Le lancement d’un nouveau projet peut sembler intimidant. Par où commencer ? Comment répartir les différentes tâches ? Comment suivre efficacement l’avancement du projet ?
C’est précisément pour apporter une réponse concrète à ces questions que la création d’un modèle de plan d’action prend tout son sens. Plus qu’une simple méthodologie de travail, un plan d’action vous aide à structurer les différentes étapes du projet, tout en vous offrant la flexibilité nécessaire pour ajuster votre plan en temps réel en fonction de son évolution.
Qu’est-ce qu’un plan d’action ?
Un plan d'action simplifie les projets complexes en les divisant en tâches gérables et en fournissant des instructions claires du début à la fin. Il sert à définir à l'avance tous les aspects de votre projet, ce qui permet de passer de la phase d’idéation à la phase d'exécution du plan en douceur.
Pourquoi le plan d’action est-il essentiel pour réussir ?
Un plan d’action convertit une vision ou une stratégie abstraite en tâches concrètes. Il aligne les équipes, priorise les ressources (humaines tout comme financières ou matérielles) et fournit des indicateurs clés (KPI) qui facilitent le pilotage des actions, ainsi que la gestion du projet dans son ensemble.
Sans un plan d’action bien construit qui donne à toutes et à tous une roadmap cohérente à suivre, les efforts internes risquent de se disperser.
Concrètement, un plan d’action solide offre les avantages suivants :
Un processus structuré qui garantit l’alignement des équipes et une planification stratégique des tâches
Une hausse de la motivation : chaque personne impliquée sait comment sa tâche contribue à l’atteinte de l’objectif global
Une production boostée : en planifiant chaque étape à l’avance, on évite les temps morts et on enchaîne les tâches avec efficacité
Une vision claire des priorités où chaque action est priorisée en fonction de son importance et de son urgence
Un suivi de l’avancement du projet détaillé : l’établissement de KPI en amont permet de suivre avec précision les résultats tout au long du projet
Une meilleure réactivité : avec un plan d’action cohérent et complet, il est plus simple d’anticiper les obstacles tôt et de mettre en place des actions correctives
Les différents types de plan d’action
Dans un environnement professionnel en constante évolution, disposer d’un plan d’action clair permet de structurer ses priorités et d’atteindre ses objectifs plus efficacement. Selon les enjeux à traiter, différents types de plans d’action peuvent être mis en place, chacun répondant à des besoins spécifiques.
Le plan d’action commercial
Un plan d’action commercial est un document opérationnel qui détaille les actions concrètes à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs de vente de l’entreprise. Il identifie clairement les cibles à atteindre, les canaux à activer, les offres à promouvoir et les moyens à mobiliser pour générer les résultats escomptés.
Il sert en quelque sorte de guide aux équipes commerciales afin de les aider à structurer leurs efforts, suivre leurs résultats et ajuster leurs actions si nécessaire. Pour aller plus loin, découvrez notre article dédié qui vous guide pas à pas dans la création d’un plan d’action commercial efficace et adapté à vos objectifs.
Le plan d’action stratégique
Le plan d’action stratégique (ou plan d’action d’entreprise) est une feuille de route globale conçue pour atteindre des objectifs à long terme et traduire la vision globale de l’entreprise. Ce type de plan convient parfaitement aux initiatives de grande envergure comme l’entrée dans un nouveau marché, le lancement d’une nouvelle gamme de produits ou des transformations organisationnelles majeures au sein d’une entreprise.
Bien qu’ils puissent varier en fonction des entreprises, les modèles de plan d’action stratégique les plus courants partagent quelques caractéristiques :
Ils couvrent une période de 3 à 5 ans (voire plus selon les secteurs)
Ils reposent sur une analyse approfondie de l’environnement externe et interne de l’entreprise
Les objectifs sont déclinés en axes stratégiques et actions prioritaires
Ils engagent directement la direction et servent de base aux autres plans (opérationnel, commercial, etc.).
Le plan d’action opérationnel
Un plan d'action opérationnel est un document détaillé qui traduit les objectifs stratégiques d'une organisation en tâches concrètes et mesurables. Véritable tableau de bord de suivi des activités, il permet de visualiser en un coup d’œil qui fait quoi, quand et comment.
En bref, le plan d’action opérationnel transforme la stratégie en actions concrètes sur le court ou moyen terme. Voici quelques-unes de ses principales caractéristiques :
Objectifs à court et moyen terme clairement définis
Chaque action, échéance et livrable sont détaillés
Les responsabilités sont clairement réparties
Des points de contrôle réguliers comme des réunions sont organisés pour ajuster les actions si nécessaire
Il s’adapte facilement aux imprévus et à l’évolution des priorités
Plan d’action de gestion de crise
Un plan d’action de gestion de crise (ou plan de contingence) est un document stratégique qui définit les procédures à suivre en cas d’événements exceptionnels susceptibles de perturber gravement l’activité d’une organisation. Parmi ces événements, on peut notamment citer :
Les catastrophes naturelles
Les cyberattaques
Les scandales médiatiques
Les problèmes dans la chaîne d’approvisionnement
Son objectif est de limiter l’impact d’une situation de crise sur les opérations de l’entreprise afin de limiter les pertes. Afin de garantir son efficacité le jour J (en espérant tout de même qu’il n’arrive jamais), un tel plan doit reposer sur une analyse approfondie des risques, ainsi que sur la mise en place d’une cellule de crise et des scénarios d'intervention, tout en étant testé et mis à jour régulièrement pour garantir son utilité.
Plan d’action RH et de formation
Un plan d’action RH et de formation est un document stratégique qui organise les initiatives liées à la gestion des ressources humaines et au développement des compétences au sein de l’entreprise. Généralement élaboré par les managers et responsables RH, il permet d’aligner les besoins en formation avec les objectifs de performance de l’entreprise.
Pour ce faire, le plan d’action RH recense les actions à mettre en œuvre en matière de recrutement, d’intégration des nouveaux employés, de formation continue et de qualité de vie au travail. L’objectif est double : anticiper les besoins en compétences, tout en s’assurant du bien-être au travail des employés afin de créer une culture d’entreprise solide qui favorise l’entraide et l’apprentissage.
Téléchargez notre modèle de rétroplanning
À quoi ressemble un bon modèle de plan d’action ?
Un bon modèle de plan d’action est un document structuré qui permet de transformer une stratégie abstraite en étapes (ou actions) concrètes. Nul besoin d’en faire trop, les meilleurs plans d’action sont ceux qui vont droit au but tout en n’omettant aucune information essentielle.
Voici quelques éléments clés que vous devez absolument inclure dans votre plan d’action afin de garantir sa pertinence :
Des objectifs clairs et mesurables : le ou les objectifs que votre plan d’action cherche à atteindre doivent être clairement identifiés en amont. Vous pouvez utiliser la méthode SMART pour définir des objectifs pertinents.
Des actions concrètes à entreprendre : chacune de ces actions doit contribuer à la réalisation d’un ou plusieurs objectifs et être clairement décrite pour ne laisser place à aucune ambiguïté.
Des responsables assignés : un(e) responsable doit être assigné(e) à chaque tâche afin de garantir son bon déroulement.
Des échéances précises : pour chaque action, une date limite doit être clairement définie.
KPIs : des indicateurs clés de performance doivent être choisis pour mesurer la progression et ajuster le plan d'action si besoin.
En plus de ces éléments, il existe quelques principes à garder en tête. Le premier concerne le format lui-même du document : un simple tableau suffit dans la plupart des cas. Les actions qui apparaissent dans le tableau doivent être clairement hiérarchisées, soit en fonction de leur date d'échéance ou de leur impact.
Enfin, n’ayez pas peur de mettre à jour votre plan d’action régulièrement. Ce n’est pas un document figé : il doit vivre au même rythme que le projet et être soumis à des révisions périodiques.
L'importance de développer un modèle de plan d’action unique à votre activité
Dans un environnement professionnel où l’agilité et la personnalisation sont clés pour réussir, disposer d’un modèle de plan d’action spécifiquement adapté à votre activité est une nécessité. Voici quelques avantages offerts par la création un modèle de plan d’action spécifique à votre activité et aux besoins de votre entreprise :
1. Un gain de temps significatif
Un template prédéfini permet à vos équipes de ne pas repartir de zéro à chaque nouveau projet. En structurant les étapes clés, les responsabilités et les échéances dans un format déjà rodé, vous réduisez considérablement le temps de création de votre prochain plan d’action.
Cela facilite également l’onboarding de nouveaux collaborateurs ou la modification d’un plan d’action en cours car la structure est familière à l’ensemble des équipes internes.
2. Moins d’oublis, moins d’erreurs
En intégrant dans votre modèle des points de contrôle et des rappels importants (qui restent plus ou moins les mêmes peu importe le projet), vous limitez les risques d’erreurs humaines et d’oublis dans les étapes critiques.
Ce niveau de standardisation renforce également la qualité et la conformité de vos actions, notamment dans les secteurs soumis à des réglementations strictes où des phases de contrôle régulières sont nécessaires.
3. Une communication interne améliorée
Un plan d’action structuré facilite d’emblée la circulation des informations entre les différentes parties prenantes du projet. Chacun connaît son rôle, ses responsabilités, les délais de réalisation des tâches et les dépendances associées à chacune d’entre elles.
En offrant à tous les collaborateurs une vision claire et partagée du plan d’action, et en adoptant un format standardisé, vous favorisez la collaboration et stimulez l’engagement. En découle une meilleure coordination et une réduction des erreurs d’interprétation.
4. Une exécution plus cohérente et mesurable
Enfin, un plan d’action personnalisé aux besoins de votre entreprise favorise la cohérence dans l’exécution des tâches. C’est particulièrement utile lorsque plusieurs équipes collaborent, car cela limite les risques de doublons et de création de silos.
Développer un modèle de plan d’action personnalisé est une démarche relativement simple à mettre en œuvre, mais dont les effets se font ressentir sur le long terme.
Comment créer votre propre modèle de plan d’action ?
Voyons désormais quelques étapes clés que vous pouvez suivre pour concevoir un modèle de plan d’action à la fois simple, adaptable et pertinent pour votre entreprise.
Partir d’un tableau structuré
La base d’un bon plan d’action repose sur un support structuré et collaboratif. C’est-à-dire que toutes les parties prenantes doivent non seulement pouvoir accéder au tableau, mais également y ajouter des notes ou le modifier si besoin. Pour cela, privilégiez un tableau qui est mis à jour automatiquement dans le cloud afin d’éviter la création de versions différentes.
Parmi les outils que vous pouvez utiliser, vous avez l’embarras du choix :
Google Sheets : simple à utiliser, connu de tous et personnalisable
Trello : pour une visualisation en colonnes (méthode Kanban) avec une carte par action
Jira : convient particulièrement aux projets complexes basés sur les sprints
Notion / Asana / ClickUp : ces outils sont pertinents si vous souhaitez mixer les formats et personnaliser votre plan d’action avec des images, des liens externes ou des informations complémentaires
Formulez vos objectifs SMART
Pour qu’un plan d’action soit réellement utile, il ne suffit pas d’ajouter une liste de tâches à effectuer dans un délai imparti. Il est important de structurer les actions autour de priorités claires et d’objectifs mesurables. Pour ce faire, de nombreuses personnes utilisent la méthode SMART pour définir des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et définis dans le temps (chaque objectif dispose de sa propre échéance).
Par exemple, n’ayez pas comme objectif de « booster votre prospection » car cet objectif n’est pas mesurable et est subjectif. Formulez plutôt l’objectif suivant : « Contacter 20 nouveaux leads qualifiés par mois pendant 3 mois ».
En ayant un objectif concret, vous et votre équipe pouvez penser à des actions qui vous permettent de le réaliser.
Les éléments à inclure dans votre modèle de plan d’action
Votre modèle doit contenir au minimum les colonnes suivantes :
Élément | Description de la colonne |
Objectif | Les objectifs du projet que vous cherchez à atteindre |
Action à mener | Ce qu’il faut faire précisément pour atteindre les objectifs fixés |
Responsable | La personne ou l’équipe en charge de l’action |
Échéance | La date limite pour la réalisation de l’action |
Statut | À chaque action doit être attribué un statut (pas commencé, en cours, terminé, bloqué, à valider, etc.) |
Priorité | Faible / Moyenne / Élevée |
Notes | Détails complémentaires, commentaires, ressources utiles, points de blocage éventuels, etc. |
Note : si cela est pertinent pour vous, vous pouvez également ajouter des colonnes pour les dépendances, les KPI associés à chaque action ou encore les coûts estimés. Évitez cependant d’inclure des informations qui ne sont pas pertinentes au risque d’avoir un tableau trop encombré.
Classez vos tâches avec la matrice d’Eisenhower
La bonne priorisation des actions est importante afin de garantir le bon déroulement du projet et éviter les blocages. Afin de prioriser les tâches du plan d’action, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower. Elle vous aide à trier vos tâches selon deux éléments : l’urgence et l’importance.
La matrice repose autour de ces 4 critères d’évaluation :
Important et urgent : à faire immédiatement
Important mais non urgent : à planifier
Non important mais urgent : à déléguer (si possible)
Non important et non urgent : à éliminer
En appliquant cette matrice avant de finaliser votre plan d’action, vous vous assurez que vous concentrez vos efforts sur ce qui compte vraiment et que vous ne perdez pas de temps sur des tâches secondaires à faible valeur ajoutée.
(Bonus) Attention au formatage
Cette partie s’adresse en particulier à celles et ceux qui conçoivent leur plan d’action dans un tableur (Google Sheets, Excel). Si vous utilisez un outil spécialisé (Trello, Pipedrive, Asana, etc.), la mise en forme est souvent déjà optimisée.
En revanche, avec un tableur, un minimum de structuration (couleurs, filtres, colonnes figées, etc.) permet de gagner en lisibilité et en efficacité, surtout lorsque plusieurs personnes travaillent sur le même fichier.
Même s’il peut paraître secondaire, le formatage de votre tableau est important pour s’y retrouver facilement en un coup d'œil. Voici quelques bonnes pratiques à suivre :
1 à 2 pages maximum pour un plan opérationnel mensuel ou commercial (vous pouvez potentiellement faire plus pour les plans d’action stratégiques si deux pages ne suffisent pas)
Utilisez des tableaux avec des filtres et des codes couleurs
Utilisez des listes à puces ou des phrases courtes dans les descriptions des activités et dans les notes
Gardez votre tableau au même endroit dans le cloud pour faciliter le partage et la consultation de sa dernière version par le reste de l’équipe et éviter la création d’un doublon
Pour conclure
Créer un modèle de plan d’action structuré permet de gagner du temps sur le long terme car vous partez d’un template conçu spécifiquement pour votre entreprise à chaque nouveau projet ,et non plus de zéro. Cependant, il vous aide également à mieux organiser vos priorités et suivre l’avancement des tâches plus facilement.
Que vous utilisiez un tableur ou un outil spécialisé, l’important est de rester clair, cohérent et focalisé sur les résultats pour assurer la réussite du projet.
