7 Beispiele von Anwendungsfällen für CRM-Systeme: Finden Sie das CRM Tool, das perfekt zu Ihrem Team passt

Vertriebsleiter:innen in Start-ups und wachsenden Unternehmen wissen, dass ein effizientes Datenmanagement entscheidend ist, damit ein Unternehmen reibungslos und produktiv läuft.

CRM-Systeme sind für jede Vertriebsorganisation nützlich, die Daten effektiv verwalten möchte. Auf dem Markt gibt es viele verschiedene Beispiele von CRM-Tools, die unterschiedliche Lösungen anbieten – jedes mit eigenen Stärken und Funktionen.

Doch wie wählen Sie das richtige System für Ihre individuellen Anforderungen aus?

In diesem Artikel stellen wir Ihnen Beispiele für CRM-Systeme vor, um Ihnen zu zeigen, was Ihr Unternehmen mit einer passenden CRM-Plattform erreichen kann. Außerdem erfahren Sie mehr über sieben zentrale Funktionen, die Ihre täglichen Arbeitsabläufe vereinfachen, damit Sie sich auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können.

Was kann eine CRM-Plattform für Ihr Unternehmen tun?

Ein CRM-System bündelt Ihre Kunden- und Interessentendaten, um fundiertere Entscheidungen zu ermöglichen. Durch den einfacheren Zugriff auf relevante Informationen kann Ihr Team klar erkennen, welche nächsten Schritte notwendig sind – und so sowohl in der Pre-Sales- als auch in der Post-Sales-Phase des Lebenszyklus eines Kunden ein besseres Kundenerlebnis bieten.

Insbesondere automatisierte Workflows in Ihrem CRM steigern die Effizienz, die Produktivität und den Vertriebserfolg.

Laut dem Pipedrive State of Sales und Marketing Report 2021–22 war der Anteil an Unternehmen mit Wachstumssteigerung größer bei Unternehmen, die CRM-Software einsetzen.

Unternehmen mit CRM-Software: 74% der Unternehmen verzeichneten ein Mehrwachstum im Vergleich zum Vorjahr.

Unternehmen ohne CRM-Software: 59% der Unternehmen verzeichneten ein Mehrwachstum im Vergleich zum Vorjahr.

Zu den wichtigsten Arten, wie CRM-Software Ihr Unternehmen unterstützen kann, gehören:

• Besser organisierte und automatisierte Kontaktmanagementsysteme, die Kundenbindung und Engagement fördern

• Höhere Kundenzufriedenheit durch zentralisierte Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Zoom, LinkedIn und andere soziale Netzwerke

• Verbesserte Pipeline-Verwaltung und strukturiertes Engagement von Leads

• Optimierte Analysen und Berichte für bessere Zielsetzung und Aktivitätstracking im Vertrieb

Nachdem wir die allgemeinen Vorteile von CRM-Technologie betrachtet haben, werfen wir nun einen Blick auf einige typische Beispiele und Funktionen von CRM-Systemen – und darauf, wie sie Ihnen helfen, diese Vorteile voll auszuschöpfen.

7 Beispiele von Funktionen, Einsatzmöglichkeiten und Anwendungsfällen in CRM-Systemen

CRM-Tools bieten unterschiedliche Funktionen und Einsatzbereiche. Die Wahl des richtigen Systems hängt daher von den Zielen, Anforderungen und dem Budget Ihres Teams ab.

Im Folgenden stellen wir Ihnen sieben zentrale Funktionen der meisten CRM-Plattformen vor.

1. Zentralisierung von Lead- und Kundendaten

Ein integriertes CRM-System sammelt Daten Ihrer Kund:innen und Interessent:innen, sodass Informationen effizient verarbeitet und im Team geteilt werden können.

Daten aus dem Pipedrive State of Sales und Marketing Report 2021–22 zeigen, dass Vertriebsmitarbeitende produktiver und erfolgreicher arbeiten, wenn alle Informationen an einem Ort verfügbar sind. Unternehmen mit automatisierten Systemen zur Pflege von Vertriebsdaten erzielten 11 % häufiger ihre Verkaufsziele.

Ein Beispiel ist die Kontakt-Detailansicht in Pipedrive: Vertriebsmitarbeiter:innen können Notizen hinzufügen, Dateien hochladen, neue Aktivitäten erstellen oder potenzielle Kund:innen direkt über integrierte E-Mail- und Telefonfunktionen kontaktieren.

Teammitglieder haben Einsicht in die Kommunikationshistorie von Kontakten und können sich so optimal auf das nächste Follow-up-Gespräch vorbereiten.

CRM-Plattform Beispiel: Zentrales Datenmanagement bei Ari Motors (Fallstudie)

In der Anfangsphase nutzte Ari Motors, ein Hersteller von Elektrofahrzeugen, einfache Tabellen und Listen. Mit steigender Nachfrage wurde das manuelle Datenmanagement jedoch immer aufwändiger.

Durch den Umstieg auf Pipedrive können nun Kundendaten, laufende Kaufprozesse und Kaufhistorien zentral gemanagt werden.

Pipedrive dient als Informationszentrale, auf die Teammitglieder zugreifen können, um Informationen zu neuen Leads und deren Position im Kaufprozess zu erhalten.

Thomas Kuwatsch, CFO bei Ari Motors, erklärt:

Lesen Sie die Fallstudie von Ari Motors, um zu erfahren, wie Pipedrive dem Unternehmen geholfen hat, seinen Umsatz zu verzehnfachen.

2. Verwaltung von Vertriebspipelines

Eine Vertriebspipeline ist ein visuelles Tracking-System, das zeigt, wie sich potenzielle Kund:innen durch die verschiedenen Phasen Ihres Verkaufsprozesses bewegen.

Vertriebsorientierte CRM-Tools bieten spezielle Pipeline-Funktionen, die Vertriebsmitarbeitenden helfen, jederzeit zu erkennen, wie nah sie einem Geschäftsabschluss sind.

Die Funktion „Pipeline-Ansicht“ von Pipedrive ermöglicht es Nutzer:innen beispielsweise, intuitiv zu visualisieren, in welcher Phase sich jeder Lead befindet und welche nächsten Schritte erforderlich sind.

Dank dieser Übersicht auf hoher Ebene können Vertriebsteams einfach alle laufenden Deals im Blick behalten und den Gesamtfortschritt in der Vertriebspipeline nachvollziehen.

CRM-System Beispiel: Vertriebspipeline-Management bei AppAgent (Fallstudie)

AppAgent, eine Mobile-Marketing-Agentur, hatte Schwierigkeiten, ihre aktiven Deals und die gesamte Pipeline zu verwalten, bevor sie ein Vertriebs-CRM-System in ihre Geschäftsprozesse integrierte.

Die intuitive Sales-Pipeline von Pipedrive ermöglicht es dem AppAgent-Team, die Position jedes Deals im Verkaufszyklus genau zu sehen. Durch die Integration von Kontakt- und Geschäftsinformationen entstehen keine Datensilos oder widersprüchliche Informationen mehr.

Lesen Sie die Fallstudie von AppAgent, um zu erfahren, wie das Unternehmen mit Pipedrive sein Team erweitern und seinen Umsatz steigern konnte.

3. Marketing-Automatisierung

Marketing-Automatisierung bedeutet, Software zu nutzen, um systematische Workflows zu erstellen, die manuelle und sich wiederholende Aufgaben innerhalb Ihrer Marketingkampagnen reduzieren.

Mit Hilfe von Segmentierung und Automatisierungstools in einem CRM-System können Unternehmen zielgerichtete Marketingkampagnen erstellen.

Mit dem benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Editor enthalten im “Campaigns”-Add-on für Pipedrive lassen sich E-Mail-Kampagnen ganz einfach aus Vorlagen erstellen oder individuell gestalten. Zudem können Sie Workflows einrichten, die bestimmte Aktionen automatisch auslösen, sobald ein Ereignis eintritt.

Fragt beispielsweise ein Nutzer ein Whitepaper über ein Formular auf Ihrer Website an, kann automatisch eine E-Mail mit dem Whitepaper versendet werden.

CRM-Tool Beispiel: Emailkampagnen bei Trainify (Fallstudie)

Das lettische Unternehmen Trainify ist spezialisiert auf Corporate Education. Dank Pipedrives Campaigns Add-On konnte Trainify sein CRM und sein E-Mail-Marketing in einer Lösung kombinieren und so Geld sparen und gleichzeitig dafür sorgen, dass Daten automatisiert zwischen den zwei Teilen der Software ausgetauscht wurden.

Viktors Pedčenko, CEO von Trainify, erklärt:

Lesen Sie die Fallstudie von Trainify, um zu erfahren, wie Pipedrive Campaigns dem Unternehmen jede Woche wertvolle Zeit spart.

4. Automatisierung

Vertriebsorientierte CRM-Systeme bieten Automatisierungsfunktionen wie die Workflow-Automatisierung an, die den manuellen Aufwand reduzieren, um Interessent:innen effizient durch den Vertriebstrichter zu führen.

Entlastet von manuellen Routineaufgaben, kann sich Ihr Team voll auf den strategischen Vertrieb konzentrieren.

Pipedrives Workflow-Automatisierung automatisiert z.B. die Planung von Follow-ups oder Demo-Terminen oder die Übergabe von Leads innerhalb des Teams anhand individueller Kriterien.

CRM-System Beispiel: Automatisierung bei Key Search (Fallstudie)

Key Search, ein Unternehmen, das Boutique-Personalberatung anbietet, benötigte eine Alternative zu seinem veralteten und wenig intuitiven Bewerbermanagement-System.

Nach der Implementierung von über 100 Pipedrive-Automatisierungen arbeitet das Unternehmen heute deutlich effizienter.

Franziska Palumbo-Seidel, Gründerin und CEO von Key Search, erklärt:

Erfahren Sie in der Fallstudie von Key Search, wie das Unternehmen seine Arbeitsabläufe um 40 % beschleunigen konnte.

5. Reporting und Verkaufsprognosen

Die in Ihrem CRM-System gespeicherten Daten können wertvolle Einblicke in Ihren Vertriebsprozess geben, Chancen aufzeigen und Prognosen ermöglichen.

Sales-Dashboards und Reporting-Funktionen helfen Ihnen, Trends zu erkennen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen – um Ihr Geschäft gezielt zu skalieren und Ihre Gewinne zu steigern.

Mit Echtzeit-Berichten erkennen Sie, welche Verkaufstaktiken den größten Erfolg bringen. So kann sich Ihr Team auf die Maßnahmen konzentrieren, die funktionieren, und weniger Zeit auf solche verwenden, die keine Ergebnisse liefern.

Die Forecasting-Software von Pipedrive ermöglicht es Führungskräften, die Vertriebsleistung zu monitoren und den zukünftigen Umsatz präziser vorherzusagen. Manager:innen können gezielt eingreifen und Teammitglieder unterstützen, die Hilfe benötigen.

CRM-Plattform Beispiel: Reporting bei Kovai.com (Fallstudie)

Bevor das Team von Kovai.co zu Pipedrive wechselte, verwaltete es Leads mit Microsoft Dynamics – ein komplexes Tool, dem wesentliche Funktionen wie Sales-Pipelines und Prognosemöglichkeiten fehlten.

Nach der Einführung von Pipedrive erhielt das Management genau die Vertriebsanalysen, die es suchte. Vertriebsmitarbeitende können nun schneller und effektiver mit Leads interagieren.

Saravana Kumar, CEO von Kovai.co, berichtet:

Lesen Sie die Fallstudie von Kovai.co, um zu erfahren, wie das Softwareunternehmen das Vertriebsteam für sein Produkt Document360 mit Pipedrive um 50 % vergrößern konnte.

6. Projektmanagement

Vertriebsorientierte CRM-Plattformen optimieren das Projektmanagement rund um Vertriebsaktivitäten. Sie helfen Führungskräften, Aufgaben gleichmäßig auf ihre Teams zu verteilen, damit keine wichtigen Aufgaben übersehen werden.

Mit Pipedrives automatischer Zuweisungsfunktion können Sie Regeln erstellen, um Deals bestimmten Teams oder Vertriebsmitarbeitenden zuzuordnen.

Beispielsweise kann eine standortbasierte Regel sicherstellen, dass Interessent:innen aus derselben Zeitzone mit den passenden Ansprechpersonen verbunden werden. Oder Sie leiten besonders wertvolle Deals an ein spezialisiertes Team weiter.

Darüber hinaus unterstützt Pipedrives Projektmanagement-Software auch Projektmanagement-Aufgaben außerhalb des Vertriebs.

CRM-Tool Beispiel: Projektmanagement bei Blulinc (Fallstudie)

Der Mobilitätsdienstleister und Ladepunktbetreiber Blulinc gehörte zu den ersten Unternehmen, die Pipedrives dedizierte Projektmanagement-Lösung in ihre Workflows integriert haben.

Das Projects-Add-on von Pipedrive hat Blulinc dabei geholfen, Kund:innen rechtzeitig zu bedienen und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen, um so für eine höhere Effizienz zu sorgen.

Cihan Kranda, Gründer von Blulinc, teilt seine Erfahrung:

Lesen Sie die Fallstudie von Blulinc, um zu erfahren, wie das Projektteam 30 % seiner Zeit zurückgewinnen konnte.

7. Mobiles CRM

Mobile CRMs bringen die Funktionen eines Desktop-Systems auf Smartphones und Tablets.

Diese Funktionalität ist besonders hilfreich für Unternehmen mit Außendienstmitarbeitenden, die regelmäßig Kund:innen persönlich treffen und daher selten am Schreibtisch sitzen.

Das mobile CRM von Pipedrive hilft Ihnen, Anrufe zu protokollieren, Notizen zu machen, Meetings vorzubereiten und stets den Überblick zu behalten.

Alle Anpassungen aus der Web-App werden für ein nahtloses Nutzungserlebnis automatisch in der mobilen Version für iOS oder Android übernommen.

CRM-System Beispiel: mobiles CRM bei Y-Brush (Fallstudie)

Y-Brush ist ein Unternehmen aus dem Bereich der Mundpflege-Technologie. Durch die Wahl von Pipedrive war Y-Brush in der Lage, alle Daten effizient und sofort zu zentralisieren und jeden Vertriebsmitarbeiter mit der mobilen App auszustatten. So werden die Daten stets festgehalten, die Vertriebsmitarbeiter gewinnen erheblich an Zeit und die Innendienstteams wissen, dass sie sich jederzeit auf präzise Berichte verlassen können.

Benjamin Cohen, CEO bei Y-Brush, erklärt:

Lesen Sie die Fallstudie von Y-Brush und erfahren Sie, wie das Unternehmen 30% Zeit pro Lead einsparen konnte.

3 Beispiele von CRM-Plattformen für unterschiedliche Anforderungen

Egal, ob Ihr Unternehmen gerade erst startet oder bereits wächst – Ihnen stehen zahlreiche CRM-Systeme für verschiedene Zwecke zur Verfügung.

Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir drei Beispiele von beliebten CRM-Systemen zusammengestellt, die jeweils auf unterschiedliche Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Beispiel eines CRM-Systems für wachsende Unternehmen: Pipedrive

Wenn Sie Ihr Vertriebsteam erweitern oder Ihren Umsatz steigern möchten, benötigen Sie ein leistungsstarkes Sales-CRM-Tool wie Pipedrive.

Die interaktiven Dashboards von Pipedrive erleichtern es, die wichtigsten KPIs Ihres Teams zu visualisieren und eine datenbasierte Vertriebsstrategie aufzubauen.

Pipedrive wurde von The Motley Fool als „Easiest to use CRM” ausgezeichnet und überzeugt mit einer intuitiven Benutzeroberfläche sowie zahlreichen App-Integrationen, die maximale Flexibilität bieten.

Auch im Lead Management Data Quadrant 2023 von SoftwareReviewbelegte Pipedrive dank herausragender Bewertungen in den Bereichen Datenintegration, Anpassbarkeit, Implementierung, IT-Administration und Funktionsqualität den ersten Platz.

Ganz gleich, ob Sie ein Start-up oder ein etabliertes Unternehmen führen – Pipedrives skalierbare, preislich gestaffelte Tarife ermöglichen einen leichten Einstieg und wachsen mit Ihrem Team mit.

Nirmal Gyanwali, Managing Director der Webdesign-Agentur Nirmal Web Studio, sagt dazu:

Erfahren Sie im Deep Dive zur besten CRM-Software mehr über Pipedrive.

Beispiel einer kostenlosen CRM-Plattform: Excel

Für Kleinunternehmen, die auf den Preis achten und eine einfache Möglichkeit suchen, Kontaktdaten zu verwalten, ist Excel ein gutes Beispiel für ein passendes CRM.

Zwar stehen Ihnen keine Sales-Pipelines, Dashboards oder Projektmanagement-Tools zur Verfügung, doch wenn Sie diese Funktionen noch nicht benötigen, ist Excel ein unkomplizierter Einstieg zur Kontaktorganisation.

Sobald Ihr Unternehmen wächst, können Sie Ihre Daten aus der Excel-Tabelle einfach in ein professionelles CRM-System wie Pipedrive importieren – ohne Informationsverlust oder komplexe Migration.

Beispiel eines CRM-Tools für Einzelpersonen: Trello

Trello ist ein visuelles Kanban-basiertes Projektmanagement-Tool, das sich auch für einfache CRM-Aufgaben eignet.

Nutzer:innen erstellen Boards mit Aufgabenkarten und verschieben diese zwischen Listen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Die integrierte Automatisierungsfunktion Butler unterstützt bei Aufgabenverwaltung und Projektabläufen – allerdings weniger bei vertriebsspezifischen Aktivitäten. Sie können Trello-Boards jedoch mit Vorlagen erweitern, um eine einfache Sales-Pipeline-Struktur nachzubilden.

Source: Trello

Mit Trello Premium lassen sich individuelle Dashboards erstellen, um Projektabläufe zu visualisieren – allerdings ohne erweiterte Reporting- oder Analysefunktionen.

Wenn Sie wissen möchten, wie sich Trello im Vergleich zu Pipedrive schlägt, lesen Sie den Vergleich Pipedrive vs. Trello.

Wie Sie das richtige CRM-System für Ihr Unternehmen auswählen

Die passende CRM-Lösung macht Ihr Unternehmen effizienter, produktiver und erfolgreicher. Befolgen Sie diese Schritte, um das beste CRM-System für die Bedürfnisse Ihres Teams zu finden.

Geschäftsanforderungen erkennen

Bewerten Sie Ihr bestehendes System und überlegen Sie, welche Funktionen Sie in einem CRM am dringendsten benötigen. Definieren Sie Muss-Funktionen und Nice-to-have-Funktionen.

CRM-Systeme vergleichen

Erstellen Sie eine Liste mit Tools, die die gewünschten Funktionen bieten. Führen Sie Online-Recherchen durch, vergleichen Sie Bewertungen, testen Sie kostenlose Testversionen und ziehen Sie Branchenexpert:innen zu Rate, die Empfehlungen aus der Praxis und Beispiele von guten CRM-Systemen teilen.

Weitere Auswahlkriterien

Berücksichtigen Sie bei Ihrer Bewertung neben der Verfügbarkeit von Funktionen auch die Benutzerfreundlichkeit, Anpassungsmöglichkeiten und Skalierbarkeit des Tools. Die Auswahl eines einfach einzurichtenden und benutzerfreundlichen CRM-Systems hilft Ihrem Team, schnell durchzustarten. Die Verfügbarkeit von passenden Integrationen ist ein weiterer wichtiger Faktor.

Wenn Ihr Ziel ist, Umsatz und Vertriebserfolg zu steigern, sollten Sie auf ein Sales-CRM mit Funktionen wie Pipeline-Management, Automatisierungen und Sales-Tracking setzen. So schaffen Sie die Grundlage für mehr Abschlüsse.

CRM-Beispiele: Häufig gestellte Fragen

Fazit

Die Vorteile von CRM-Systemen für Unternehmen jeder Größe sind sehr vielfältig.

Manuelle Datenerfassung und eine unstrukturierte Lead-Verwaltung bremsen Ihre Abläufe. Eine integrierte CRM-Lösung hingegen beschleunigt Prozesse, stärkt die Kundenbindung und fördert nachhaltiges Wachstum.

Pipedrive ist ein Beispiel für eine einfache, aber leistungsstarke CRM-Plattform, die Ihnen hilft, Vertriebsdaten zu zentralisieren und mehr Abschlüsse zu erzielen.