zu bestimmen, wo Sie zu viel Zeit verbringen. Umgekehrt können zu viele Phasen zur Verwirrung darüber führen, wann ein Lead in die nächste Phase verschoben werden soll. Außerdem wird es schwieriger zu messen, wo in Ihrem Vertriebsprozess Sie mehr oder weniger Zeit verbringen müssen.

Und Sie wollen ja schließlich die passende Lösung finden, die zu Ihrem Team und Ihrem Vertriebszyklus passt.

Praktische Beispiele: Pipeline-Metriken lesen wie ein Profi

Hier sind einige Situationen aufgelistet, in denen Sie sich nach der Auslesung Ihrer Daten befinden könnten.

Situation A: Viele Leads in der Anfangsphase, aber niedrige Gewinnraten

Wenn Sie Ihre Gewinnrate messen, berücksichtigen Sie, ob der potentielle Kunde durch Inbound-Marketing, einen Outbound-Anruf, Cold-E-Mailing usw. entstanden ist.

Die Identifizierung der Quelle kann helfen, festzustellen, ob die Methode so konzipiert wurde, dass sie auch die richtigen Leads finden.

Wenn die Gewinnraten Ihrer Mitarbeiter zu niedrig sind, könnte es noch weitere Probleme geben, die mit abgeschlossenen Aktivitäten zu tun haben. Bestimmen Sie die Phasen, in denen die meisten Deals verloren gehen. So können Sie die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter stärken, um die Zahlen wieder in die Höhe zu treiben.

Situation B: Viele Leads in der Endphase, die nicht zum Abschluss kommen

Wenn Leads in der Post-Demo-Phase immer wieder verloren gehen, müssen Sie herausfinden, warum.

Machen Ihre Mitarbeiter keine richtigen Follow-ups?

Folgen Sie nicht dem definierten Plan?

Welche Aktivitäten werden geprüft und welche nicht?

Hat Ihr Team die Leads nach den Kriterien richtig qualifiziert? Oder sind die Leads zu schnell in die Endphase gerückt?

Ein definierter Vertriebsprozess kombiniert mit der Leistungsfähigkeit eines CRMs ermöglicht es Ihnen, tiefer in die Zahlen hineinzuschauen. Sie können so herausfinden, welche Dinge falsch laufen und wie Sie dies mit gezielten Aktivitäten beheben können.

Ein letzter Bonus, um Vertriebszeit effektiv zu gestalten

Es gibt noch einen weiteren Rat, den wir Ihnen geben können und der Ihnen sicher helfen wird, die Ergebnisse zu verbessern. Unabhängig von der Art Ihres Unternehmens, Ihrer Branche oder Ihrer Zielgruppe:

Sie wollen der Erste im Verkaufsgespräch sein.

Craig Elias, Gründer und CEO von Shift Selling, Inc.:

"Die wichtigste Kennzahl, die Vertriebsleiter messen sollten, ist, wie oft sie der erste Anbieter einer Möglichkeit sind - auch bekannt als First-in."

Diese aktivitätsbasierte Metrik bestimmt die Ergebnisse aller anderen. Je öfter Sie der First-in, also der Erste, sind, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie zu einem Abschluss kommen.

Und nicht vergessen: Vertriebsprozess immer dokumentieren

Verkäufer verkaufen. Sie sind keine E-Mail-Vermarkter, Kaufleute zur Dateneingabe, Grafikdesigner oder Kundendienstmitarbeiter.

Sie müssen ihre Prozesse rationalisieren und Zugang zu den richtigen Automatismen und Fähigkeiten haben, die ihnen dabei helfen, das zu tun, was sie am besten können: Verkaufen.

Unsere CRM-Lösung ist für die Messung von Aktivitäten und Kennzahlen konzipiert und wurde für den modernen Vertriebsmitarbeiter entwickelt. Melden Sie sich für eine 14-tägige kostenlose Testversion an und überzeugen Sie sich selbst davon, warum immer mehr Vertriebsmitarbeiter Pipedrive vertrauen.

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