Dans un marché de plus en plus concurrentiel et digitalisé, les agences immobilières doivent faire face à de nombreux défis. Prospection, suivi des clients, visibilité en ligne, alignement des équipes ou encore respect des obligations légales : les éléments à prendre en compte sont nombreux.
À cela s’ajoutent les attentes des clients en matière de réactivité et de transparence. Pour gagner en efficacité et répondre aux nouveaux enjeux du secteur, les agences peuvent désormais compter sur des logiciels immobiliers pointus afin d'améliorer leur quotidien. Voyons tout cela plus en détail.
Logiciels immobiliers : de quoi parle-t-on exactement ?
Un logiciel immobilier est un outil conçu pour aider les professionnels (indépendants tout comme agences) de l’immobilier à gérer leurs activités au quotidien. Il permet notamment de centraliser les biens immobiliers, d’automatiser le suivi des prospects, de diffuser des annonces ou encore d’automatiser certaines tâches répétitives. Certains logiciels proposent également des fonctionnalités avancées, telles que la gestion des mandats de vente ou l’analyse détaillée des performances commerciales.
De manière générale, ces outils sont conçus pour optimiser la relation client, accroître la réactivité des équipes et garantir le respect des réglementations spécifiques au secteur de l’immobilier.
Tour d’horizon des principaux types de logiciels immobiliers
Le marché immobilier s’appuie aujourd’hui sur un large éventail de solutions conçues pour répondre aux besoins spécifiques des différents acteurs du secteur. Voici un tour d’horizon des principaux types de logiciels disponibles actuellement.
Logiciels de gestion immobilière
Ces outils sont destinés aux personnes et organisations qui gèrent plusieurs portefeuilles de biens immobiliers comme les syndics ou les bailleurs. Ils permettent de suivre plusieurs éléments comme :
Le paiement des loyers
Les échéances de contrats
L’avancement des travaux/demandes techniques
Les relances
La génération de documents légaux
En automatisant ces tâches chronophages, ces logiciels permettent d’améliorer la productivité et de réduire les erreurs manuelles (ou les oublis), tout en assurant une traçabilité complète.
Logiciels pour agences immobilières
Conçus pour centraliser et automatiser les opérations d’une agence, ces logiciels permettent de gérer les mandats, les biens, les visites, les documents contractuels et la diffusion des annonces sur les portails immobiliers. Et certains d'entre eux gèrent même les visites virtuelles en 3D !
Ces outils collaboratifs sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques des agences immobilières, qu’elles se concentrent sur la vente ou la location (ou les deux). Dans les grandes lignes, ils leur permettent de :
Gérer l’ensemble du cycle de vie des mandats de vente
Centraliser les biens, leurs caractéristiques, photos et autres informations pertinentes au sein d’un seul et même espace
Diffuser automatiquement les annonces sur les portails partenaires (SeLoger, Leboncoin, etc.)
Planifier les visites et gérer les comptes rendus
Générer les documents administratifs automatiquement
Les CRM immobiliers
Les CRM immobiliers aident les professionnels du secteur à mieux gérer leur base de contacts, automatiser les relances et améliorer l’efficacité de leur processus de vente.
En mettant l’accent sur les performances commerciales, les CRM permettent notamment de :
Capturer et suivre les leads entrants issus du site web, des portails immobiliers ou des recommandations d’autres clients
Segmenter les contacts en fonction de leur rôle (acheteur, vendeur, investisseur, etc.) et leur étape dans le customer journey
Programmer des relances personnalisées par email, SMS ou téléphone
Programmer et diffuser des campagnes d’emailing
Gérer l’historique des interactions clients et centraliser les échanges
Visualiser les performances commerciales grâce à des tableaux de bord mis à jour automatiquement
En servant d’outil central pour gérer l’ensemble de leurs relations clients, les CRM deviennent un allié précieux pour les professionnel(le)s de l’immobilier qui souhaitent optimiser leur taux de conversion des leads et leurs efforts de fidélisation de la clientèle.
Logiciels de diagnostic immobilier
Utilisés par les diagnostiqueurs immobiliers, ces logiciels permettent de réaliser des rapports professionnels (DPE, amiante, électricité, plomb, etc.), de planifier des interventions et d’assurer la conformité des documents légaux générés.
Certains de ces outils intègrent une application mobile dédiée qui permet aux diagnostiqueurs de rester opérationnels même en déplacement.
Outils d’estimation immobilière
Les outils d’estimation sont utilisés aussi bien par les agents immobiliers que par les particuliers qui souhaitent avoir une idée précise de la valeur d’un bien. Pour y parvenir, ces logiciels s’appuient sur :
Des bases de données de ventes récentes (DVF, prix notaires, annonces publiées par les agences)
Des critères géographiques (adresse, quartier, accessibilité aux transports, etc.)
Les caractéristiques du bien (superficie, état, étage, exposition, etc.)
Souvent utilisés en amont d’une prise de mandat, ces outils permettent de construire une stratégie de prix réaliste et compétitive qui prend en compte la réalité du marché.
Les logiciels secondaires à connaître pour l’immobilier
Dans le secteur immobilier, certaines tâches peuvent être grandement facilitées grâce à des logiciels qui, bien qu’ils ne soient pas spécifiquement conçus pour l’immobilier, s’avèrent extrêmement utiles au quotidien.
Voici une sélection de logiciels secondaires utiles :
Google Workspace (Docs, Sheets, Drive, Gmail, Calendar) : la suite Google est très utile pour centraliser vos documents sur le cloud, collaborer en temps réel ou encore partager des dossiers clients entre collègues
Slack/Microsoft Teams : ces deux outils de messagerie permettent d’assurer la communication instantanée entre les différents collaborateurs de l’agence grâce à la création de canaux de communication dédiés
Google Meet/Zoom : grâce à ces solutions, les professionnels de l’immobilier peuvent planifier et organiser des appels avec leurs clients, partenaires ou autres membres de l’équipe
Jira/Trello/Asana : un logiciel de gestion de projet permet aux agences, syndics ou propriétaires de gérer les projets de rénovation et de suivre leur avancement
Note : la plupart des outils mentionnés ci-dessus peuvent être intégrés à un CRM afin d’améliorer la productivité et les performances des professionnels de l’immobilier.
Les principaux avantages d’un logiciel immobilier
Automatisation des tâches répétitives
L’un des principaux atouts d’un logiciel immobilier est l’automatisation des tâches chronophages, telles que :
L’envoi d’emails
La prise de rendez-vous
L’envoi de relances
La génération de documents administratifs
En automatisant les tâches répétitives et chronophages, les agents et autres professionnels de l’immobilier disposent de plus de temps pour se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée comme la négociation des prix ou l'entretien de la relation client.
Hormis le gain de temps non négligeable, l’automatisation permet de réduire considérablement le risque d’erreurs humaines et garantit une exécution cohérente des tâches.
Centralisation des données clients (et des biens)
Un logiciel immobilier regroupe en un seul endroit toutes les informations essentielles, qu'elles soient liées à vos clients ou aux biens que vous gérez. Sont ainsi enregistrées plusieurs données essentielles au bon déroulement des opérations de vente comme les coordonnées des clients, les historiques des échanges, les caractéristiques des biens, les visites planifiées ou encore les documents administratifs.
Cette centralisation permet un accès rapide et structuré à l’ensemble des données et facilite également la collaboration entre les membres d’une équipe. Cet accès quasi-instantané permet aux commerciaux de prendre en compte l’historique et les préférences de chaque interlocuteur dans leurs échanges.
Une expérience client améliorée
Grâce à un suivi précis et automatisé de leurs dossiers, les clients bénéficient d’une communication réactive et fluide. Avec un logiciel immobilier performant, les rappels automatiques de visites, l'envoi de nouveaux biens qui correspondent à leurs critères ou encore les retours d’information sont gérés de façon proactive.
Une expérience client personnalisée renforce la crédibilité de l’agence et fidélise les acheteurs, tout comme les vendeurs ou les locataires.
Optimisation des efforts de prospection et de suivi
Certains logiciels immobiliers incluent des outils de prospection intelligents qui proposent des fonctionnalités utiles comme :
La mise en place de filtres avancés
La diffusion automatique des annonces sur les plateformes immobilières les plus connues en France
Cela permet aux professionnel(le)s de l’immobilier d’identifier plus facilement les prospects qualifiés et de prioriser leurs actions commerciales afin de mieux les cibler.
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Les fonctionnalités clés d’un logiciel immobilier
En théorie, un logiciel immobilier performant devrait inclure plusieurs fonctionnalités essentielles pour simplifier le quotidien des professionnel(le)s du secteur.
Si vous êtes à la recherche d’un logiciel immobilier pour votre entreprise, voici les fonctionnalités clés qu’il vous faut absolument prioriser :
Gestion des contacts et intégration CRM : un logiciel immobilier doit absolument proposer un système de gestion des contacts et des données clients performant. Cela vous permet de suivre plusieurs projets en même temps sans jamais perdre le fil. Afin d'aller plus loin dans l'organisation de vos données clients, il est préférable de choisir un logiciel immobilier qui puisse s’intégrer facilement avec votre CRM (si vous en utilisez un) afin de centraliser l’ensemble de vos données au sein d’un seul et même endroit.
Calendrier et rappels : que ce soit pour le rappel des visites ou l’envoi de notifications importantes lorsqu’un projet arrive à échéance, votre logiciel immobilier doit garantir de ne manquer aucun rendez-vous ni projet important.
Gestion des biens : préférez un logiciel qui propose des fiches détaillées des propriétés, le téléchargement de photos, ainsi que toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion des biens immobiliers.
Génération de documents : entre la génération automatique de baux, de mandats ou de factures, les professionnel(le)s de l’immobilier produisent chaque jour de nombreux documents. La génération automatisée de documents offre un gain de temps considérable.
Rapports : les tableaux de bord commerciaux et rapports générés automatiquement sont essentiels pour suivre les performances de façon précise en temps réel.
Intégrations marketing : préférez un logiciel immobilier qui puisse s’intégrer facilement avec le reste de votre suite technologique, que ce soit votre CRM, votre outil d’email marketing ou vos autres solutions de marketing digital.
Comment choisir le logiciel immobilier qu’il vous faut ?
Face à la multitude de solutions disponibles, choisir le bon logiciel immobilier peut sembler complexe. Voici quelques conseils pour vous aider à choisir le logiciel immobilier le plus adapté à vos besoins.
1. Définissez vos besoins et le budget alloué
Avant tout, il est essentiel d’identifier vos besoins. Quels sont les points d’amélioration à prioriser dans votre quotidien ? Si vous n’êtes pas sûr(e), vous pouvez commencer par lister les tâches que vous souhaitez automatiser ou simplifier. Que vous cherchiez à fluidifier votre processus de gestion locative, à améliorer le suivi de vos contacts ou à accélérer la création de documents légaux, commencez par identifier les tâches les plus chronophages ou répétitives. Cela vous permettra de mieux cerner vos besoins et de choisir les outils les plus adaptés.
Une fois vos besoins identifiés, déterminez votre budget. Les solutions disponibles sur le marché sont nombreuses, et leurs tarifs très variables. De manière générale, mieux vaut opter dès le départ pour un outil payant adapté à vos besoins plutôt que de miser sur un logiciel « gratuit » aux fonctionnalités limitées qui risque de devenir rapidement insuffisant au fur et à mesure que votre activité se développe.
2. Favorisez les solutions intuitives
Même si le logiciel immobilier doit absolument inclure des fonctionnalités pertinentes pour votre activité, il doit également être intuitif. Un bon logiciel est un logiciel simple à utiliser : vos équipes doivent pouvoir trouver leurs repères rapidement et même les utilisateurs non techniques ne doivent pas être déroutés par celui-ci.
Privilégiez les solutions qui disposent d’une interface intuitive, d’une documentation accessible, voire d'une formation gratuite incluse afin d’accélérer l’onboarding des équipes.
3. Vérifiez la qualité du service client
Une fois que vous avez présélectionné plusieurs solutions qui pourraient convenir, il est essentiel d’approfondir votre évaluation en vous intéressant à la qualité du service client.
Vous pouvez vous poser les questions suivantes pour évaluer la qualité du service client proposé par l’éditeur :
Le service client est-il accessible via plusieurs canaux (live chat, téléphone, email) ?
Existe-t-il un support prioritaire selon le type d’abonnement ou de formule choisie ?
Les délais de réponse annoncés sont-ils compatibles avec vos besoins opérationnels ?
Le support est-il disponible en français ?
Des ressources d’aide sont-elles mises à disposition (FAQ, tutoriels, centre d’aide, webinaires) ?
Un onboarding est-il proposé lors de la mise en place de la solution ?
En répondant à ces questions, vous pouvez avoir une meilleure idée de la qualité et de la réactivité du service client. N’hésitez pas également à le tester par vous-même en contactant les différents éditeurs afin d’évaluer leurs délais de réponse et la pertinence de leurs conseils.
4. Testez plusieurs solutions
À ce stade, votre liste ne devrait contenir qu’une poignée d’outils. Il est maintenant temps de les tester afin de se faire une idée concrète du fonctionnement et du flux de travail de chaque outil. Les éditeurs qui sont confiants dans la qualité et l’utilité de leur solution proposent la plupart du temps une version d’essai ou une démonstration de produit personnalisée pour vous montrer de quelle façon l’outil peut s’adapter aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Cela vous permet de comparer les interfaces et de vous assurer que la solution que vous avez choisie répond bien à vos attentes.
Comparatif des logiciels immobiliers
Certains outils sont spécifiquement conçus pour les agences immobilières, tandis que d’autres, plus généralistes, peuvent être adaptés à vos besoins grâce à des options de personnalisation poussées.
Le tableau ci-dessous vous présente un aperçu de quelques solutions populaires du secteur, toutes disponibles en version française, avec leurs principales caractéristiques et les cas d’usage recommandés.
Logiciel | Type d’outil | Fonctions principales | Cas d’usage recommandé |
Hektor | Logiciel de gestion immobilière | Gestion des biens et des mandats de vente, calendrier partagé, génération de documents, multidiffusion d’annonces | Gestion complète d’agence immobilière |
Lockimmo Syndic | Logiciel de gestion et prospection pour syndics | Suivi des copropriétés cibles, centralisation des échanges, gestion des rendez-vous et relances | Gestion des copropriétés et des différentes parties prenantes |
Pipedrive | CRM généraliste (adaptable à l’immobilier) | Pipelines de vente visuels personnalisables, automatisation des relances, intégrations marketing | Suivi commercial et gestion de la relation client |
Ubiflow | Solution de multidiffusion d’annonces | Diffusion d’annonces immobilières automatiques sur les portails principaux (SeLoger, Leboncoin, etc.), synchronisation avec logiciels tiers (dont CRM et ERP) | Amélioration de la visibilité en ligne |
Pour conclure
Pour rester compétitif dans un secteur de plus en plus digitalisé, les logiciels immobiliers ne sont plus un luxe mais une nécessité. Que vous soyez agent immobilier ou gestionnaire de syndic, ces outils vous permettent de mieux organiser vos priorités, suivre vos dossiers en temps réel et anticiper les échéances importantes.
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