KI für kleine Unternehmen: Smarter arbeiten

Weniger Stress, mehr Zeit: der Wunsch vieler kleiner Unternehmen. Mit den Möglichkeiten der KI rückt er plötzlich in greifbare Nähe, denn sie hält Ihnen den Rücken auf neue Art und Weise frei.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie künstliche Intelligenz in kleinen und mittleren Unternehmen konkret zum Einsatz kommt, welche Tools besonders hilfreich sind und wie Sie mit der richtigen Software Ihr Unternehmen effektiver managen.

Was ist KI für kleine Unternehmen?

Mit künstlicher Intelligenz optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe, steigern Ihre Effizienz und schaffen die Grundlage für nachhaltigen Unternehmenserfolg.

Durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz und Algorithmen für Machine Learning reduzieren oder eliminieren KI-Tools für kleine Unternehmen den Zeitaufwand, den Sie als Unternehmer für die Erfüllung Ihrer Aufgaben und die Entscheidungsfindung benötigen.

Die Software analysiert beispielsweise Ihre Geschäftsdaten, um:

• Workflows zu optimieren und zu automatisieren

• Wiederkehrende Aufgaben zu rationalisieren

• Umsetzbare Erkenntnisse zu liefern

• Intelligente Vorhersagen zu treffen

• Empfehlungen für nächste Schritte zu geben

Unternehmer in Start-ups und kleinen und mittleren Unternehmen (KMUs) stehen häufig vor der Herausforderung, zu viel in zu wenig Zeit erledigen zu müssen.

Der Business Owner Report der Bank of America aus dem Jahr 2024 hebt hervor, dass dieser Druck sich negativ auf die Work-Life-Balance von Geschäftsinhabern auswirken kann, wie folgende Zahlen belegen:

• Um ihre Unternehmen rentabel zu halten, gehen 70 % der Kleinunternehmer bewusst Kompromisse ein.
• 45 % von ihnen setzen dabei auf das stärkste Kapital: ihre eigene Zeit.

KI-Software für kleine Unternehmen hilft, dieses Problem zu lösen, wie die U.S. Chamber of Commerce herausfand. Laut einer weiteren Studie der US-Handelskammer gaben 86 % der Kleinunternehmer, die KI-Tools einsetzen, an, dass die Technologie ihnen hilft, effizienter zu arbeiten.

Doch damit nicht genug. KI-Tools helfen Kleinunternehmern auch in vielen anderen Bereichen des Unternehmertums, wie dieselbe Studie zeigt.

91 % der Unternehmer, die KI einsetzen, sind überzeugt: Künstliche Intelligenz wird künftig das Wachstum ihres Unternehmens unterstützen.

So hilft KI in kleinen Unternehmen

KI-gestützte Software hilft Kleinunternehmern, Zeit zu sparen, Stress zu reduzieren und wertvolle Einblicke zu gewinnen – insbesondere in den folgenden Bereichen:

Sales

Der Vertrieb ist oft anspruchsvoller und zeitaufwändiger als andere Bereiche in kleinen Unternehmen.

Von der Nachverfolgung der Customer Journey durch den Sales Funnel bis hin zur Abwicklung von Transaktionen, ist der Vertrieb mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand verbunden. Außerdem fallen große Mengen an Daten an, deren manuelle Erfassung und Auswertung eine Herausforderung ist.

KI-gestützte Kundenbeziehungsmanagement (CRM) -Software wie Pipedrive löst dieses Problem. Sie analysiert Vertriebs- und Kundendaten, mit dem Ziel:

• Vertriebsprognosen und Umsatzvorhersagen zu erstellen

• Leads zu bewerten und zu priorisieren

• Chancen in der Vertriebspipeline zu identifizieren

• Die nächsten Aktivitäten für Sales-Reps vorzuschlagen

• Workflows im Vertriebsprozess zu optimieren

• Inhalte für die Akquise zu erstellen, etwa Videos für die Kaltakquise

• Detaillierte Einblicke und Berichte zu erstellen

Im Folgenden finden Sie eine der KI-Vertriebsfunktionen von Pipedrive, den KI-Vertriebsassistenten. Das Tool schlägt Sales-Reps die nächste Aktion für Geschäfte im Vertriebszyklus vor, wie im Bild zu sehen:

Für E-Commerce-Unternehmen kann KI-Software für kleine Unternehmen den Lagerbestand analysieren und Prognosen für die Bestandsverwaltung erstellen. Den Online-Vertrieb wiederum kann die KI durch Maßnahmen wie personalisierte Produktempfehlungen für Kunden nach vorne bringen.

Marketing

Ein KI-CRM liefert auch wertvolle Einblicke und Unterstützung für das Marketing kleiner Unternehmen. Die Software kann:

• Kundeninformationen generieren, um Personalisierungsstrategien zu unterstützen

• Kundensegmentierungen durchführen, z. B. für effektivere E-Mail-Listen

• Blog-Content mit spezifischen Schlüsselwörtern für SEO (Suchmaschinenoptimierung) erstellen

• Inhalte für Social-Media-Marketing-Aktivitäten generieren

• Kundenabwanderung vorhersagen, um Kundenbindungsstrategien zu unterstützen

Diese Funktionen unterstützen Sie als Kleinunternehmer dabei, wirkungsvolle Marketingstrategien nicht nur zu entwickeln, sondern auch effizient umzusetzen.

Erweiterte KI-Features – wie die automatisierte Erstellung von E-Mail-Kampagneninhalten – ermöglichen Ihnen beispielsweise die schnelle und zielgerichtete Ausspielung personalisierter Marketingbotschaften direkt aus Ihrem CRM-System heraus.

Customer-Support

KI-gestützte Chatbots übernehmen die anfängliche Kundeninteraktionen für Sie als Inhaber eines kleineren Unternehmens.

Mithilfe von Machine Learning und natürlicher Sprachverarbeitung liefern sie Ihnen differenzierte, relevante und aktuelle Antworten auf Kundenanfragen.

Website-KI-Chatbots sind außerdem in der Lage, komplexere Anfragen zum richtigen Zeitpunkt an menschliche Mitarbeiter weiterzuleiten und so eine positive KI-Kundenerfahrung zu gewährleisten.

Tools wie diese sparen Zeit und reduzieren den Stress für Unternehmer, sodass Geschäftsinhaber einen Rund-um-die-Uhr-Kundenservice bieten können, ohne ständig selbst eingreifen zu müssen.

Produktivität und Projektmanagement

Produktivitäts-Tools nutzen KI, um kleinen Unternehmen dabei zu helfen, ihre verfügbare Zeit optimal zu nutzen. Einige Kalender-Apps verwenden beispielsweise KI, um anhand der Verfügbarkeit der Teilnehmer Termine für Besprechungen vorzuschlagen.

Notiz-Apps nutzen künstliche Intelligenz, um den Inhalt aufgezeichneter Besprechungen und Gespräche für Sie zusammenzufassen.

KI-gesteuerte Projektmanagement-Software gibt Empfehlungen, wie ein Projekt vorangebracht werden kann. Durch die Analyse von Projektdaten kann sie den Benutzern zeigen, wie sie ihre Zeit planen und komplexe Aufgaben angehen können.

Interne- und Kundenkommunikation

KI-E-Mail-Management-Software wie der AI-E-Mail-Writer von Pipedrive hilft Kleinunternehmern bei der Verwaltung ihrer täglichen E-Mail-Kommunikation.

Mithilfe von maschinellem Lernen und natürlicher Sprachverarbeitung führen diese Tools auch komplexere Aufgaben aus, wie zum Beispiel:

• Verfassen von E-Mails im Ton und Stil des Benutzers mit generativer KI (oder Gen-KI)

• Zusammenfassen des Inhalts langer E-Mail-Threads

• Analysieren der Wahrscheinlichkeit des Deal-Closings in E-Mail-Unterhaltungen

• E-Mails mit hoher Priorität im Posteingang eines Benutzers markieren

Indem die Software Kleinunternehmer bei der Bewältigung der Anforderungen des E-Mail-Managements unterstützt, spart sie Zeit, minimiert Ablenkungen und reduziert unnötigen Aufwand und Stress.

Welche KI-Tools sind am besten für kleine Unternehmen geeignet? Die Top 7

Nachdem Sie nun wissen, wie kleine Unternehmen von KI profitieren können, lernen Sie jetzt die sieben besten KI-Tools und Ihren Nutzen für Ihr Unternehmen kennen.

1. Pipedrive: Die „All-in-One“-Lösung

Die KI-gestützten Funktionen des vertriebsorientierten CRMs von Pipedrive bieten Ihrem Kleinunternehmen eine breite Palette an Unterstützung.

KI-Vertriebsassistent

Der KI-Vertriebsassistent von Pipedrive führt KI-gestützte Datenanalysen durch, um Ihnen während des gesamten Vertriebsprozesses Einblicke und empfohlene Schritte zu liefern.

Er analysiert Geschäftsdaten und Vertriebsaktivitäten und schlägt Ihrem Sales-Team die besten Folgeschritte zur Steigerung des Vertriebs vor. Die Funktion „Bessere Verkaufschancen“ macht Unternehmer auf Geschäfte aufmerksam, die sie ansonsten möglicherweise übersehen haben.

Der KI-Vertriebsassistent gleicht offene Verkaufschancen mit den Merkmalen früherer gewonnener Geschäfte ab und hebt Geschäfte hervor, die eine höhere Erfolgschance haben als das Geschäft, an dem ein Vertriebsmitarbeiter möglicherweise gerade arbeitet.

Die KI-gestützten Funktionen vereinfachen also die Entscheidungsfindung im Sales und helfen Ihnen als Geschäftsinhaber, den Umsatz schneller zu steigern.

KI-E-Mail-Creator

Der KI-E-Mail-Writer von Pipedrive generiert anhand von Vorgaben des Geschäftsinhabers Vorschläge für E-Mail-Formulierungen und beschleunigt so den E-Mail-Prozess.

Das funktioniert wie folgt: Benutzer beschreiben die E-Mail, die sie schreiben möchten, und geben dabei die Länge und den Ton an. Der E-Mail-Editor von Pipedrive generiert dann den gewünschten Text. Das Tool erkennt den Sprachstil jedes Benutzers und nutzt generative KI, um passende Texte zu erstellen, die bei Ihren Adressaten wirklich Anklang finden.

KI-E-Mail-Zusammenfassung

Die KI-E-Mail-Zusammenfassung von Pipedrive analysiert E-Mail-Threads und fasst deren Inhalt zusammen.

Wie das Bild oben zeigt, bewertet das Tool die Stimmung in E-Mails mit Interessenten sowie deren Kaufbereitschaft.

Die ausführlichen E-Mail-Zusammenfassungen helfen Ihnen als Geschäftsinhaber, ihre Chancen auf einen Geschäftsabschluss schnell einzuschätzen und die nächsten Schritte zu bestimmen.

2. ChatGPT

ChatGPT ist ein KI-gestützter Chatbot und Schreibassistent, der sich für einzelne Nutzer sowie Unternehmen eignet.

So unterstützt das KI-Tool Kleinunternehmer:

• Content-Erstellung für Social-Media-Beiträge, Blog-Artikel und andere Marketingaktivitäten für kleine Unternehmen

• Als Brainstorming-Partner, der Ideen für Aktivitäten wie kreatives Content-Marketing vorschlägt, wie im Bild oben

• Automatisierung der Kundeninteraktionen durch die Integration mit Customer-Experience- und Helpdesk-Software, sodass Geschäftsinhaber Kundenservice in großem Umfang anbieten können
  

3. Perplexity

Perplexity ist ein KI-gestütztes Recherchetool, das komplexe Fragen beantwortet, indem es Aufgaben wie Trendanalysen, Framework-Vergleiche und die Zusammenfassung gegensätzlicher Standpunkte übernimmt.

Perplexity kann Kleinunternehmern helfen, indem es

• Marktanalysen und Wettbewerbsrecherchen durchführt, wie im obigen Beispiel

• KI-generierte Erkenntnisse liefert, die in die Geschäftsplanung und Problemlösung einfließen

• über Branchentrends und Wirtschaftsnachrichten berichtet

4. Copy.ai

Copy.ai ist ein KI-Tool zur Erstellung von Content, das eine Vielzahl von Inhalten für Kleinunternehmer generiert, die diese für ihre Marketingaktivitäten nutzen können.

Beispiele für diese KI-gesteuerten Inhalte sind:

• Social-Media-Beiträge, Podcast-Skripte und SEO-Inhalte, einschließlich Metadaten

• Beschreibungen von Produkten und Dienstleistungen für Websites und Werbetexte

• Wiederverwendete Texte, z. B. Artikel aus Interviewtranskripten (wie Fallstudien) oder Social-Media-Beiträge aus Blogs (wie im Bild oben)

5. Notion

Notion ist eine Plattform für Produktivität und Projektmanagement, die KI nutzt, um die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern.

Die KI-gestützten Funktionen von Notion helfen Ihnen als Kleinunternehmer vor allem durch folgende Funktionen:

• Zusammenfassung von Besprechungsnotizen und langen Dokumenten, wie oben gezeigt

• Erstellung strukturierter Vorlagen für Workflows wie die Finanzplanung

• Übersetzung von Dokumenten in mehrere Sprachen

6. Grammarly

Grammarly ist ein KI-gestützter Schreibassistent, der Texte verfeinert und die Kommunikation verbessert.

Die KI von Grammarly unterstützt Kleinunternehmer bei der Erstellung von Inhalten durch:

• Empfehlungen, wie die Sprache in einem Dokument oder einer E-Mail klarer und ansprechender gestaltet werden kann

• Vorschläge für strukturelle und übergreifende redaktionelle Verbesserungen, um eine signifikante Wirkung zu erzielen, wie im obigen Beispiel

• Änderungsvorschläge, um den Tonfall oder die Stilrichtlinien des Unternehmens anzupassen

7. Google Sheets

Als Teil der Google Workspace-Suite ist Google Sheets ein cloudbasiertes Tabellenkalkulationsprogramm mit KI-Funktionen, die vom Gemini AI-Assistenten von Google unterstützt werden.

Die KI-Funktionen in Google Sheets unterstützen Kleinunternehmer durch:

• Intelligente Einblicke, die Benutzern helfen, ihre Tabellenkalkulationsdaten zu organisieren (z. B. Hervorheben von Trends, Erstellen von Pivot-Tabellen und Vorschläge zum Sortieren der Daten)

• Vorschläge für Formeln, die Benutzer auf Tabellenkalkulationsdaten anwenden können (z. B. SUM, AVERAGE und IF-Anweisungen), um Berechnungen automatisch durchzuführen

• Empfehlungen zur effektiven Visualisierung von Tabellenkalkulationsdaten mit automatischen Diagrammvorschlägen, dynamischen Dashboards und anderen Präsentationsfunktionen

Pipedrive lässt sich in Google Workspace integrieren, sodass Kunden auf diese Funktionen zugreifen können, ohne das CRM verlassen zu müssen.

All diese KI-Tools können Ihnen bei der Lösung einiger häufig auftretender Probleme helfen. Bedenken Sie jedoch, dass jeder Geschäftsbetrieb unterschiedliche Anforderungen hat. Daher ist die Auswahl der richtigen KI-Software für Ihr kleines Unternehmen von entscheidender Bedeutung.

Auswahlkriterien für Ihre KI für kleine Unternehmen

Bei der Entscheidung, welche KI-Software Sie in Ihrem kleinen Unternehmen einsetzen möchten, sind neben dem Preis einige weitere Fragen zu klären.

Hier sind fünf wichtige Faktoren, die Sie bei der Bewertung Ihrer Optionen berücksichtigen sollten:

Best Practices für den Einsatz von KI-Lösungen für kleine Unternehmen

KI-Lösungen für kleine Unternehmen bieten Geschäftsinhabern einen großen Mehrwert. Aber: Als Nutzer müssen Sie sich proaktiv mit den Tools auseinandersetzen, um ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Hier sind einige hilfreiche Tipps, um KI-Optimierungen optimal zu nutzen:

• Stellen Sie Ihren KI-Tools gute Daten zur Verfügung. Ein KI-Tool für kleine Unternehmen benötigt neben Vertriebsdaten und Informationen über Ihr Unternehmen auch Kundendaten. Nur so kann es hochwertige Einschätzungen und Empfehlungen liefern. Die meisten Plattformen können diese Informationen automatisch aus anderen Produkten importieren. Wenn ein Tool zunächst eine kleine Dateneingabe erfordert, lohnt es sich, sich dafür Zeit zu nehmen.

• Bleiben Sie über Produktaktualisierungen auf dem Laufenden. Da sich die KI-Technologie rasant weiterentwickelt, aktualisieren Anbieter von Software für kleine Unternehmen ihre Produkte regelmäßig. Wenn Sie sich über diese Entwicklungen auf dem Laufenden halten, können Sie noch mehr von den Tools profitieren, in die Sie investieren. Es empfiehlt sich, diese Updates zu verfolgen und sich über alle Möglichkeiten zu informieren, wie die Software Ihr kleines Unternehmen unterstützen kann.

• Schulen Sie Ihre Teammitglieder in der Software. Wenn Sie Ihr Team in ein CRM- oder ein anderes KI-Tool für kleine Unternehmen einarbeiten, ist es wichtig dafür zu sorgen, dass alle Benutzer die Software verstehen und wissen, wie sie effektiv eingesetzt wird. Einige Softwareanbieter bieten im Rahmen ihres Services Live-Schulungen für neue Benutzer an.

• Kombinieren Sie KI-Empfehlungen mit menschlichem Denken. Der wahre Wert von KI-Tools für kleine Unternehmen liegt darin, wie Benutzer ihre Ergebnisse bewerten. Einige KI-generierte Empfehlungen sind die perfekten Impulse für einen bestimmten Geschäftskontext, während andere weniger relevant oder aktuell sind. Um diese Tools optimal zu nutzen, sollten Unternehmer jede KI-gesteuerte Erkenntnis bewerten und entscheiden, welche davon umgesetzt werden soll.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, werden Sie schnell die Vorteile der neuen KI-Software erkennen und im Laufe der Zeit einen zusätzlichen Mehrwert aus Ihrer Investition erzielen.

Wie sieht die Zukunft der KI für kleine Unternehmen aus?

Da die KI fast täglich weiterentwickelt wird, werden zukünftige KI-Lösungen Kleinunternehmern wahrscheinlich noch mehr Erkenntnisse und zeitsparende Vorteile bieten.

Eine mögliche Entwicklung ist, dass KI-Technologie für kleine Unternehmen branchenspezifischer wird. In seinen „Generative AI Predictions for 2024–2028“ geht Gartner von Folgendem aus:

In Zukunft können Kleinunternehmer also mutmaßlich aus einer größeren Auswahl an Tools wählen, die Nischenanforderungen erfüllen oder branchenspezifische Probleme lösen.

Eine weitere Möglichkeit ist, dass KI-Software für kleine Unternehmen noch ausgefeilter wird. In seinen „2025 AI Business Predictions“ geht PwC davon aus, dass „das Jahr 2025 bedeutende Fortschritte in Bezug auf Qualität, Genauigkeit, Leistungsfähigkeit und Automatisierung bringen wird“.

Diese Prognose folgt einem etablierten Trend zu raschen Innovationen im KI-Bereich. Tools wie ChatGPT und Claude lassen sich mittlerweile in Geschäftsprozesse wie Kundensupport und Content-Erstellung integrieren und ermöglichen so nahtlose Abläufe und Skalierbarkeit.

Wenn Sie über Markttrends und neue Technologien auf dem Laufenden bleiben möchten, sollten Sie die allgemein verfügbaren Technologie-News im Auge behalten. Ebenso empfehlen sich relevante Podcasts wie die „The TED AI Show“ und „Small Business, Big AI“ für Sie.

Abschließende Gedanken

Mit moderner KI-Software für kleine Unternehmen sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern steigern Ihre Produktivität und erhalten entscheidende Einblicke.

Egal, ob Sie gerade ein Start-up aufbauen oder ein schon etablierteres Unternehmen führen: KI kann Sie in nahezu allen Bereichen der Unternehmensführung kleiner Betriebe effektiv unterstützen.

Das vertriebsorientierte CRM von Pipedrive umfasst KI-gestützte Vertriebssoftware sowie E-Mail-Marketing-Software. Diese Ausstattungsmerkmale helfen Geschäftsinhabern, ihre Vertriebs- und Marketingaktivitäten effizienter und effektiver zu gestalten.

Melden Sie sich für eine kostenlose 14-tägige Testversion an, um zu sehen, wie Pipedrive Ihnen dabei helfen kann, Ihren Vertrieb, das Marketing und das E-Mail-Management in Ihrem kleinen Unternehmen zu optimieren.