Pour transformer ses objectifs en réalité, une entreprise a besoin d’une stratégie concrète et précise. Le plan d’action opérationnel fait partie des maillons de la chaîne qui lie ces objectifs et la manière de les atteindre. Dans cet article, vous trouverez un modèle étape par étape pour élaborer un plan d’action opérationnel annuel qui donne vraiment des résultats. Vous apprendrez à évaluer votre situation, à fixer des objectifs réalisables et à créer des systèmes de suivi qui vous permettront de maintenir le cap vers le développement.
Le plan d’action opérationnel : définition
Le plan d'action opérationnel d’une entreprise traduit le plan stratégique à long terme en actions concrètes pour un exercice fiscal spécifique. Ce document décrit noir sur blanc et en détail tout ce qui est nécessaire pour réaliser le plan d’action stratégique : des calendriers hebdomadaires, mensuels et annuels, l’acquisition et la répartition des ressources, les projets spécifiques, etc.
Les PME, les start-ups et les équipes de vente utilisent les plans d’action opérationnels pour optimiser leur efficacité, leur productivité et la collaboration entre les équipes autour d’objectifs communs.
Les éléments clés d’un plan d’action opérationnel
Chaque plan d’action opérationnel est unique et adapté à la structure de l’entreprise. Quels sont ses composants essentiels ?
Les objectifs
En partant des éléments du plan stratégique, vous pouvez définir les objectifs principaux du plan. Dans le cadre d’une équipe de vente, vous pouvez poser des objectifs commerciaux. Choisir des objectifs mesurables et réalistes, comme les objectifs SMART, met toutes les chances de votre côté. Vous pouvez diviser les objectifs annuels en objectifs trimestriels, pour avoir une vision plus fine.
La liste des actions et tâches
Vous pouvez créer une liste des actions, tâches et livrables opérationnels à réaliser. Concrètement, vous pouvez créer des feuilles de route trimestrielles détaillées pour chaque service. Indiquez exactement ce que les équipes vont réaliser, quand et comment leur travail contribue à la réalisation des objectifs de l'entreprise.
Les responsables
Le rôle et les responsabilités de chaque collaborateur concerné doivent être expliqués en détail. Les actions concrètes à mettre en place sont attribuées à des équipes ou des personnes précises.
Les échéances
Chacun des objectifs stratégiques doit avoir son calendrier de réalisation, avec une échéance pour chaque étape. Établissez des calendriers qui montrent les liens entre les principales actions. Tenez également compte des dépendances entre les équipes pour éviter les goulets d'étranglement et les retards.
Le suivi des actions
Les progrès dans la réalisation des objectifs doivent être suivis, grâce à des indicateurs de performance (KPI) et d’alerte. Le reporting des actions doit être simple et réalisé à temps.
Les ressources nécessaires
Dressez la liste des ressources ainsi que des investissements essentiels et de leur calendrier. Prenez en compte les besoins en ressources humaines, les programmes de formation et les achats importants, avec des dates de livraison précises.
La cartographie des risques
Tout projet comporte des risques. Il est important de les prévoir pour mieux les anticiper, les prévenir et les limiter. Le plan de contingence est une des réponses pertinentes à la question des risques. Ce plan précise les mesures à suivre en cas d’imprévu, de manière à limiter les perturbations.
Comment créer un plan d’action opérationnel efficace
Analyser la situation actuelle
C’est en analysant vos performances actuelles que vous pouvez fixer des objectifs réalistes. L’analyse SWOT fait partie des méthodes les plus connues. Elle se concentre sur les atouts, les faiblesses, les opportunités et les menaces liés à une situation.
Définir des objectifs par département
Une fois la situation analysée, vous pouvez définir les objectifs spécifiques pour les services de l’entreprise : la vente, le marketing, les RH, etc.
Classer les actions par priorité
Ensuite, vous pouvez classer les tâches à réaliser par ordre de priorité. Il existe plusieurs méthodes de priorisation des actions, comme la méthode MoSCoW qui utilise 4 facteurs (Doit faire, Devrait faire, Pourrait faire et Ne fera pas) ou la matrice Eisenhower.
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Exemple concret de plan d’action opérationnel
Prenons l’exemple d’un éditeur de logiciels. Cette société a pour objectif d'atteindre un chiffre d'affaires de 10 millions d’euros. Son plan d'action annuel décrit les étapes exactes pour y parvenir.
Ce plan pourrait contenir les éléments suivants :
Un objectif de développement d'une fonctionnalité au niveau de l'entreprise afin d'augmenter la valeur moyenne du contrat, avec une date limite fixée à la fin du deuxième trimestre.
Une analyse du marché, du cycle de vente et du parcours client pour ce type de logiciel et pour cette clientèle cible.
Un budget de 500 000 euros pour atteindre l'objectif et des lignes directrices sur la manière dont l'entreprise répartira le budget entre la recherche sur les utilisateurs, la conception et l'ingénierie.
Les mesures à prendre pour atteindre l'objectif, comme le processus d'embauche d'un ingénieur principal supplémentaire d'ici à la fin du mois de janvier.
Un calendrier du recrutement de cet ingénieur qui inclut la durée de l’onboarding et la montée en efficacité opérationnelle.
Les tâches qui seront confiées à chacun des ingénieurs principaux et à chaque collaborateur des services de l’entreprise.
Tableau récapitulatif :
Objectifs stratégiques | Objectifs opérationnels | Analyse de la situation et besoins préalables | Budget | Recrutement | Planning | Tâches |
Chiffre d'affaires 10 millions d’euros | Développer une nouvelle fonctionnalité du logiciel | Analyse du marché, du cycle de vente, du parcours client | 500000 €, à répartir selon les axes du projet | Un ingénieur principal | Planification annuelle | Tâches des chefs de projet |
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| Planification mensuelle | Tâches des ingénieurs principaux |
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| Planification hebdomadaire | Tâche des équipes |
Outils recommandés pour créer et suivre votre plan d’action opérationnel
Pour faire un plan d’action opérationnel (PAO) et le suivre tout au long de sa durée, il existe des outils qui vont faciliter votre travail.
Excel ou Google Sheets
L’outil de planification le plus classique est le tableur, par exemple Excel ou Google Sheets. Si leur usage est très répandu, ce ne sont pas les outils de gestion opérationnelle de projet les plus complets.
Les outils de gestion de projet en ligne
Les outils de gestion de projet comme Trello, Asana ou Jira facilitent la collaboration et le suivi du travail en équipe.
Notion, Appflowy
Ces outils, parmi les plus connus, sont des solutions puissantes et adaptées au travail collaboratif de toutes tailles. Ces outils de gestion de projet collaboratifs permettent de centraliser l'information, de planifier des tâches et de suivre leur exécution de manière visuelle et collaborative.
Un CRM
Le CRM, logiciel de gestion de la relation client, est un outil parfaitement adapté à un plan d’action opérationnel. Ses multiples fonctionnalités (automatisation des flux de travail, stats et rapports, intégration de nombreux outils tiers) en font un outil adaptable et personnalisable. Pipedrive, le CRM conçu par et pour des professionnels de la vente, vous propose un essai gratuit de 14 jours, pour explorer toutes ses fonctionnalités.
Les pratiques recommandées pour votre plan d’action opérationnel
Les bonnes pratiques à suivre sont les suivantes :
Consulter les collaborateurs. Ainsi, vous vous assurez de la pertinence et de la faisabilité des grands axes. Cela permet aussi d’obtenir une adhésion plus large et une meilleure performance des équipes.
Définir des délais réalistes. Là aussi, le retour des collaborateurs sera précieux, pour adopter un calendrier d’actions pertinent.
Rédiger un document de pilotage clair et simple. Comme nous l’avons vu plus tôt dans cet article, des outils digitaux spécialisés vous aideront à créer une feuille de route opérationnelle facile à suivre.
Ajuster régulièrement le plan. Au fur et à mesure de sa réalisation, le plan d’origine pourra nécessiter des modifications.
Informer toutes les parties prenantes quand le plan est modifié. Les équipes doivent avoir accès au suivi tout au long du déroulement du projet. Les outils collaboratifs dont nous avons parlé plus haut sont une des bonnes solutions, par leur transversalité.
Pour conclure
Le plan d’action opérationnel organise la mise en œuvre d’un plan stratégique de l’entreprise. La définition et le découpage précis des tâches tracent la feuille de route à suivre. La planification opérationnelle définit le calendrier, étape par étape. Les équipes ont une vision à la fois globale et concrète des objectifs et de la manière de les réaliser. Le sens du travail et la cohésion des équipes s’en trouvent renforcés.
