Lorsqu’une entreprise vend un produit ou un bien à une autre entreprise ou à un particulier, elle doit rédiger des documents de vente. Ces papiers administratifs visent à établir les clauses d’une vente ou d’un achat. Pour justifier d’une transaction auprès de sa comptabilité ou d’une propriété juridique, les papiers de vente sont des attestations cruciales pour une entreprise. Mais comment rédiger un document de vente ? Quelles sont les différences à prendre en compte en B2B et en B2C ? Quelles astuces et outils sont utiles pour la rédaction de ses papiers de vente ? Réponses dans cet article.
Document de vente : définition
Un document de vente est une attestation qui prouve le transfert d’un bien d’un vendeur vers un acheteur. Ce papier sert de preuve écrite juridique quant à la propriété du bien par l’acheteur. Ce papier de vente est utile lors de la cession ou l’achat d’un produit ou d’un bien.
Le document de vente est délivré lors du paiement d’une somme d’argent ou lors de la cession à titre gracieux. Il permet d’éviter tout litige juridique après l’acte de vente. Pour renforcer son caractère officiel et sa puissance juridique, certaines mentions légales sont obligatoires. En fonction du type de bien acheté, l’attestation de vente peut s’effectuer devant un notaire.
Le document de vente est différent des autres papiers de ventes :
Le compromis de vente : premier acte qui scelle l’accord entre l’acheteur et le vendeur
La promesse de vente : avant-contrat qui exprime l’accord mutuel entre l’acheteur et le vendeur.
Le contrat de vente : description des modalités d’une transaction entre l’acheteur et le vendeur.
L’acte de vente : document rédigé et signé en présence d’un notaire, particulièrement utile pour un bien immobilier.
Le document de vente représente généralement la dernière phase de closing pour les commerciaux. Ce papier de vente marque le passage à l’achat du client. Les commerciaux peuvent donc valider la vente dans leur outil de Customer Relationship Management (CRM) et gérer leurs prochains prospects.
Comment structurer un bon document de vente ?
La bonne structure du document de vente assure sa conformité auprès des juridictions. Veillez à ajouter toutes les clauses nécessaires selon votre produit, votre bien ou votre service. Voici la structure classique d’un document de vente.
Identification du vendeur et de l’acheteur
Tout d’abord, faites figurer les informations sur l’ancien et le nouveau propriétaire. Pensez à noter leur civilité, leur nom complet et leur adresse (professionnelle ou personnelle selon le type de vente). Ces informations permettent d’éviter tout litige concernant l’identité d’une partie prenante de la vente.
Description du bien ou du service
Pour identifier un bien ou un produit juridiquement, décrivez toutes les informations relatives à :
Le type de bien ou de produit
La marque du produit et le numéro de série (si applicable)
Les caractéristiques exactes du bien ou du produit
Le prix de vente en lettres et en chiffres avec la devise appropriée. En cas de remise gracieuse, pensez à le mentionner.
Les modalités de paiement (paiement en plusieurs fois, type de règlement et date à laquelle le paiement est effectué).
Les garanties liées au bien, produit ou service.
Le droit de rétractation : en France, le droit de rétractation de 14 jours permet à tout acheteur de rendre son produit sans justification dans les 2 semaines suivant l’achat.
La clause de résiliation dans le cadre d’un abonnement.
Remarque : en fonction du type de produit, de service ou de bien à la vente, certaines clauses sont à ajouter. Dans le cadre d’un service de construction, une garantie biennale ou décennale doit être ajoutée avec les documents de vente.
Les signatures de tous les protagonistes
Toutes les parties prenantes vérifient les informations du document. Elles signent ensuite le papier de vente pour conclure la transaction. La signature atteste que les décideurs s’engagent à respecter le document. Le document devient alors une preuve juridique de la propriété d’un bien ou d’un produit.
2 outils pour créer et gérer des documents de vente
La vente a évolué. Auparavant, les papiers de vente étaient manuscrits et devaient être conservés durant des années. Désormais, l’utilisation de document numérique facilite la tâche des entreprises. C’est exactement ce que propose SmartDocs, l’outil d’envoi de documents intégré avec Pipedrive.
SmartDocs de Pipedrive
Vous envoyez vos devis, propositions commerciales et contrats de vente. Dès que le document est ouvert par vos clients, vous recevez une notification. Vous suivez mieux vos prospects et bénéficiez des outils adéquats pour conclure vos affaires.
Créez des modèles de documents commerciaux personnalisés à utiliser pour vos différentes étapes du parcours client. Vous automatisez le remplissage des différents champs grâce aux informations présentes sur les fiches des prospects. Ainsi, vous gagnez du temps sur l’envoi des contrats et propositions pour vous concentrer sur des actions à plus fort impact. SmartDocs sert aussi de logiciel de documentation pour sauvegarder vos papiers de vente dans le cloud.
Intégration DocuSign : la référence de la signature électronique
Avec l’intégration DocuSign, vos clients signent directement les documents de vente en ligne. L’outil évite l’utilisation de documents au format PDF modifiables par le client. L'intégration DocuSign dans Pipedrive apporte :
La signature à distance légalement reconnue dans 180 pays.
L’envoi par e-mail sécurisé
Le suivi en temps réel du statut de signature
La possibilité de co-signature pour plusieurs signataires
L’édition automatique du contrat officiel signé par toutes les parties
L'archivage intelligent des documents
Modèle de proposition commerciale
3 astuces pour une gestion efficace des documents commerciaux
Après la création de vos documents de vente, pensez à optimiser la gestion de la paperasse. Pour ce faire, plusieurs astuces simples font gagner un temps précieux aux équipes commerciales.
La centralisation claire des documents
Organisez vos documents avec des règles simples à respecter par tous les membres de l’équipe commerciale. La centralisation des données est utile lorsqu’il est facile de retrouver les fichiers existants. Avec une nomenclature constante (Client_TypeDeDocument_Date) et l’enregistrement dans Pipedrive, vous pouvez retrouver vos fichiers grâce à la barre de recherche du CRM. Configurez des alertes et des notifications pour les documents en attente de réponse de la part du client.
La programmation du suivi
Un bon suivi des documents fait la différence sur votre taux de closing. Programmez des rappels automatiques après 3 jours sans signature. Utilisez des tableaux de bord pour visualiser les documents en attente de signature et les temps de validation moyens. Cela vous permet d’identifier les goulots d’étranglement et d’optimiser votre processus commercial.
La sécurité des données
Protégez les documents sensibles de votre entreprise grâce à des outils adaptés. Un logiciel CRM comme Pipedrive est un excellent moyen de contrôler les accès, respecter la durée légale de conservation des documents et de veiller au respect des règles RGPD.
Pour conclure
En bref, les documents de vente sont plus que de simples formalités administratives. Ces papiers sécurisent vos transactions, protègent votre entreprise en cas de litiges et professionnalisent votre approche commercial. Avec les bons outils, les documents de vente s’inscrivent simplement dans votre processus contractuel.
Digitalisez l’envoi de vos documents de vente grâce à SmartDocs de Pipedrive. Automatisez vos relances et suivez les signatures électroniques de vos clients depuis votre CRM. Vos équipes se concentrent sur la vente et la satisfaction client. Essayez Pipedrive gratuitement et sans engagement pendant 14 jours.
