CRM gratuit : attention aux coûts cachés

Pour une gestion des contacts efficace, investir dans un CRM gratuit est risqué, même pour les jeunes entreprises et tpe aux budgets limités. En effet, les changements organisationnels, aussi petits soient-ils, sont coûteux et prennent du temps. Ceci est particulièrement risqué lorsque vous travaillez dans le domaine de la vente où chaque minute et chaque conversation comptent.

Si un outil crm en open source peut vous apparaître comme la solution parfaite et sans risque « pour le moment », n’oubliez pas que ces solutions sont conçues pour être temporaires. Quelle est la solution à long terme lorsque vous voulez choisir un CRM ? Des milliers d'entreprises, comme Shiptify, font l’erreur de ne pas choisir la bonne solution CRM et finissent par devoir subir un changement dans la douleur. C'est ici que se cache le coût invisible pour les acheteurs de CRM gratuits, voyons donc comment les entreprises peuvent se permettre de proposer ces services gratuitement.

Ce qu’il se cache derrière

Peut-être connaissez-vous cette célèbre phrase : “ Si c’est gratuit, c’est que vous êtes le produit”. Non ? Et bien cela veut dire qu’en échange d’un service gratuit, l’entreprise qui vous le propose collecte des informations sur vous pour mieux vous connaître... et pour mieux vous vendre ses services et produits dans le future. L’exemple le plus connu est le mastodonte des réseaux sociaux : Facebook. Et pour les crm open source, tels que Vtiger ou des outils leaders proposant des fonctionnalités gratuites, tels que Hubspot CRM c’est le même principe.

Les logiciels gratuits, en particulier les solutions SaaS, sont conçus pour séduire les acheteurs en utilisant l'effet prix zéro, puis créent des points de blocage qui ne peuvent être résolus qu'en achetant la « vraie solution ». En supprimant intentionnellement les avantages de la version dite gratuite, vous prenez le risque de vous retrouver avec une solution crm avec :

• un service client inexistant ou de piètre qualité
• une sécurité des données faible
• peu ou pas de personnalisation
• aucune des fonctionnalités indispensables
• des limitations et restrictions sur les outils essentiels
• une pression constante pour mettre à jour vers une version payante

Comment les choses peuvent mal tourner avec un CRM gratuit

Disons que vous êtes à la recherche d'un système de gestion de la relation client (grc our crm comme vous préférez) pour organiser le processus de vente de votre équipe et, au final, augmenter ses chances de remporter des contrats. Vous étudiez donc les différentes options disponibles sur le marché et vous avez trouvé un CRM gratuit qui, à première vue, offre toutes les fonctionnalités requises par votre équipe commerciale.

Vous commencez donc votre recherche par interroger Internet avec une requête portant sur le meilleur CRM gratuit et vous trouvez le graal. Un mois plus tard, vous profitez toujours de l'abonnement gratuit. Votre équipe, en revanche, commence à rencontrer des obstacles successifs dans son processus de vente. Voici donc pour vous les questions les plus importantes à se poser avant d'opter pour un CRM gratuit, et les cas où cela se passe très mal.

1. La limite du nombre d'utilisateurs est-elle inférieure à la taille de mon équipe ?

Les affaires marchent bien, votre clientèle s'est agrandie et votre équipe avec elle, passant de 5 à 12 vendeurs. Votre objectif est d'installer rapidement les nouveaux collaborateurs avec le même CRM afin qu'ils puissent rejoindre les vendeurs expérimentés et commencer à remporter des contrats.

À votre grand désarroi, le CRM gratuit que vous utilisez est limité à 10 utilisateurs, ce qui signifie que deux membres de l'équipe ne pourront pas être ajoutés au compte. Vos nouveaux bras ne pourront pas tirer parti du logiciel. Il est difficile de former une équipe lorsque vous ne pouvez pas concentrer vos efforts sur une seule plate-forme.

2. Combien de contacts puis-je ajouter ?

Mis à part les problèmes d'équipe, vous disposez toujours d'une base de données impressionnante de 20 000 prospects. Mais après avoir essayé de les importer tous, vous constatez que votre outil CRM gratuit n'en a importé que la moitié. Pourquoi ? Il y a une autre limite maximale qui entrave votre croissance.

Votre offre gratuite ne prend en charge que 10 000 contacts, ce qui vous oblige à éliminer du système la moitié de vos prospects potentiels ainsi que les deux commerciaux prometteurs qui viennent de rejoindre vos rangs.

3. Puis-je synchroniser totalement mes e-mails ?

Bien avant l'avènement du CRM, vous utilisiez votre fidèle client de messagerie pour rester en contact avec les 20 000 prospects de votre base de données. Inutile de dire que l'idée de passer à un autre client de messagerie est hors de question.

La synchronisation complète des e-mail vous permet de conserver tout l'historique de vos communications ainsi que les données relatives à vos clients, et d'y connecter de manière transparente vos outils CRM. Il s'agit toutefois d'une fonctionnalité réservée aux forfaits payants, et ce que vous obtenez avec votre forfait gratuit est une fonctionnalité qui :

• limite l’historique aux dernières semaines ou aux derniers mois ;
• ne prend en charge que quelques clients de messageries, le plus souvent un seul ;
• limite le nombre total d’emails que vous pouvez synchroniser par jour.

4. Quelle est la limite du nombre de modèles d’e-mails ?

Votre équipe souhaite créer et utiliser plusieurs modèles d'e-mails pour la prospection ou diverses campagnes d’emailing. Cela permettrait d'envoyer des communications personnalisées à vos clients potentiels. Malheureusement, votre offre gratuite ne propose que cinq modèles par compte, ce qui contraint votre équipe à n’utiliser qu’un nombre limité de modèles pour des milliers de clients différents.

Tout directeur commercial expérimenté sait que la clé de la conclusion d'un contrat est d'être authentique, et qu'une approche unique de la communication ne suffit pas.

5. Combien d'activités et de champs personnalisés sont inclus ?

Les meilleurs représentants commerciaux sont capables d'avoir des conversations constructives avec les clients. Certains clients potentiels veulent un rendez-vous en présentiel, d'autres apprécient la commodité d'une conversation par courrier électronique ou sur Messenger ou Whatsapp. L'activité qui permet de concrétiser une vente dépend donc beaucoup du style du commercial et des besoins du client.

La possibilité de créer des activités personnalisées simplifie la documentation des différentes méthodes de négociation. Cependant, les offres gratuites fixent souvent des limites à cette fonctionnalité. Par exemple, l'un de vos commerciaux vient de créer l'activité personnalisée « Dîner avec le client ». Un autre commercial de votre équipe pense qu'une approche différente fonctionnera mieux avec son client potentiel, et a voulu également créer l’activité « Envoyer un message » comme élément personnalisé.

Vous savez quoi ? La version gratuite de votre CRM n'offre qu'une seule activité personnalisée, et c'est une autre façon pour un logiciel trop simplifié de brider votre équipe.

Ne sous-estimez pas la puissance de la simplicité

Quelle que soit la façon dont on l'envisage, un logiciel de CRM est intrinsèquement complexe. En effet, il est conçu pour rationaliser toutes vos activités de vente. Si vous optez pour un forfait gratuit dépourvu des fonctionnalités dont vous avez besoin, vous vous retrouverez avec un CRM Frankenstein qui utilise un ensemble désordonné d'outils logiciels mal intégrés.

Inutile de dire que ceci n’est ni léger ni idéal...

Les fondateurs de Pipedrive étaient des commerciaux, qui tout comme vous ont connu les difficultés liées à l'utilisation d’un trop grand nombre d’outils. C'est pourquoi Pipedrive est plateforme unique qui unifie des centaines d'applications et d'intégrations. Non seulement notre outil crm est simple à utiliser, mais également hautement personnalisable : du tableau de bord pour suivre vos kpi’s, à l’automatisation d’activités, en passant par notre solution d’email marketing, tout ce dont vous avez besoin pour grandir est à portée de clic, et s’adapte à vos besoins.

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