La gestion d’une entreprise demande des compétences et un état d’esprit spécifiques. Il faut assumer de nombreux rôles et gérer les incertitudes. Maîtriser les principes fondamentaux de la gestion d'entreprise, comme prendre des décisions éclairées et gérer judicieusement les ressources, permet de transformer ces incertitudes en confiance et en action.
Ce guide présente ce qu’il faut savoir pour commencer sa vie d’entrepreneur avec des bases solides.
Pourquoi gérer une entreprise ne s’improvise pas
La manière de gérer une entreprise a un impact direct et immédiat sur le fonctionnement, la rentabilité et le développement de la structure. L’improvisation n’a pas sa place dans une entreprise qui génère des bénéfices et de la croissance.
Sans mettre en place des modalités de gestion efficaces, les dirigeants prennent plusieurs risques. Ils peuvent rencontrer des problèmes de production (fournisseurs, fabrication, stock, stockage), de commercialisation, de ventes et de revenus insuffisants, ou encore des problématiques de ressources humaines.
Connaître les bases de la gestion, respecter les étapes clés, se doter des bons outils et suivre les indicateurs pertinents est donc essentiel à la bonne santé de toute entreprise.
Les bases d’une gestion d’entreprise efficace
À la base de toute entreprise, il y a une vision. Cette vision doit se décliner à court terme, à moyen terme et à long terme. Le projet et les moyens pour le construire doivent être clairs et détaillés. Il faut répondre à plusieurs questions complémentaires :
Quels sont les objectifs commerciaux ?
Quelle est la proposition de valeur ?
Quelle est la structure juridique adaptée ?
Quels sont les moyens de vérifier que les objectifs sont atteints, les indicateurs clés de performance ?
Comment organiser la gestion financière de votre entreprise
Une gestion financière saine est indispensable à la vie de l’entreprise. Les dirigeants doivent réaliser certaines actions et suivre les indicateurs essentiels :
Connaître le seuil de rentabilité de l’activité
Élaborer un budget prévisionnel
Suivre le flux de trésorerie, ou cash flow
Optimiser les coûts tout en veillant à la qualité des produits (avec des contrôles de fabrication) ou des services vendus
Calculer le budget des ventes
Sélectionner des outils de gestion financière adaptés à leur business model
Prendre des décisions éclairées grâce à la business intelligence
La gestion du personnel : un pilier de la réussite
Le personnel de l’entreprise est l’un des principaux axes de sa réussite. Il est essentiel d’attirer de bons profils grâce à une marque employeur solide. Ensuite, il faut s’assurer de recruter les bons talents pour chaque poste. Le recrutement et le départ des salariés ont un coût qu’il faut limiter.
Une fois recrutées, les équipes doivent être fidélisées. Vous pouvez mesurer leur niveau de satisfaction et les accompagner dans leur montée en compétence en leur proposant des formations professionnelles adaptées à leurs souhaits, à leurs besoins et aux besoins de l’activité. Le style de management et la culture d’entreprise sont des éléments fondamentaux pour fidéliser les collaborateurs.
Enfin, il est important de se doter des bons outils de gestion RH, ou SIRH. Certains logiciels conviennent particulièrement aux PME et aux startups, par exemple Lucca, Payfit, Cegid ou Bizneo.
Gérer les conflits au sein de l’entreprise
Parfois, des conflits peuvent naître entre les collaborateurs. C’est un des aspects de la gestion d’entreprise auquel on ne pense pas toujours. Comment agir ?
La première chose à faire est de comprendre la cause du conflit. Souvent, elle n’est pas exactement liée au désaccord présent, mais à des tensions plus anciennes. Pour limiter les malentendus et les contestations, adopter une culture de communication ouverte et transparente aidera les dirigeants de l’entreprise et les managers des services.
La prévention et la gestion des conflits sont des compétences à ne pas négliger.
Outils numériques et automatisation : simplifier la gestion au quotidien
Pour simplifier et optimiser la gestion d’entreprise au quotidien, les outils numériques sont une solution indispensable.
Les ERP et les CRM (en savoir plus ici) sont des logiciels très complets, qui permettent de gérer toute l’activité ou presque, avec un seul outil. Pipedrive propose un outil CRM sur mesure, qui s'adapte à la taille de votre structure et à ses évolutions. Vous pouvez le tester gratuitement pendant 14 jours.
Les outils plus spécialisés comme un logiciel de comptabilité et de gestion des ressources humaines font aussi partie des outils incontournables. Les intégrations possibles entre ces différents outils vous permettent de gérer l’ensemble plus facilement. C’est d’ailleurs un critère de choix important.
Les automatisations sont aussi des fonctionnalités très utiles. Elles ont de nombreux avantages : flux de travail optimisés, productivité accrue, coûts de la gestion opérationnelle mieux maîtrisés, visibilité plus globale, réduction du risque d’erreur.
Le choix du logiciel de gestion d’entreprise qui vous convient est donc une étape très importante. Le portail de la transformation numérique des entreprises France Num vous donne des conseils complémentaires.
Cas spécifique 1 : comment gérer une auto entreprise
La micro-entreprise (autrefois appelée auto-entreprise) est un type d’entreprise bien précis. Il s’agit d’abord d’une entreprise individuelle, et non d’une société, c’est-à-dire que la micro-entreprise est une personne physique (son dirigeant) alors que la société est une personne morale. Les micro-entrepreneurs bénéficient de démarches administratives simplifiées pour la création et d’obligations comptables allégées.
Le micro-entrepreneur travaille seul. Cela signifie qu’il doit savoir gérer intégralement son entreprise : son temps, sa production, ses clients, sa prospection ou son marketing, et tout ce qui constitue sa stratégie d’entreprise.
Cas spécifique 2 : comment gérer une entreprise commerciale
Dans le cas d’une entreprise commerciale, certains points sont particulièrement importants.
Comment sélectionner ses fournisseurs et cultiver de bonnes relations avec eux ?
Comment gérer les stocks de produits ?
Faut-il donner la priorité à une boutique physique ou à une boutique en ligne ?
Quelle stratégie commerciale adopter ?
Comment suivre les ventes ?
Comment gérer la relation client ?
Un logiciel CRM vous permet de centraliser l’ensemble de cette gestion et de booster les performances commerciales, avec des fonctionnalités adaptées comme le reporting commercial.
Gestion d’équipes et scaling des ventes
Créer et gérer une création d’entreprise : les étapes clés
Entre le moment où une idée d’entreprise apparaît et le moment où l’activité devient une réalité, plusieurs étapes sont nécessaires.
Il faut d’abord monter un business plan détaillé et solide. Il permettra de réaliser une analyse de marché et de calculer la prévision des ventes. Plus globalement, il donne un cadre pour construire la sécurité financière de l’activité dès son lancement.
Ensuite, le choix du statut juridique est un point essentiel. Est-il préférable de créer une société SASU, SARL ou autre ? Le statut juridique approprié dépend de nombreux facteurs, dont la situation familiale du créateur. Le contrat de mariage, le régime matrimonial, la situation patrimoniale sont des éléments à prendre en compte.
En vous entourant de spécialistes, vous serez conseillé pour faire les meilleurs choix. Un avocat d’affaires et un expert-comptable sont des alliés précieux. Le comptable vous aidera pour toutes les formalités liées aux déclarations fiscales, aux comptes annuels et à l’analyse financière.
La planification stratégique doit être réfléchie dès le départ également, pour mettre en place les premières méthodes de gestion et les utiliser comme boussole. Voici quelques exemples :
La méthode Hoshin Kanri
Ces méthodes vous aident à avoir une structure qui vous sert de guide dans votre prise de décision et dans la gestion quotidienne.
Les indicateurs de performance à suivre pour gérer son entreprise
Les indicateurs clés de performance (ou indicateurs KPI) les plus importants sont les KPI financiers, les KPI ressources humaines et les KPI commerciaux.
Suivre les KPI financiers
Le dirigeant suit au minimum le chiffre d’affaires, le taux de marge et la rentabilité. En utilisant des outils comme un CRM avec facturation intégrée, la création de rapports et de tableaux de bord est automatisée et le suivi facilité.
Suivre les KPI RH
La gestion des ressources humaines est un élément clé d’une croissance durable. Le niveau de satisfaction des collaborateurs est un indice clé. Si le turnover des salariés est plus élevé que la moyenne dans votre secteur d’activité, c’est peut-être le signe d’une satisfaction à développer.
Suivre les KPI commerciaux
Les chiffres à connaître pour fonder sa gestion stratégique sont le panier moyen et le taux de conversion.
Pour contrôler l’ensemble de ces indicateurs, vous pouvez utiliser un outil de contrôle de gestion qui vous donnera une analyse complète de toutes les données qui sont importantes pour votre activité.
Conseils pour les dirigeants de PME et startups en croissance
Quand une entreprise de taille moyenne, comme une PME ou une startup connaît une période de croissance, de nouvelles préoccupations apparaissent. Les outils de contrôle de gestion dont nous venons de parler sont un excellent moyen de ne pas perdre le contrôle des évolutions.
La gestion de la croissance nécessite souvent de déléguer et de s’entourer d’experts qui seront des soutiens précieux. Les programmes d’accompagnement comme les accélérateurs permettent de renforcer votre activité de manière durable.
Les erreurs à éviter en période de croissance
Ne pas réaliser une analyse financière complète avant de mobiliser des ressources. Nous l’avons vu en détail dans cet article : pour bien décider, il faut s’appuyer sur les bonnes données.
Ne pas repenser l’organisation de l’activité (gestion des stocks, adaptation des outils, gestion des commandes, etc.).
Vouloir recruter trop vite, sans avoir repensé les besoins, les rôles et les missions des collaborateurs.
Ne pas être agile dans un environnement changeant. Anticiper en réalisant une analyse des risques peut vous épargner des tensions.
Ne pas organiser la gestion documentaire. La gestion administrative des contrats et des accords commerciaux doit être réalisée conformément à la législation et dans les temps.
Mettre au point une planification stratégique complète rend la période de croissance plus simple à traverser et le développement de l’entreprise plus durable.
Pour conclure
Bien assurer la gestion d’une entreprise, c’est assurer sa santé, sa pérennité et son développement. Pour cela, il est nécessaire de connaître les bases de la gestion, de respecter les étapes importantes, de se doter des outils adaptés et de suivre les indicateurs pertinents.
Les logiciels comme le CRM Pipedrive pour les entrepreneurs sont un excellent moyen de gérer une entreprise en suivant plus facilement ces principes.
