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CRM gratuit : tout ce que vous devez savoir

CRM gratuit
Sommaire
Est-ce que les CRM gratuits valent vraiment le coup ?
Quel CRM gratuit choisir ? Notre top 3 des meilleurs CRM gratuits
Les limitations des CRM gratuits
Optez pour un CRM simple à utiliser mais complet

Afin d’améliorer leur gestion des contacts et performances commerciales, de nombreuses entreprises et TPE font le choix d’investir dans un CRM (Customer Relationship Management). Leur utilité n’est plus à prouver mais ce changement peut toutefois être risqué, même lorsque la transition se fait en douceur et que l’entreprise (afin de minimiser les coûts initiaux d’investissement) opte pour l’utilisation d’un CRM gratuit.

En effet, les changements organisationnels, aussi petits soient-ils, sont coûteux et prennent du temps. Ceci est particulièrement risqué lorsque vous travaillez dans le domaine de la vente où chaque minute et chaque conversation comptent.

Si un outil CRM en open source peut vous apparaître comme la solution parfaite et sans risque « pour le moment », n’oubliez pas que ces solutions sont conçues pour être temporaires. Des milliers d'entreprises, comme Shiptify, ont fait l’erreur de ne pas choisir la bonne solution CRM et ont fini par devoir subir un changement forcé. C'est ici que se cache le réel coût pour les utilisateurs des logiciels CRM gratuits. Voyons sans plus tarder comment les entreprises peuvent se permettre de proposer ces services gratuitement et les choses à garder en tête lorsque vous recherchez un CRM.


Est-ce que les CRM gratuits valent vraiment le coup ?

Peut-être connaissez-vous déjà cette célèbre phrase : “si c’est gratuit, c’est que vous êtes le produit”. En échange d’un service gratuit, l’entreprise qui vous le propose collecte des informations sur vous pour mieux vous connaître... et pour mieux vous vendre (upselling) ses services et produits dans le futur. L’exemple le plus connu est le mastodonte des réseaux sociaux : Facebook. La. Pour les CRM open source, tels que Vtiger ou des outils leaders proposant des fonctionnalités gratuites, tels que Hubspot CRM, le principe est le même.

Les logiciels gratuits, en particulier les solutions SaaS, sont conçus pour séduire les acheteurs en utilisant l'effet prix zéro, puis créent des points de blocage qui ne peuvent être résolus qu'en achetant la « vraie solution ». En supprimant intentionnellement les avantages de la version dite gratuite, vous prenez le risque de vous retrouver avec une solution CRM qui :

  • dispose d’un service client inexistant ou de piètre qualité

  • propose une sécurité des données faible

  • n’offre pas ou peu de personnalisation

  • dispose de limitations et restrictions sur les fonctionnalités essentielles (pipeline de ventes limitée, intégration avec Gmail bloquée, fonctionnalités d’inbound marketing restreintes, etc.)

  • vous incite constamment à migrer vers la version payante

Quel CRM gratuit choisir ? Notre top 3 des meilleurs CRM gratuits

Bien que les CRM gratuits soient assez limités en fonctionnalités (voir la partie suivante pour plus d’information à ce sujet), ils peuvent cependant être une porte d’entrée intéressante pour les entreprises qui disposent d’un budget très serré ou qui ne savent pas encore de quelle façon un CRM pourrait améliorer leurs performances commerciales.

Voici notre sélection des meilleurs outils CRM gratuits.


Hubspot CRM

Cette version gratuite et épurée du CRM Hubspot vous offre des fonctionnalités de base gratuites telles que la gestion du pipeline, le suivi des deals et transactions ou encore la mise de en place d’emails de suivi.

Attention cependant car, bien que le CRM vous donne accès à un grand nombre de fonctionnalités utiles pour vos commerciaux, nombreuses d'entre elles sont limitées. Par exemple, vous ne pouvez pas créer plus de 3 modèles d’emails de suivi avec la version gratuite : vous devrez passer à la version payante si vous souhaitez en créer davantage.


Zoho CRM

Le CRM Zoho est un choix populaire par les équipes commerciales autour du globe particulièrement apprécié pour sa facilité d’utilisation et ses fonctionnalités de centralisation des données commerciales.

La version gratuite propose un accès à la plupart des fonctionnalités du logiciel mais, tout comme Hubspot, ces dernières sont bridées. Par exemple, la version gratuite de Zoho est limitée à 3 utilisateurs. De plus, l’automatisation du flux de travail n’est proposée qu’aux comptes de niveau professionnel.


Monday.com

Monday.com est un CRM et outil de gestion de projet qui vous permet de garder un œil sur les activités en cours de votre équipe. Le point fort principal de Monday.com est son ergonomie : nul besoin de passer des semaines à se familiariser avec l’interface du logiciel, quelques heures suffiront à la plupart des commerciaux déjà familiers avec des solutions similaires.

La version gratuite vous permet d’ajouter 1 000 contacts et de collaborer avec un autre utilisateur. Les fonctionnalités avancées, à l’exception du formulaire Web disponible même dans la version gratuite, sont cependant cachées derrière un paywall et vous serez sûrement très vite amené.e à mettre à jour votre abonnement si votre équipe grandit.

N’hésitez pas à tester ces outils si vous recherchez avant tout une solution gratuite. Soyez cependant conscient.e que, dans la plupart des cas, vous allez devoir passer à la caisse à un moment ou un autre afin de continuer d’utiliser le CRM.

L’autre alternative consiste à essayer gratuitement un CRM dans sa version complète afin de se faire une meilleure idée de l’outil dans son ensemble et savoir comment il peut améliorer votre gestion commerciale et faciliter la vie de votre force de vente. C’est le cas de Pipedrive qui, à défaut de disposer d’une version gratuite, propose un essai gratuit de 14 jours (ou de 21 jours via ce lien secret ;) ) sans engagement et sans avoir à rentrer ses coordonnées bancaires.


Les limitations des CRM gratuits

Disons que vous êtes à la recherche d'un système de gestion de la relation client (GRC ou CRM) pour organiser le processus de vente de votre équipe et augmenter ses chances de remporter des affaires. Vous étudiez les différentes options disponibles sur le marché et vous avez trouvé un CRM gratuit qui, à première vue du moins, offre toutes les fonctionnalités requises par votre équipe commerciale.

Un mois plus tard, vous profitez toujours de l'abonnement gratuit mais votre équipe, en revanche, commence à rencontrer des obstacles successifs dans son processus commercial. Afin d’éviter ce cas de figure, voici donc les questions les plus importantes à se poser avant d'opter pour un CRM gratuit.


1. La limite du nombre d'utilisateurs est-elle inférieure à la taille de mon équipe ?

Les affaires marchent bien, votre clientèle s'est agrandie et votre équipe avec elle, passant de 5 à 12 commerciaux. Votre objectif est d’ajouter rapidement les nouvelles recrues au CRM gratuit afin qu’elles puissent à leur tour rejoindre la plateforme et gérer leurs propres affaires en complète autonomie.

À votre grand désarroi, le CRM gratuit que vous utilisez est limité à 10 utilisateurs, ce qui signifie que deux membres de l'équipe ne pourront pas l’utiliser. Il est difficile de former une équipe lorsque vous ne pouvez pas concentrer vos efforts sur une seule plateforme.


2. Combien de contacts puis-je ajouter ?

Mis à part les problèmes d'équipe, vous disposez toujours d'une base de données clients impressionnante de 20 000 prospects. Mais après avoir essayé de les importer, vous constatez que votre outil CRM gratuit n'en a importé que la moitié.

Vous vous rendez alors compte que votre offre gratuite ne prend en charge que 10 000 contacts, ce qui vous oblige à éliminer du système la moitié de vos prospects potentiels ainsi que les deux commerciaux prometteurs qui viennent de rejoindre vos rangs.


3. Puis-je synchroniser totalement mes emails ?

Bien avant l'avènement du CRM, vous utilisiez votre fidèle service de messagerie pour rester en contact avec les 20 000 prospects de votre base de données. Inutile de dire que l'idée de passer à un autre logiciel de messagerie est hors de question.

La synchronisation complète des emails vous permet de conserver tout l'historique de vos communications ainsi que les données relatives à vos clients, et d'y connecter de manière transparente vos outils CRM. Il s'agit toutefois d'une fonctionnalité réservée aux forfaits payants, et ce que vous obtenez avec votre forfait gratuit est une fonctionnalité qui :

  • limite l’historique aux dernières semaines ou aux derniers mois

  • ne prend en charge que quelques services de messagerie (le plus souvent un seul)

  • limite le nombre total d’emails que vous pouvez synchroniser par jour


4. Quelle est la limite du nombre de templates d’emails ?

Votre équipe souhaite créer et utiliser plusieurs modèles d'emails pour leurs activités de prospection ou leurs diverses campagnes d’emailing. Cela permettrait d'envoyer des emails personnalisés à vos clients potentiels. Malheureusement, votre offre gratuite ne propose que cinq modèles par compte, ce qui contraint votre équipe à n’utiliser qu’un nombre limité de modèles pour des milliers de clients différents.

Tout directeur ou directrice commercial.e expérimenté.e sait que la clé de la conclusion d'une affaire est l’authenticité et que cela requiert un certain degré de communications personnalisées.


5. Combien d'activités et de champs personnalisés sont inclus ?

Les meilleurs représentant.e.s commerciaux sont capables d'avoir des conversations constructives avec leurs clients. Certains clients potentiels veulent un rendez-vous en présentiel, d'autres apprécient la commodité d'une conversation par email ou sur Messenger ou Whatsapp. L'activité qui permet de concrétiser une vente dépend donc beaucoup du style du commercial.e et des besoins du client.

La possibilité de créer des activités personnalisées simplifie la documentation des différentes phases de négociation. Cependant, les offres gratuites fixent souvent des limites à cette fonctionnalité. Par exemple, l'un de vos commerciaux vient de créer l'activité personnalisée « Dîner avec le client ». Un autre commercial de votre équipe pense qu'une approche différente fonctionnera mieux avec son prospect, et a voulu également créer l’activité « Envoyer un message » comme élément personnalisé.

Mais voilà, la version gratuite de votre CRM n'offre qu'une seule activité personnalisée. Vous êtes à nouveau bloqué.e dans votre lancée et forcé.e de passer à un plan payant.


Optez pour un CRM simple à utiliser mais complet

Quelle que soit la façon dont on l'envisage, un logiciel de CRM est intrinsèquement complexe car il est pensé pour rationaliser toutes vos activités commerciales. Si vous optez pour un forfait gratuit dépourvu des fonctionnalités dont vous avez besoin, vous vous retrouverez avec un CRM gratuit en ligne à moitié terminé qui utilise un ensemble désordonné d'outils mal intégrés.

Inutile de préciser que ce n’est pas une solution idéale, en particulier pour les petites entreprises qui n’ont pas de temps à perdre dans la recherche d’une plateforme qui correspondrait à leurs besoins.

Les fondateurs de Pipedrive étaient des commerciaux, qui tout comme vous ont connu les difficultés liées à l'utilisation d’un trop grand nombre d’outils marketing et commerciaux. C'est pourquoi Pipedrive est une plateforme unique qui unifie des centaines d'applications et d'intégrations et propose de nombreuses fonctionnalités absolument indispensables pour tous commerciaux.

Non seulement notre outil CRM est simple à utiliser, mais il est également hautement personnalisable : du tableau de bord pour suivre vos KPIs, à l’automatisation d’activités, en passant par notre solution d’email marketing et système de lead scoring avancé en temps réel, tout ce dont vous avez besoin pour grandir est à portée de clic.

Commencez l’essai gratuit de 14 jours de notre logiciel de gestion de la relation client et découvrez pourquoi plus de 100 000 équipes commerciales ont choisi d'investir dans notre plateforme simple d'utilisation.

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