Encontrar el software ideal de gestión empresarial en un mar de opciones suele requerir muchas horas de trabajo duro. Desde herramientas con una funcionalidad única hasta software de gestión empresarial todo en uno, tu conjunto de herramientas tecnológicas debería contar con la combinación ideal que te permita trabajar con eficiencia sin malgastar tu presupuesto.
En este artículo, explicaremos los tipos de herramientas que necesitas y haremos referencia a las mejores soluciones de software empresarial para cada categoría.
Tipos de soluciones de software de gestión empresarial
Un software de gestión empresarial se refiere a una amplia categoría de herramientas y aplicaciones que automatizan y mejoran los procesos empresariales.
Dentro de esta amplia gama de productos de software que facilitan la gestión de una empresa, hay categorías específicas que se relacionan con diferentes operaciones. Estos son algunos de los tipos de herramientas más comunes que usan las empresas para optimizar sus operaciones:
Software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de ventas: ayudan a las empresas, que dependen principalmente de sus equipos de ventas, a convertir leads en clientes y, posteriormente, en clientes. Muchas de estas herramientas ofrecen funciones de gestión de cuentas
Herramientas de marketing: establecen una conexión entre la empresa y sus clientes potenciales a través de diversos canales al crear y gestionar campañas, recopilar datos sobre el mercado y automatizar tareas
Herramientas de contabilidad: ofrecen diversas funciones para la gestión financiera, desde el seguimiento de gastos y presupuestos hasta facturación y pago automatizados
Herramientas de gestión de proyectos: ayudan a las empresas a planificar y desarrollar proyectos, por lo general mediante el uso de la automatización de flujos de trabajo para acelerar los procesos
Herramientas de comunicación: permiten que los equipos se conecten simultáneamente (en tiempo real) o a destiempo (según les sea posible) mediante chat, video o llamadas
Las herramientas correctas permiten que las empresas sean más efectivas y eficientes. Por el contrario, las herramientas incorrectas, o demasiadas que no se comuniquen entre sí, pueden ralentizar o impedir el éxito del equipo.
La mejor combinación de herramientas dependerá de las necesidades y del presupuesto de tu equipo. Busca la menor cantidad de herramientas para las tareas que necesitas hacer. De este modo, tu equipo no perderá tiempo en pasar de una plataforma a otra y la información no quedará aislada en herramientas que no se pueden sincronizar.
Más adelante, encontrarás nuestra lista de mejores herramientas por categoría, haciendo énfasis en soluciones de software que se conecten a una única plataforma para maximizar la eficiencia de los equipos.
Herramientas de ventas
Las empresas cuyo proceso de venta depende principalmente de representantes de ventas que usan productos de software para dar seguimiento a los tratos, ayudar a que los prospectos avancen en el embudo de ventas y analizar datos con el fin de mejorar las operaciones.
Una herramienta de gestión de relaciones con los clientes es un ejemplo típico del software que ayuda a los equipos a organizar información, personalizar interacciones y mejorar el éxito de los equipos de ventas.
Estas son nuestras soluciones recomendadas en lo que se refiere a software de ventas.
El mejor software todo en uno para empresas lideradas por sus equipos de ventas: Pipedrive
Pipedrive es un CRM todo en uno que optimiza el proceso de gestión de ventas mediante el uso de herramientas de ventas y funcionalidades adicionales de marketing por correo, servicio al cliente y documentación.
Las capacidades de la gestión del ciclo de ventas favorecen una toma de decisiones basadas en datos gracias a sus funciones de seguimiento, análisis y generación de informes.
El software de CRM de Pipedrive y sus complementos hacen que para los equipos sea fácil:
Colaborar a través de un embudo de ventas visual
Enviar propuestas, supervisar contratos y solicitar firmas con Smart Docs para la gestión de documentos
Eliminar la programación de interminables cadenas de correos o las reservas duplicadas con la herramienta de planificación de Pipedrive
Crear formularios, chatear con los visitantes en tu web o buscar prospectos mediante la herramienta de generación de leads LeadBooster
Hacerles seguimiento a los visitantes del sitio web mediante el complemento Visitantes web
Los directores comerciales de empresas grandes y emergentes usan Pipedrive para mejorar las dinámicas internas, tales como la colaboración entre equipos y la experiencia del cliente.
Pipedrive también hace uso de la inteligencia artificial en su CRM. Por ejemplo, el Generador de resúmenes y el Redactor de correo electrónico con IA simplifican la comunicación.
Además, las capacidades del Asistente de ventas con IA analizan tu pipeline de ventas y ofrecen recomendaciones prácticas y útiles para mejorar el desempeño del equipo. La herramienta puede predecir la probabilidad de ganar prospectos y recomendar la siguiente mejor acción para aumentar las probabilidades.
¿Por qué deberías usar Pipedrive en la gestión empresarial? Porque ofrece todas las funciones que necesitas para dirigir los equipos de ventas, sin mencionar la diversidad de aplicaciones e integraciones API para una gestión comercial eficiente entre departamentos.
Mejor CRM gratuito: Google Sheets
Google Sheets es una popular herramienta colaborativa de hojas de cálculo basada en la nube que permite a los equipos crear, compartir y editar bases de datos entre dispositivos.
Una hoja de cálculo de Google Sheets a veces puede funcionar como CRM simple para pequeñas empresas conscientes de los precios y que buscan una manera de organizar sus contactos. Es una excelente herramienta de CRM simple para dar un seguimiento básico de clientes y operaciones comerciales.
Nota: hemos creado una plantilla personalizable de CRM en Excel que puedes usar como tu CRM de Google Sheets.
Integra Google Sheets con otras herramientas de gestión empresarial populares para no tener que estar cambiando de aplicaciones. Por ejemplo, puedes integrar Sheets con Pipedrive a través de la integración de Google Workspace.
¿Por qué usar Google Sheets en la gestión empresarial? Porque es una base de datos de clientes sencilla para una empresa joven con uno o dos vendedores o un equipo con menos preparación técnica. Cuando tu empresa esté lista para crecer, podrás pasar los datos de Google Drive a una solución de CRM más especializada.
La mejor opción para la gamificación de las ventas: Plecto
Plecto es una plataforma de desempeño empresarial que ofrece análisis de ventas para empresas de medianas a grandes.
Plecto se integra con otras herramientas de ventas de las que extrae datos para suministrar información a sus tableros personalizables y la visualización de KPI en tiempo real. Por ejemplo, la integración de la aplicación de Plecto con Pipedrive muestra datos en el tablero de tu CRM, lo que te dará acceso a datos relevantes y motivará a tus equipos.
Agrega gráficas, velocímetros y tablas de posiciones a tu tablero para fomentar la competencia amistosa entre los integrantes de tus equipos.
Con la aplicación, las empresas pueden organizar competencias y premiar a los mejores participantes a través de la tienda de recompensas de Plecto (una tienda virtual donde los representantes pueden guardar sus “monedas” digitales y elegir su recompensa de su elección). Los gerentes establecen las recompensas y asignan valores a las monedas para motivar a los vendedores a alcanzar metas tanto externas como internas.
¿Por qué se debería usar Plecto en la gestión empresarial? Porque además de las plantillas para tableros de ventas, Plecto ofrece funciones de gamificación que motivan a los equipos de ventas a alcanzar sus objetivos.
Herramientas de marketing
Todas las empresas necesitan herramientas de marketing, desde las pequeñas empresas y freelancers hasta las empresas de comercio electrónico y las que operan bajo el modelo SaaS (software-as-a-service). Un software de marketing ayuda a que las empresas establezcan conexión con clientes potenciales a gran escala y, por lo general, de forma automática.
La complejidad de las herramientas de marketing varía. Por ejemplo, puedes usar una automatización de marketing sencilla para agregar los contactos que se suscriban a un boletín en tu sitio web a tu lista de contactos de tu herramienta de correo electrónico.
Usar una herramienta de marketing para calificar leads es un proceso más complejo, ya que se requiere la automatización de todo el proceso de compra, desde el boletín pasando por la oferta de venta hasta finalmente cerrar el trato.
Las siguientes son algunas de las herramientas de gestión empresarial usadas para tareas de marketing de complejidad variable.
La mejor para el email marketing: Campaigns de Pipedrive
El complemento Campaigns de Pipedrive ayuda a los líderes en ventas a integrar y automatizar los procesos de ventas y marketing en una herramienta de marketing integral que es fácil de usar.
Este software de automatización de marketing ofrece un creador de correos basado en plantillas con función de arrastrar y soltar, análisis de correos en tiempo real y segmentación de audiencia para facilitar la personalización de las campañas.
Gracias a la posibilidad de segmentar la audiencia directamente desde tu CRM, podrás dirigir con facilidad y confianza tus correos de seguimiento a los leads mejor calificados, lo que garantiza que los datos sean actuales y correctos.
Automatiza tu flujo de información y obtén análisis en una misma herramienta, en lugar de tener que pasar datos a otro cliente de email.
¿Por qué se debería usar Campaigns de Pipedrive en la gestión empresarial? Porque si ya estás usando Pipedrive como tu CRM, Campaigns centraliza tus datos, las listas de contactos y los flujos de trabajo del marketing por correo electrónico.
Herramientas de contabilidad
Las herramientas de software para contabilidad les facilitan a las empresas la administración de diversas funciones financieras, tales como la supervisión de gastos y el cobro de pagos.
En función de tus necesidades, las herramientas de software para contabilidad también pueden ayudar con:
Informes financieros
Supervisión de cuentas
Facturación
Gestión de inventario y cadena de suministro
Preparación de impuestos
Las herramientas de contabilidad más efectivas se integran con otras aplicaciones, como tu CRM, lo que te permite trabajar desde una misma herramienta y así no tener que perder tiempo aprendiendo a usar otra o cambiando entre aplicaciones.
Las herramientas de contabilidad que se sincronizan con tu cuenta bancaria de empresa también te ahorran tiempo al momento de conciliar, debido a que identifican patrones y categorizan transacciones de forma automática.
Las siguientes son las mejores herramientas de software para contabilidad.
La mejor solución integral: QuickBooks
QuickBooks es un paquete de software que ofrece un sistema de gestión financiera integral para pequeñas y grandes empresas, disponible en aplicaciones para computadoras y teléfonos.
QuickBooks puede aceptar pagos y preparar impuestos. Sus planes más avanzados te ayudan con la gestión de inventario y el pago de nóminas.
Su herramienta de contabilidad ofrece Bill Pay, una función que automatiza el registro, el pago y la conciliación de pagos de cuentas para reducir las tareas de gestión manuales.
QuickBooks se integra con otras aplicaciones, incluida Pipedrive, mediante la integración de Pipedrive con QuickBooks. Esta aplicación te permite crear facturas desde la vista “Detalles del trato” de Pipedrive sin tener que cambiar de un sistema a otro.
¿Por qué se debería usar QuickBooks en la gestión empresarial? Porque QuickBooks Time es otra herramienta de la familia que ofrece funciones de control de tiempo y horario para optimizar las operaciones relacionadas con el pago de nóminas.
Herramientas de gestión de proyectos
Un software de gestión de proyectos ayuda a las empresas a optimizar la gestión de sus tareas y a organizar los flujos de trabajo.
Las herramientas de gestión de proyectos avanzadas ofrecen más funciones para ayudar a las empresas a mejorar su gestión de la productividad y del registro de tiempo de sus empleados.
Las siguientes son algunas herramientas populares para la gestión de proyectos.
La mejor herramienta básica para la gestión de proyectos: Trello
Trello es una herramienta sencilla para la gestión de proyectos con tableros y plantillas de Kanban personalizables que ayudan a los equipos a organizar el trabajo diario en hitos.
Trello es ideal para equipos pequeños con pocos proyectos simples a la vez y que no necesitan funciones de generación de informes dedicada ni seguimiento del desempeño.
Si te gusta la interfaz de Trello, pero necesitas más funciones, explora el directorio “Power-Ups” de la plataforma, donde se ofrecen aplicaciones para control de tiempo, gestión de recursos, facturación y mucho más. Por una pequeña tarifa, puedes obtener funciones adicionales, tales como vistas de calendario y listas de verificación avanzadas.
Trello también se integra con otras herramientas, como con la integración de Pipedrive con Trello, que te permite crear tarjetas, tableros y listas de Trello en Pipedrive.
¿Por qué se debería usar Trello en la gestión empresarial? Porque las plantillas ya hechas de Trello permiten que los departamentos de recursos humanos lo usen para la gestión de flujos de trabajo, la incorporación de nuevo talento y la planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), al igual que NetSuite.
La mejor opción para gestión de proyectos complejos: Asana
Asana es una solución de gestión de operaciones de trabajo para empresas que requieren ejecutar proyectos complejos.
Los gerentes de proyectos trabajan en Proyectos, Espacios de trabajo e informes, mientras que los integrantes de equipos usan los cronogramas y las listas de tareas para centrarse en sus responsabilidades. Las herramientas de colaboración incluyen cadenas de mensajes y comentarios.
Crea diagramas de Gantt y tableros de Kanban en Asana, como en la imagen de arriba, para visualizar tareas de proyectos en un cronograma. La “Vista de Gantt” permite que los gerentes comparen el plan original del proyecto con el progreso en tiempo real del equipo.
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Asana también se integra con otras herramientas de gestión empresarial, como la integración Pipedrive-Asana CRM, donde los gerentes pueden crear nuevas tareas de Asana directamente en Pipedrive.
La herramienta de control de tiempo de Asana ayuda a los gerentes a estimar el tiempo requerido para una tarea y a los empleados registrar el tiempo empleado. Además, los gerentes pueden asignar un porcentaje de la carga de trabajo de un empleado a una tarea específica.
¿Por qué se debería usar Asana en la gestión empresarial? Porque los gerentes pueden usar la función de generación de informes para analizar la productividad de su personal en la oficina o de manera remota.
La mejor opción para automatización de flujos de trabajo: Zapier
Zapier es una herramienta de automatización de flujos de trabajo que conecta e integra aplicaciones. Esta herramienta optimiza la gestión de flujos de trabajo al eliminar las tareas administrativas repetitivas que perjudican la productividad del equipo.
Zapier llama a sus automatizaciones de flujo de trabajo “Zaps” y los equipos los pueden configurar al especificar un activador y la acción que debería ejecutar Zapier en consecuencia.
Un buen ejemplo es Pipedrive. Zapier puede conectar a Pipedrive con Gmail, y un Zap puede activar correos electrónicos automáticos cuando un deal pasa a la siguiente etapa.
Si te gusta usar las tradicionales hojas de cálculo, puedes usar Zapier para importar datos desde Google Sheets a Pipedrive.
¿Por qué se debería usar Zapier en la gestión empresarial? Porque Zapier automatiza la mayoría de, si no todas, las tareas en un mismo lugar, con lo que se elimina el trabajo repetitivo que tiene que hacer tu equipo al tiempo que se reducen y controlan las notificaciones.
La mejor alternativa a Zapier: ApiX-Drive
ApiX-Drive es un servicio sin código que permite a los usuarios automatizar flujos de trabajo sin formación especial y configurar integraciones a través de una interfaz web.
El catálogo de conectores disponibles incluye cientos de plataformas con diversos propósitos, tales como sistemas de CRM, aplicaciones de mensajería instantánea, plataformas de marketing y redes sociales.
Las integraciones eliminan las tareas rutinarias y hacen que los flujos de trabajo sean más eficientes. Por ejemplo, los procesos automatizados pueden hacerse cargo de tareas simples como transferir datos entre dos servicios. Además, ApiX-Drive puede crear integraciones complejas con múltiples destinatarios. Su funcionalidad adicional incluye ramificación y filtrado de datos, lo que permite que los usuarios puedan personalizar procesos automatizados.
Pipedrive se puede conectar con ApiX-Drive para cargar leads, tareas, contactos y tratos o transferirlos entre servicios y aplicaciones (como Slack, Google Sheets, Airtable o Notion). Pipedrive también puede funcionar como sistema receptor, donde se pueden crear leads, tareas, contactos y tratos en el CRM a partir de datos provenientes de servicios externos.
¿Por qué se debería usar ApiX-Drive en la gestión empresarial? Porque ofrece una solución de automatización que se puede implementar sin complicaciones. Los usuarios que no tengan conocimiento técnico pueden configurar integraciones y eliminar tareas de rutina.
Herramientas de comunicación entre equipos
Una comunicación rápida y efectiva es vital para todos los gerentes de empresas, independientemente del tamaño de la empresa o de la industria.
Las siguientes son herramientas de software que mejoran la comunicación entre equipos.
La mejor opción de comunicación por texto: Slack
Slack es una herramienta de mensajería instantánea profesional ideal para equipos numerosos y remotos que buscan comunicarse en tiempo real y a destiempo.
La interfaz de usuario (UI, por sus siglas en inglés) de Slack busca que la comunicación en el lugar de trabajo sea lo menos distractora posible. La aplicación centraliza las conversaciones en Slack para que los integrantes de equipos puedan cambiar de conversación y comunicarse con varias personas simultáneamente.
Designa canales en Slack para mensajes grupales sobre temas específicos, de modo que los gerentes puedan seguir el flujo de trabajo.
Slack también se integra con otras herramientas para reducir el tener que cambiar entre tareas y aplicaciones. Por ejemplo, el dealbot de Pipedrive para Slack ayuda a los equipos de ventas a coordinarse y compartir actualizaciones.
¿Por qué se debería usar Slack en la gestión empresarial? Porque la función “Canvas” de Slack ofrece otra manera de que los integrantes de equipos trabajen juntos. Es ideal para registrar notas de reuniones, hacer una lista de acciones o compartir recursos.
La mejor opción para videoconferencias: Zoom
Zoom es una herramienta de videoconferencias popular para que equipos, proveedores y clientes separados geográficamente se reúnan en un entorno virtual o presenten seminarios web. Tiene una interfaz simple y cuenta con diversas funciones que facilitan las reuniones remotas.
Zoom se usa para videollamadas entre dos personas o grupales y ofrece llamadas gratuitas ilimitadas de hasta 40 minutos. La función de chat y las reacciones con emoticonos permiten que los participantes hagan preguntas o contribuciones sin interrumpir a la persona que está hablando.
Zoom también puede organizar grandes seminarios web en línea con hasta 10.000 espectadores como una solución escalable para eventos virtuales.
La integración de Pipedrive con Zoom mejora la eficiencia de los equipos de ventas al permitir que los vendedores programen y gestionen llamadas dentro de su CRM.
¿Por qué se debería usar Zoom en la gestión empresarial? El AI Companion de Zoom ofrece funciones de asistencia basada en texto, junto con transcripción y resúmenes de reuniones, con lo que mejora la toma de notas y se pierde menos información.
La mejor alternativa a Zoom: Livestorm
Livestorm es una herramienta de videoconferencias que funciona desde el explorador web, con lo cual ni proveedores ni prospectos se ven en necesidad de instalar otra aplicación para unirse a una llamada con tu equipo.
Livestorm ofrece salas para sesiones de formación grupal o reuniones interactivas. Los usuarios pueden acceder a sesiones grabadas mediante el enlace original de la reunión.
Livestorm también ayuda a ofrecer seminarios web, en los que los asistentes pueden participar mediante inicio de sesión. Estas herramientas permiten que las empresas creen páginas de destino personalizables, enviar correos promocionales y analizar el rendimiento de eventos con indicadores analíticos avanzados.
Además, la integración de Pipedrive con Livestorm ayuda a mejorar los procesos de calificación de leads al conectar los datos de los seminarios web con Pipedrive.
¿Por qué se debería usar Livestorm en la gestión empresarial? Livestorm ofrece una plataforma de comunicación por video para equipos que es muy fácil de usar.
Consideraciones finales
Un software de gestión integral te ayudará a obtener los mejores beneficios de tu conjunto de herramientas tecnológicas. Ten en cuenta que algunas soluciones ofrecen más integraciones para simplificar los procesos de negocio en función de las necesidades específicas de cada empresa.
Tus equipos de ventas, marketing, cuentas o proyectos pueden ayudarte a decidir qué procesos desean optimizar o reforzar en función de las necesidades en lo que se refiere a herramientas para ventas, marketing, departamentos contables, gestión de proyectos y comunicación entre equipos. Una vez identificada la automatización de procesos que precisa tu empresa, será más sencillo elegir las herramientas que te permitan aumentar la efectividad de tus equipos, con lo que aumentarán las ventas y mejorará la experiencia del cliente.
La gestión empresarial es más sencilla y eficiente con una solución de software todo en uno que ayude a los equipos a ser más dinámicos y a vender más. Descubre cómo Pipedrive puede optimizar tus procesos de negocio con una versión de prueba gratuita de 14 días.
