Le bon de commande est un document commercial incontournable dans le processus d'achat et de vente. Il formalise la commande d'un produit ou d'un service, engageant à la fois l'acheteur et le vendeur. Que vous soyez une entreprise, un freelance ou un commerçant, comprendre le fonctionnement du bon de commande vous permet d'optimiser votre gestion commerciale et de sécuriser vos transactions.
Dans cet article détaillé, nous allons voir comment créer un bon de commande professionnel, quelles sont ses mentions obligatoires, quels outils utiliser, comment l'adapter à chaque secteur et enfin comment l'intégrer dans un processus de vente moderne.
Qu'est-ce qu'un bon de commande ?
Le bon de commande est un document émis par l'acheteur pour confirmer une commande, comportant une description des articles ou services, les quantités, les prix, les conditions de livraison et de paiement.
Définition et rôle dans le processus de vente
Le bon de commande est un contrat de vente qui fait office de preuve écrite entre un client et un fournisseur. Il décrit les produits ou services commandés, les modalités de livraison, le prix, et les conditions commerciales.
Il intervient après le devis et avant la facture dans le workflow administratif d'une entreprise. Ce document officialise la validation de commande, ce qui permet d'éviter toute ambiguïté entre les deux parties.
Différences entre bon de commande, devis et facture
Devis : document commercial envoyé par le vendeur au client avant la vente. Il présente une estimation des coûts.
Bon de commande : validé par le client, il déclenche la commande. C'est un engagement ferme.
Facture : émise après livraison ou réalisation de la prestation, pour exiger le paiement.
Ces documents s'enchaînent dans le processus d'achat pour assurer une traçabilité complète.
Le bon de commande représente également un outil juridique essentiel en cas de conflit ou de litige entre les parties. Il permet d'apporter la preuve de la commande, des conditions acceptées, et des engagements de chacun. Pour cette raison, il est primordial qu'il soit conservé de manière sécurisée et archivé selon les règles applicables au sein de l'entreprise.
Les éléments indispensables d'un bon de commande
Un bon de commande bien structuré doit comporter les éléments suivants :
Coordonnées complètes de l'acheteur et du vendeur (raison sociale, adresse, SIRET, capital social...)
Numéro de bon de commande (identifiant unique)
Date de la commande
Description de la commande : nature des produits ou prestations, référence, quantité, description détaillée des articles
Montant total HT et TTC
Prix unitaire, remises éventuelles, frais de livraison
Conditions de livraison et de paiement
Mentions légales (TVA, conditions générales de vente...)
Un modèle de bon de commande bien conçu doit permettre un remplissage rapide et clair de tous ces champs. De plus, certaines entreprises ajoutent une zone de commentaire ou des champs spécifiques selon leur secteur (exemple : délai de fabrication pour une industrie).
Il est également recommandé d'indiquer une date de livraison estimée et des conditions spécifiques comme des pénalités de retard, des délais de rétractation ou des modalités d'acompte. Cela permet d'éviter les malentendus et de protéger les deux parties.
Comment créer un bon de commande efficace ?
La clarté et la rigueur sont essentielles pour assurer la bonne interprétation du document et éviter les litiges. En effet, un bon de commande confus ou incomplet peut entraîner des erreurs de livraison ou de facturation.
Structure type d'un exemple de bon de commande
Voici un gabarit standard :
En-tête avec logo, coordonnées, date et numéro de commande
Tableau de description (produit, référence, quantité, prix unitaire, total HT, TVA, total TTC)
Section « conditions » : livraison, délai, modalités de paiement
Signature acheteur (éventuellement signature électronique)
Conseils de lisibilité
Préférez modèle de bon de commande au format PDF ou Word pour une présentation soignée
Utilisez une police lisible, une structure en tableau, et des titres en gras
Si possible, numérotez vos bons pour un meilleur contrôle de commande
Téléchargez cinq modèles de bons de commande gratuits
Créer un bon de commande en ligne : outils et méthodes
Les logiciels dédiés aux bons de commande
Il existe des solutions spécialisées qui permettent de gérer tout le cycle de commande, de la création à la facturation :
PandaDoc, DocuSign, Yousign : pour générer et signer vos bons de commande électroniquement
Sellsy, QuickBooks, Zervant : pour lier commandes, factures et gestion client
Axonaut, Teamleader, Dolibarr : des ERP/CRM français tout-en-un, parfaits pour les TPE-PME
Pipedrive et ses extensions (comme Smart Docs) : pour créer vos bons directement depuis vos opportunités commerciales
Ces outils professionnalisent vos processus et vous permettent de gagner un temps considérable.
Solutions bureautiques DIY
Créer un bon de commande en ligne est désormais accessible même sans logiciel métier.
Google Docs/Sheets : permet de créer un formulaire de commande gratuit ou un bon de commande Excel partageable
Formulaire Google Form : utile pour de la commande client en ligne (e-commerce, service à la demande)
Word/PDF : pratique pour imprimer un bon de commande vierge à remplir
Exemple : un bon de commande vierge Excel avec formules automatiques peut convenir pour les PME.
Avantages
Flexibilité, personnalisation, gratuité
Limites
Risque d'erreurs, pas de suivi client automatisé, pas d'intégration CRM
Si vous traitez un volume important, il vaut mieux opter pour une solution intégrée à votre gestion des ventes.
Certains outils permettent également de coupler bon de commande et gestion des stocks, ce qui est particulièrement utile pour les entreprises avec un catalogue produit complexe. D'autres plateformes permettent l'envoi automatique du bon en PDF dès que le client valide son panier en ligne.
Centraliser les bons de commande dans un CRM
Utiliser un logiciel CRM tel que Pipedrive permet de centraliser, automatiser et suivre les bons de commande.
Fonctionnalités Pipedrive pertinentes :
Génération automatique de bons de commande personnalisés à partir du pipeline
Suivi de statut : en cours, confirmé, livré
Intégration avec des outils de facturation fournisseurs comme QuickBooks, Xero ou Sage
Centralisation des données clients, conditions commerciales, historique d'achat
Apprenez à structurer votre processus de vente grâce à nos conseils en vente sur notre blog.
De plus, Pipedrive offre des fonctionnalités d'automatisation qui réduisent le risque d'erreurs et permettent à votre équipe de se concentrer sur la relation client plutôt que sur l'administratif. Par exemple, une fois la vente confirmée, le bon de commande peut être généré automatiquement avec tous les champs préremplis.
Bons de commande : conseils par secteur d'activité
Certains secteurs ont des spécificités. Voici des conseils adaptés :
Bon de commande voiture
Inclure : marque, modèle, options, kilométrage (si occasion)
Ajouter la confirmation de commande avec acompte
Mentionner les conditions de livraison et la date prévisionnelle
Bon de commande VTC, consultant ou service
Préciser les prestations fournies, la durée, le tarif horaire ou forfaitaire
Ajouter la clause d'annulation et de modification
Pour les freelances, un modèle de bon de commande Word peut suffire
Vente en ligne : bon de commande digital
Intégrer le bon dans le parcours de commande client (avant ou après le paiement)
Utiliser un formulaire interactif ou un bouton « Générer mon bon de commande »
Lier le tout à votre outil de gestion d'entreprise ou CRM
Vous pouvez également lire nos conseils sur le marketing digital pour les PME afin d'optimiser vos ventes en ligne.
Bon de commande et digitalisation : un levier stratégique
Aujourd'hui, le bon de commande ne se limite plus à un simple document administratif. Il s'intègre dans une stratégie plus large de digitalisation des processus commerciaux. L'objectif ? Gagner du temps, réduire les erreurs, automatiser les tâches répétitives et améliorer la collaboration interéquipes.
Automatiser la génération des bons de commande
Grâce à des outils comme Pipedrive, il est possible d'automatiser la création d'un bon de commande dès qu'une vente est confirmée. Cela évite les doubles saisies et garantit une cohérence totale des données.
Connecter les bons de commande au reste de l'entreprise
L'intérêt de centraliser les bons de commande dans un CRM, c'est qu'ils deviennent accessibles par l'équipe commerciale, le service facturation et la logistique. Le service client peut aussi consulter les informations essentielles. Cette visibilité partagée améliore la coordination et accélère le traitement des demandes.
Intégrer la signature électronique
Le passage au numérique permet également de faire signer les bons de commande à distance, grâce à la signature électronique. Cette technologie, reconnue légalement en Europe (eIDAS), permet d'accélérer le cycle de vente et de garantir une traçabilité fiable des engagements.
Sécurité, archivage, conformité
Un autre avantage de la digitalisation est la conservation sécurisée des bons de commande dans un espace cloud ou dans une base de données dédiée. Cela répond aux exigences du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données), tout en facilitant les audits internes ou externes.
Enfin, ces plateformes assurent des sauvegardes régulières, un contrôle des accès et parfois même des pistes d'audit, assurant une transparence totale de la gestion commerciale.
Bonnes pratiques pour structurer son processus avec le bon de commande
Pour tirer le meilleur parti du bon de commande, il est essentiel de formaliser un processus clair dans l'entreprise. Voici quelques recommandations :
Définir qui est responsable de la génération, de la validation et de l'envoi du bon de commande
Créer un modèle standardisé pour tous les services
Mettre en place un système de numérotation automatique
Archiver les bons dans un dossier client centralisé
Former les équipes commerciales à la bonne utilisation du document
Un bon de commande n'a de valeur que s'il est bien utilisé. Une mauvaise saisie, un oubli de mention, une diffusion tardive ou une mauvaise version peuvent entraîner des litiges ou des retards de livraison. Il est donc crucial de mettre en place une routine claire, un système de vérification interne, et de choisir des outils adaptés à vos besoins.
Enfin, n'oubliez pas de mettre à jour régulièrement vos modèles. Par exemple, adaptez-les si vous modifiez votre politique de livraison, vos conditions générales de vente ou vos taux de TVA. Cette vigilance garantit que tous vos documents sont conformes aux obligations légales et qu'ils véhiculent une image professionnelle.
Vous pouvez également consulter les dernières actualités produits et mises à jour fonctionnelles sur le blog Pipedrive pour rester à jour sur les nouveautés qui pourraient améliorer encore plus votre gestion commerciale.
Pour conclure
Le bon de commande est bien plus qu'un simple document de validation. Il est un véritable pilier de la relation commerciale, garant de la clarté, de la sécurité juridique et de l'efficacité organisationnelle. En le structurant correctement, en utilisant des modèles adaptés et en l'intégrant dans vos outils numériques, vous professionnalisez vos échanges et gagnez un temps précieux.
Ne négligez pas cet outil : prenez le temps de bien le concevoir, de le tester avec vos équipes, et de l'inscrire dans une logique de processus complet, automatisé et conforme.
Vous êtes désormais en mesure de créer des bons de commande clairs, efficaces et à forte valeur ajoutée pour vos clients comme pour vos équipes. N'hésitez pas à faire évoluer vos pratiques à mesure que votre entreprise se développe, afin que le bon de commande reste un levier de performance commerciale durable.
